Daftar isi:
Mengapa biaya perlu dihitung
Perhitungan biaya membantu mengambil keputusan sehari-hari: berapa biaya untuk memberikan jasa, harga yang layak dipasang, pekerjaan yang perlu dipertahankan, dan proyek yang berisiko merugi. Angka tersebut harus merujuk pada objek yang jelas, seperti satu unit, pesanan, proyek, atau tahap pekerjaan.
Melihat pendapatan saja membuat gambaran ekonomi bisnis belum lengkap. Analisis dimulai dari hubungan antara pendapatan, biaya variabel, dan margin kontribusi. Setelah itu, biaya umum dimasukkan untuk memperoleh hasil berdasarkan biaya penuh.
Komponen biaya
Tentukan lebih dahulu objek perhitungan: produk, jasa, pesanan, batch, atau proyek. Berikutnya, pilih satuan yang dapat diukur, misalnya buah, meter persegi, jam, kunjungan, cetakan, atau tahap pekerjaan.
Biaya langsung dapat dikaitkan dengan pesanan tertentu: bahan, upah berdasarkan pekerjaan, subkontrak, dan pengiriman khusus. Biaya tidak langsung mendukung beberapa kegiatan sekaligus: kantor, administrasi, sebagian pemasaran, komunikasi, dan layanan digital.
| Kelompok | Komponen umum | Cara mencatat |
|---|---|---|
| Biaya langsung | Bahan, tenaga kerja, penyedia jasa, dan pengiriman pesanan | Kaitkan dengan produk, jasa, atau proyek berdasarkan dokumen dan data aktual |
| Biaya tidak langsung | Kantor, administrasi, alat kerja, komunikasi, dan sebagian pemasaran | Alokasikan dengan aturan tetap: jam kerja, pendapatan, volume, atau biaya langsung |
| Pengeluaran insidental | Pengiriman mendesak, pengerjaan ulang, limbah, dan penalti | Pisahkan agar penyebab setiap selisih dapat terlihat |
Catat juga pengeluaran yang sering muncul tetapi tertinggal dari estimasi awal: penyesuaian, perjalanan, waktu tunggu, retur, dan perbaikan. Baris terpisah memperlihatkan dampaknya tanpa menyembunyikannya dalam nilai rata-rata.
Rumus biaya per unit
Rumus dasar berikut berlaku untuk produk, jasa, dan proyek:
Biaya penuh = biaya langsung + bagian biaya tidak langsung yang dialokasikan.
Untuk menghitung satu unit, gunakan hubungan berikut:
Biaya per unit = biaya langsung untuk satu batch dibagi volume + biaya tidak langsung selama satu periode yang dialokasikan berdasarkan dasar pilihan.
Bagian tidak langsung bergantung pada aturan alokasi. Dasarnya dapat berupa jam kerja, meter persegi, pendapatan, jumlah penjualan, atau total biaya langsung. Aturan tersebut perlu didokumentasikan dan dipertahankan selama periode yang dibandingkan.
Cara mengendalikan perubahan
Prosedur yang sama dapat diulang setiap bulan untuk membandingkan rencana dengan data aktual. Dengan begitu, perhitungan menjadi kebiasaan manajemen dan penyebab perubahan biaya dapat terlihat lebih cepat.
- Tentukan produk, jasa, proyek, batch, atau tahap yang akan dihitung.
- Pilih satuan: buah, meter persegi, jam, kunjungan, cetakan, atau paket pekerjaan.
- Kumpulkan biaya langsung: bahan, tenaga kerja, penyedia jasa, pengiriman, komisi, dan limbah.
- Kumpulkan biaya tidak langsung selama periode tersebut: kantor, administrasi, layanan, dan sebagian pemasaran.
- Tetapkan dasar alokasi dan hitung bagian biaya tidak langsung.
- Jumlahkan seluruh komponen untuk memperoleh biaya penuh satu unit atau proyek.
- Bandingkan hasilnya dengan harga dan target laba; sesuaikan anggaran, proses, atau ketentuan bila diperlukan.
Jika biaya aktual melampaui rencana, cari penyebabnya: bahan yang lebih mahal, tambahan jam kerja, pengiriman, subkontrak, waktu tunggu, atau pengerjaan ulang. Pencatatan penyebab membantu memperbaiki proses, bukan sekadar menaikkan harga.
Metode perhitungan
Metode dipilih berdasarkan operasi bisnis dan jenis keputusan. Sebuah perusahaan dapat menggunakan beberapa metode selama komponen yang masuk ke setiap hasil dipahami dengan jelas.
- Full costing. Metode ini memasukkan biaya langsung dan bagian biaya tidak langsung yang dialokasikan. Hasilnya membantu melihat biaya proyek secara utuh dan laba setelah biaya umum tertutup.
- Direct costing. Metode ini memasukkan biaya variabel serta menganalisis biaya tetap secara terpisah. Pendekatan tersebut berguna untuk keputusan penjualan cepat dan perhitungan margin kontribusi.
- Activity-based costing atau ABC. Biaya tidak langsung dialokasikan dengan pemicu aktivitas, seperti jam kerja teknisi, jumlah pengiriman, pengukuran, atau persiapan mesin.
- Standard costing. Jumlah bahan dan waktu ditetapkan lebih dahulu, lalu konsumsi aktual dibandingkan dengan standar. Metode ini sesuai untuk produksi dan pekerjaan berulang.
Banyak perusahaan cukup memadukan direct costing untuk keputusan operasional dan full costing untuk menganalisis profitabilitas akhir.
Contoh praktis
Jasa
Untuk jasa pemasangan per meter persegi, biaya langsung dapat mencakup upah tenaga kerja dan bahan habis pakai. Berikutnya, tambahkan bagian biaya kantor dan pengelolaan. Hasilnya dibandingkan dengan harga per meter persegi.
Produksi
Dalam satu batch, jumlahkan bahan baku, upah produksi, kemasan, pengiriman ke gudang, dan kerugian akibat barang cacat. Setelah itu, alokasikan sewa, pengawasan, penyusutan peralatan, dan layanan. Total biaya dibagi jumlah unit selesai untuk memperoleh biaya per unit.
Konstruksi dan proyek
Dalam bisnis berbasis proyek, biaya variabel perlu dipisahkan dari biaya umum. Jika pendapatan berjumlah 1.500.000 satuan moneter dan pekerjaan serta bahan menghabiskan 1.000.000, margin kontribusinya adalah 500.000. Biaya penuh diperoleh setelah menambahkan bagian biaya umum yang dialokasikan.
Percetakan
Biaya satu proses cetak biasanya mencakup kertas, tinta, persiapan, tenaga kerja, keausan peralatan, kemasan, dan pengiriman. Perubahan pengaturan serta barang cacat perlu dicatat secara terpisah agar perhitungan lebih akurat.
Alat untuk menghitung dan mengendalikan biaya
Spreadsheet dapat digunakan ketika volume data masih kecil dan tim mencatat setiap transaksi secara disiplin. Tabel perlu menghubungkan estimasi dengan biaya aktual serta menunjukkan selisih per komponen.
Kalkulator daring membantu menghasilkan estimasi awal. Pengelolaan berkelanjutan membutuhkan rangkaian yang utuh: perhitungan, data aktual, dan analisis. Dalam perusahaan berbasis proyek, anggaran, pembayaran, dan pengeluaran sebaiknya terhubung dalam satu alur kerja.
Sistem ERP dapat mengatur persediaan, pembelian, produksi, dan katalog. Lapisan manajemen perlu menjawab berapa laba bisnis dan penyebabnya. Di 101, anggaran dan arus uang dapat ditinjau bersama untuk membandingkan rencana dengan hasil proyek.
Untuk melihat tempat pencatatan biaya, margin, dan laba di 101, jadwalkan demonstrasi singkat produk.
Langkah berikutnya adalah membandingkan biaya dengan profitabilitas. Panduan Cara menghitung profitabilitas menjelaskan cara membaca indikator tersebut dari data proyek.