შინაარსი:
რა არის მმართველობითი აღრიცხვის აუდიტი
სამშენებლო, მომსახურების ან საპროექტო კომპანიაში მმართველობითი აღრიცხვა რიცხვებს ეყრდნობა: შემოსავალს ობიექტების მიხედვით, ხარჯებს კატეგორიების მიხედვით და თითოეული პროექტის მომგებიანობას. ბიზნესის ზრდასთან ერთად სისტემას ემატება ხელით შეტანილი შესწორებები, გამონაკლისები და დამატებითი ცხრილები. გარკვეულ მომენტში ანგარიშების ნდობა რთულდება.
ბუღალტრული აღრიცხვა გარე ანგარიშგების მოთხოვნებს ითვალისწინებს. მმართველობითი აღრიცხვა კი კომპანიის შიდა გადაწყვეტილებებს ემსახურება: რომელი პროექტი გამოიმუშავებს მოგებას, სად ჩნდება დავალიანება და რა ხდება ფულად ნაკადთან. მოგება და ფულის მოძრაობა სხვადასხვა ანგარიშით შეაფასეთ; მეტი ინფორმაცია იხილეთ რუსულენოვან ფინანსური და მმართველობითი აღრიცხვის შესახებ მასალაში.
მმართველობითი აღრიცხვის აუდიტი არის მონაცემების შეგროვების, ორგანიზებისა და გამოყენების ყოვლისმომცველი შემოწმება: მეთოდიკიდან და ხარჯების კატეგორიებიდან ოპერაციების დროულ შეტანასა და ანგარიშების ხარისხამდე. ეს ბიზნესის ფინანსური მართვის სისტემის ტექნიკურ დათვალიერებას ჰგავს.
სრულფასოვანი აუდიტის შედეგია რისკების გასაგები რუკა, რომელიც აჩვენებს, სად მახინჯდება რიცხვები ყველაზე მეტად; პროცესებისა და ინსტრუმენტების გაუმჯობესების სია; და კონკრეტული წესები, რომლებიც თვიდან თვემდე შესადარებელ ანგარიშებს უზრუნველყოფს.
მარტივად რომ ვთქვათ, აუდიტი პასუხობს ერთ კითხვას: შეგიძლიათ თუ არა მიმდინარე მმართველობით ანგარიშებს დაეყრდნოთ, როცა წყვეტთ, რომელი პროექტი დაიწყოთ, სად შეამციროთ ხარჯი და რაში ჩადოთ ინვესტიცია?
როდის სჭირდება კომპანიას აუდიტი
აუდიტის საჭიროების მთავარი ნიშანია, როცა რიცხვების მიმართ ნდობა მცირდება, კითხვები კი მატულობს. ამავე დროს, გარეგნულად ბიზნესი შეიძლება იზრდებოდეს, ჩნდებოდეს ახალი ობიექტები, ინვესტორები ან პარტნიორები.
აუდიტის დრო რომ დადგა, ამას რამდენიმე სიგნალი აჩვენებს. საბანკო ანგარიშსა და სალაროში ფულის მოძრაობასა და ანგარიშებში ასახულ მოგებას შორის სხვაობა ვერ აიხსნება ავანსებით, ვალებითა და ოპერაციების თარიღებით. სისტემაში პროექტები მომგებიანია, რეალურად კი თვის შუაში ფული ილევა. ხელმძღვანელები მომგებიანობას სხვადასხვაგვარად განმარტავენ: ობიექტი ერთისთვის ზარალიანია, ფინანსურ ანგარიშში კი მოგებიანი. ანგარიშვალდებულ თანხებზე, წინასწარ გადახდებსა და ავანსებზე დავა მეორდება. ხელმძღვანელს უჭირს დაასახელოს სამი ყველაზე მომგებიანი მიმდინარე პროექტი და მიზეზი.
კიდევ ერთი გავრცელებული შემთხვევაა ზრდისთვის მზადება. თუ ახალ მიმართულებას ხსნით, სხვა რეგიონში შედიხართ ან დიდ ობიექტებს იღებთ, ჯერ მმართველობითი აღრიცხვა მოაწესრიგეთ. ასე გამართულ მოდელს გააფართოებთ და არა ქაოსს.
შემოწმების სიხშირე პროექტების ცვლილების ტემპისა და ოპერაციების მოცულობის მიხედვით შეარჩიეთ. მაგალითად, ნაშთები და დავალიანებები ყოველთვიურად შეაჯერეთ, ხოლო აღრიცხვის წესების შეცვლის შემდეგ ხარჯების კლასიფიკაცია ხელახლა გადაამოწმეთ. აუდიტი თავისთავად ფულადი დეფიციტისა ან ზარალიანი პროექტების შემცირებას არ იძლევა გარანტიად.
რა უნდა შეამოწმოთ აღრიცხვის სისტემაში
აუდიტი რამდენიმე ნაწილად დაყავით. ასე დეტალებში არ დაიკარგებით და სისტემურ პრობლემებს დაინახავთ.
1. ანალიტიკის ლოგიკა და სტრუქტურა. შეამოწმეთ, როგორ არის მოწყობილი პროექტები და ობიექტები, შემოსავლისა და ხარჯის კატეგორიები, ბიზნესმიმართულებები და კომპანიის ფონდები. ერთი ტიპის ოპერაცია ყოველთვის ერთსა და იმავე კატეგორიაში უნდა ხვდებოდეს, თითოეული ობიექტი კი ცალკე ფინანსურ პროექტად უნდა განიხილებოდეს და არა საერთო ცხრილის ერთ სტრიქონად.
2. მონაცემების სისრულე და დროულობა. ყველა შემოსავალი და ხარჯი შედის სისტემაში? რამდენად სწრაფად? შეამოწმეთ ნაღდი ფული, ბარათებს შორის გადარიცხვები, თანამშრომლების პირადი ბარათებით შესყიდვები, ანგარიშვალდებული თანხები და მომწოდებლებისთვის გადახდები. მშენებლობასა და რემონტში სურათს განსაკუთრებით ნაღდი შესყიდვები და ქვითრების დაგვიანებული წარდგენა ამახინჯებს.
ხარჯების შემოწმებისას თითოეული ოპერაცია პროექტსა და კატეგორიას დაუკავშირეთ, დოკუმენტი კი შესაბამის ანგარიშს. 101-ის საპროექტო ბიზნესის ანგარიშგების განხილვა აჩვენებს, რატომ უნდა დაუკავშირდეს სამუშაო, ხარჯი და დამადასტურებელი დოკუმენტი პროექტს. ამ კავშირის გარეშე მმართველობითი აღრიცხვა ვარაუდების ნაკრებად იქცევა.
3. მმართველობითი და ფინანსური აღრიცხვის კავშირი. შეამოწმეთ, როგორ ეთანხმება მოგებისა და ხარჯის ანგარიში ფულის რეალურ მოძრაობას. პროექტების ანგარიშები შეაჯერეთ საბანკო ამონაწერთან, სალაროსთან და ანგარიშვალდებული პირების ნაშთებთან. მოგებისა და ფულადი ნაკადის ტოლობას ნუ მოითხოვთ: ავანსები, დავალიანება და გადახდის ვადები განსხვავებულ რიცხვებს იძლევა. ამის ნაცვლად, პერიოდის დასაწყისისა და დასასრულის ნაშთები ამონაწერს შეადარეთ და ახსენით თითოეული სხვაობა დარიცხულ შემოსავალს, ხარჯსა და ფულის მოძრაობას შორის. იხილეთ 101-ის ფულადი ნაკადის განხილვა.
4. ანგარიშების ხარისხი. ნახეთ, რომელ მმართველობით ანგარიშებს იყენებთ რეალურად გადაწყვეტილებებისთვის. ჩვეულებრივ, ეს არის ფულადი ნაკადის ანგარიში, კომპანიისა და პროექტების მოგება-ზარალის ანგარიში (P&L), ანგარიშვალდებული თანხებისა და კლიენტების დავალიანების შეჯამება. თუ ანგარიშები მხოლოდ თვის ბოლოს მზადდება და მათი გახსნა არ გსურთ, სისტემა მართვას სათანადოდ ვერ ემსახურება.
5. როლები, უფლებები და წესები. პროცესში ყველას მოვალეობა ნათელი უნდა იყოს: ვინ ქმნის პროექტს, ვინ შეჰყავს ხარჯთაღრიცხვა და გეგმა, ვინ ამატებს ფაქტობრივ ხარჯებსა და ანგარიშებს, ვინ ხურავს ეტაპებს და ვინ ამოწმებს ანგარიშვალდებულ თანხებს. ასეთი შეთანხმების გარეშე საუკეთესო ინსტრუმენტიც ვერ გიშველით.
შემოწმების სარგებლიანობის კრიტერიუმი მარტივია: არჩეულ ობიექტზე შეგიძლიათ აღადგინოთ დამკვეთის გადახდები, ხარჯები კატეგორიების მიხედვით, ვალდებულებები და მოგების გამოთვლა; ყველა სხვაობას კი საწყისი ოპერაციებით ახსნით.
მმართველობითი აღრიცხვის ტიპური შეცდომები
სხვადასხვა ობიექტის ფულის შერევა. ერთი ობიექტის ხარჯები მეორის ავანსით იფარება, ანგარიშებში კი ეს არ ჩანს. შედეგად ერთი პროექტი მომგებიანი ჩანს, მეორე ზარალიანი, სინამდვილეში კი ფული ობიექტებს შორის გადაადგილდა. თუ ერთი ობიექტის ავანსით მეორის ხარჯს ფარავთ, შიდა გადატანა აღრიცხეთ და შეამოწმეთ, ეყოფა თუ არა თანხა ორივე პროექტის ვალდებულებებს. ამ შეჯერების გარეშე ობიექტების ანგარიშები შეცდომაში შეგიყვანთ.
ანგარიშვალდებულ თანხებში გამჭვირვალობის ნაკლებობა. ოსტატებსა და კონტრაქტორებს თანხა ეძლევათ, ანგარიშები კი გვიან მოდის, ქვითრები იკარგება, ზოგი ხარჯი სიტყვიერად რჩება. შედეგად არ იცით, ვის რამდენი თანხა აქვს ანგარიშვალდებულად, რომელი თანხა არ დახურულა და სად იმალება ზარალი.
101 აპლიკაციაში შეგიძლიათ შეამოწმოთ კონტრაგენტის ბალანსი პროექტზე და მასთან დაკავშირებული დადასტურებული ოპერაციები. კონტრაგენტის ბალანსი ხელზე არსებულ ანგარიშვალდებულ ნაღდ ფულად არ ჩათვალოთ: გაარკვიეთ, რომელი დადასტურებული მოვლენებით ჩამოყალიბდა იგი. ანგარიშის, დოკუმენტებისა და ბალანსის შეჯერებას აღწერს 101-ის მასალა საპროექტო ანგარიშგებაზე. აუდიტი აჩვენებს, რამდენი თანხა გაიცა ციფრული კვალის გარეშე და რომელი ოპერაციები არ მიეკუთვნა ობიექტებს.
ხარჯები კატეგორიისა და ობიექტის გარეშე. მმართველობით აღრიცხვაში ხშირად შეხვდებით ჩანაწერებს „სხვა ხარჯები“, „სხვადასხვა“ ან „შეთანხმებით“. ეს მონაცემების დამახინჯების წყაროა. თუ ხარჯის მნიშვნელოვანი ნაწილი გაურკვეველ კატეგორიაშია, პროექტის ნამდვილ მომგებიანობას ვერ აჩვენებთ.
გეგმა და ფაქტი სხვადასხვა ადგილას. ობიექტის ხარჯთაღრიცხვა და ბიუჯეტი ერთ სერვისშია, შესყიდვები — მესენჯერებსა და Excel-ში, აქტები — ელფოსტაში, მმართველობითი ანგარიში კი ხელით იკრიბება. ასეთ ვითარებაში მეთოდიკის შემოწმება ცალკე პროექტად იქცევა და მფლობელის დროს შთანთქავს.
ანგარიშები, რომლებსაც არავინ კითხულობს. თუ მმართველობითი ანგარიში მხოლოდ ბუღალტრის ან ფინანსისტისთვის არსებობს და ხელმძღვანელის ყოველდღიურ გადაწყვეტილებებს არ ემსახურება, აღრიცხვა თანდათან ფორმალობად იქცევა.
აუდიტი აჩენს განსხვავებას აღრიცხვის დაგეგმილ წესსა და ყოველდღიურ პრაქტიკას შორის. შემდეგი ამოცანაა ამ ორს შორის დაშორების შემცირება.
აუდიტის ჩატარების ნაბიჯები
პირველადი აუდიტის ჩატარება გარე კონსულტანტის გარეშეც შეგიძლიათ. წინასწარ შეზღუდეთ სამუშაოს მოცულობა და აირჩიეთ 2–3 მაჩვენებელი, რომელთა შესახებაც ყველაზე სანდო სურათი გჭირდებათ.
ნაბიჯი 1. განსაზღვრეთ აუდიტის მიზანი. მაგალითად, შეაფასეთ ბოლო ექვს თვეში სამი მთავარი ობიექტის რეალური მომგებიანობა ან ნახეთ, სად იკარგება მარჟა ხარჯთაღრიცხვასა და ფაქტობრივ ხარჯს შორის. ჩამოწერეთ კითხვები, რომლებზეც რიცხვებით პასუხი გსურთ.
ნაბიჯი 2. შეადგინეთ აღრიცხვის მიმდინარე სქემა. ჩამოწერეთ გამოყენებული სისტემები: ცხრილები, 101 აპლიკაცია, საბუღალტრო პროგრამა, მესენჯერები. მარტივად დახაზეთ ოპერაციის გზა: სად იქმნება პროექტი, სად ინახება ხარჯთაღრიცხვა, როგორ აღირიცხება კლიენტის გადახდა, სად ფიქსირდება შესყიდვა და ანგარიშვალდებული თანხა.
ნაბიჯი 3. აირჩიეთ რამდენიმე ტიპური პროექტი. აიღეთ ერთი მცირე, ერთი საშუალო და ერთი დიდი ობიექტი. თითოეულზე გაიარეთ ფულის ჯაჭვი: ავანსი, შუალედური გადახდები, შესყიდვები, ანგარიშვალდებული თანხები, კონტრაქტორებისთვის გადახდები და საბოლოო ანგარიშსწორება. შეადარეთ ეს ჯაჭვი მოგების მმართველობით ანგარიშს.
ნაბიჯი 4. ამ პროექტებზე ანალიტიკის სტრუქტურა შეამოწმეთ. აქვს თუ არა ყველა ოპერაციას ობიექტი, კატეგორია და მონაწილე? თუ თანხები ანალიტიკის გარეშე რჩება, გააფართოეთ სავალდებულო ველების სია და განაახლეთ დოკუმენტების შაბლონები ან ანგარიშის ფორმები.
ნაბიჯი 5. შეაფასეთ მონაცემთა შეყვანის დისციპლინა. შეამოწმეთ, თანამშრომლები და კონტრაქტორები ხარჯსა და ანგარიშს ოპერაციის დღეს, კვირაში ერთხელ თუ თვეში ერთხელ ამატებენ. რაც დიდია დაყოვნება, მით მაღალია დამახინჯებისა და დანაკარგის რისკი. მნიშვნელოვანი ოპერაციებისთვის შეყვანის კონკრეტული ვადა დააწესეთ.
ნაბიჯი 6. ერთი მთავარი ანგარიში სწორი წესით თავიდან შეადგინეთ. ფულის მოძრაობის ანგარიშისთვის გამოიყენეთ საბანკო ამონაწერი, სალარო და გადარიცხვების ჩანაწერები. ობიექტის მოგების ანგარიშს დაამატეთ დოკუმენტები, დარიცხული შემოსავალი და ხარჯი, ავანსები და დავალიანება აღრიცხვის არჩეული მეთოდით. თითოეული ანგარიში შესაბამის სისტემურ მონაცემებს შეადარეთ. სხვაობა აჩვენებს, სად იკარგება ან მახინჯდება ინფორმაცია.
ნაბიჯი 7. ცვლილებების მოკლე გეგმა შეადგინეთ. აღმოჩენილი ხარვეზების მიხედვით დაამატეთ ხარჯის კატეგორიები, შეცვალეთ ხარჯთაღრიცხვის შაბლონები, გააუმჯობესეთ ანგარიშვალდებული თანხების წესები ან ობიექტების ყოველკვირეული მოკლე ანგარიში დანერგეთ. მიზანია, მომდევნო თვეში შემოწმება უფრო სწრაფი და ზუსტი იყოს.
აუდიტი ერთჯერადი განხილვის ნაცვლად სამუშაო ინსტრუმენტი ხდება, როცა მის შედეგს გასაგები წესებით ამყარებთ და ერთი და იმავე რიცხვების სისტემას რეგულარულად ათვალიერებთ.
როგორ გეხმარებათ 101 აპლიკაცია
აუდიტის ჩატარება უფრო მარტივია, როცა პროექტების ფულთან დაკავშირებული ინფორმაცია ერთ ადგილას იყრის თავს. 101 აპლიკაციაში თითოეულ პროექტზე ჩანს ბალანსი და მასთან დაკავშირებული ოპერაციები: შემოსავალი, ანგარიშები, გადარიცხვები და მონაწილეებთან ანგარიშსწორება. 101-ის მმართველობითი ანგარიშგების განხილვა აჩვენებს, როგორ წაიკითხოთ მოგება, ფულადი ნაკადი და ვალები ერთად.
101-ში შეგიძლიათ ერთმანეთთან დააკავშიროთ პროექტი, ხარჯთაღრიცხვა, შესრულებული სამუშაოს ანგარიშები და მონაწილეებისთვის გადარიცხვები. აუდიტისას შეამოწმეთ, შევსებულია თუ არა კატეგორიები და დადასტურებულია თუ არა მოვლენები: შეუვსებელი ანალიტიკა ან დაუდასტურებელი ანგარიში სანდო სურათს ავტომატურად ვერ შექმნის.
აუდიტისთვის შეამოწმეთ პროექტების ანგარიშები და მონაწილეებთან დადასტურებული ოპერაციები. „ანგარიში“ მოვლენაში შეგიძლიათ მიუთითოთ პროექტი, ხარჯის კატეგორია და მიმღები, ასევე დაურთოთ გადახდის დოკუმენტის ფოტო. წესი აღწერილია 101-ის მასალაში. მონაწილეთა ბალანსები დადასტურებულ ოპერაციებს შეადარეთ; დამატებითი ინფორმაცია იხილეთ 101-ის საპროექტო ანგარიშგების მასალაში.
კიდევ ერთი უპირატესობაა მობილურობა. კონტრაქტორს შესრულებული სამუშაოს ანგარიშის შექმნა ტელეფონიდან შეუძლია. შემოწმებისას ცალკე დარწმუნდით, რომ მოვლენები დადასტურებულია: დაუდასტურებელი ანგარიში პროექტისა და კონტრაქტორის ბალანსს არ ცვლის. ანგარიშის, დადასტურებისა და ბალანსის კავშირი განმარტებულია 101-ის მასალაში.
თუ მოგებისა და ფულის მოძრაობის განსხვავების უკეთ გაგება გსურთ, გაეცანით 101-ის მასალებს ფინანსური და მმართველობითი აღრიცხვის და ფულადი ნაკადის შესახებ, შემდეგ კი თქვენი პროექტების შეჯერებას დაუბრუნდით.
თუ გსურთ ნახოთ, როგორ ეწყობა 101-ში ობიექტების აღრიცხვა, მოითხოვეთ პროდუქტის დემონსტრაცია და სერვისის გუნდთან თქვენი პროექტებისა და კატეგორიების სტრუქტურა განიხილეთ.
შედეგად აუდიტი მხოლოდ შეცდომების ძიება აღარ არის: ის უფრო მოწიფული მართვის სისტემის დასაწყისი ხდება — გასაგები ანგარიშებით, ადამიანებისა და ობიექტების გამჭვირვალე ბალანსებით და რეგულარული რიცხვებით, რომლებსაც მოლაპარაკებასა და დაგეგმვაში დაეყრდნობით.
შეჯამება
მმართველობითი აღრიცხვის აუდიტი ამოწმებს, რამდენად ასახავს მონაცემები და მათი დამუშავების წესები კომპანიის ოპერაციებს. ის აჩვენებს, სად იკარგება ფული, სად მახინჯდება მაჩვენებლები და რომელი გადაწყვეტილებები მიიღება არასრული მონაცემებით.
აუდიტი დაყავით ანალიტიკის სტრუქტურის, მონაცემთა სისრულის, ფინანსურ აღრიცხვასთან კავშირის, ანგარიშების ხარისხისა და წესების ნაწილებად. პროცესების შეცვლისას ან მნიშვნელოვანი სხვაობის აღმოჩენისას შეჯერება გაიმეორეთ; ასე პრობლემებს გადაწყვეტილების მიღებამდე შენიშნავთ.
101 აპლიკაციის მსგავსი ინსტრუმენტების გამოყენებითა და აუდიტის შედეგების მარტივ წესებში გამყარებით მიიღებთ სამუშაო მმართველობით აღრიცხვას: თითოეული ობიექტი ცალკე ფინანსურ პროექტად ჩანს, ანგარიშები კი გადაწყვეტილებებს ეხმარება.
რამდენად ხშირად უნდა განმეორდეს აუდიტი?
ერთიანი პერიოდულობა არ არსებობს. ნაშთების, დავალიანებისა და დაუხურავი ოპერაციების მოკლე შეჯერება იმდენად ხშირად ჩაატარეთ, რამდენადაც პროექტები იცვლება. უფრო ფართო აუდიტი აღრიცხვის წესების შეცვლის ან შესამჩნევი სხვაობის შემდეგ გაიმეორეთ.
საიდან დავიწყოთ, თუ აღრიცხვა ახლა Excel-შია?
ჯერ აღწერეთ მიმდინარე სქემა: როგორ იქმნება პროექტი, სად ინახება ხარჯთაღრიცხვა, როგორ ფიქსირდება გადახდა და ხარჯი. შემდეგ აირჩიეთ ერთი ობიექტი და გადაიტანეთ სპეციალიზებულ ინსტრუმენტში, მაგალითად 101 აპლიკაციაში, რათა პრაქტიკაში ნახოთ განსხვავება მიმოფანტულ ცხრილებსა და პროექტებზე დაფუძნებულ მმართველობით აღრიცხვას შორის.
როგორ დავაკავშიროთ მმართველობითი და ბუღალტრული აღრიცხვა?
შეათანხმეთ ძირითადი კატეგორიები და ობიექტები: შემოსავლისა და ხარჯის მნიშვნელოვანი ჯგუფები ცნობადი იყოს როგორც მმართველობით ანგარიშებში, ისე ბუღალტერიაში. ასე პროექტების ანგარიშებისა და ანგარიშზე ფულის მოძრაობის შეჯერება გასაგები იქნება, სხვადასხვა სისტემის რიცხვები კი ერთმანეთს არ შეეწინააღმდეგება.
რომელი ანგარიშები სჭირდება ხელმძღვანელს პირველ რიგში?
მინიმალური ნაკრებია მოგება და მომგებიანობა პროექტების მიხედვით, კომპანიის ფულის მოძრაობა, ანგარიშვალდებული თანხებისა და დამკვეთების დავალიანების შეჯამება. რეგულარულად შეამოწმეთ თითოეული მაჩვენებლის წყარო და დაუხურავი ოპერაციების სია; ავტომატური გამოთვლა არასრულ საწყის მონაცემებს ვერ გამოასწორებს.