Loyiha faqat bir kishiga tayanib ishlay olmaydigan darajaga yetganda, loyiha boshqaruvi tuzilmasi zarur bo‘ladi. Buyurtmachi, loyiha menejeri, ta’minot, buxgalteriya, brigadalar, subpudratchilar va yetkazib beruvchilarning qaror qabul qilish vakolati hamda mas’uliyat chegaralari aniq bo‘lishi kerak. Aks holda muddat, budjet va sifatga oid qarorlar tartibsiz kelishuvlarga aylanadi.
Qurilish va ta’mirlashda bu muammo tez ko‘rinadi. Uchastka rahbariga material kerak, buyurtmachi xaridni tasdiqlamoqchi, hamkor hisobot kutmoqda, ish yo‘nalishi rahbarlari aniqlik so‘ramoqda, bir nechta avans esa allaqachon berilgan bo‘lishi mumkin. Aniq tuzilma bo‘lmasa, faollik oshadi, ammo nazorat susayadi.
Ushbu qo‘llanmada loyihaning tashkiliy tuzilmasi nima ekanini, asosiy turlar bir-biridan qanday farq qilishini, mos modelni qanday tanlashni hamda real loyihalar uchun rollar, vakolatlar, hisobot yo‘nalishlari va eskalatsiya tartibini qanday qurishni ko‘rib chiqamiz.
Mundarija:
Loyiha boshqaruvi tuzilmasi nima?
Loyihaning tashkiliy tuzilmasi har bir yo‘nalish uchun kim mas’ul ekanini, kim kimga hisobot berishini, qarorlar qanday tasdiqlanishini hamda nazorat, hisobot va aloqa qanday ishlashini belgilaydi. Bu loyiha davomida qoidalarni izchil saqlaydigan boshqaruv asosidir.
Masalan, obyektning yashirin muammosi — kutilmagan reja holati, muhandislik tarmoqlari to‘qnashuvi yoki zaif asos aniqlansin. Loyiha menejeri yechim taklif qiladi, ish yo‘nalishi rahbari mehnat hajmini baholaydi, ta’minot materiallarni hisoblaydi, buyurtmachi esa budjetni ko‘rib chiqadi. Yakuniy qaror va o‘zgarish yozuvi uchun mas’ul shaxs bo‘lmasa, loyiha nazorat qilinadigan jarayon orqali emas, tarqoq xabarlar orqali boshqariladi.
Amalda tuzilma odatda quyidagilarni belgilaydi:
- loyiha egasi, loyiha menejeri, ijro jamoasi, ta’minot, buxgalteriya, hamkorlar va subpudratchilar kabi rollar;
- xaridni tasdiqlash, hisobotni imzolash yoki jadvalni o‘zgartirish vakolati;
- hisobot shakli va davriyligini o‘z ichiga olgan hisobot kanallari;
- hal etilmagan qarorlarni yuqori bosqichga olib chiqish yo‘llari.
Loyihaga asoslangan biznes uchun moliyaviy nazorat mas’uliyatlari va buyurtmachi bilan aniq aloqa yo‘nalishi ham muhim.
Tuzilma va loyiha boshqaruvining ish modeli
Tashkiliy tuzilma rollar va qaror qabul qilish vakolatlarini belgilaydi. Loyiha boshqaruvining ish modeli esa shu tuzilma ichida ish qanday rejalashtirilishi, tasdiqlanishi, hisobot qilinishi, nazorat etilishi va o‘zgartirilishini belgilaydi.
Masalan, bitta loyiha menejeri uchta loyihani boshqaradi. Bir buyurtmachi xarajatlar hisobotini so‘raydi, bir loyihada yetkazib berish kechikadi, yana bir subpudratchi tasdiq kutmoqda. Yig‘ilishlar ritmi, hisobot va o‘zgarishlarni boshqarish izchil qo‘llanmasa, bir xil tuzilma turlicha natija beradi.
Qurilish loyihalari uchun asosiy ish modeli quyidagilarni o‘z ichiga oladi:
1. Loyiha boshqaruvi hujjatlari
Maqsadlar, sanalar, budjet chegaralari, qabul qilish qoidalari va o‘zgarishlarni hujjatlashtirish usulini qayd eting.
2. Boshqaruv ritmi
Loyiha menejeri, ta’minot, obyekt jamoasi va buyurtmachi rejalar, moliya, bajarilish jarayoni va yakunlangan bosqichlarni qachon ko‘rib chiqishini belgilang.
3. Moliyaviy intizom
Loyihalar balansini alohida yuriting, hisobdor mablag‘lar va xarajatlarni toifalar bo‘yicha qayd eting, buyurtmachiga hisobot berish jarayonini aniq belgilang.
Har bir loyiha uchun alohida yozuv, ishtirokchilar rollari, kirimlar, xarajatlar, balans, voqealar va hujjatlar mavjud bo‘lgan vositada ayrim ish qoidalarini qo‘llash osonroq. Loyiha bo‘yicha yagona faktlar to‘plami jamoada bir-biriga zid talqinlarni kamaytiradi.
Portfel darajasida shu ish modeli loyihalar o‘rtasida resurslarni taqsimlash va boshqaruv hisobotlarini bir xil shaklda yuritishga yordam beradi.
Funksional, loyihaviy va matritsali tuzilmalar
Asosiy tashkiliy modellar xodimlar, vakolatlar va resurslar funksional bo‘limlar bilan loyihalar o‘rtasida qanday taqsimlanishini ko‘rsatadi. Qurilishda amaliy savol shuki: ta’minot, texnik mutaxassislar, buxgalteriya va boshqa resurslarni funksional rahbar boshqaradimi yoki loyiha menejerimi?
PMI tasnifidagi asosiy atamalar — funksional, loyihaviy va matritsali tuzilma. Har birining afzalliklari va xatarlari loyihani amalga oshirish jarayonida yaqqol ko‘rinadi.
| Tur | Qanday ishlaydi | Qayerga mos keladi | Odatdagi xatar |
|---|---|---|---|
| Funksional tuzilma | Xodimlar funksional rahbarlarga bo‘ysunadi, loyihalar esa bo‘limlardan resurs so‘raydi | O‘xshash loyihalar soni cheklangan va ixtisoslashgan bo‘limlari kuchli kompaniya | Loyiha muddatlari bo‘limdagi navbatga bog‘lanib qolishi mumkin |
| Loyihaviy tuzilma | Jamoa loyiha atrofida tuziladi, loyiha menejeri resurslar ustidan nisbatan ko‘proq vakolatga ega | Muddat va aloqa talabi yuqori bo‘lgan murakkab loyihalar | Funksiyalar turli loyihalarda takrorlanishi mumkin |
| Matritsali tuzilma | Xodim loyiha uchun ishlaydi, biroq funksional hisobot yo‘nalishida ham qoladi | Umumiy mutaxassislar fondidan foydalanadigan bir nechta loyiha | Ikki tomonlama vakolat ustuvorliklar to‘qnashuvini keltirib chiqarishi mumkin |
Bir nechta obyektga xizmat qiladigan bitta ta’minot mutaxassisini olaylik. Funksional tuzilmada so‘rovlar bo‘lim orqali bajariladi. Loyihaviy tuzilmada mutaxassis bitta loyihaga biriktiriladi. Matritsali tuzilmada esa vaqt va ustuvorliklar loyiha hamda funksional boshqaruv o‘rtasida kelishiladi. Bu tanlov yetkazib berishning bashorat qilinishi va resurslarning mavjudligiga bevosita ta’sir qiladi.
Ierarxiya, gorizontal muvofiqlashtirish va gibrid tuzilmalar
Ierarxiya — turli tashkiliy turlarda mavjud bo‘lishi mumkin bo‘lgan hisobot tartibi. Qarorlar va javobgarlik loyiha egasi yoki direktordan biznes rahbariga, undan loyiha menejeri yoki uchastka rahbariga, keyin esa ish yo‘nalishi rahbarlari, brigadalar va subpudratchilarga o‘tishi mumkin.
Masalan, buyurtmachi ta’mirlashni tezlashtirishni so‘raydi. Loyiha menejeri mumkin bo‘lgan o‘zgarishlarni baholaydi, tegishli qaror egasi qo‘shimcha resurslarni tasdiqlaydi, uchastka rahbari esa ish rejasini yangilaydi. Aniq hisobot va tasdiqlash zanjiri jamoaga har bir qarorni kim qabul qila olishini ko‘rsatadi.
Aniq ierarxiya ayniqsa quyidagi holatlarda foydali:
- loyiha davomida ko‘plab ijrochilar yoki subpudratchilar almashsa;
- izchil hisobot va qabul qilish intizomi muhim bo‘lsa;
- buyurtmachi bitta mas’ul aloqa vakilini kutsa.
Gorizontal yoki tarmoq asosidagi muvofiqlashtirish jamoalarga ko‘proq mustaqillik beradi va qarorlarni ish bajariladigan joyga yaqinlashtiradi. Bu tajribali loyiha menejerlari va barqaror pudratchilarga ega biznesga mos kelishi mumkin, ammo PMI tasnifidagi alohida asosiy tur emas, balki muqobil muvofiqlashtirish usulidir.
Gibrid tuzilma turli modellarning qismlarini ataylab birlashtiradi. Kompaniya moliya va sifat bo‘yicha tasdiqlashni markazda saqlab, ayrim loyiha qarorlarini ijro jamoasiga topshirishi mumkin. Agile yondashuvlari ayrim ish jarayonlarini qo‘llab-quvvatlaydi, lekin o‘zi tashkiliy tuzilma hisoblanmaydi.
Agar loyiha menejerlari vaqtining katta qismini mayda detallarni tekshirishga sarflasa, qaror qabul qilish vakolati haddan tashqari markazlashganini tekshiring. Ortiqcha nazorat javobgarlikni kuchaytirish o‘rniga uni xiralashtirishi mumkin.
Loyiha tuzilmasini qanday tanlash kerak?
Avval boshqaruvdagi eng katta qiyinchilikni keltirib chiqaradigan cheklovni aniqlang: muddat, budjet nazorati, sifat, buyurtmachi bilan aloqa, mutaxassislarning mavjudligi yoki subpudratchilarga bog‘liqlik. Bir kompaniyaning turli loyiha toifalari uchun turli tuzilmalar kerak bo‘lishi mumkin.
Masalan, biznes bir bo‘limda takrorlanuvchi ta’mirlash ishlarini, boshqa bo‘limda esa murakkab individual loyihalarni bajarishi mumkin. Barqaror ixtisoslashgan bo‘limlari bor takrorlanuvchi ishlar uchun funksional tuzilma mos keladi. Qaror va resurslarni obyekt atrofida tez birlashtirish kerak bo‘lgan individual loyihalarda loyihaviy yoki matritsali model ma’qul bo‘lishi mumkin.
Quyidagi mezonlar tanlovni amaliy qilishga yordam beradi:
1. Bir vaqtda olib boriladigan loyihalar soni
Katta portfel matritsali kelishuvlar yoki alohida loyiha jamoalari orqali resurslarni aniq taqsimlashni talab qiladi.
2. Loyihaning o‘ziga xosligi
Noaniqlik va farqlar oshgani sari loyiha darajasidagi kuchli muvofiqlashtirish va vakolatning qiymati ortadi.
3. Mablag‘ va resurslar bo‘yicha qaror vakolati
Loyihalar hisobdor mablag‘lardan foydalansa, xarajatni kim tasdiqlashi, kim qayd etishi va hisobotni kim imzolashini belgilang.
4. Subpudratchilarga bog‘liqlik
Subpudratdagi ish hajmi ortgan sari rollar, qabul qilish qoidalari, hisobot va hujjatlar aylanishi aniqroq bo‘lishi kerak.
Loyiha kirimlari, xarajatlari, marjasi va hisob yuritish intizomini operatsion darajada ko‘rinadigan qiling. Aks holda tashkiliy sxema hisobot yo‘nalishlarini tasvirlaydi, lekin menejerlarga loyiha natijasini nazorat qilishda yordam bermaydi.
Tashkiliy tuzilmani qanday qurish kerak?
Tuzilmani real qarorlar, ma’lumotlar, hisobot va javobgarlikdan kelib chiqib quring. Quyidagi ketma-ketlik qurilish, ta’mirlash va boshqa loyihaviy bizneslar uchun mos keladi.
1-qadam. Asosiy loyiha toifalarini tavsiflang
Kompaniya bajaradigan ish turlarini sanab chiqing va muddat, budjet, sifat hamda takroriy buyurtma kabi tegishli muvaffaqiyat shartlarini belgilang.
2-qadam. Qaror egalarini tayinlang
To‘rtta yo‘nalish bo‘yicha mas’ulni belgilang: pul, muddat, sifat va o‘zgarishlar. Lavozim nomlari turlicha bo‘lsa ham, shu vakolatlar tuzilmaning asosini tashkil etadi.
3-qadam. Rollar va kutilmalarni hujjatlashtiring
Loyiha menejeri, ta’minot, ish yo‘nalishi rahbari, subpudratchi, buxgalteriya jamoasi, buyurtmachi va boshqa ishtirokchilarning vazifalarini bitta hujjatda qayd eting.
4-qadam. Tasdiqlash va eskalatsiya yo‘llarini belgilang
Qaysi qarorlar loyiha menejerida qolishini, qaysilari loyiha egasi yoki direktorga o‘tishini va qaysilari buyurtmachi tasdig‘ini talab qilishini belgilang. Sun’iy qat’iy chegaralar o‘ylab topmasdan, eskalatsiyani ishga tushiradigan vaziyatlarni yozing.
5-qadam. Hisobot tizimini yo‘lga qo‘ying
Obyektdagi faktlar, boshqaruv ko‘rib chiqishlari va bosqichlar bo‘yicha buyurtmachi hisobotlari uchun amaliy davriylikni belgilang. Loyiha vositasida balans, voqealar, hujjatlar va ishtirokchilar jamlangan bo‘lsa, jamoa hisobotlarni kamroq qo‘lda solishtirish bilan tayyorlaydi.
6-qadam. Murakkab vaziyatlarni sinab ko‘ring
Yetkazib berish kechikishi, sifat bo‘yicha e’tiroz, budjet o‘zgarishi va brigada almashishini bosqichma-bosqich ko‘rib chiqing. Biror vaziyatda qaror egasi topilmasa, tuzilmani aniqlashtiring.
7-qadam. Qoidalarni yozing va jamoaga tushuntiring
Har bir vazifani kim bajarishi, ma’lumot qayerda qayd etilishi va hisobot qachon topshirilishini tushuntiring. Bahsli qaror loyiha jamoasiga yetib kelganda izchil qoidalar ayniqsa muhim bo‘ladi.
Ushbu rollar, loyiha yozuvlari, hisobotlar va hujjatlarni 101 ilovasidagi ish jarayoni bilan taqqoslash uchun mahsulot taqdimotini so‘rang. Taqdimot vaqtida joriy jarayonni xaritalash mas’uliyati noaniq joylar va hisobotdagi bo‘shliqlarni ko‘rsatishi mumkin.