Как вести учет расходов в Excel?

Когда Excel может быть полезным для строителя

Минусы ведения учета расходов в Excel

История о том, как Excel может испортить репутацию

Что можно использовать для учета расходов вместо Excel?

Преимущества использования Excel

Excel пользуется популярностью благодаря своей универсальности и гибкости. С его помощью можно:

• создавать таблицы для учета всех расходов;
• использовать формулы для автоматического подсчета итоговых данных;
• создавать графики и диаграммы для визуализации расходов.

И это все действительно может работать, если вы только начинаете и ведете 1-2 проекта. Однако если у вас в работе куда больше объектов, в команде уже более 10-ти сотрудников, а обороты перевали семизначные цифры, то пользоваться только Excel становится довольно-таки рискованно.

Недостатки использования Excel

Основные минусы, которые могут очень дорого вам стоить:

Человеческий фактор

В Excel легко допустить ошибку при вводе данных или при расчетах. Одна неверно внесенная цифра может привести к неправильным итогам и, как следствие, к финансовым потерям.

Сложность в управлении данными

При большом объеме данных таблицы становятся громоздкими. Найти нужную информацию уже сложнее, плюс риски потери или искажения данных увеличиваются.

Отсутствие автоматизации

В отличие от специализированного программного обеспечения для учета, в Excel сложно автоматизировать процессы, такие как отчетность и анализ данных.

Чтобы начать вести учёт в Excel, в первую очередь нужно оценить возможные риски его использования именно в вашем случае.

Итак, представим, что вы ведете учет в Excel. Доступ к редактированию таблицы есть у трех ваших сотрудников.

Кто виноват, если в таблице Excel неверные данные?

Рассмотрим вымышленную ситуацию, произошедшую с Антоном, строителем, который вел учет расходов на своем проекте в Excel.

Антон работал над строительством загородного дома. Он создал таблицу в Excel для учета всех объемов работ и расходных материалов. Каждый день он заносил туда данные: закупка цемента, доставка кирпичей, оплата труда рабочих и т.д.

Через несколько недель Антон заметил, что заканчиваются авансовые деньги и начал составлять для заказчика отчет о потраченных средствах. И, внезапно, сумма с чеков не сошлась с данными из таблицы. В процессе анализа он обнаружил, что в одной из ячеек, где было указано количество необходимого цемента, была допущена ошибка: вместо 1000 кг было введено 100 кг. Поэтому руководителю казалось, что деньги еще есть и пока что не нужно запрашивать очередной перевод у заказчика.

Эта ошибка привела к спору с заказчиком. Он уже планировал отправить следующий аванс через месяц, но деньги нужны уже сейчас. Это вызвало его недовольство и подорвало репутацию компании.

Вопрос: с кого спрашивать, если неизвестно кто внес неверные данные в таблицу?

Чем можно заменить Excel?

Чтобы таких ситуаций не происходило, вы можете начать вести учет денег в приложении 101. Система выстроена так, что каждый из участников получает средства под отчет и отвечает только за них. Если сотрудник потратил деньги и не внёс расход в систему, то это только его проблема. Нельзя втихую сделать ошибку в расчетах и свалить ее на кого-то.

Отчитываться о потраченных деньгах должен только тот, кто их потратил. В тот момент, когда вы научите своих партнеров правильно вести учет средств и нести за них ответственность, они и перестанут думать, что если деньги попали к ним в карман, то это их деньги.