Excel მცირე ხარჯთაღრიცხვისთვის მარტივი ინსტრუმენტია. როცა პოზიციების რაოდენობა იზრდება, ფასები იცვლება და დამკვეთს სამუშაოებისა და მასალების ცალ-ცალკე ჩვენება სჭირდება, ხელით გამოთვლა შეცდომისა და დროის დანაკარგის წყარო ხდება.
სამუშაო შაბლონში თითოეულ პოზიციას აქვს კოდი, კატეგორია, დასახელება, საზომი ერთეული, რაოდენობა, ფასი და ჯამი. ასეთი მოდელი გამოდგება შეთავაზების მოსამზადებლად და ობიექტის ფინანსური კონტროლისთვის. ფორმულების სახელები ქვემოთ ინგლისურადაა მოცემული; არგუმენტების გამყოფი Excel-ის პარამეტრების მიხედვით შეიძლება მძიმე ან წერტილ-მძიმე იყოს.
შინაარსი:
- როგორ ავაწყოთ ხარჯთაღრიცხვის შაბლონი?
- როგორ გამოვთვალოთ პოზიციის ღირებულება?
- როგორ გამოვიყენოთ SUMIF და SUMIFS?
- როგორ ჩავსვათ ფასი VLOOKUP-ით?
- როდის გამოვიყენოთ XLOOKUP?
- როგორ გამოვთვალოთ ზედნადები ხარჯი და საბოლოო ჯამი?
- როგორ მოვამზადოთ მრავალჯერადი შაბლონი?
- რა შევამოწმოთ გაგზავნამდე?
- როდის აღარ არის Excel საკმარისი?
როგორ ავაწყოთ ხარჯთაღრიცხვის შაბლონი?
ფასები თითოეულ ხარჯთაღრიცხვაში ხელით არ გაიმეოროთ. შექმენით სამი ფურცელი: „Estimate“ კონკრეტული ობიექტის პოზიციებისთვის, „Price“ მიმდინარე ფასებისთვის და „Summary“ შემაჯამებელი მაჩვენებლებისთვის. პრეისკურანტში ერთი ფასის განახლება ყველა დაკავშირებულ სტრიქონს გადაანგარიშებს.
„Estimate“ ფურცელზე შექმენით სვეტები: კოდი, კატეგორია, დასახელება, საზომი ერთეული, რაოდენობა, ფასი და ჯამი. სამუშაოები და მასალები სხვადასხვა კატეგორიაში მოათავსეთ, რათა შეთავაზების მომზადებისას ხელით დახარისხება არ დაგჭირდეთ.
| სვეტი | დანიშნულება | შემოწმება |
|---|---|---|
| კოდი | პოზიციას პრეისკურანტთან აკავშირებს | უნიკალური და უცვლელი უნდა იყოს |
| კატეგორია | სამუშაოს ან მასალის ჯგუფს განსაზღვრავს | ერთიანი სახელები გამოიყენეთ |
| რაოდენობა | სამუშაოს ან რესურსის მოცულობას აჩვენებს | რიცხვით ფორმატში შეინახეთ |
| ფასი | პრეისკურანტიდან მიღებული ერთეულის ფასია | წყარო და განახლების თარიღი შეამოწმეთ |
| ჯამი | რაოდენობისა და ფასის ნამრავლია | ფორმულა ყველა სტრიქონზე უნდა გავრცელდეს |
როგორ გამოვთვალოთ პოზიციის ღირებულება?
საბაზისო გამოთვლაა რაოდენობა გამრავლებული ერთეულის ფასზე. თუ რაოდენობა E2 უჯრაშია, ფასი F2-ში, ხოლო ჯამი G2-ში, გამოიყენეთ ფორმულა:
=E2*F2
ფორმულა ქვემოთ გაავრცელეთ. თუ განაკვეთი ცალკე უჯრაში ინახება, აბსოლუტური ბმული გამოიყენეთ. მაგალითად, K2 უჯრაში ჩაწერილი განაკვეთისთვის ფორმულაა:
=G2*$K$2
დოლარის ნიშნები სვეტსა და სტრიქონს აფიქსირებს, ამიტომ ფორმულის ქვემოთ გადატანისას ბმული არ იცვლება.
როგორ გამოვიყენოთ SUMIF და SUMIFS?
SUMIF აჯამებს მხოლოდ იმ სტრიქონებს, რომლებიც ერთ პირობას აკმაყოფილებს. თუ B სვეტში კატეგორიაა, ხოლო G სვეტში თანხა, ელექტრობის კატეგორიის ჯამი ასე გამოითვლება:
=SUMIF(B:B,"ელექტრობა",G:G)
რამდენიმე პირობისთვის SUMIFS გამოიყენეთ. თუ A სვეტში პროექტის სახელია, კონკრეტულ პროექტში ელექტრობის ჯამი ასეთი ფორმულით მიიღება:
=SUMIFS(G:G,B:B,"ელექტრობა",A:A,"პროექტი A")
კატეგორიების სახელები ჩამოსაშლელი სიიდან შეარჩიეთ. განსხვავებული მართლწერა, ზედმეტი გამოტოვება ან შემთხვევითი აბრევიატურა ფორმულას საჭირო სტრიქონების პოვნაში ხელს შეუშლის.
როგორ ჩავსვათ ფასი VLOOKUP-ით?
„Price“ ფურცელზე მინიმუმ ორი სვეტი დატოვეთ: პოზიციის კოდი და ფასი. თუ ხარჯთაღრიცხვის კოდი A2-შია, ხოლო პრეისკურანტი „Price“ ფურცლის A:B სვეტებში, ფორმულაა:
=IFERROR(VLOOKUP(A2,Price!A:B,2,FALSE),"შეამოწმეთ კოდი")
FALSE ზუსტ დამთხვევას ითხოვს. სავარაუდო დამთხვევამ შეიძლება შეუმჩნევლად არასწორი ფასი ჩასვას. IFERROR გაუგებარი სისტემური შეცდომის ნაცვლად გასაგებ შეტყობინებას აჩვენებს, თუ კოდი პრეისკურანტში არ არის.
როდის გამოვიყენოთ XLOOKUP?
Excel-ის ახალ მხარდაჭერილ ვერსიებში XLOOKUP უფრო მოქნილი საძიებო ფუნქციაა. მას დასაბრუნებელი სვეტის ნომრის დათვლა არ სჭირდება, ორივე მიმართულებით ეძებს და კოდის არპოვნისას შეტყობინების დაბრუნება შეუძლია.
=XLOOKUP(A2,Price!A:A,Price!B:B,"შეამოწმეთ კოდი")
თუ ფაილს Excel-ის ძველ ვერსიაში ხსნიან, VLOOKUP თავსებად ალტერნატივად დატოვეთ. შაბლონის გადაცემამდე გადაამოწმეთ, რომელ ვერსიებს იყენებს გუნდი.
როგორ გამოვთვალოთ ზედნადები ხარჯი და საბოლოო ჯამი?
ზედნადები ხარჯის განაკვეთი ცალკე უჯრაში შეინახეთ. თუ პირდაპირი ხარჯების ჯამი G50-შია, ხოლო განაკვეთი K2-ში, გამოიყენეთ:
=G50*$K$2
დამკვეთისთვის საბოლოო ჯამში პირდაპირი ხარჯი, ზედნადები ხარჯი და შეთანხმებული მარჟა ცალ-ცალკე აჩვენეთ. მოცულობის ცვლილებისას მაშინვე გამოჩნდება, როგორ შეიცვალა თვითღირებულება და მოსალოდნელი შედეგი.
როგორ მოვამზადოთ მრავალჯერადი შაბლონი?
- შექმენით „Price“ ფურცელი კოდებით, დასახელებებით, ერთეულებითა და ფასებით.
- შექმენით „Estimate“ ფურცელი ობიექტის პოზიციებისთვის.
- ფასის სვეტში გამოიყენეთ VLOOKUP ან XLOOKUP.
- ჯამის სვეტში რაოდენობა ფასზე გაამრავლეთ.
- „Summary“ ფურცელზე SUMIF ან SUMIFS-ით კატეგორიების ჯამები შეაგროვეთ.
- ზედნადები ხარჯი, მარჟა და საბოლოო ჯამი ცალკე სტრიქონებად აჩვენეთ.
შემდეგი პროექტისთვის ფაილის ასლის შექმნისას იცვლება პოზიციები და რაოდენობები, ხოლო გამოთვლის ლოგიკა იგივე რჩება. ცვლილებების წინ შაბლონის სუფთა ვერსია შეინახეთ.
რა შევამოწმოთ გაგზავნამდე?
- ფასი ერთი პრეისკურანტიდან მოდის და სხვადასხვა ადგილას ხელით არ არის ჩაწერილი.
- რაოდენობა რიცხვით ფორმატშია შენახული.
- ცარიელი ან არასწორი კოდები გასაგები შეტყობინებით ჩანს.
- ზედნადები ხარჯი ცალკე სტრიქონად არის დათვლილი.
- არცერთი პოზიცია შემაჯამებელ ფორმულაში ორჯერ არ ხვდება.
- ფორმულების დიაპაზონი ბოლო დამატებულ სტრიქონსაც მოიცავს.
როდის აღარ არის Excel საკმარისი?
Excel გამოთვლისთვის მოსახერხებელი რჩება. როცა ხარჯთაღრიცხვას ხელშეკრულებები, გადახდები, ბრიგადის ამოცანები, შესყიდვები და ობიექტის ცვლილებები ემატება, ერთი ცხრილი ინფორმაციის სრულ წყაროდ ვეღარ მუშაობს.
101-ში შესაძლებელია ობიექტის ფულის, დოკუმენტების, ამოცანებისა და მოვლენების დაკავშირება, ხოლო Excel-ის დატოვება ნაცნობი გამოთვლებისთვის. გადასვლა დაიწყეთ ერთ პროექტზე საერთო პრეისკურანტისა და ხარჯების კატეგორიების შეთანხმებით.