Как создать и настроить статью расходов

Статья расходов помогает разделять учёт внутри проекта: например, на работы, материалы и транспорт. В её настройках выбираются допустимые источники позиций для смет и отчётов, а также способы начисления прибыли.

Статья расходов — тип работ или затрат, а не этап

Статьи расходов классифицируют учёт по типам. Например: «Работы», «Материалы», «Инженерные работы», «Малярные работы». Название может быть общим или уточнять направление работ — это не делает статью этапом строительства.

В 101 один этап оформляется одной отдельной сметой внутри проекта. Статья расходов отвечает на вопрос «какой это тип работ или затрат?», а смета этапа содержит его плановые позиции, объёмы и стоимость. Даже одинаковые названия статьи и сметы не означают, что это одно и то же. Подробнее — как связаны проект, этап и смета.

Создать статью в веб-версии

1. Откройте проект и выберите «Статьи расходов». На компьютере раздел находится в левой колонке карточки, в браузере телефона — в списке под сводкой проекта.
2. Нажмите кнопку добавления вверху страницы, затем «Добавить статью».
3. Введите название. Можно нажать один из примеров: «Работы», «Материалы» или «Транспортные расходы».
4. Проверьте разрешённые типы позиций: «Позиции из прайса», «Позиции из сметы», «Позиции по факту», «Позиции из чека по QR».
5. Для создания статьи без наценки оставьте переключатели в блоке «Способы начисления и распределения прибыли» выключенными. Видимые поля процентной наценки описаны ниже.
6. Нажмите «Создать статью» и проверьте, что новая карточка появилась в списке.

Изменить настройки

На карточке статьи нажмите меню действий с тремя точками и выберите «Редактировать». Измените нужные поля и нажмите «Сохранить». Чтобы отказаться от несохранённых изменений, закройте форму крестиком.

При включении «Наценка в процентах» появляются размер наценки и добавление получателя доли. Само включение переключателя ещё не завершает настройку: заполните появившиеся поля.

Когда в отчёте есть себестоимость и цена заказчику

• В проекте включён учёт прибыли — разницы себестоимости и цены. В отчёте используются два поля: себестоимость — сумма исполнителю или поставщику, цена заказчику — сумма, которую выставляют заказчику. Видимость полей также зависит от прав участника.
• Учёт разницы выключен. Отдельное поле цены заказчику скрывается, остаётся себестоимость. Такой вариант подходит мастеру, который работает сам и не учитывает отдельную разницу: сумма за его работу целиком причитается ему как исполнителю.
• Отчёт создаётся в Фонде компании. Для внутренних расходов учитывается только себестоимость. Отдельной цены заказчику нет: компания не зарабатывает сама на себе.

Чтобы проверить настройку, откройте проект → «Статьи расходов» → нужную статью → «Редактировать». В блоке «Способы начисления и распределения прибыли» проверьте «Разница себестоимости и цены». Для раздельного учёта включите её, настройте получателей долей и сохраните статью. «Наценка в процентах» — отдельная настройка, она не заменяет учёт разницы.

Почему в отчёте одно поле вместо двух (себестоимость / цена)?

Фразы «нет поля себестоимости», «нет поля цены» или «вижу только одну сумму» могут описывать одну ситуацию: вы ожидаете два поля, а в отчёте одно. В этом случае сначала проверьте, создаёте ли вы отчёт в проекте или в Фонде компании, затем — включён ли в статье расходов учёт разницы себестоимости и цены.

При выключенном учёте разницы остаётся одно поле себестоимости. В Фонде компании тоже используется только себестоимость: отдельная цена заказчику не нужна. Если отчёт создаётся в проекте и учёт разницы включён, но второго поля всё равно нет, проверьте роль и доступ участника с руководителем проекта. Само название «пропавшего» поля ещё не означает, что причина в правах.

Если заказчик виртуальный или не приглашён, считается только себестоимость?

Нет. Условный или виртуальный заказчик, которого вы ещё не пригласили в приложение, сам по себе не переводит отчёт на учёт только себестоимости. При создании отчёта в проекте отдельные поля «Себестоимость» и «Цена заказчику» определяются настройкой «Разница себестоимости и цены» выбранной статьи расходов. Неважно, приглашён заказчик или нет.

Например, если в отчёте о выполненных работах вы видите одну сумму вместо двух, проверьте эту настройку в статье расходов. При выключенной настройке остаётся себестоимость, при включённой можно учитывать цену заказчику отдельно — в том числе с виртуальным заказчиком. Приглашать заказчика ради второго поля не требуется.

Далее: отчёт о выполненных работах, отчёт о покупке материалов, отчёт из сметы или внутренние расходы Фонда компании.

Как проверить результат

В карточке показаны название, разрешённые типы позиций и сведения о наценке. Например, у статьи «Работы» без наценки проверьте, что разрешены только те источники позиций, которые нужны команде.

Удаление в веб-версии

Меню статьи в веб-версии содержит «Редактировать». Если отдельной команды удаления нет, не пытайтесь заменить её изменением финансовых данных. Не заменяйте удаление обнулением сумм или изменением названия: это другие действия. Если требуется удалить статью, уточните доступный способ в поддержке.