Аудит управленческого учёта

Что такое аудит управленческого учёта

Управленческий учёт в строительной, сервисной или проектной компании держится на цифрах: доходы по объектам, расходы по статьям, прибыльность каждого проекта. С ростом бизнеса система обрастает ручными правками, исключениями, дополнительными таблицами, и в какой‑то момент становится трудно доверять отчётам.

Финансовый учёт показывает движение денег компании для внешних пользователей: государства, банков, контрагентов, а управленческий учёт отвечает на внутренний вопрос владельца и команды — какие проекты зарабатывают, какие направления тянут деньги и где запас по марже.fileciteturn0file4turn0file13

Аудит управленческого учёта — это комплексная проверка того, как вы собираете, структурируете и используете данные: от методики и настроек статей до дисциплины внесения операций и качества отчётов. По сути, это технический осмотр вашей финансовой системы управления бизнесом.

Результат грамотного аудита — понятная карта рисков (где цифры искажаются сильнее всего), список доработок в процессах и инструментах, а также набор конкретных регламентов, которые обеспечивают сопоставимые отчёты из месяца в месяц.

Если упростить, аудит даёт ответ на один вопрос: можно ли опираться на текущие управленческие отчёты, когда вы решаете, какие проекты запускать, где резать расходы и во что инвестировать.

Когда компании нужен аудит управленческого учёта

Формальный повод для аудита почти всегда один — доверия к цифрам становится меньше, чем вопросов. При этом внешне бизнес может расти, появляться новые объекты, инвесторы или партнёры.

Сигналы, что время заняться аудитом уже пришло. Денежный поток по счёту и в кассе постоянно расходится с прибылью в отчётах. Проекты в системе выглядят прибыльными, а по факту касса пустеет к середине месяца. Руководители по‑разному трактуют рентабельность: у прораба объект «в минусе», у финансового отчёт «в плюсе». Регулярно возникают споры по подотчётным средствам, предоплатам и авансам. Руководителю сложно ответить на простой вопрос: какие три проекта сейчас приносят наибольшую прибыль и за счёт чего.

Ещё один частый сценарий — подготовка к росту. Вы планируете открывать новое направление, заходить в другой регион, брать большие объекты. В такой момент важно сначала навести порядок в управленческом учёте, чтобы масштабировать уже отлаженную модель, а не хаос.

По опыту компаний, которые ведут финансы по объектам и направлениям, регулярный аудит раз в год и экспресс‑проверка по ключевым показателям раз в квартал позволяют заметно сократить кассовые разрывы и снизить долю убыточных проектов.

Что проверить в системе управленческого учёта

Аудит имеет смысл разбить на несколько блоков. Так проще не утонуть в деталях и увидеть системные проблемы.

1. Логику и структуру аналитики. Посмотрите, как устроены разделы учёта: проекты и объекты, статьи доходов и расходов, направления бизнеса, фонды компании. Важно, чтобы один и тот же тип операции всегда попадал в одну и ту же статью, а каждый объект жил как отдельный финансовый проект, а не как строка в общей таблице.

2. Полноту и своевременность данных. Ключевой вопрос — все ли деньги и расходы попадают в систему и насколько быстро. Проверьте учёт наличных, переводов между картами, закупок по личным картам сотрудников, подотчётных средств и оплат поставщикам. В стройке и ремонтах сильнее всего искажают картину как раз наличные закупки и поздние отчёты по чекам.

Системный учёт расходов в проектах включает фиксацию всех трат с привязкой к объектам и видам работ, хранение первичных документов в цифре, онлайн‑контроль бюджета и возможность формировать отчёты по каждому объекту.fileciteturn1file13turn0file10 Если этого нет, управленческий учёт по сути превращается в набор догадок.

3. Связку управленческого и финансового учёта. Проверьте, насколько отчёты по прибыли и расходам стыкуются с фактическим движением денег. Сверьте отчёты по проектам с выпиской по расчётному счёту, кассе и балансам подотчёта. Хороший знак — когда суммы по закрытым объектам и по ДДС укладываются друг в друга с минимальными расхождениями.

4. Качество отчётов. Посмотрите, какие управленческие отчёты вы реально используете для решений. Обычно это отчёт о движении денег, P&L по компании и по проектам, сводка по подотчётным средствам и задолженностям клиентов. Если отчёты собираются только к концу месяца и их неприятно открывать, значит, система не работает на управление.

5. Роли, права и регламенты. У каждого участника процесса должны быть понятные обязанности: кто создаёт проект, кто вносит сметы и план, кто добавляет фактические расходы и отчёты, кто закрывает этапы и проверяет подотчёт. Без таких договорённостей даже идеальный инструмент не спасает.

Хороший критерий, что аудит прошёл не зря, — вы можете за 10–15 минут открыть любой объект и увидеть: сколько оплатил заказчик, сколько уже потрачено по статьям, какая прибыль по проекту и кто ещё должен отчитаться.

Типичные ошибки в управленческом учёте

Смешивание денег разных объектов. Классическая история: расходы с одного объекта покрывают авансом с другого, а в отчётах об этом нет ни слова. В результате один проект кажется прибыльным, другой убыточным, хотя в реальности это просто перекладывание денег. Статьи 101 о системном учёте расходов по объектам отдельно подчёркивают, что такое «перекрёстное» финансирование напрямую ведёт к кассовым разрывам.fileciteturn1file13turn0file10

Подотчётные средства без прозрачности. Деньги выдают мастерам и подрядчикам, но отчёты приходят с задержкой, чеки теряются, часть трат остаётся «на словах». В итоге вы не знаете, сколько сейчас в подотчёте по людям, какие суммы зависли и где лежат невидимые убытки.

В Приложении 101 под каждого подрядчика и сотрудника заводится отдельный баланс подотчёта: видно, сколько передано, сколько уже отражено в расходах, какая осталась задолженность или сдача.fileciteturn1file7turn1file15turn1file17 Аудит здесь показывает, сколько денег было выдано без цифрового следа и какие операции по людям так и не разнесены по объектам.

Расходы без статей и объектов. В управленческом учёте часто встречаются строки «прочие расходы», «разное», «по согласованию». Это прямое поле для искажений. Если заметная часть трат висит в неконкретных статьях, показать реальную рентабельность проектов уже не получится.

Планы и факты в разных местах. Сметы и бюджеты по объектам хранятся в одном сервисе, закупки — в мессенджерах и Excel, акты — на почте, а управленческий отчёт собирается вручную. Любая проверка методики в такой ситуации превращается в отдельный проект, который поглощает время владельца.

Отчёты, которые никто не открывает. Если отчёты по управленческому учёту живут только для бухгалтерии или финансового специалиста и не становятся основой ежедневных решений руководителей, система учёта постепенно вырождается в формальность.

Аудит позволяет найти такие разрывы между тем, как учёт задуман, и тем, как он живёт в ежедневной работе. Дальше задача — сократить дистанцию между этими двумя картинами.

Как провести аудит управленческого учёта: пошаговый план

Даже без внешних консультантов вы можете провести первичный аудит своими силами. Важно заранее ограничить объём работ и выбрать 2–3 показателя, по которым вы хотите получить максимально честную картину.

Шаг 1. Определите цель аудита. Например, понять реальную рентабельность трёх ключевых объектов за последние полгода или проверить, в каком месте теряется маржа между сметой и фактом. Запишите список вопросов, на которые вы хотите получить ответ в цифрах.

Шаг 2. Соберите текущую схему учёта. Зафиксируйте, какие системы вы используете: таблицы, Приложение 101, бухгалтерскую программу, мессенджеры. Нарисуйте простой путь операции: как создаётся проект, где хранится смета, как попадают оплаты от заказчика, где отмечаются закупки и подотчёт.

Шаг 3. Выберите несколько показательных проектов. Возьмите один небольшой, один средний и один крупный объект. Для каждого проследите цепочку денег: аванс, промежуточные оплаты, закупки, подотчёт, выплаты подрядчикам, финальный расчёт. Сравните эту цепочку с тем, что показывает управленческий отчёт по прибыли.

Шаг 4. Проверьте структуру аналитики на этих проектах. Посмотрите, есть ли у каждой операции объект, статья и участник. Если часть сумм висит без аналитики, это повод расширить список обязательных полей и обновить шаблоны документов или форм отчёта.

Шаг 5. Оцените дисциплину внесения данных. Отдельно посмотрите, насколько быстро сотрудники и подрядчики вносят расходы и отчёты: в день операции, раз в неделю, раз в месяц. Чем больше задержка, тем больше риск искажений и потерь. Здесь полезен простой регламент: для управленческого учёта важные операции вносятся не позже определённого срока.

Шаг 6. Пересоберите один ключевой отчёт «как должно быть». Возьмите, к примеру, P&L по компании за месяц или отчёт по прибыли по объектам и попробуйте собрать его вручную по выписке и фактическим документам. Сравните результат с тем, что даёт система учёта. Разница покажет, где именно информация теряется или искажается.

Шаг 7. Сформулируйте короткий план изменений. На основании провалов выберите несколько доработок: добавить статьи, пересобрать шаблоны смет, изменить правила подотчёта, запустить еженедельный короткий отчёт по объектам. Главное — сделать так, чтобы в следующем месяце проверка прошла заметно быстрее и дала более точный результат.

Аудит становится не разовой разборкой, а рабочим инструментом, когда вы закрепляете его результат в виде понятных регламентов и привычки регулярно смотреть на одну и ту же систему цифр.

Как Приложение 101 помогает пройти аудит и навести порядок в цифрах

Существенно проще проводить аудит, когда всё, что связано с деньгами по проектам, собрано в одном месте. Приложение 101 изначально создавалось как центр управленческого учёта по объектам, где у каждого проекта есть свой финансовый баланс: оплаты заказчика, фактические расходы, прибыль и долги.fileciteturn0file1turn0file11turn1file10

В Приложении 101 реализован полноценный управленческий учёт: вы можете учитывать затраты по проектам, сравнивать план и факт, видеть прибыльность каждого объекта, формировать отчёты и работать с подрядчиками в одном интерфейсе.fileciteturn1file14turn0file3 Это сильно упрощает и сам аудит, и последующую ежедневную работу с цифрами.

Для аудита особенно полезны несколько возможностей 101. Во‑первых, системный учёт расходов: все траты фиксируются с привязкой к объекту, статье и дате, а первичные документы хранятся в цифре, включая чеки, сметы и акты.fileciteturn1file13turn0file10 Во‑вторых, прозрачный учёт подотчётных средств: по каждому сотруднику и подрядчику видно, сколько выдано, на что потрачено и какая сумма должна быть возвращена или отчитана.fileciteturn1file7turn1file15turn1file17

Отдельный плюс — мобильность. Мастера и прорабы могут отчитываться о работах и закупках прямо с телефона: добавлять события с фото, сканировать QR‑коды на чеках, отправлять отчёты по объектам.fileciteturn0file1turn1file10 Это снижает задержку между реальной операцией и её появлением в управленческом учёте, а аудит показывает более честную картину.

Если вы хотите глубже прокачать управленческий учёт, в блоге 101 уже есть материалы про топ‑5 приложений для управленческого учёта, про распределение расходов по статьям в стройке и про финансовый учёт доходов и расходов компании.fileciteturn0file1turn1file12turn0file4turn0file13 Рекомендуется пройтись по этим статьям, а затем вернуться к своему аудиту с обновлённой оптикой.

Для владельцев и руководителей, которые хотят настроить управленческий учёт в 101 с первого раза, команда сервиса проводит бесплатные презентации и консультации: на них показывают типовую схему учёта по объектам, помогают разложить ваши процессы и подобрать оптимальную структуру проектов и статей.fileciteturn1file10turn0file9turn1file17

В результате аудит превращается не в разбор полётов, а в старт более зрелой системы управления: понятные отчёты, прозрачные балансы по людям и объектам, регулярные цифры, на которые можно опираться в переговорах и при планировании.

Итоги

Аудит управленческого учёта — это не про поиск виноватых, а про проверку того, насколько ваша система цифр отражает реальность. Он помогает увидеть, где теряются деньги, где искажаются показатели и какие решения принимаются на неполных данных.

Если разбить аудит на несколько блоков — структура аналитики, полнота данных, связи с финансовым учётом, качество отчётов и регламенты — он перестаёт быть страшной процедурой. Это становится регулярной практикой, которая защищает бизнес от кассовых разрывов и убыточных проектов.

Используя инструменты вроде Приложения 101 и закрепляя результаты аудита в простых правилах, вы получаете рабочую систему управленческого учёта: каждый объект виден как отдельный финансовый проект, а отчёты действительно помогают принимать решения.

Как часто повторять аудит?

Для активно растущих компаний разумно проводить полный аудит управленческого учёта раз в год и делать экспресс‑проверку по ключевым показателям раз в квартал. Этого достаточно, чтобы держать систему в тонусе и не запускать накопление ошибок.

С чего начать, если учёт сейчас в Excel?

Начните с описания текущей схемы: как создаются проекты, где лежат сметы, как фиксируются оплаты и расходы. Затем выберите один объект и перенесите его в специализированный инструмент, например в Приложение 101, чтобы на практике увидеть разницу между разрозненными таблицами и проектным управленческим учётом.

Как связать управленческий и бухгалтерский учёт?

Важно согласовать базовые статьи и объекты: чтобы крупные блоки затрат и доходов были узнаваемы и в управленческих отчётах, и в бухгалтерии. Тогда сверки между отчётами по проектам и движением денег по счёту проходят без сюрпризов, а цифры из разных систем не спорят друг с другом.

Какие отчёты нужны руководителю в первую очередь?

Минимальный набор — прибыль и рентабельность по проектам, движение денег по компании и сводка по подотчётным средствам и задолженностям заказчиков. Если эти отчёты собираются автоматически и обновляются регулярно, остальные детали можно достраивать по мере роста бизнеса.