Что такое подотчетные средства?
Подотчетные средства — это денежные суммы, которые выделяются работнику организацией для выполнения определенных задач или покрытия расходов, связанных с его трудовой деятельностью. Эти средства, как правило, предоставляются на временной основе и не являются зарплатой. Работник, получивший подотчетные средства, обязан отчитаться о потраченных деньгах и предоставить документы, подтверждающие оправданные расходы.
Правила при работе с подотчетными средствами
Выделим основные моменты, которые важно понимать:
Назначение
Подотчетные средства выделяются для конкретных целей, таких как командировки, закупка строительных материалов, оплата услуг и т. д.
Отчетность
Работник должен представить отчет о целевом использовании подотчетных средств в течение установленного срока. В отчет должны входить все подтверждающие документы, например, чеки.
Регулирование
Процесс выдачи и учета подотчетных средств регулируется внутренними нормативными актами организации, а также налоговым законодательством. Важно следовать установленным правилам для избежания финансовых и юридических последствий.
Возврат неиспользованных средств
Если работник не потратил всю сумму, выделенную в качестве подотчетных средств, он должен вернуть неиспользованные деньги в организацию.
Ошибка начинающего предпринимателя при работе с подотчетными средствами
Обычно этот момент совпадает с переходом на новый уровень обязательств. Все начинается с того, что клиент вносит большую предоплату за работы на объекте. И предпринимателю тут же кажется, что этих денег хватит и на новую тачку, и жене на шубу, и на ужины в ресторанах. А если не хватит, то «там на горизонте» уже пара сделок наклевывается (если что, то ими перекроюсь). Но хватает не всегда. И перекрыться получается не у всех.
Как избежать этой ошибки?
Внедрить в компанию финансовый учет с помощью приложения 101. В нем вы можете четко зафикисровать прайс на все виды отделочных работ, выставить наценку и определить процент, который получит каждый сотрудник с любой из транзакций. Это позволит вам в режиме реального времени распределять прибыль на всех согласно алгоритму, который сами же и создали.