Что использовать для составления сметы на ремонт квартиры: Excel или приложение 101?
Кажется, что таблицы Excel — это универсальный инструмент, который подстраивается под любые задачи. В нем можно даже вести учет многомиллионной компании, если вы, конечно, обладаете высочайшей внимательностью и не боитесь, что однажды одна из формул слетит.
Однако всегда ли оправданно составлять смету на ремонт и вести финансовый учет в Excel? Давайте разберемся, когда таблицы могут быть очень удобны для прораба или строителя, а когда их стоит заменить на что-то более подходящее.
Финансовый учет в Excel: плюсы
До сих пор многие строители начинают любой ремонт с древнего ритуала, позаимствованного у прошлых поколений — с составления длинной сметы в Excel-таблицах. Как это происходит и почему такой подход к делу устарел?
Прораб проводит собственный аудит, расспрашивает заказчика о его пожеланиях и достает из своих закромов шаблон (или вовсе переделывает таблицу с прошлого проекта).
Почему-то всем кажется, что заказчику нужна наиболее детализированная сумма предстоящего ремонта, поэтому важно удивить его подробными таблицами с перечислением всего на свете. С этим утверждением можно поспорить (мы вот считаем, что смета под ключ — это лишь способ ухаживания за заказчиком, подходящий не для всех!).
Если вы хотите просто составить смету, то Excel может решить ваши задачи:
- он довольно гибкий и подходит для разных процессов (можно списки подходящих материалов сохранять, можно сметы составлять)
- Excel прост в использовании для базовых функций, таких как ввод данных, несложные вычисления и форматирование
- все уже умеют им пользоваться в той или иной степени (или думают, что умеют)
- Excel даёт много свободы в анализе данных и построении графиков
- есть множество обучений по Excel, кажется, что найти что-то подходящее не составит труда!
Однако как бы красиво строитель не рассказывал о простоте и удобстве Excel, в жизни каждого наступает момент, когда приходиться нанимать специального человека для ведения всех этих бесконечных таблиц. Это делается, чтобы хоть немного ускорить процесс, уменьшить количество ошибок и снять с себя выматывающую рутину.
А что если этого сотрудника можно занять более полезным делом, а финансовый учет вести иначе?
Как Excel тормозит развитие строителей?
Excel часто загоняет строителей в рамки локального максимума — им кажется, что они уже ого-какие, ведут 2 проекта параллельно и не сошли с ума даже (только глаз дергается и телефон от звонков не успевает остыть). Однако это ли ваша конечная цель?
Если вы уверены, что уже достигли всего и лучше уже не нужно, то вас можно поздравить — вы достигли локального максимума. Это не значит, что все вершины уже взяты, это значит лишь то, что другие вершины вы просто не можете рассмотреть. Поэтому вам и кажется, что все отлично и о большем не стоит даже мечтать.
Часто работа с Excel дарит это ощущение — «все так делают», «быстрее и не нужно», «главное — что бесплатно». Однако пока вы миритесь с его недостатками, вы теряете время и клиентов. Как это происходит?
1. Excel — это долго
Это лишь кажется: «ой, да сяду посчитаю вечером, всего-то подождать день нужно». Однако ваши вечерние подсчеты отнимают у вас куда больше времени! Ведь теряется ваша репутация — от вас ждали скорости и клиентоорентированности, а вы сбежали от точного ответа на личной встрече. Плюс вы занимаетесь сметой всю ночь, утро и даже день, а могли бы сделать что-то полезное для развития (себя и компании).
Вам лишь кажется, что вы обрели бесплатный инструмент, на деле вы ежедневно пользуетесь очень дорогой программой (просто посчитайте стоимость часа своей работы!).
Из-за «пожирателя времени» в виде Excel вы часто находитесь в состоянии крутящейся в колесе белки — вы не успеваете сделать и 50% задач на день, чувствуете усталость с самого утра и при этом постоянно «живете» на работе. Семья уже не помнит, как вы выглядите, а от развода вас отделяет лишь то, что вам тяжело найти время на поход в суд…
2. Это сложно
Ваша «зона комфорта» — это рабочий стол, заваленный миллиардом файлов с названиями «отчет 23.05», «отчет 23.05 копия», «отчет 23.05 последний». Какой из них реально последний?
Пользователи Excel, которые привыкли работать с ним говорят, что таблицы уже «родные». Однако задумайтесь, так ли это комфортно или вы просто привыкли к ежедневному сизифовому труду — внесению всех обновлений, подсчету, поиску формул, постоянной проверке?
3. Это рискованно
В любой момент может слететь формула, и вы можете почувствовать себя героем старого мема!
Excel вообще не предостерегает вас от ошибок! Из-за человеческого фактора даже самые правильно подобранные функции могут не скопироваться, что часто приводит к неточным расчетам. И выясняется это всегда именно тогда, когда заказчик уже все подписал и оплатил…
Плюс вообще не для каждого типа работ можно прописать четкую смету до начала ремонта. С электромонтажными работами, шумоизоляцией и даже напольным покрытием трудно что-то рассчитать сходу!
Заказчик мало что может понять в таблице, ему сложно оценить правильность ваших планов — насколько четко выстроены этапы, нет ли пропущенных или неверно рассчитанных работ. То есть таблица дает лишь мнимую ясность, клиент понимает, как далеки могут быть ваши теоретические построения от реального хаоса строительной площадки.
Пользователи Excel несут постоянные потери — временные, финансовые и эмоциональные — но даже не задумываются об этом! Если вы узнаете себя в этом табличке, значит определенно пора что-то менять:
«А есть ли жизнь без Excel?» — это актуальный вопрос. Мы уверены, что да, и еще какая! Excel можно оставить для более понятных задач — например, составить список материалов на согласование заказчику.
Смета же может выглядеть иначе, это не всегда должна быть Excel-табличка! Сравните эти 2 документа с точки зрения понятности для заказчика:
Также важен не только внешний вид, но и процесс заполнения данных табличке. Чтобы показать, как обычно происходит составление сметы в Excel, попробуйте решить следующую задачку: «Мастер может сделать отчет за компьютером только в понедельник, а бригадир — только по пятницам. Если руководитель сможет принять отчет только в четверг, когда будет готов этот документ?»
Эту схему можно упросить с помощью приложения 101 — соединить всех участников в одном виртуальной пространстве, позволив им работать прямо с телефона без привязки к компьютеру и определенному времени!
Также вы можете сравнить вымученную (иначе не сказать) таблицу с закупками и быстрое добавление чека по QR-коду:
Все эти позиции были добавлены в несколько кликов по QR-коду
Фотоотчеты можно не отправлять в мессенджерах, как бы врываясь в личное пространство заказчика, а сохранять в удобном приложении 101 Photo, где все документы будут рассортированы по объектам, датам и этапам работ. Больше фотографии не нужно искать по разным компьютерам, телефонам рабочих и в вашей галерее, чтобы поделиться с заказчиком, он сам в любой удобный момент сможет открыть их со своего телефона!
Вы можете, конечно, отправлять +100 500 фото в 2:30 ночи, чтобы заказчик вам отвечал: «Алексей, вы в своем уме? На время смотрели? И как вообще в этом скопе можно что-то понять?». А можете хранить все фото с объекта в удобном приложении или в общем альбоме ICloud
Сравнение позволяет понять: второй вариант всегда выглядит понятнее для заказчика. А что если мы скажем, что он еще и удобнее для строителя? Приложения 101 и 101 Photo позволяют забыть об огромных таблицах, привязанности к компьютеру и сложных формулах.
101 — это приложение для финансового учета, которым пользуются уже десятки тысяч строителей, дизайнеров и прорабов. Приложение помогает диджитализировать происходящее на стройке — внести в него данные о прайсе, сохранять чеки, приглашать контрагентов и даже заказчика.
Сравнение Excel и 101 для строителей
Мы сравнили наше приложение с главным «конкурентом»:
Главное отличие — это фокусирование. Excel создан для работы с данными, ему все равно на ваши задачи. А приложение 101 сфокусировано на человеке и его потребностях. Вы будете не обезличенным пользователем, а дирижером, грамотно управляющим отлаженными процессами.
Главная суть нашего сравнения не в том, что «вы не сделаете хорошую смету в Excel». Вы сделаете ее, возможно, даже лучше, чем в приложении. Вопрос следующий:
- Сколько усилий/времени/денег вы на это затратите?
- Что даст вам эта конкретная смета?
Если количество затраченных усилий не равно повышению заработка или стратегическим улучшениям, то насколько для вас важна эта работа? Это те самые 20%, которые приносят вам результат, или те самые 80%, которые вы тянете за собой?
Приложение 101 позволяет избавиться от «операционки», которая не приносит денег, а лишь забирает много времени.
Что изменится, если вы внедрите приложение 101 для учета финансов на стройке?
Пока ваши конкуренты тратят часы напролет на заполнение таблиц, вы будете получать готовый документ для заказчика за 10 минут! Как это возможно?
С помощью распределения ролей: каждый маляр, плиточник или гипсокартонщик в вашей команде сделает свой расчет с помощью простых команд в приложении, а вы просто соедините их в один документ.
Вот так из предварительного расчета создается понятный заказчику отчет!
Главная особенность приложения — оно позволяет привлечь к созданию отчетов, расчетов и смет всю команду. Теперь это не игра в одни ворота, когда вы в гордом одиночестве садитесь вечером за компьютер, а полноценное разделение ответственности, при котором каждый отвечает за свою работу.
Ускорьте свою жизнь, оптимизируйте рабочие задачи и берите в 2 раза больше проектов в работу с новой системой финансового учета 101!
Если вы еще ни разу не пользовались приложением 101, то переходите в наш Telegram-канал, чтобы узнать, как получить максимум от него!
