नीचे 12 तरीकों को एक क्रम में समझाया गया है, साथ में वास्तविक काम में उन्हें अपनाने के व्यावहारिक सुझाव हैं। अपनी बुनियादी समझ बढ़ाने के लिए 101 ब्लॉग पर “उद्यमी के लिए प्रोजेक्ट मैनेजमेंट की बुनियाद” (रूसी में) और “प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सिस्टम कैसे चुनें” पढ़ सकते हैं।
विषय-सूची:
1. Agile
Agile अनुकूलनशील तरीकों का परिवार है। टीम छोटे चक्रों में काम करती है: परिणाम का छोटा हिस्सा तैयार करती है, दिखाती है, प्रतिक्रिया लेती है, योजना सुधारती है और प्रक्रिया दोहराती है। यह तब उपयोगी है जब आवश्यकताएँ काम के दौरान बदलती हैं और ग्राहक की अपेक्षाएँ “देखेंगे और स्पष्ट करेंगे” के ढंग से बनती हैं।
छोटे चक्र की योजना बनाते समय पहले तय करें कि उसके अंत में टीम कौन-सा पूरा परिणाम दिखाएगी। उदाहरण के लिए, अगले सप्ताह का परिणाम और उसकी जाँच की शर्तें तय कर सकते हैं। स्वीकृति, भुगतान और काम शुरू करना प्रोजेक्ट के प्रकार तथा समझौतों पर निर्भर करते हैं; अपने आप में ये तय नहीं करते कि Agile इस्तेमाल हो रहा है या नहीं।
Agile के लिए पारदर्शिता का अनुशासन जरूरी है: क्या पूरा हुआ, क्या चल रहा है, क्या अटका है, दायरे में कौन-से बदलाव मंजूर हैं और किन पर चर्चा जारी है। निर्माण और मरम्मत में कार्य की तकनीक तथा बदलावों के समझौतों को ध्यान में रखकर किसी खास साइट पर छोटे चक्रों की उपयोगिता पर अलग से चर्चा करें। इसके लिए “निर्माण में Agile” (रूसी में) सामग्री उपलब्ध है।
2. Waterfall
Waterfall में प्रोजेक्ट क्रमिक चरणों से गुजरता है: आवश्यकताएँ, डिजाइन, कार्यान्वयन, परीक्षण और सौंपना। इसकी ताकत पूर्वानुमेयता है, खासकर तब जब परिणाम स्पष्ट हो और बदलाव कम हों।
Waterfall चुनते समय जाँचें कि आवश्यकताएँ पहले से कितनी स्पष्ट हैं और देर से बदलाव करने की कीमत क्या होगी। इंजीनियरिंग संरचना, विनियमित प्रोजेक्ट या तय दायरे वाला कार्यान्वयन इस आकलन के उदाहरण हो सकते हैं। काम शुरू करने से पहले आवश्यकताओं और योजना में संशोधन की प्रक्रिया पर सहमति बनाएँ।
मुख्य सीमा देर से मिलने वाली प्रतिक्रिया है: आवश्यकताओं में गलती पहले से पूरे किए गए काम को दोबारा करने की जरूरत पैदा कर सकती है। इसलिए बदलाव की प्रक्रिया पहले तय करें: औपचारिक अनुरोध, प्रभाव का आकलन, निर्णय, योजना अपडेट करना और सहमति दर्ज करना।
3. Scrum
Scrum, Agile परिवार का एक फ्रेमवर्क है जिसमें टीम तय अवधि के स्प्रिंट में काम करती है—अधिकतम एक महीने तक। शुरुआत में कार्यों का बैकलॉग होता है और अंत में टीम इन्क्रिमेंट दिखाती है: उत्पाद या सेवा का पूरा हिस्सा।
Product Owner प्राथमिकताओं और परिणाम के मूल्य के लिए जिम्मेदार होता है, Scrum Master प्रक्रिया संभालता है और बाधाएँ हटाने में मदद करता है, तथा टीम काम करती है और गुणवत्ता की जिम्मेदारी लेती है। प्रमुख घटनाएँ स्प्रिंट की योजना, दैनिक समन्वय, परिणाम की समीक्षा और रेट्रोस्पेक्टिव हैं।
Scrum तभी असरदार है जब टीम काम को छोटे, जाँचने योग्य परिणामों में बाँट सके और हर पुनरावृत्ति में वास्तव में परिणाम सौंपे। यदि स्प्रिंट “लगभग तैयार” पर समाप्त होता है, तो Scrum रिपोर्टिंग की रस्म बन जाता है।
4. Kanban
Kanban कार्यों के प्रवाह को दृश्य रूप देने, अधूरे काम की सीमा और चरणों से गुजरने के स्पष्ट नियमों से संभालता है। अपनी प्रक्रिया के अनुसार स्थितियों वाला बोर्ड बनाएँ और देखें कि कार्य बिना रुकावट आगे बढ़ें।
मुख्य सिद्धांत WIP (work in progress) की सीमा है: एक समय में कितने कार्य चालू रह सकते हैं। इससे समानांतर काम कम होता है, जिसमें अक्सर “सब व्यस्त हैं” दिखता है, जबकि समय-सीमाएँ खिसकती हैं और गुणवत्ता गिरती है।
लगातार आने वाले अनुरोधों वाली सहायता सेवाओं, परिचालन कार्यों, एजेंसी के कार्यप्रवाह और कंटेंट निर्माण के लिए Kanban पर विचार कर सकते हैं। यदि प्रोजेक्ट में समय-सीमाओं की श्रृंखला अहम है, तो बोर्ड के साथ कैलेंडर योजना और स्पष्ट निर्भरताएँ जोड़ सकते हैं।
5. Scrumban
Scrumban, Scrum और Kanban के तत्व जोड़ता है। हर टीम के नियम अलग हो सकते हैं; योजना की लय, प्राथमिकता तय करने की प्रक्रिया, प्रवाह का दृश्य रूप और अधूरे काम की सीमा पहले तय करना जरूरी है।
प्रोजेक्ट कार्यों और तत्काल अनुरोधों वाली टीम के लिए इस विकल्प पर चर्चा कर सकते हैं: नियमित योजना और प्राथमिकताएँ बनाए रखें, जबकि नए कार्य स्वीकार करने की प्रक्रिया स्पष्ट नियमों और WIP सीमाओं से तय करें। यह चर्चा के लिए अनुकूलन का उदाहरण है, Scrumban का एकमात्र अनिवार्य रूप नहीं।
इस अनुकूलन में पहले तय करें कि तत्काल अनुरोध क्या है, प्राथमिकता कौन बदलता है और तैयार कार्य कब शुरू हो सकता है। जाँचें कि नियमित योजना और प्रवाह की सीमाओं का उद्देश्य टीम को स्पष्ट बना रहे।
6. PRINCE2
PRINCE2 प्रोजेक्ट मैनेजमेंट की संरचित कार्यपद्धति है। यह प्रोजेक्ट की शुरुआत से समापन तक प्रबंधन के सिद्धांतों, अभ्यासों और प्रक्रियाओं को जोड़ती है तथा प्रतिभागियों की भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ अलग से तय करती है।
यदि प्रोजेक्ट में निर्णय, संचार और जिम्मेदारियों की सहमत प्रक्रिया चाहिए, तो PRINCE2 पर विचार कर सकते हैं। ठेके का प्रोजेक्ट या बड़ा कार्यान्वयन चर्चा के उदाहरण हो सकते हैं: कौन मंजूरी देगा, कौन काम करेगा, कौन परिणाम की निगरानी करेगा और सूचना कैसे पहुँचेगी।
कार्यपद्धति को प्रोजेक्ट की जरूरतों, आकार, जटिलता और संदर्भ के अनुसार ढालें। छोटे प्रोजेक्ट में नियंत्रण और दस्तावेज की आवश्यक गहराई पहले तय करें, ताकि केवल औपचारिकता के लिए टेम्पलेट भरने के बजाय प्रबंधन का उद्देश्य बना रहे।
7. Six Sigma
Six Sigma प्रक्रियाओं में भिन्नता और त्रुटियाँ कम करके सुधार करने का तरीका है। इसे अक्सर उत्पादन से जोड़ा जाता है, लेकिन सेवा कंपनियों में भी यह काम करता है: वहाँ त्रुटि गलत डेटा, SLA का उल्लंघन, दोबारा काम या मंजूरी में जरूरत से अधिक समय लगना हो सकती है।
लोकप्रिय DMAIC चक्र है: समस्या परिभाषित करें, मापें, कारणों का विश्लेषण करें, सुधार लागू करें और नियंत्रण बनाए रखें। यह वहाँ उपयोगी है जहाँ पर्याप्त डेटा उपलब्ध हो और प्रक्रिया बार-बार दोहराई जाती हो।
खोजपरक काम—जैसे उत्पाद के लिए बाजार खोजना, डिजाइन का रूप तलाशना या परिकल्पनाएँ जाँचना—में पहले स्पष्ट करें कि प्रक्रिया की कौन-सी मापने योग्य समस्या हल करनी है। दोहराए जाने वाले हिस्से को अलग देख सकते हैं; तरीका चुनते समय काम की प्रकृति और उपलब्ध डेटा पर विचार करें।
8. Critical Path Method (CPM)
क्रिटिकल पाथ मेथड (CPM) कैलेंडर योजना की तकनीक है, जो प्रोजेक्ट की गणना की गई अवधि तय करने वाली कार्य-श्रृंखला खोजने में मदद करती है। विचाराधीन नेटवर्क मॉडल में क्रिटिकल कार्यों का समय-रिजर्व शून्य है। बाकी स्थितियाँ समान रहने पर ऐसे कार्य की अवधि बढ़ने से प्रोजेक्ट की गणना की गई समापन तारीख आगे खिसकती है।
CPM की शुरुआत कार्यों, उनकी अवधियों और निर्भरताओं वाले नेटवर्क मॉडल से होती है। गणना से पता चलता है कि किन कार्यों में समय-रिजर्व (float) है और कौन क्रिटिकल पाथ पर हैं। यह निर्माण, स्थापना और सुविधाएँ शुरू करने जैसे काम में उपयोगी है, जहाँ बहुत-सी निर्भरताएँ और प्रतीक्षाएँ होती हैं।
प्रबंधन में नेटवर्क को वास्तविक कार्य-प्रगति के अनुसार अपडेट करें, बदलाव दर्ज करें और समय की दोबारा गणना करें। संसाधन की जरूरत और वित्तीय प्रभाव अलग से आँकें: बुनियादी क्रिटिकल पाथ गणना अपने आप में बजट का मॉडल नहीं है।
9. Critical Path के आधार पर प्रबंधन
CPM प्रबंधन का तरीका बनने पर एक बार की गणना से कार्य-चक्र बन जाता है: योजना → क्रिटिकल पाथ की गणना → वास्तविक प्रगति की निगरानी → पुनर्गणना → प्रबंधन निर्णय। तय करें कि योजना कौन अपडेट करेगा, कार्य पूरा होने की पुष्टि कौन करेगा और पुनर्नियोजन के निर्णय कौन लेगा।
विचलन होने पर क्रिटिकल कार्य तेज करना, अनुमत क्रम बदलना, संसाधन बढ़ाना, दायरे पर पुनर्विचार करना या नई तारीख पर सहमति बनाना जैसे विकल्प देख सकते हैं। हर विकल्प की तकनीकी संभावना, समझौते, लागत और दोबारा गणना की गई योजना पर प्रभाव अलग से जाँचें।
लागू करने की बुनियादी प्रक्रिया ऐसी हो सकती है:
- प्रोजेक्ट को कार्यों और परिणामों (WBS) में बाँटें, ताकि उनके पूरा होने को स्वीकार किया जा सके।
- निर्भरताएँ तय करें और अवधि का अनुमान लगाएँ; मान्यताएँ साथ ही दर्ज करें।
- क्रिटिकल पाथ और समय-रिजर्व की गणना करें तथा बाधाएँ पहचानें।
- वास्तविक प्रगति अपडेट करने की लय (दैनिक या साप्ताहिक) और पुनर्नियोजन के नियम तय करें।
- दायरे के बदलाव तथा समय और पैसे पर उनका प्रभाव दर्ज करें।
10. Lean
Lean ग्राहक के लिए मूल्य बढ़ाने और waste घटाने पर केंद्रित है—अनावश्यक प्रतीक्षा, आवाजाही, handoff, दोबारा काम, अतिरिक्त approval और जरूरत से अधिक inventory। लक्ष्य है कि काम कम रुकावट के साथ आगे बढ़े।
मानक मरम्मत, एक जैसे निर्माण प्रोजेक्ट, नियमित सेवाएँ और तय नमूने पर शाखाएँ खोलना अपव्यय खोजने के उदाहरण हो सकते हैं। जाँचें कि प्रतीक्षा, दोबारा काम या अनावश्यक मंजूरी कहाँ होती है, और वास्तविक डेटा से बदलावों की जाँच करें।
रचनात्मक या अनिश्चित काम में हर अतिरिक्त कदम waste नहीं होता; कुछ प्रयोग सीखने के लिए जरूरी होते हैं। इसलिए Lean का उपयोग करते समय अव्यवस्था कम करें, लेकिन जरूरी discovery को खत्म न करें।
11. PMBOK
PMBOK कोई एक तैयार methodology नहीं, बल्कि project management के सिद्धांतों और practices का body of knowledge है। यह scope, schedule, cost, risk, quality, procurement, communication और stakeholders जैसे क्षेत्रों को व्यवस्थित ढंग से देखने में मदद करता है।
इसकी महत्वपूर्ण धारणा tailoring है: प्रोजेक्ट के संदर्भ के अनुसार practices चुनना। तीन सप्ताह और एक वर्ष के प्रोजेक्ट में योजना, नियंत्रण और दस्तावेज की गहराई अलग होगी, लेकिन लक्ष्य, दायरा, समय, बजट, जोखिम और acceptance दोनों में स्पष्ट होने चाहिए।
व्यावहारिक शुरुआत के लिए project charter, work breakdown, schedule, budget, risk register और change process पर्याप्त आधार दे सकते हैं। जरूरत बढ़ने पर नियंत्रण भी बढ़ाया जा सकता है।
12. Extreme Programming (XP)
XP software development की engineering practices का समूह है, जिसका लक्ष्य लगातार बदलाव के बीच भी गुणवत्ता बनाए रखना है। इसमें test-driven development, frequent integration, refactoring, pair programming और छोटे release जैसे अभ्यास शामिल हैं।
मुख्य विचार यह है कि गुणवत्ता को अंत में जाँचने के बजाय प्रक्रिया में बनाया जाए। छोटी feedback loop से defect जल्दी दिखता है और “एक महीने काम किया, फिर सब टूट गया” जैसे जोखिम को कम किया जा सकता है।
नियमित रूप से बदलती आवश्यकताओं वाले सॉफ्टवेयर विकास में XP पर विचार कर सकते हैं, जब तकनीकी संदर्भ जाँचों को स्वचालित करने की अनुमति देता हो। यदि टीम कम रिलीज करती है, परीक्षण नहीं हैं और एकीकरण हाथ से होता है, तो शुरुआत का एक विकल्प हर बदलाव पर स्वचालित गुणवत्ता जाँच है।
सही विधि कैसे चुनें
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट की विधि का चुनाव काम की प्रकृति से शुरू करें। कुछ प्रोजेक्ट में बदलाव महँगे और खतरनाक होते हैं। किसी कार्यप्रवाह में अधिक कार्य पूरा करने की क्षमता अहम होती है। किसी उत्पाद का रूप प्रतिक्रिया से स्पष्ट होता है। एक ही व्यवसाय में तरीकों के संयोजन पर चर्चा कर सकते हैं: समय की गणना क्रिटिकल पाथ से करें, बदलाव छोटे चक्रों में देखें और अनुरोधों का प्रवाह Kanban से दृश्य बनाएँ।
चुनाव जल्दी सीमित करने के लिए कुछ व्यावहारिक जाँचें:
- यदि सफलता निर्भरताओं की सटीक श्रृंखला पर निर्भर है, तो CPM/गैंट और योजना की नियमित पुनर्गणना देखें।
- यदि सफलता बार-बार परिणाम सौंपने पर निर्भर है, तो Agile/Scrum और छोटे चक्र उपयोगी होंगे।
- यदि सफलता आने वाले कार्यों के स्थिर प्रवाह पर निर्भर है, तो Kanban और WIP सीमाओं से शुरुआत करें।
- यदि सफलता प्रबंधन नियंत्रण और रिपोर्टिंग पर निर्भर है, तो प्रक्रियाओं के आधार के रूप में PRINCE2 और PMBOK® देखें।
व्यावहारिक काम में प्रोजेक्ट योजना को पैसे और दस्तावेजों के डेटा से जोड़ना उपयोगी है। 101 में इसके लिए प्रोजेक्ट का वित्तीय ढाँचा है: प्राप्तियाँ, खर्च, पुष्टियाँ, रिपोर्ट और विश्लेषण। शुरुआत के लिए “प्रोजेक्ट लेखांकन में बाधा कैसे हटाएँ” (रूसी में) और “101 ऐप में प्रोजेक्ट का बजट कैसे संभालें” पढ़ सकते हैं।
यदि आप प्रक्रियाओं को भूमिकाओं के अनुसार जल्दी व्यवस्थित करना और देखना चाहते हैं कि समय तथा पैसा कहाँ खोता है, तो 101 ऐप की लाइव प्रस्तुति मदद करती है: इसमें प्रबंधन के तरीके को लेखांकन और रिपोर्टिंग के तथ्यों से जोड़ना आसान होता है।
प्रोजेक्ट बढ़ने पर प्रबंधक के लिए अलग-अलग साइटों की तुलना, साझा खर्च और पूरे सीजन में व्यवसाय की स्थिरता को अलग से देखना जरूरी है। कंपनी के वित्त के लिए PRO+ में “कंपनी फंड” और प्रतिभागियों के बीच लाभ बाँटने के उपकरण उपलब्ध हैं; विवरण सेवा की मौजूदा शर्तों पर निर्भर करते हैं।
