Что такое скрытые расходы и почему оборот растёт быстрее прибыли?
Во многих строительных компаниях и студиях ремонта деньги проходят через расчётные счета приличными суммами, однако чистая прибыль остаётся почти на месте. Руководитель видит десятки миллионов выручки за год, но свободных денег для развития, резерва и премий значительно меньше, чем ожидалось.
Чаще всего причина не в том, что бизнес «плохо продаёт», а в скрытых расходах, которые незаметно забирают маржу. Это траты, которые сложно привязать к конкретному объекту или даже заметить без детального управленческого учёта: аренда, зарплаты офиса, реклама, техника, сервисы, доезды, мелкие закупки и так далее. В телеграм-канале Приложения 101 это называют ловушкой «успешного роста»: оборот растёт, а компания фактически живёт на грани нуля.
Цифровой подход к управлению финансами помогает увидеть эти расходы целиком. Когда вы фиксируете поступления и траты не в разрозненных таблицах, а в одном инструменте управленческого учёта, легче разделить проекты и расходы компании, отследить реальную маржинальность и понять, какие решения двигают прибыль вверх, а какие превращают усилия команды в «работу ради работы».
Приложение 101 как раз строится вокруг движения денег: по каждому объекту и по самой компании. За счёт этого становится видно, где именно живут скрытые расходы и с чего начать оптимизацию.
Группа 1. Расходы компании, которые растворяются между проектами
Первый слой скрытых расходов — это траты, которые не относятся напрямую к конкретному объекту: офис, бухгалтерия, маркетинг, административные сотрудники, техника, сервисы. Когда учёт ведётся только по объектам, создаётся ощущение, что каждый проект прибыльный. Однако если сложить расходы по компании, может оказаться, что общая прибыль стремится к нулю или уходит в минус.
В Приложении 101 эту зону закрывает Фонд компании на тарифе PRO+. В нём фиксируются все внутренние расходы: аренда, зарплаты, реклама, налоги, обучение, связь, сервисы. Деньги, которые вы переносите из проектов в Фонд компании, показывают, сколько реально съедают общие траты и остаётся ли прибыль после их покрытия.
Отдельный плюс цифрового учёта — возможность разложить Фонд компании на статьи расходов. В Приложении 101 вы создаёте собственную структуру статей, привязываете к ним платежи и видите, какие направления забирают больше всего денег: офис, реклама, авто, техника, юристы и так далее. Система сразу показывает, сколько прибыли и наценки получает компания по каждой статье. Так проще принять решение, где урезать лишнее, а где, наоборот, имеет смысл инвестировать больше.
Вывод этой группы простой: пока расходы компании «висят в воздухе» и не попадают в аналитику, любой рост оборота может быть обманчивым. Как только вы начинаете вести Фонд компании в цифровом виде, многие управленческие решения меняются сами собой.
Группа 2. Потери из-за ручного учёта и хаоса в данных
Вторая большая группа скрытых расходов — потери от ручного учёта. Это часы руководителя и бухгалтерии, потраченные на сбор информации, исправление ошибок, поиск чеков и сообщений в чатах. Пока данные по объектам живут в Excel, отдельных файлах и мессенджерах, часть расходов просто не попадает в систему, а часть учитывается задним числом, когда повлиять на ситуацию уже нельзя.
Базовый сценарий выглядит знакомо: мастер отправляет фото чека в общий чат, кто-то должен перенести данные в таблицу, кто-то — разнести по статьям. Если один шаг цепочки выпадает, трата исчезает из отчёта. В результате у вас «по документам» один баланс, а по факту — другой. Плюс каждый такой перенос данных стоит рабочего времени, которое можно было направить на продажи, сервис или развитие команды.
В Приложении 101 все участники работают в общем пространстве: каждый фиксирует свои расходы и работы сразу в нужном проекте, из мобильного приложения. Чеки по QR-коду подтягиваются из ФНС, позиции из чека автоматически ложатся в расходы по объекту — без ручного переноса строк. Руководитель проектов видит текущий баланс по объекту в режиме реального времени и не тратит часы на сверки.
Какие скрытые расходы рождает ручной учёт?
- Потерянные чеки и неучтённые траты по мелочам.
- Регулярные ошибки в формулах и суммах, особенно при работе в Excel.
- Часы высокооплачиваемых специалистов, которые занимаются переносом данных вместо управления.
- Задержки с отчётами, из-за которых вы поздно замечаете перерасход по объекту.
Цифровой учёт в одном приложении снижает эти потери за счёт стандартизации: каждый участник знает, что все расходы проходят только через Приложение 101, а система сама собирает их в отчёты, графики и аналитику.
Группа 3. Ошибки в сметах, закупках и расчётах с подрядчиками
Третья группа скрытых расходов — деньги, которые уходят из-за неточностей в сметах и расчётах с подрядчиками. В строительстве и ремонтах легко промахнуться по объёмам, забыть часть работ, не учесть сложные узлы, неправильно посчитать наценку на материалы. Отдельная тема — авансы подрядчикам и поставщикам, которые сложно отследить по перепискам и таблицам.
Когда нет удобной связки «смета — учёт по объекту — отчёты для заказчика», часть расходов остаётся без контроля. Подрядчик может закрыть чуть больше работ, чем было в планах, материалы уходят с одного объекта на другой, авансы висят месяцами. С точки зрения управленческого учёта это те же скрытые расходы: компания работает, но деньги где‑то застревают.
Экосистема 101 помогает выстроить цепочку целиком. Сметы и предварительные расчёты в Приложении 101 связаны с реальными работами и расходами по объекту, а отчёты для заказчика формируются автоматически на основе введённых данных. Это снижает вероятность того, что работы будут выполнены, но не выставлены или неверно посчитаны.
Как цифровой учёт сокращает расходы на ошибках?
- Каждый вид работ и материалов проходит через статьи расходов и отчёты по объекту.
- Видно, какие начисления уже закрыты заказчиком, а какие висят в долгах.
- Расчёты с подрядчиками и поставщиками фиксируются в проектах, легче отследить переплаты и недоплаты.
- Оптимизировать сметную часть помогает связка «план/факт» по статьям расходов, в том числе через аналитику в PRO+.
Когда цифры по сметам, закупкам и расчётам находятся в одном приложении, становится проще рассматривать каждый промах как сигнал для изменения процессов, а не как очередной «непредвиденный» перерасход.
Группа 4. Неприбыльные проекты и дорогой оборотный капитал
Четвёртая группа скрытых расходов — проекты, которые формально приносят выручку, но почти не дают маржи или даже отнимают деньги из оборотного капитала. Без аналитики руководитель видит только оборот и загруженность команды. При этом часть объектов может работать на пределе рентабельности, а часть фактически блокирует развитие компании.
В 101 маржинальная прибыль и рентабельность считаются по каждому проекту автоматически: приложение опирается на фактическую выручку и переменные расходы. Это позволяет увидеть, сколько рублей маржи приносит конкретный объект и какие проекты занимают оборотный капитал без адекватной отдачи.
Раздел аналитики в тарифе PRO+ показывает динамику прибыли, маржинальности и оборотного капитала компании. Можно отследить, как изменения в ценах, закупках или организации работ влияют на общую картину, и вовремя отказаться от направлений, которые годами держатся в портфеле из‑за привычки, но вносят слишком мало в общую прибыль.
Цифровая аналитика в этом смысле выполняет неблагодарную, но важную работу: помогает честно посмотреть на портфель проектов и перестать субсидировать слабые объекты за счёт сильных.
Как выстроить цифровой контроль расходов в Приложении 101
Скрытые расходы перестают быть скрытыми, когда у вас есть единая система управленческого учёта. Приложение 101 как раз создано под такой подход: всё строится вокруг проектов, денег и участников. Чтобы использовать его по максимуму, важно сделать несколько шагов.
Шаг 1. Перенести учёт проектов в Приложение 101
Создайте отдельные проекты под все действующие объекты, привяжите к ним кошельки и начните фиксировать все поступления и расходы через приложение. Так вы уберёте разрыв между «деньгами на счёте» и реальной ситуацией по каждому объекту.
Шаг 2. Настроить статьи расходов и Фонд компании
Продумайте структуру статей: зарплаты, аренда, реклама, техника, сервисы, транспорт, налоги и так далее. Разделите статьи по проектам и по Фонду компании. После этого каждая трата получает «ярлык», а аналитика в PRO+ показывает, какие направления забирают больше всего денег и где лежит резерв для оптимизации.
Шаг 3. Раздать роли и зафиксировать правило: все расходы только через приложение
Назначьте роли в 101: руководители проектов, мастера, бухгалтерия, партнёры. Пусть каждый отвечает за свой кусок учёта: мастер — за отчёт по работам и чекам, руководитель — за сведение проекта, партнёр — за контроль прибыли и Фонда компании. Важно договориться в команде, что любые расходы по объектам и компании проходят только через Приложение 101, без «серых» платежей и устных договорённостей.
Шаг 4. Использовать аналитику PRO+ для управленческих решений
Когда данные накопятся хотя бы за несколько месяцев, включается эффект масштабирования: аналитика в 101 показывает динамику маржи по проектам, эффективность сотрудников, структуру расходов Фонда компании и оборотный капитал. На этой базе проще пересматривать прайс, менять политику авансирования, отказываться от убыточных форматов и усиливать те, что дают лучшую отдачу.
Если вы хотите посмотреть на свой бизнес глазами цифр и убрать из него скрытые расходы, проще всего сделать это на живом примере. На бесплатной презентации Приложения 101 эксперт покажет, как устроен Фонд компании, аналитика PRO+ и работа со статьями расходов именно для вашего формата бизнеса.