Кассовый метод и метод начислений: в чём разница?
Даже, если вы не понимаете, о чём заголовок выше, во время прочтения статьи вы наверняка узнаете себя:
Финансовый учет стал самой нелюбимой частью работы сотен тысяч прорабов по всей России и СНГ: море бумаг, потерянные чеки и необходимость отчитываться перед заказчиком за каждую копейку, которую мастер, возможно, потратил не туда.
Плюс ко всему, отчетом для клиента всё не заканчивается: важно свести дебит с кредитом, отложить деньги на зарплаты и… на развитие вообще откуда финансы брать?
Чтобы решить все эти проблемы, нужно избрать для себя подходящую систему финансового учета! Обсудим в статье два самых популярных метода подсчета денег и вместе определим, какой больше подходит для строительной или отделочной компании.
Содержание:
Какими терминами нужно оперировать, чтобы правильно вести учёт финансов в компании?
Представьте, Алексей подписал с клиентом долгожданный договор подряда. Заказчик внес предоплату одной суммой в размере 2 500 000₽. Сумма поступила на счет, однако работы завершатся лишь через год.
Два вопроса:
❓ Когда можно присвоить себе полученные средства? Прямо в момент подписания договора?
❓ Или только после сдачи объекта?
Чтобы разобраться в этом вопросе и перейти непосредственно к методам из заглавия статьи, давайте на берегу определим важные термины из мира финансов. Это профессиональные «словечки», однако они должны быть в вашем активном жаргоне, если вы владелец серьезной строительной компании:
- Оборот — это деньги, которыми располагает компания. Иными словами это выручка, которую вы получаете до вычета всех расходов.
- Прибыль — простыми словами, это разница между доходами и расходами. Закупили материалов на 100 рублей, продали за 200, разницу положили в карман. И вот эти 100 рублей и есть наша прибыль? Нет, из этих 50 нам еще нужно отнять расходы на зарплаты сотрудников, порчу имущества при доставке и т. д. Вот эта цифра за минусом всего и будет называться прибылью.
Вам кажется, что вы заработали 100 рублей? Нет, это иллюзия!
Эти два термина вы будете активно применять, когда будете составлять отчет о прибылях и убытках, чтобы увидеть эффективность бизнеса, возможности для развития и готовность к переменам (кризисам).
Баланс — так именуют скучную форму бухгалтерской отчётности. Однако это не только цифры и цифры, это важный показатель финансов устойчивости компании. По данному отчету и определяют, как у компании дела.
Кассовый метод: объясняем его особенности
Кассовый метод — принцип, при котором доходы и расходы фиксируются по датам. Вам заплатили за работу наперед? Заработали в этом месяце. Оплатили закупку обоев? Запишите в расход.
Дата фиксации движения средств — это дата зачисления или списания средств!
Это самый простой и понятный метод, с которого начинают все компании. Кажется, что этот метод логически более понятен: пришли средства — фиксируем факт поступления — записываем себе в прибыль (то же самое с тратами).
Также метод отлично подходит для того, чтобы учитывать постоянные расходы. Например, на аренду офиса или зарплаты сотрудникам на окладе. Кассовый метод показывает, сколько минимум вам нужно ежемесячно, чтобы просто поддерживать бизнес в нормальном состоянии или найти точку безубыточности.
Однако этот метод очень коварен, особенно для фирм, которые растут и набирают обороты: в ноябре вам выплатили 10 млн авансов, но это вовсе не значит, что столько же вам выплатят в декабре. Важно распланировать траты на полученную сумму так, чтобы завершить ремонт клиента без кредитов.
Если слишком довериться прибыли на счетах и присвоить себе деньги раньше срока, то может произойти неприятная история.
«Был случай, когда наш прораб получил деньги за товары и должен был с будущей прибыли, но после реализации товаров, купить себе недорогую машину. Но, уверенный, что всё пойдёт как надо, он решил, что можно купить машину сейчас, а за товары рассчитаться с остатка после закупки, когда заказчик согласует номенклатуру. Но случилось непредсказуемое: заказчик разорвал договор и попросил вернуть все деньги на расчётный счёт. А дела уж такие: машина куплена и деньги потрачены»Павел Анахасян, сооснователь компании 101
Руководителю пришлось возвращать все деньги за свой счёт, и прораб остался должен руководителю. Позднее его уволили, так он с долгом и ушёл. Уже прошло 4 года, но долг так и не вернул. Как-то руководитель встретил этого прораба на заправке, он всё на той же машине, а руководитель так же без тех денег.
Метод начислений: как это работает?
Метод начислений — это система, при которой вы считаете, сколько вы заработали за сделку только при ее завершении. Дата зачисления денег значения не имеет.
«Присвоить» себе деньги в отчете вы сможете лишь после выполнения всех обязательств перед клиентом.
Этот метод порой позволяет лучше увидеть реальность: как работает компания, когда проседает и как реально обстоят дела. Порой у вас водопад предоплат, а работа стоит — а иногда наоборот.
Однако метод начислений тоже не идеален: ведь по бумагам у вас красивая прибыль, а в реальности — перекати-поле на счету компании (ведь вы опять не учли какие-то расходы и остались без дохода в этом месяце).
Что выбрать строительной компании?
Специалисты утверждают, что смешивать методы — это дурной тон. Поэтому давайте выбирать:
1. Если вы используете УСН (доходы — расходы), то у вас только один путь — использовать кассовый метод
Почему? Потому что иначе запрещено законом. Придется быть внимательнее к деньгам, которые вы получаете — внимательно рассчитывать их наперед. И тщательно фиксировать все расходы, которые проводятся через сотрудников. В этом вам поможет приложение 101, которое делает финансовый учет доступным и автоматизированным. Больше не нужно хранить чеки, переживать о честности прораба или краснеть перед клиентом из-за неправильного расчета. Скачайте приложение по ссылке.
Также на основе кассового метода делается отчет о движении денежных средств. Это документ, отражающий не прибыль, а реальный остаток денег на счетах. Он будет полезен для вас, чтобы понять эффективность вашего бизнеса.
Что такое ДДС? Рассмотрим на примере компании, которая подписала договор на миллион рублей, однако деньги поступили ей на счет лишь через 3 месяца (февраль|поступление). Чтобы начать работы, руководитель принял волевое решение взять кредит на 200 000₽ (поступление|декабрь). За него он расплатится позже, уже в феврале + отдаст проценты (отток|февраль).
Выше лишь пример для наглядности. Чтобы увидеть реальное движение денежных средств в своей компании, переходите на тариф Pro+ в приложении 101.
2. Если вы уже не сходите с ума от большого чека и легко можете перенести его присвоение на потом, вам может быть комфортно работать с методом начислений.
Например, он позволяет распределить расходы на закупку или прибыль от предоплаты по месяцам. Это даёт нам увидеть чистую прибыль без страшной картины с минусом на счету, когда вы оплатили большую покупку стройматериалов, с которыми будете работать несколько месяцев.
Также помимо верных подсчетов финансов по той или иной системе, полезно правильно распределить ответственность между партнерами, разобраться с фондами и зарплатами каждого.
Чтобы проиллюстрировать важность качественного учета, вспомним историю из жизни! Представьте, у всех партнеров компании общая карточка и с нее они берут деньги на расходы по проекту. Всё было нормально ровно до того момента, пока один из партнёров не пошёл в казино и не слил счёт. Почему так произошло? Человек был уверен, что он просто истратил свою зарплату, а по факту — он потратил деньги, предназначенные на покупку материалов.
Не надейтесь на честность, случай или на «свои люди — сочтёмся», так не работает, перенесите финансовый учет в приложение 101! Переходите на новый тариф для руководителей проектов, чтобы в несколько кликов получать аналитику и создавать резервные фонды! Ссылка на тариф здесь.
