Что такое подотчетные лица?
Подотчетные лица — это физические или юридические лица, которые по определенному основанию (например, трудовым контрактам) обязаны отчитываться о расходовании денежных средств или имущества. В России это понятие регламентировано различными законами, включая Гражданский кодекс и Федеральный закон «О бухгалтерском учете».
В строительной сфере подотчетные лица могут включать, например, прорабов, которые отвечают за расход материалов и трудозатрат на объекте. Согласно статье 402 Гражданского кодекса РФ подотчетные лица обязаны предоставлять отчеты о расходах по запросу работодателя или заказчика.
Например, строительная компания заключает договор с прорабом, который получает аванс для покупки стройматериалов. Прораб обязан отчитываться о потраченных средствах, предоставлять чеки и подтверждения расходов.
Почему в расчетах с подотчетными лицами может возникнуть путаница?
Многие не считают деньги в бизнесе. Вернее, они думают, что считают, но, на самом деле, это не так.
Например, предприниматель дает деньги прорабу, тот в течение недели закупается материалами в разных местах, а также передаёт подотчётные средства другим лицам. Когда у него заканчиваются деньги, то он приходит к руководителю компании брать еще и отдает взамен гору чеков. А если там что-то не сходится, то большинство предпринимателей закрывает глаза, потому что «Ну, он друг мой», «Он же не может обмануть».
А он и не обманывает, просто у него в кармане перемешались его личные деньги и деньги компании. И вот таких моментов очень много. Пока вы не начнете их контролировать, вы не сможете добиться успеха.
Как приложение 101 решает проблему с учетом подотчетных средств?
Возникает вопрос, как системно вести учёт, чтобы быть в курсе того, как идут дела у каждого сотрудника. Тут на помощь приходит приложение 101, которое позволяет контролировать баланс каждого, без встреч и принуждения.
В приложении у большинства контрагентов есть 2 баланса:
1. Собственный баланс
Здесь отображаются личные средства контрагента, которые он заработал. Собственные средства формируются из долей прибыли в наценке, а так же из выполненных работ или предоставленных товаров самим контрагентом (счета, где получателем является этот контрагент).
2. Подотчетный баланс
В этом разделе отображаются средства другого контрагента, которыми распоряжаются партнёры по проекту. Например, средства заказчика, переданные прорабу на реализацию проекта — это подотчетные средства, которые будут отображаться на подотчётном счёте и учитываться в балансе.
Разделите личные и подотчетные средства, чтобы уйти от вечного хаоса в финансах и построить современную компанию!