Что такое фонды для бизнеса?
Фонд в компании — это не просто подушка безопасности, которую компания копит на своих счетах без какой-либо цели. Фирма должна самостоятельно определить, сколько и зачем ей нужно, чтобы откладывать на «черный день», расплачиваться по обязательствам, платить зарплаты сотрудникам на окладе и выжить в условиях новых налоговых законов.
У каждого фонда должна быть:
- цель;
- источник пополнения;
- правила расходования.
Для строительных и ремонтных компаний это особенно важно, ведь у подобного бизнеса длительные циклы оборотного капитала: сегодня деньги получены по авансу, а завтра могут понадобиться на переделку объекта, покупку инструмента или выплату зарплаты в «мертвый сезон» по другим проектам.
Какие бывают фонды?
Сейчас мы обсудим систему фондов, покрывающих большую часть обязательств любой строительной или отделочной фирмы.
Важно понимать, что не каждый бизнес может позволить себе создать сразу все фонды и начать прилежно откладывать в них проценты с прибыли. И это нормально, для начала стоит выделить наиболее актуальные для вас и работать над ними.
1. Резервный фонд (фонд безопасности)
Это основной «страховой» запас компании. Его разрешено использовать только при кассовых разрывах, срывах платежей от заказчиков и непредвиденных расходах.
Размер фонда определяется в зависимости от масштаба компании: бригаде из пяти человеком будет достаточно суммы, равно двум месяцам бесперебойных выплат зарплаты, а более крупной компании стоит иметь сумму, покрывающую расходы от нескольких месяцев до полугода.
2. Фонд развития
Это сумма, которую вы прилежно откладываете, чтобы в будущем использовать для инвестиций в новое оборудование, рекламу, обучение, программное обеспечение.
3. Фонд гарантийных обязательств
Если заказчик пожалуется на трещины, которые образовались в результате ошибки ваших мастеров, через полгода, эти деньги спасают от убытков.
Примером идеальной организации фонда гарантийных обязательств может быть ситуация, когда компания по строительству коттеджей удерживает 2% с каждого аванса в гарантийный фонд. Через год эти деньги идут на устранение дефектов без давления на текущий бюджет.
4. Фонд премий и мотивации
Это факультативный фонд, однако при достаточном масштабе компании, он может быть необходимо для поощрения сотрудников за качественную работу, сдачу объекта без нареканий или экономию материалов.
Как удобно откладывать в фонды, если у вас проектный бизнес, например, строительство домов или ремонт квартир? Вести учет в Приложении 101 и следить за автоматическими отчислениями в фонд компании каждого руководителя проектов. Вы сможете настроить определенный процент, чтобы не забывать делать переводы и всегда быть в курсе баланса по фонду.
Подробнее о том, как настроить систему отчислений в фонд, держать по контролем все подочетные средства и без труда составлять сметы для заказчиков, можно узнать на бесплатной консультации с экспертом Приложения 101. Вы на практике увидите, как отказаться от Excel и бумажных чеков и вместе с экспертом настроите приложение так, чтобы ускорить выплаты от заказчиков и получить юридическую защиту.
Уверяем, это одна из лучших ваших инвестиций в порядок в делах, спокойствие и безопасность!
Кто решает, как тратить фонды?
Это очень важный вопрос, который, по сути, влияет на выбранный руководителем компании стиль управления. Должен ли он взять на себя ответственность по рациональному распределению средств или важно советоваться с командой, разделяя эту самую ответственность?
В мировой практике есть паевые фонды и акции, в которые люди вкладывают свои деньги, по сути доверяя управление своими средства некой компании, которая для них зарабатывает деньги и возвращает их в качестве прибыли. Мы предлагаем видеть владельца строительной или отделочной компании не как единоличного управленца, а как управляющую компанию, которой мастера и прорабы доверяют свое время, силы, деньги. Распоряжаясь этими ресурсами, руководитель компании должен стремиться к увеличению прибыли всех участников команды.
Если придерживаться данной точки зрения, то расходы фонда компании должны обсуждаться и согласовываться с командой. Приведем несколько аргументов в защиту данной позиции:
1. Привлечение новых специалистов
Если вы можете донести до своих сотрудников ценность обмена части их собственной прибыли на возможность работать в вашей команде, значит вы можете объяснить это и вновь прибывшим специалистам.
Сравним два случая. Приходит в компанию новый прораб, и вы ему говорите, что 10% от его прибыли вы будете удерживать в фонд компании, с которого вы тратите средства на нужды компании. Он не понимает, куда уйдут его деньги и сразу ощущает недоверие. А если в компанию приходит новый прораб и вы сразу ему объясняете, что на судьбу его 10% в фонде он может повлиять, человеку сразу становится спокойнее.
2. Ценность личных вложений
Важно, чтобы сотрудник ощущал ценность средств, которые он вкладывает в компанию — чтобы он видел, как они «оборачиваются» и приносят ему большую прибыль в виде большего количества проекта, улучшения условий труда.
Если он никак не участвует в решениях по фонду компании, значит он ощущает, что его мнение не так важно для команды. А кто-то вообще начинает думать, что у него просто отбирают его прибыль, честно заработанную, чтобы увеличить личные доходы.
Такие сотрудники имеют тенденцию обесценивать труд руководителя — «ой да подумаешь, я сам могу себе заказчиков найти» — и рано или поздно уходят в самостоятельное плавание, создают ИП.
Это глобальная проблема строительных и отделочных компаний — удержание ценных сотрудников, которые задумываются о том, что пора начать собственный бизнес. И мы считаем, что только смена стиля управления может помочь ее решить.
3. Разделение ответственности
Даже самые преданные сотрудники умеют считать деньги и нет-нет да задумываются о том, сколько бы могли заработать с конкретного заказчика, если бы работали с ним напрямую, а не как часть большой компании. И задача руководителя в разрезе этой проблемы — показать ценность командой работы.
Если на планерках вы не просто курите кальян и ругаетесь из-за старого инструмента, а предлагаете сотрудникам обсудить расходование средств фонда компании, то вы строите команду. Каждый участник этого диалога почувствует себя важным и, более того, ощутит на себе груз ответственности за свои решения. Поэтому будет принимать их, основываясь не только на стремление заработать как можно больше в моменте.
Привлечением сотрудников к ответственности за траты по фонду компании вы не просто привлекаете сотрудником к совместной работе, но и снижаете градус собственной ответственности. Не к вам придут с вопросом «почему нет заказчиков?», а на собрание всех прорабов, на котором и будут решать вопрос о смене стратегии.
Хотите послушать подкаст на эту тему от владельца бренда 101 GROUP, которому удалось построить эффективную работу в более, чем 10-ти городах России? Переходите в закрытый Telegram-канал для пользователей Приложения 101 с тарифом PRO+. Там вы найдете другие подкасты на актуальные для предпринимателей темы + полезные вебинары по ведению управленческого учета, курс по ведению проектов и даже запись консультации со строительным юристом. Это настоящий кладезь пользы, который позволит вам избежать типичных ошибок, проблем при заключении договоров и неэффективных стратегий по управлению командой.