Как прорабу вести учёт денег, задачи и сметы в 101

Зачем прорабу нужно приложение 101?

Главная цель бизнеса — зарабатывать деньги. И это нормально, когда строительные компании хотят больше клиентов и больше прибыли. Проблема в том, что с ростом количества объектов возникают сложности с управлением объектами и учетом денег. Прорабы или руководители проектов знают об этом иногда даже больше, чем собственники.

Когда у вас 3−4 объекта — еще можно как-то контролировать все в блокноте или в таблицах, но с увеличением обязательств начинает расти хаос в финансах и взаимоотношениях с клиентами. Поэтому предприниматели часто ищут эффективные решения среди мобильных приложений для отделки и строительства, которые помогут им лучше контролировать и свои деньги, и рабочие процессы.

Для прораба в 101 можно собрать учёт денег по проектам, отчёты о расходах, задачи, сметы и планирование сроков. Ниже разберём эти сценарии на примерах приложения.

Мы создали отечественное приложение для строителей, отделочников и прорабов, которое входит в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. То есть приложение 101 разработано в России с учетом специфики ведения отделочного и строительного бизнеса.

Основные функции приложения 101

Чтобы понять, нужно ли вам это приложение, стоит разобраться, что в нем вообще можно делать и какие оно дает преимущества.

Поступление денег в компанию от заказчика

После того как вам пришли деньги от заказчика, вам достаточно добавить его в приложение, как контрагента, и создать от него входящий платеж. Это избавляет вас от постоянных вопросов о том, сколько денег еще осталось и когда нужно платить снова.

При предоставленном доступе заказчик может видеть данные проекта. Необходимость пополнения и условия продолжения работ согласуйте отдельно: учёт остатка не означает автоматическую остановку работ или гарантированное уведомление.

Расчет зарплат мастерам

Когда у вас много объектов, то можно запутаться, кому сколько платить и за какой объем работ. Особенно, если мастера работают по разным ценам.

Чтобы упростить задачу, в приложении можно создать прайс-лист. После выполнения работы мастер отчитывается о выполненном объеме, прораб подтверждает выполнение работ, а заказчик принимает работу. Оплата рассчитывается автоматически. Вам останется только выплатить ее.

Отчет о тратах на материалы

Собственник выдает прорабу деньги заказчика на закупку материалов под отчет. Выдача денег обычно фиксируется довольно просто: записал в блокнот, внес в таблицу, написал в чат. В конце недели начинается подсчет трат: чеки достаются из карманов, сумок, бардачков, блокнотов — и выясняется, что потрачено денег больше, чем было выдано. Прораб уходит на выходные, а собственник вытаскивает деньги из своего кармана, резервного фонда фирмы или перекрывается другими объектами.

Приложение 101 помогает учитывать покупки по чекам с QR-кодом. Данные могут поступать с задержкой, а видимость отчёта зависит от предоставленного доступа. Если покупка ещё не отражена в отчёте, уточните документы и источник оплаты: само отсутствие записи не означает, что прораб обязан оплатить её из своих денег.

Начисление зарплат команде офиса

Если вы планируете расширяться, то у вас появляются сотрудники: бухгалтер, юрист, отдел продаж, маркетологи, еще кто-то. Им всем нужно платить зарплату.

Чтобы было просто и удобно считать, мы рекомендуем заложить оплату из зарплат в наценку, которую вы ставите на работы и закупку материалов. Больше по этой теме можно почитать в статье про наценку.

Наценка участвует в расчёте экономики проекта, но не равна чистой прибыли: из дохода также покрываются зарплаты и другие расходы. Условия начислений команде задавайте отдельно и проверяйте по фактическим данным.

Отчеты о закупке материалов

Как это обычно происходит? Прораб скидывает фото чеков собственнику или менеджеру проектов. Тот пересылает заказчику. Потом все тратят уйму времени на пересчет и сверку. Это неэффективно.

В 101 можно сканировать QR-код чека и использовать полученные данные в отчёте о расходах. Загрузка зависит от доступности данных чека: мгновенное получение полного списка покупок не гарантируется. Перед сохранением проверьте сумму, состав позиций и условия наценки.

Фото- и видеоотчеты о выполненных работах

Мастера, прорабы или менеджер объекта фотографируют объект. Скидывают фотографии руководителю в мессенджер. Он пересылает фотографии заказчику. Заказчик ничего не понимает, но видит, что работа вроде идет. Так это происходит у вас?

Отчеты можно делать иначе. Мастер выполняет работу, фотографирует, загружает фотографии в приложение и отчитывается о выполненной работе, чтобы получить за нее деньги. Прораб, собственник и заказчик сразу видят, что работы выполнены и по ним есть фотоотчет.

Больше никаких пересылок картинок и забитой памяти телефона. Все фото по каждому объекту хранятся в приложении 101 с доступом в любое время.

Формирование актов

Подготовка документа и его подписание — разные этапы. В 101 можно сформировать акт приёмки выполненных работ: состав документа зависит от выбранных данных. Порядок подготовки описан в справке об акте приёмки.

Сформированный документ ещё не означает, что стороны его подписали. Способ подписания и юридическую силу документа нужно определять отдельно с учётом договора и применимых требований. Возможность сформировать акт приёмки не означает поддержку любых актов или автоматическое подписание.

Постановка задач и проверка результата

Поручение «принять материалы» или «проверить укладку плитки» можно оформить задачей в проекте: назначить исполнителя, указать срок и выбрать проверяющего. Описание, комментарии и файлы остаются в карточке — прорабу проще найти договорённости и проверить результат.

Например, в задаче по укладке керамогранита указано, кто выполняет работу и кто её проверяет. В комментарии мастер сообщает о готовности санузла и дополнительном подрезе. Чтобы разобраться в ситуации, достаточно открыть одну карточку.

Подготовка смет и планирование сроков

В веб-версии позиции для сметы можно выбрать из прайса или перенести из файла через 101 AI. Например, загрузить таблицу поставщика, затем проверить количество и цены. Это сокращает ручной ввод при подготовке расчёта.

Сметы проекта отображаются на графике Ганта, где прораб видит запланированные периоды работ и закупок. Отчёты показывают фактические данные, а представление «План-факт» помогает сравнить стоимость. Обычные поручения ведутся в разделе задач; план на графике строится по сметам.

Если вам кажется, что внедрение приложения займет много времени, то просто посчитайте, сколько часов вы тратите каждый день на рутинные действия. А потом подумайте, чем бы вы могли заняться из действительно важных дел. Чтобы начать пользоваться приложением, достаточно его просто установить на свой смартфон.