Как перестать откладывать учет и начать управлять строительным бизнесом по цифрам, а не по ощущениям

Почему в строительстве так любят откладывать учет «с нового года»

Чем опасна прокрастинация с учетом

1. Кассовые разрывы при полной загрузке
2. Сметы в минус и съеденная маржа
3. Налоговые риски и реформа 2026 года

Психология «с нового года»: какие отговорки мешают внедрить учет

Как внедрить учет сейчас: простой план без стресса

1. Шаг 1. Ограничить хаос и зафиксировать точку старта
2. Шаг 2. Выбрать инструмент, а не «идеальную таблицу»
3. Шаг 3. Встроить учет в ежедневную работу команды

Чек-лист на 14 дней: путь от прокрастинации к системе

Почему в строительстве так любят откладывать учет «с нового года»

Строительный бизнес живет рывками: в один период нет заявок, в другой — объект на объекте, подрядчики, поставщики, срочные встречи и вечные доезды до кладовой базы. В таком режиме учет кажется чем-то «для спокойной жизни», которую вы себе обещаете чуть позже: с начала сезона, после отпусков, «как только разгребем текущие объекты» или, конечно, «с нового года».

На практике этот момент не наступает. Работы становится только больше, сумма оборотов растет, а понятности в деньгах — нет. Бизнес живет по ощущениям: сегодня есть деньги на счете — значит, все хорошо, завтра касса пустая — значит, «сезон провальный», хотя формально объем заказов может быть рекордным. Без системного финансового учета руководитель ведет компанию «вслепую».

Прокрастинация с учетом — это не про лень. Чаще всего за ней стоят страх увидеть реальную картину, убеждение «мы еще маленькие для системы» и ощущение, что на учет нужен отдельный человек и месяцы внедрения.

В итоге учет начинают вести не «с нового года», а после первого серьезного кризиса: кассового разрыва, налоговой проверки или конфликта с заказчиком, когда невозможно доказать объемы и стоимость выполненных работ. Между тем, даже Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» требует от организаций вести учет, а упрощенные режимы не отменяют необходимости понимать цифры своего бизнеса.

Чем опасна прокрастинация с учетом

Кассовые разрывы при полной загрузке

Одна из классических ситуаций: календарь забит объектами, бригады работают без выходных, телефон не замолкает — а денег хронически не хватает. Приходится перекрывать расходы по одному объекту авансами с другого, «занимать у самого себя» и все равно опаздывать с платежами поставщикам и сотрудникам.

Так выглядит кассовый разрыв — когда денежные потоки не согласованы по времени, авансы принимаются за прибыль, а расходы по объектам размываются. В строительстве это особенно болезненно: себестоимость высока, проекты длятся месяцами, а любое смещение сроков сразу бьет по ликвидности. Без системного учета расходов, привязанных к конкретным объектам и датам, предприниматель рискует буквально всем. fileciteturn1file0turn1file2turn1file13

Типичная ошибка — покрывать траты по одному объекту деньгами с другого. Это один из «смертных грехов» строительного бизнеса, который почти гарантированно приводит к кассовому разрыву, если продолжать в том же духе.

Сметы в минус и съеденная маржа

Еще одна скрытая плата за прокрастинацию — сметы, которые хорошо выглядят на бумаге, но в итоге съедают всю прибыль. Строительство и ремонты — отрасли с высокой себестоимостью и нередко довольно низкой маржинальностью. Ошибка в пару процентов по материалам, логистике или подотчетным расходам может превратить рентабельный проект в убыточный.

Когда расходы не делятся по объектам и видам работ, чеки складируются «в одну кучу», часть затрат оплачивается с личной карты, а часть — с расчетного счета, у руководителя нет ни шанса честно оценить доходность каждого объекта. Управленческий учет либо отсутствует, либо ведется хаотично. В этой ситуации бизнес не управляет маржой — он ее теряет. fileciteturn1file14turn1file15

Налоговые риски и реформа 2026 года

Если финансовый учет до этого казался чем-то «по желанию», то после обсуждаемой налоговой реформы 2026 года он становится вопросом выживания. В проекте изменений — снижение лимитов по ПСН, изменение правил по УСН и НДС, а главное — усиление требований к раздельному учету доходов и расходов между разными режимами налогообложения. fileciteturn0file3turn0file11

Фактически ФНС ждет от предпринимателей очевидности: каждая копейка должна быть привязана к конкретному виду деятельности и проекту. Тем, кто совмещает ПСН и УСН (классическая история для многих строителей: работы на патенте, закупки на упрощенке), без раздельного учета будет трудно доказать правомерность налоговой схемы. fileciteturn0file10turn0file17

Проще говоря, если не настроить учет сейчас, в 2026 году придётся делать это в стрессе: под давлением новых требований, со страхом доначислений и штрафов. Гораздо здоровее подойти к реформе подготовленным, имея хотя бы базовый управленческий и финансовый учет по объектам.

В Приложении 101 уже заложены инструменты для раздельного учета проектов, формирования актов и фиксации платежей по каждому объекту. Это помогает не только видеть прибыль, но и готовиться к новым правилам игры заранее. fileciteturn0file10turn1file16

Психология «с нового года»: какие отговорки мешают внедрить учет

Если честно, почти у каждого собственника есть свой любимый аргумент, почему учет можно отложить. Разберем самые популярные.

• «Надо сначала разгребсти объекты, а потом уже внедрять систему». На практике свободного периода не предвидится: как только заканчиваются одни объекты, появляются новые. Именно загруженность — главный аргумент за внедрение учета, а не против него.
• «Мы еще маленькая компания, учет нам рано». Малый бизнес страдает от отсутствия учета даже сильнее крупного: каждый промах по сметам и кассовый разрыв бьет лично по карману собственника. Без цифр невозможно выстроить масштабирование: вы не понимаете, какие проекты реально приносят прибыль, а какие просто создают оборот. fileciteturn1file13turn1file15
• «Я все держу в голове, а цифры раз в месяц посмотрим в таблице». Учет в голове и нерегулярные сводки в Excel — одна из главных причин, почему бизнес теряет деньги: информация устаревает, чеки теряются, цифры не успевают за реальностью. fileciteturn1file4turn1file11
• «Боюсь увидеть правду: вдруг окажется, что мы работаем в минус». Это честный страх, но он не отменяет реальность. Если бизнес уже убыточен, учет не делает его убыточным — он просто подсвечивает проблему. И чем раньше вы ее увидите, тем больше шансов развернуть ситуацию.

Парадокс в том, что отсутствие учета не защищает от неприятных открытий, а лишь откладывает момент, когда вы узнаете о них. Иногда — уже после того, как бизнес проел всю прибыль за сезон и свою подушку безопасности.

Как внедрить учет сейчас: простой план без стресса

Шаг 1. Ограничить хаос и зафиксировать точку старта

Не нужно пытаться «оцифровать всю историю компании» и поднять документы за несколько лет. Достаточно честно признать: точка старта — текущий месяц. С него вы начинаете фиксировать все движения денег и объемы работ по объектам в единой системе.

Минимум, который нужен на старт:

• список действующих объектов и договоренностей с заказчиками;
• приблизительные бюджеты по каждому объекту;
• простое правило: ни одного платежа и ни одного выполненного этапа без фиксации в учете.

Дальше важно выдержать дисциплину хотя бы 2 недели — за это время вы увидите первые закономерности: где деньги «утекают», какие объекты требуют доработки смет, какие подрядчики систематически выходят за рамки бюджета.

Шаг 2. Выбрать инструмент, а не «идеальную таблицу»

Для финучета в строительстве традиционно используют три подхода:

• Тетрадь или Excel. Подходят для старта, но при нескольких объектах превращаются в хаос: версии файлов путаются, данные задваиваются, отчеты устаревают быстрее, чем вы успеваете их обновить. fileciteturn1file11turn1file4
• Тяжелые бухгалтерские программы (например, 1С). Мощный инструмент, но требует отдельного специалиста и часто оказывается избыточным для небольших строительных компаний.
• Специализированные сервисы для строителей. Совмещают простоту таблиц и автоматизацию: учет ведется прямо с объекта, с телефона, с привязкой к конкретным работам и платежам.

Приложение 101 относится к третьей категории. Оно позволяет:

• фиксировать все расходы по объекту с привязкой к видам работ и датам;
• сканировать чеки по QR-коду или фото, чтобы не хранить бумажные оригиналы и не терять подтверждения расходов;
• отслеживать подотчетные средства и балансы по каждому участнику команды;
• видеть прибыль и состояние проектов в реальном времени, а не «когда бухгалтер соберет данные»; fileciteturn1file1turn1file16
• формировать акты и отчеты для заказчиков в несколько кликов.

Важный плюс специализированного приложения — учет встраивается в рутинную работу, а не откладывается «на вечер за компьютером». Это ключевой способ победить прокрастинацию: сделать так, чтобы учет велся по ходу работ, а не как отдельный, неприятный и бесконечно откладываемый проект. fileciteturn1file8turn1file6

Шаг 3. Встроить учет в ежедневную работу команды

Одна из главных ошибок собственника — пытаться вести весь учет лично. Так система не заработает. Нужны понятные роли и простые правила:

• прорабы и мастера фиксируют выполненные объемы и прикладывают фото- или видеоотчеты;
• снабженцы и ответственные за закупки сканируют чеки сразу после покупки материалов;
• руководитель проектов или собственник утверждает ключевые операции и смотрит сводные отчеты по объектам;
• все участники знают: без события в учете нет оплаты.

В Приложении 101 эту логику удобно реализовать за счет ролей и событий: каждый вид операции фиксируется в едином пространстве, а руководитель видит картину бизнеса без микроменеджмента и бесконечных чатов. fileciteturn1file6turn1file16

Учет — это не про тотальный контроль, а про прозрачность и доверие. Когда цифры понятны всем участникам процесса, снижается количество конфликтов, недомолвок и случайных «забытых» расходов.

Чек-лист на 14 дней: путь от прокрастинации к системе

Чтобы не откладывать внедрение учета «на потом», используйте короткий план на две недели.

Дни 1–2. Принять решение и определить рамки

• Определите, с какого числа вы начинаете вести учет «по-взрослому».
• Составьте список действующих объектов и основных договоренностей по каждому.
• Решите, какой инструмент будете использовать: Excel, 1С или специализированное приложение. Если выбираете Приложение 101, зарегистрируйтесь и создайте первые проекты. fileciteturn1file11turn1file16turn1file8

Дни 3–5. Настроить базовый контур учета

• Заведите объекты, бюджеты и ключевые статьи доходов и расходов.
• Опишите простые правила: кто и какие события создает (отчет о работах, перевод, закупка, поступление).
• Проведите короткий созвон или встречу с командой: покажите, как фиксировать расходы и работы в системе, что будет, если «забыть» про учет.

Дни 6–10. Жить по новым правилам

• Фиксируйте все движения денег и работ по объектам только через выбранный инструмент.
• Каждый день тратьте 10–15 минут на просмотр сводки: остатки по проектам, незакрытые акты, задолженности заказчиков и подрядчиков.
• Запишите все наблюдения: где неудобно, где не хватает полей или отчетов, какие процессы «зависают».

Дни 11–14. Подправить систему под реальность

• Скорректируйте статьи доходов и расходов, если увидели «дыры» или дубли.
• Настройте регулярные отчеты: по прибыли и убыткам, движению денег и остаткам по объектам. fileciteturn1file17turn1file3
• Сравните ожидания с фактом: какие объекты оказались менее прибыльными, чем казалось, где сметы нужно пересчитать.

Через две недели вы получите не идеальный, но рабочий каркас системы, которую можно донастраивать и масштабировать. Главное — вы перейдете из режима прокрастинации в режим управления на основе цифр, а не догадок.

Если вы хотите пройти этот путь быстрее и без лишних ошибок, приходите на бесплатную консультацию с экспертом Приложения 101. На встрече вам помогут собрать структуру учета под вашу модель бизнеса, покажут, как работать с отчетами и какие отчеты важнее всего подключить на старте. fileciteturn1file8turn1file0

Учет — это не про «отчитаться перед налоговой», а про спокойствие и предсказуемость вашего строительного бизнеса. Начать можно в любой момент — и лучше, если этим моментом станет не «когда-нибудь потом», а ближайшие дни.