Metodologi manajemen proyek membantu tim memilih cara kerja yang sesuai dengan sifat proyek. Dua belas pendekatan berikut dibahas secara praktis. Untuk memperluas dasar pengetahuan Anda, lihat Dasar Manajemen Proyek untuk Pengusaha (dalam bahasa Rusia) dan Cara Memilih Sistem Manajemen Proyek.
Daftar isi:
1. Agile
Agile adalah keluarga pendekatan yang membagi pekerjaan ke dalam siklus pendek. Tim menyelesaikan bagian kecil dari hasil, menunjukkannya kepada pemangku kepentingan, mengumpulkan umpan balik, lalu menyesuaikan rencana untuk siklus berikutnya.
Agile berguna ketika kebutuhan berubah selama proyek dan pelanggan menyampaikan harapan melalui “kita lihat lalu perjelas”. Untuk merencanakan siklus pendek, tentukan terlebih dahulu hasil selesai yang akan ditunjukkan tim pada akhirnya. Misalnya, bahas hasil untuk minggu mendatang dan syarat pemeriksaannya. Penerimaan, pembayaran, dan penggunaan hasil bergantung pada jenis proyek dan kesepakatan; hal-hal itu sendiri tidak menentukan apakah Agile digunakan.
Agile memerlukan disiplin transparansi: apa yang selesai, sedang dikerjakan, menghambat kemajuan, serta perubahan ruang lingkup yang sudah disepakati atau masih dibahas. Untuk konstruksi dan renovasi, Anda dapat membahas apakah siklus pendek sesuai dengan lokasi proyek tertentu, teknologi pekerjaan, dan kesepakatan perubahan. Lihat Agile dalam Konstruksi (dalam bahasa Rusia).
2. Waterfall
Waterfall adalah pendekatan berurutan. Proyek bergerak dari kebutuhan ke desain, pelaksanaan, pengujian, lalu serah terima. Setiap tahap menghasilkan keluaran yang menjadi dasar tahap berikutnya.
Saat memilih Waterfall, periksa seberapa jelas kebutuhan dapat ditentukan di awal dan berapa biaya perubahan yang terlambat. Proyek teknik, proyek yang diatur ketentuan khusus, atau implementasi dengan ruang lingkup tetap dapat menjadi contoh untuk penilaian ini. Sepakati kebutuhan dan prosedur revisi rencana sebelum pekerjaan dimulai. Kekuatan Waterfall adalah prediktabilitas ketika kebutuhan jelas dan jarang berubah. Keterbatasannya adalah umpan balik yang terlambat: kesalahan kebutuhan dapat mengharuskan pekerjaan yang selesai diulang. Tetapkan prosedur perubahan terlebih dahulu: permintaan formal, penilaian dampak, keputusan, pembaruan rencana, dan pencatatan kesepakatan.
3. Scrum
Scrum adalah kerangka kerja dalam keluarga Agile. Tim bekerja dalam sprint berdurasi tetap, tidak lebih dari satu bulan. Backlog berisi pekerjaan yang diprioritaskan, sedangkan akhir sprint menghasilkan increment yang selesai dan dapat diperiksa.
Product Owner mengatur prioritas dan nilai hasil. Scrum Master menjaga proses dan membantu mengatasi hambatan. Tim bertanggung jawab atas pelaksanaan dan kualitas. Perencanaan sprint, sinkronisasi harian, review, dan retrospective membantu menjaga ritme kerja.
Scrum memberi manfaat ketika pekerjaan dapat dipecah menjadi hasil kecil yang dapat diperiksa dan tim benar-benar menyerahkan hasil pada setiap iterasi. Jika setiap sprint berakhir dengan banyak tugas “hampir selesai”, kerangka kerja ini berubah menjadi ritual pelaporan.
4. Kanban
Kanban mengelola aliran kerja melalui visualisasi tahap, batas pekerjaan yang sedang berlangsung, dan aturan perpindahan tugas. Papan Kanban perlu mengikuti proses nyata tim, bukan sekadar memakai kolom standar.
Batas WIP atau work in progress menentukan jumlah tugas yang boleh berjalan pada saat yang sama. Batas ini mengurangi multitugas semu: semua orang terlihat sibuk, tetapi tenggat bergeser dan kualitas menurun.
Kanban dapat dipertimbangkan untuk dukungan, operasi, aliran pekerjaan agensi, dan produksi konten yang menerima permintaan secara terus-menerus. Jika rangkaian tenggat sangat penting bagi proyek, Anda dapat melengkapi papan dengan jadwal dan ketergantungan yang jelas.
5. Scrumban
Scrumban memadukan unsur Scrum dan Kanban. Aturan setiap tim berbeda; sepakati terlebih dahulu ritme perencanaan, urutan penentuan prioritas, visualisasi aliran, dan batas WIP.
Untuk tim yang menangani tugas proyek dan permintaan mendesak, Anda dapat membahas adaptasi berikut: pertahankan perencanaan dan penentuan prioritas secara teratur, lalu sepakati aturan eksplisit serta batas WIP untuk menerima tugas baru. Ini contoh untuk dibahas, bukan satu-satunya bentuk wajib Scrumban. Tentukan apa yang dianggap mendesak, siapa yang mengubah prioritas, dan kapan tugas yang sudah disiapkan boleh mulai dikerjakan. Pastikan ritme perencanaan dan batas aliran tetap memiliki makna yang jelas bagi tim.
6. PRINCE2
PRINCE2 adalah metodologi manajemen proyek terstruktur. Metodologi ini memadukan prinsip, praktik, dan proses pengelolaan dari awal hingga penutupan proyek, serta menetapkan peran dan tanggung jawab peserta.
PRINCE2 dapat dipertimbangkan jika proyek memerlukan prosedur keputusan, komunikasi, dan tanggung jawab yang disepakati. Proyek kontrak atau implementasi besar dapat menjadi contoh untuk membahas siapa yang menyetujui, siapa yang melaksanakan pekerjaan, siapa yang memeriksa hasil, dan bagaimana informasi disampaikan. Sesuaikan metodologi dengan kebutuhan, ukuran, kompleksitas, dan konteks proyek. Untuk proyek kecil, tentukan terlebih dahulu kedalaman kontrol dan dokumentasi yang diperlukan, agar pengelolaan tetap bermakna tanpa sekadar mengisi templat.
7. Six Sigma
Six Sigma memperbaiki proses dengan mengurangi variasi dan cacat. Pada layanan, cacat dapat berupa data yang salah, pekerjaan ulang, pelanggaran SLA (kesepakatan tingkat layanan), atau waktu persetujuan yang terlalu panjang.
Kerangka DMAIC terdiri atas pendefinisian masalah, pengukuran, analisis penyebab, perbaikan proses, dan pengendalian hasil. Pendekatan ini digunakan untuk tugas yang memerlukan angka dan pengulangan, ketika statistik dapat dikumpulkan untuk memperbaiki proses. Untuk tugas penelitian, seperti mencari pasar bagi produk, mengeksplorasi bentuk desain, atau menguji hipotesis, perjelas terlebih dahulu masalah proses terukur yang perlu diselesaikan. Bagian pekerjaan yang berulang dapat dipertimbangkan secara terpisah; pemilihan pendekatan harus memperhatikan sifat tugas dan data yang tersedia.
8. Critical Path Method
Critical Path Method atau CPM adalah teknik penjadwalan untuk menemukan rangkaian tugas yang menentukan perkiraan durasi proyek. Dalam model jaringan yang dibahas, tugas kritis memiliki kelonggaran waktu nol. Dengan kondisi lain tetap sama, bertambahnya durasi tugas tersebut menggeser perkiraan tanggal selesai proyek.
Perhitungan dimulai dari model jaringan: tugas, durasi, dan ketergantungannya. Hasilnya menunjukkan tugas yang memiliki kelonggaran waktu (float) dan tugas pada jalur kritis. Teknik ini berguna dalam konstruksi, pemasangan, dan pengoperasian fasilitas yang memiliki banyak hubungan dan waktu tunggu. Untuk pengelolaan, perbarui jaringan sesuai kemajuan aktual, catat perubahan, dan hitung ulang jadwal. Nilai kebutuhan sumber daya dan konsekuensi keuangan secara terpisah: perhitungan dasar jalur kritis sendiri bukan model anggaran.
9. Pengelolaan proyek dengan jalur kritis
CPM menjadi alat pengelolaan ketika perhitungannya masuk ke siklus kerja: menyusun rencana, menghitung jalur kritis, mencatat kemajuan, menghitung ulang, lalu mengambil keputusan. Tim juga perlu menetapkan siapa yang memperbarui jadwal, siapa yang mengonfirmasi pekerjaan selesai, dan siapa yang memutuskan penjadwalan ulang.
Jika terjadi penyimpangan, Anda dapat mempertimbangkan percepatan tugas kritis, perubahan urutan yang diizinkan, penambahan sumber daya, revisi ruang lingkup, atau kesepakatan tanggal baru. Untuk setiap pilihan, periksa secara terpisah kelayakan teknis, kesepakatan, biaya, dan dampaknya terhadap rencana yang dihitung ulang.
Urutan penerapan dasarnya dapat berupa:
- Pecah proyek menjadi pekerjaan dan keluaran (WBS) yang penyelesaiannya dapat diperiksa dan diterima.
- Tentukan ketergantungan dan durasi, termasuk asumsi yang digunakan.
- Hitung jalur kritis dan float untuk menemukan hambatan utama.
- Tetapkan ritme pembaruan kemajuan, harian atau mingguan, dan aturan penjadwalan ulang.
- Catat perubahan ruang lingkup serta dampaknya terhadap waktu dan biaya.
10. Lean
Lean berfokus pada nilai bagi pelanggan dan pengurangan pemborosan. Pemborosan dapat berupa menunggu, perpindahan yang tidak perlu, pekerjaan ulang, persediaan berlebihan, atau persetujuan yang tidak memberi nilai.
Renovasi standar, pembangunan berulang, layanan rutin, dan pembukaan cabang dengan pola yang sama dapat dijadikan contoh proses untuk mencari pemborosan. Teliti waktu tunggu, pekerjaan ulang, atau persetujuan yang tidak perlu, lalu uji perubahan dengan data aktual. Risiko Lean dalam proyek adalah optimasi berlebihan ketika variasi dibutuhkan. Pada pekerjaan kreatif dan eksploratif, sebagian langkah yang tampak berlebih menghasilkan pembelajaran dan mengurangi risiko keputusan keliru. Kurangi kekacauan sambil mempertahankan pembelajaran.
11. PMBOK® Guide
PMBOK® Guide adalah kumpulan pengetahuan dan praktik manajemen proyek, bukan satu metode siap pakai. Panduan ini membantu tim menata pengelolaan ruang lingkup, jadwal, biaya, risiko, pengadaan, kualitas, komunikasi, dan pemangku kepentingan.
Prinsip tailoring berarti praktik dipilih sesuai konteks. Proyek tiga minggu memerlukan kedalaman perencanaan, pengendalian, dan dokumentasi yang berbeda dari proyek satu tahun, tetapi keduanya tetap perlu tujuan, ruang lingkup, tenggat, anggaran, risiko, dan kriteria penerimaan yang jelas.
Untuk menerapkan PMBOK® dalam pekerjaan sehari-hari, mulailah dengan artefak dasar: piagam atau tujuan proyek, struktur pekerjaan, jadwal, anggaran, daftar risiko, dan proses pengelolaan perubahan. Ini menjadi kerangka awal yang dapat dikembangkan.
12. Extreme Programming
Extreme Programming atau XP adalah kumpulan praktik rekayasa perangkat lunak untuk menghadapi perubahan cepat sambil menjaga kualitas. Kualitas perlu dibangun ke dalam proses, bukan baru diperiksa pada akhir pekerjaan. Praktiknya memberikan umpan balik cepat dan mengurangi risiko pekerjaan selama sebulan rusak saat digabungkan; praktik tersebut mencakup test-driven development (TDD), integrasi yang sering, refactoring, pair programming, dan rilis kecil.
XP dapat dipertimbangkan untuk pengembangan dengan kebutuhan yang rutin berubah, ketika konteks teknis memungkinkan pemeriksaan otomatis. Jika tim jarang merilis perubahan, tidak memiliki pengujian, dan masih mengintegrasikan secara manual, salah satu pilihan awal adalah pemeriksaan kualitas otomatis pada setiap perubahan.
Cara memilih metode sesuai jenis pekerjaan
Pilihan dimulai dari sifat pekerjaan. Beberapa proyek memiliki perubahan yang mahal dan berisiko, aliran tugas mengutamakan kapasitas penyelesaian, sedangkan produk berkembang melalui umpan balik. Dalam satu bisnis, Anda dapat membahas gabungan pendekatan: menghitung jadwal dengan jalur kritis, mempertimbangkan perubahan dalam siklus pendek, dan memvisualisasikan aliran permintaan dengan Kanban.
- Pertimbangkan CPM, bagan Gantt, dan perhitungan ulang rencana secara teratur ketika keberhasilan ditentukan oleh rangkaian ketergantungan yang tepat.
- Agile atau Scrum dengan iterasi pendek dapat membantu ketika keberhasilan bergantung pada pengiriman hasil yang sering.
- Mulai dari Kanban dan batas WIP ketika pekerjaan datang sebagai aliran berkelanjutan.
- Gunakan praktik PRINCE2 atau PMBOK® ketika kontrol keputusan dan pelaporan menjadi kebutuhan utama.
Untuk pekerjaan praktis, hubungkan rencana proyek dengan data keuangan dan dokumen. Di 101, alur keuangan proyek mencakup pemasukan, pengeluaran, bukti pendukung, laporan, dan analitik. Untuk mempelajarinya lebih lanjut, lihat Pencatatan Proyek Tanpa Hambatan (dalam bahasa Rusia) dan Cara Mengelola Anggaran Proyek di Aplikasi 101.
Presentasi langsung Aplikasi 101 membantu Anda memetakan proses berdasarkan peran serta melihat titik hilangnya waktu dan biaya, sehingga metode pengelolaan lebih mudah dihubungkan dengan fakta pencatatan dan pelaporan.
Ketika jumlah proyek bertambah, pengelola perlu mempertimbangkan perbandingan antarproyek, biaya bersama, dan ketahanan bisnis sepanjang musim secara terpisah. Untuk keuangan perusahaan, PRO+ menyediakan Dana Perusahaan dan alat pembagian laba antaranggota; rinciannya bergantung pada ketentuan layanan yang berlaku.
