По умолчанию любой пользователь может создавать временные позиции не из прайс-листа.
Для запрета использования временных позиций перейдите в проект → статьи расходов → редактировать статью расходов (карандаш в правом верхнем углу)

Переведите переключатель

Разрешение добавления временных позиций настраиваются по каждой статье отдельно.
Пример:
Переключатель в положении выкл.
По статье проекта «Услуги / Работы» нам необходимо ограничить выбор позиции прайсом, чтобы пользователь не имел возможности менять цены и создавать лишние позиции.
Переключатель в положении вкл.
По статье проекта «Материалы» необходимо иметь возможность добавления уникальных позиций.