डेबिट और क्रेडिट सिर्फ बैंक कार्डों से जुड़े शब्द नहीं हैं। लेखांकन में ये किसी खाते के दो पक्ष हैं। डेबिट बाईं ओर और क्रेडिट दाईं ओर दर्ज होता है। किस पक्ष से रकम बढ़ेगी या घटेगी, यह खाते के प्रकार पर निर्भर करता है।
कारोबार के मालिक को हर खाता संख्या याद करने की जरूरत नहीं होती। आधारभूत नियम समझने से यह पता चलता है कि लेनदेन ने नकदी, सामग्री, ग्राहक से मिलने वाली रकम, आपूर्तिकर्ता के बकाये, आय या खर्च में क्या बदलाव किया।
विषय-सूची:
डेबिट और क्रेडिट का अर्थ
हर लेखा खाते को दो पक्षों वाली सूची की तरह देखा जा सकता है। बायां पक्ष डेबिट और दायां पक्ष क्रेडिट कहलाता है। ये शब्द अच्छे या बुरे परिणाम नहीं बताते। वे केवल यह बताते हैं कि वित्तीय जानकारी खाते के किस पक्ष में दर्ज हुई।
खाते का प्रकार अगला अर्थ तय करता है। संपत्ति खाते में वृद्धि आम तौर पर डेबिट होती है। देनदारी और इक्विटी खाते में वृद्धि आम तौर पर क्रेडिट होती है। आय बढ़ने पर क्रेडिट और खर्च बढ़ने पर डेबिट दर्ज होता है।
डेबिट का अर्थ हमेशा पैसा आना और क्रेडिट का अर्थ हमेशा पैसा जाना नहीं है। सही अर्थ के लिए खाते का नाम और उसका प्रकार दोनों देखना जरूरी है।
कौन सा खाता किस तरफ बढ़ता है?
| खाते का प्रकार | वृद्धि | कमी | उदाहरण |
|---|---|---|---|
| संपत्ति | डेबिट | क्रेडिट | नकदी, सामग्री, ग्राहक से मिलने वाली रकम |
| देनदारी | क्रेडिट | डेबिट | ऋण, आपूर्तिकर्ता का बकाया, ग्राहक अग्रिम |
| इक्विटी | क्रेडिट | डेबिट | मालिक की पूंजी, संचित लाभ |
| आय | क्रेडिट | डेबिट | बिक्री या सेवा से अर्जित आय |
| खर्च | डेबिट | क्रेडिट | सामग्री खर्च, किराया, सेवाएं |
ये सामान्य नियम हैं। वास्तविक जर्नल एंट्री में खाते की प्रकृति, घटना की तारीख, मान्यता का समय और लागू लेखांकन नीति भी महत्व रखते हैं। प्रबंधकीय समझ के लिए पहले खाते को संपत्ति, देनदारी, इक्विटी, आय या खर्च में रखें।
दोहरी प्रविष्टि कैसे काम करती है?
दोहरी प्रविष्टि में हर लेनदेन कम से कम दो खातों को प्रभावित करता है। कुल डेबिट और कुल क्रेडिट बराबर होने चाहिए। यह समानता लेखांकन समीकरण को संतुलित रखती है और लेनदेन का पूरा प्रभाव दिखाती है।
उदाहरण के लिए, कारोबार ने नकद देकर सामग्री खरीदी। सामग्री की संपत्ति बढ़ती है, इसलिए सामग्री खाते में डेबिट होगा। नकदी की संपत्ति घटती है, इसलिए नकदी खाते में क्रेडिट होगा। कुल संपत्ति का रूप बदला, कुल मूल्य उसी क्षण समान रह सकता है।
लेनदेन को पढ़ते समय चार सवाल पूछें:
- कौन से खाते प्रभावित हुए?
- हर खाता किस प्रकार का है?
- उस खाते में वृद्धि हुई या कमी?
- क्या कुल डेबिट और कुल क्रेडिट बराबर हैं?
सामान्य लेनदेन के उदाहरण
ग्राहक से अग्रिम प्राप्त हुआ
नकदी बढ़ने पर नकदी खाते में डेबिट दर्ज होता है। काम पूरा करने या रकम लौटाने की देनदारी बढ़ने पर ग्राहक अग्रिम खाते में क्रेडिट दर्ज होता है।
उधार पर सामग्री खरीदी
सामग्री की संपत्ति बढ़ती है, इसलिए सामग्री खाते में डेबिट होता है। आपूर्तिकर्ता को चुकाने की देनदारी बढ़ती है, इसलिए देय खाते में क्रेडिट होता है।
आपूर्तिकर्ता को भुगतान किया
देय रकम घटती है, इसलिए देनदारी खाते में डेबिट होता है। नकदी घटती है, इसलिए नकदी खाते में क्रेडिट होता है।
काम पूरा हुआ, ग्राहक से भुगतान बाकी है
भुगतान पाने का अधिकार बढ़ता है, इसलिए ग्राहक से मिलने वाली रकम के खाते में डेबिट होता है। अर्जित आय बढ़ती है, इसलिए आय खाते में क्रेडिट होता है। नकदी बाद में आने पर ग्राहक से मिलने वाली रकम घटेगी और नकदी बढ़ेगी।
कारोबार ने ऋण लिया
मिली हुई नकदी के लिए नकदी खाते में डेबिट होता है। चुकाने की जिम्मेदारी के लिए ऋण खाते में क्रेडिट होता है। इस प्रविष्टि से नकदी बढ़ती है, पर ऋण को आय नहीं माना जाता।
एक ही नकदी घटना लाभ, देनदारी और संपत्ति पर अलग प्रभाव डाल सकती है। जर्नल एंट्री इन प्रभावों को अलग-अलग खातों में दिखाती है।
वित्तीय रिपोर्ट से संबंध
नकदी प्रवाह रिपोर्ट अवधि में नकदी के आने-जाने पर केंद्रित होती है। लाभ-हानि विवरण अर्जित आय और पहचाने गए खर्च से परिणाम दिखाता है। बैलेंस शीट किसी तारीख पर संपत्तियों, देनदारियों और इक्विटी की स्थिति दिखाती है। डेबिट और क्रेडिट इन रिपोर्टों के पीछे दर्ज लेनदेन की भाषा हैं।
लाभ हो सकता है और नकदी कम हो सकती है, क्योंकि ग्राहक का भुगतान बाकी है। नकदी बढ़ सकती है और लाभ नहीं बढ़ता, क्योंकि रकम ऋण से मिली है। ऐसे अंतर जर्नल एंट्री और संबंधित खातों को साथ पढ़ने पर समझ आते हैं।
प्रबंधकीय लेखांकन में परियोजना, खर्च की श्रेणी, प्रतिपक्ष और दस्तावेज जैसी जानकारी जोड़ना उपयोगी होता है। इससे औपचारिक लेखांकन की प्रविष्टि को कारोबार के वास्तविक काम से जोड़ा जा सकता है।
जर्नल एंट्री पढ़ने की चेकलिस्ट
किसी प्रविष्टि में केवल डेबिट और क्रेडिट की रकम न देखें। पहले उन खातों का सामान्य भाषा में अर्थ लिखें। फिर घटना के आर्थिक कारण को दस्तावेज से मिलाएं।
- तारीख और वास्तविक घटना की पुष्टि करें।
- हर खाते को संपत्ति, देनदारी, इक्विटी, आय या खर्च में रखें।
- हर खाते में वृद्धि या कमी पहचानें।
- कुल डेबिट और कुल क्रेडिट की समानता जांचें।
- चालान, अनुबंध, रसीद या काम पूरा होने के प्रमाण से प्रविष्टि मिलाएं।
- देखें कि घटना नकदी, लाभ और बैलेंस में से किसे प्रभावित करती है।
इस अभ्यास से लेखांकन शब्द धीरे-धीरे कारोबारी घटनाओं की स्पष्ट तस्वीर में बदलते हैं। लक्ष्य स्वयं सभी प्रविष्टियां बनाना नहीं है। लक्ष्य यह समझना है कि दर्ज घटना किस संसाधन, दायित्व, आय या खर्च को बदल रही है।