Строительный бизнес

Excel и 101 для учета финансов

Что использовать для составления сметы на#nbsp;ремонт квартиры: Excel или приложение 101?

Кажется, что таблицы Excel#nbsp;— это универсальный инструмент, который подстраивается под любые задачи. В#nbsp;нем можно даже вести учет многомиллионной компании, если вы, конечно, обладаете высочайшей внимательностью и#nbsp;не#nbsp;боитесь, что однажды одна из#nbsp;формул слетит.
Однако всегда#nbsp;ли оправданно составлять смету на#nbsp;ремонт и#nbsp;вести финансовый учет в#nbsp;Excel? Давайте разберемся, когда таблицы могут быть очень удобны для прораба или строителя, а#nbsp;когда их#nbsp;стоит заменить на#nbsp;что-то более подходящее.

Финансовый учет в#nbsp;Excel: плюсы

До#nbsp;сих пор многие строители начинают любой ремонт с#nbsp;древнего ритуала, позаимствованного у#nbsp;прошлых поколений#nbsp;— с#nbsp;составления длинной сметы в#nbsp;Excel-таблицах. Как это происходит и#nbsp;почему такой подход к#nbsp;делу устарел?
Прораб проводит собственный аудит, расспрашивает заказчика о#nbsp;его пожеланиях и#nbsp;достает из#nbsp;своих закромов шаблон (или вовсе переделывает таблицу с#nbsp;прошлого проекта).
Почему-то всем кажется, что заказчику нужна наиболее детализированная сумма предстоящего ремонта, поэтому важно удивить его подробными таблицами с#nbsp;перечислением всего на#nbsp;свете. С#nbsp;этим утверждением можно поспорить (мы#nbsp;вот считаем, что смета под ключ#nbsp;— это лишь способ ухаживания за#nbsp;заказчиком, подходящий не#nbsp;для всех!).
Если вы#nbsp;хотите просто составить смету, то#nbsp;Excel может решить ваши задачи:
  • он#nbsp;довольно гибкий и#nbsp;подходит для разных процессов (можно списки подходящих материалов сохранять, можно сметы составлять)
  • Excel прост в#nbsp;использовании для базовых функций, таких как ввод данных, несложные вычисления и#nbsp;форматирование
  • все уже умеют им#nbsp;пользоваться в#nbsp;той или иной степени (или думают, что умеют)
  • Excel даёт много свободы в#nbsp;анализе данных и#nbsp;построении графиков
  • есть множество обучений по#nbsp;Excel, кажется, что найти что-то подходящее не#nbsp;составит труда!
Однако как#nbsp;бы красиво строитель не#nbsp;рассказывал о#nbsp;простоте и#nbsp;удобстве Excel, в#nbsp;жизни каждого наступает момент, когда приходиться нанимать специального человека для ведения всех этих бесконечных таблиц. Это делается, чтобы хоть немного ускорить процесс, уменьшить количество ошибок и#nbsp;снять с#nbsp;себя выматывающую рутину.
А#nbsp;что если этого сотрудника можно занять более полезным делом, а#nbsp;финансовый учет вести иначе?

Как Excel тормозит развитие строителей?

Excel часто загоняет строителей в рамки локального максимума#nbsp;— им#nbsp;кажется, что они уже ого-какие, ведут 2 проекта параллельно и#nbsp;не#nbsp;сошли с#nbsp;ума даже (только глаз дергается и#nbsp;телефон от#nbsp;звонков не#nbsp;успевает остыть). Однако это#nbsp;ли ваша конечная цель?
Если вы#nbsp;уверены, что уже достигли всего и#nbsp;лучше уже не#nbsp;нужно, то#nbsp;вас можно поздравить#nbsp;— вы достигли локального максимума. Это не#nbsp;значит, что все вершины уже взяты, это значит лишь то, что другие вершины вы#nbsp;просто не#nbsp;можете рассмотреть. Поэтому вам и#nbsp;кажется, что все отлично и#nbsp;о#nbsp;большем не#nbsp;стоит даже мечтать.
Часто работа с#nbsp;Excel дарит это ощущение#nbsp;— «все так делают», «быстрее и#nbsp;не#nbsp;нужно», «главное#nbsp;— что бесплатно». Однако пока вы#nbsp;миритесь с#nbsp;его недостатками, вы#nbsp;теряете время и#nbsp;клиентов. Как это происходит?

1. Excel — это долго

Это лишь кажется: «ой, да#nbsp;сяду посчитаю вечером, всего-то подождать день нужно». Однако ваши вечерние подсчеты отнимают у#nbsp;вас куда больше времени! Ведь теряется ваша репутация#nbsp;— от#nbsp;вас ждали скорости и#nbsp;клиентоорентированности, а#nbsp;вы#nbsp;сбежали от#nbsp;точного ответа на#nbsp;личной встрече. Плюс вы#nbsp;занимаетесь сметой всю ночь, утро и#nbsp;даже день, а#nbsp;могли#nbsp;бы сделать что-то полезное для развития (себя и#nbsp;компании).
Вам лишь кажется, что вы#nbsp;обрели бесплатный инструмент, на#nbsp;деле вы#nbsp;ежедневно пользуетесь очень дорогой программой (просто посчитайте стоимость часа своей работы!).
Из-за «пожирателя времени» в#nbsp;виде Excel вы#nbsp;часто находитесь в#nbsp;состоянии крутящейся в#nbsp;колесе белки#nbsp;— вы#nbsp;не#nbsp;успеваете сделать и#nbsp;50% задач на#nbsp;день, чувствуете усталость с#nbsp;самого утра и#nbsp;при этом постоянно «живете» на#nbsp;работе. Семья уже не#nbsp;помнит, как вы#nbsp;выглядите, а#nbsp;от#nbsp;развода вас отделяет лишь то, что вам тяжело найти время на#nbsp;поход в#nbsp;суд…

2. Это сложно

Ваша «зона комфорта»#nbsp;— это рабочий стол, заваленный миллиардом файлов с#nbsp;названиями «отчет 23.05», «отчет 23.05 копия», «отчет 23.05 последний». Какой из#nbsp;них реально последний?
Пользователи Excel, которые привыкли работать с#nbsp;ним говорят, что таблицы уже «родные». Однако задумайтесь, так#nbsp;ли это комфортно или вы#nbsp;просто привыкли к#nbsp;ежедневному сизифовому труду#nbsp;— внесению всех обновлений, подсчету, поиску формул, постоянной проверке?

3. Это рискованно

В#nbsp;любой момент может слететь формула, и#nbsp;вы#nbsp;можете почувствовать себя героем старого мема!
Excel вообще не#nbsp;предостерегает вас от#nbsp;ошибок! Из-за человеческого фактора даже самые правильно подобранные функции могут не#nbsp;скопироваться, что часто приводит к#nbsp;неточным расчетам. И#nbsp;выясняется это всегда именно тогда, когда заказчик уже все подписал и#nbsp;оплатил…
Плюс вообще не#nbsp;для каждого типа работ можно прописать четкую смету до#nbsp;начала ремонта. С#nbsp;электромонтажными работами, шумоизоляцией и#nbsp;даже напольным покрытием трудно что-то рассчитать сходу!
Заказчик мало что может понять в#nbsp;таблице, ему сложно оценить правильность ваших планов#nbsp;— насколько четко выстроены этапы, нет#nbsp;ли пропущенных или неверно рассчитанных работ. То#nbsp;есть таблица дает лишь мнимую ясность, клиент понимает, как далеки могут быть ваши теоретические построения от#nbsp;реального хаоса строительной площадки.
Пользователи Excel несут постоянные потери#nbsp;— временные, финансовые и#nbsp;эмоциональные#nbsp;— но#nbsp;даже не#nbsp;задумываются об#nbsp;этом! Если вы#nbsp;узнаете себя в#nbsp;этом табличке, значит определенно пора что-то менять:
ФИНАНСЫ ВРЕМЯ ЭМОЦИИ
Ошибки учета Время на «разматывание клубка» (была совершена ошибка — нужно понять почему и исправить) Отсутствие чувства контроля над ситуаций (потеря качества жизни и стабильного психологического состояния)
Нет возможности сформировать качественную аналитику — нет нормального планирования финансов Вечное ожидание данных от коллег (см. схему ниже) Неуверенность в себе из-за нехватки денег, которая мешает поднять прайс
Работа по заниженному прайсу, потому что не получается прокачать сервис Постоянные звонки, переписки, ожидания ответов — все это ради заполнения столбиков в Excel Вечное ощущение нависающих над тобой “невыполненных задач” — нет качественного времени с семьей, друзьями и банального отдыха
«А#nbsp;есть#nbsp;ли жизнь без Excel?»#nbsp;— это актуальный вопрос. Мы#nbsp;уверены, что да, и#nbsp;еще какая! Excel можно оставить для более понятных задач#nbsp;— например, составить список материалов на#nbsp;согласование заказчику.
Смета#nbsp;же может выглядеть иначе, это не#nbsp;всегда должна быть Excel-табличка! Сравните эти 2 документа с#nbsp;точки зрения понятности для заказчика:
Также важен не#nbsp;только внешний вид, но#nbsp;и#nbsp;процесс заполнения данных табличке. Чтобы показать, как обычно происходит составление сметы в#nbsp;Excel, попробуйте решить следующую задачку: «Мастер может сделать отчет за#nbsp;компьютером только в#nbsp;понедельник, а#nbsp;бригадир#nbsp;— только по#nbsp;пятницам. Если руководитель сможет принять отчет только в#nbsp;четверг, когда будет готов этот документ?»
Эту схему можно упросить с#nbsp;помощью приложения 101#nbsp;— соединить всех участников в#nbsp;одном виртуальной пространстве, позволив им#nbsp;работать прямо с#nbsp;телефона без привязки к#nbsp;компьютеру и#nbsp;определенному времени!
Также вы#nbsp;можете сравнить вымученную (иначе не#nbsp;сказать) таблицу с#nbsp;закупками и#nbsp;быстрое добавление чека по#nbsp;QR-коду:
Все эти позиции были добавлены в#nbsp;несколько кликов по#nbsp;QR-коду
Фотоотчеты можно не#nbsp;отправлять в#nbsp;мессенджерах, как#nbsp;бы врываясь в#nbsp;личное пространство заказчика, а#nbsp;сохранять в#nbsp;удобном приложении 101 Photo, где все документы будут рассортированы по#nbsp;объектам, датам и#nbsp;этапам работ. Больше фотографии не#nbsp;нужно искать по#nbsp;разным компьютерам, телефонам рабочих и#nbsp;в#nbsp;вашей галерее, чтобы поделиться с#nbsp;заказчиком, он#nbsp;сам в#nbsp;любой удобный момент сможет открыть их#nbsp;со#nbsp;своего телефона!
Вы#nbsp;можете, конечно, отправлять +100 500 фото в#nbsp;2:30 ночи, чтобы заказчик вам отвечал: «Алексей, вы#nbsp;в#nbsp;своем уме? На#nbsp;время смотрели? И#nbsp;как вообще в#nbsp;этом скопе можно что-то понять?». А#nbsp;можете хранить все фото с#nbsp;объекта в#nbsp;удобном приложении или в#nbsp;общем альбоме ICloud
Сравнение позволяет понять: второй вариант всегда выглядит понятнее для заказчика. А#nbsp;что если мы#nbsp;скажем, что он#nbsp;еще и#nbsp;удобнее для строителя? Приложения 101 и 101 Photo позволяют забыть об#nbsp;огромных таблицах, привязанности к#nbsp;компьютеру и#nbsp;сложных формулах.
101#nbsp;— это приложение для финансового учета, которым пользуются уже десятки тысяч строителей, дизайнеров и#nbsp;прорабов. Приложение помогает диджитализировать происходящее на#nbsp;стройке#nbsp;— внести в#nbsp;него данные о#nbsp;прайсе, сохранять чеки, приглашать контрагентов и#nbsp;даже заказчика.

Сравнение Excel и#nbsp;101 для#nbsp;строителей

Мы#nbsp;сравнили наше приложение с#nbsp;главным «конкурентом»:
Excel 101
Мобильная версия В Excel не удобно работать через мобильное приложение: все очень мелкое, сложно выделить что-то или скопировать часть информации из ячейки и тд. Программа создана для работы за ПК Всегда под рукой, оно создано для смартфона, поэтому у вас будет доступ к актуальным данным в онлайн-режиме
Создание отчетов Встроенной опции создания отчета нет, все нужно делать вручную + тратить время на перепроверку Генерация визуально понятных PDF-документов, которые можно прямо из приложения отправить заказчику, происходит автоматически. В отчетах 101 легко разберется даже человек далекий от стройки, потому что там нет сотни непонятных столбцов, все подписано и разъяснено
Сохранение чеков Вручную. Приходится тратить время на внесение данных из чеков в таблицы + заказчики часто не верят этой информации, потому приходит хранить кипу чеков у себя и демонстрировать их на отчете Можно отсканировать QR-код чека и данные из ФНС автоматически подтянутся в приложение
Возможность случайно удалить файл Маловероятно, но если вы удалите файл Excel, то у вас удалятся все данные. То есть придется все переделывать и тратить время на восстановление утраченных данных — просматривать все переписки, искать потерянные чеки, снова рыться в фотогалерее, перечитывать почту и тд В 101 есть ограничения прав в зависимости от разных категорий пользователей. Контрагенты не смогут случайно удалить важную информацию
Интерфейс и функции Нет возможности знать все функции Excel. Повышается вероятность допустить ошибку + легко растеряться в массиве информации. Даже если наняли помощников, вы все равно не можете быть уверены в их внимательности, точности и обеспечить себе 100% защиту от фатальных ошибок (человеческий фактор) В 101 интуитивно понятный интерфейс, который помогает пользователю быстро и эффективно решить задачу. Что важно: интерфейс разрабатывался не просто разработчиками со стороны, а настоящими строителями, которые понимают, что действительно важно в этой сфере. Это не кнопки ради кнопок,

это кнопки ради прибыли, свободного времени и упрощения рутины!
Автоматизация Всю автоматизацию нужно настраивать вручную Да
Вероятность совершить ошибку во время расчета В среднем в 90% электронных таблиц по всему миру содержатся ошибки В 101 о формулах можно не думать, приложение автоматически соберет все данные и помогает сортировать их
Связь между разными таблицами Нет В 101 каждый занимает свою роль — заказчик, руководитель, мастер и отвечает за свою часть работы. Это позволит вам эффективнее аккумулировать реальные данные о процессе работы — для более глубокого анализа, который позволит в будущем составлять более точные сметы
Совместная работа Excel нельзя расшерить, такая функция есть только к Google-Таблицы, однако в этом случае слишком велик риск, что кто-то случайно удалит важную информацию Приложение позволяет совместно работать над проектом, отслеживать действия команды (при этом каждый участник ограничен в своих полномочиях — маляр не удалит случайно какие-то важные цифры из таблицы)
История изменений Вы видите только фактическую ситуацию Действия каждого участника команды прозрачны, их можно отследить
Главное отличие#nbsp;— это фокусирование. Excel создан для работы с#nbsp;данными, ему все равно на#nbsp;ваши задачи. А приложение 101 сфокусировано на#nbsp;человеке и#nbsp;его потребностях. Вы#nbsp;будете не#nbsp;обезличенным пользователем, а#nbsp;дирижером, грамотно управляющим отлаженными процессами.
Главная суть нашего сравнения не#nbsp;в#nbsp;том, что «вы#nbsp;не#nbsp;сделаете хорошую смету в#nbsp;Excel». Вы#nbsp;сделаете ее, возможно, даже лучше, чем в#nbsp;приложении. Вопрос следующий:
  • Сколько усилий/времени/денег вы#nbsp;на#nbsp;это затратите?
  • Что даст вам эта конкретная смета?
Если количество затраченных усилий не#nbsp;равно повышению заработка или стратегическим улучшениям, то#nbsp;насколько для вас важна эта работа? Это те#nbsp;самые 20%, которые приносят вам результат, или те#nbsp;самые 80%, которые вы#nbsp;тянете за#nbsp;собой?
Приложение 101 позволяет избавиться от#nbsp;«операционки», которая не#nbsp;приносит денег, а#nbsp;лишь забирает много времени.

Что изменится, если вы внедрите приложение 101 для#nbsp;учета финансов на#nbsp;стройке?

Пока ваши конкуренты тратят часы напролет на#nbsp;заполнение таблиц, вы#nbsp;будете получать готовый документ для заказчика за#nbsp;10 минут! Как это возможно?
С#nbsp;помощью распределения ролей: каждый маляр, плиточник или гипсокартонщик в#nbsp;вашей команде сделает свой расчет с#nbsp;помощью простых команд в#nbsp;приложении, а#nbsp;вы#nbsp;просто соедините их#nbsp;в#nbsp;один документ.
Вот так из#nbsp;предварительного расчета создается понятный заказчику отчет!
Главная особенность приложения#nbsp;— оно позволяет привлечь к#nbsp;созданию отчетов, расчетов и#nbsp;смет всю команду. Теперь это не#nbsp;игра в#nbsp;одни ворота, когда вы#nbsp;в#nbsp;гордом одиночестве садитесь вечером за#nbsp;компьютер, а#nbsp;полноценное разделение ответственности, при котором каждый отвечает за#nbsp;свою работу.
Ускорьте свою жизнь, оптимизируйте рабочие задачи и#nbsp;берите в#nbsp;2 раза больше проектов в#nbsp;работу с#nbsp;новой системой финансового учета 101!
Если вы#nbsp;еще ни#nbsp;разу не#nbsp;пользовались приложением 101, то#nbsp;переходите в#nbsp;наш Telegram-канал, чтобы узнать, как получить максимум от#nbsp;него!
Смотреть все статьи
2023-11-02 10:19