აღრიცხვის ცხრილი, რომელიც ნამდვილად მუშაობს

რატომ ვერ შველის აღრიცხვის ცხრილი ბიზნესს

ბევრ სამშენებლო და საპროექტო კომპანიაში მთავარი მართვის ხელსაწყო ერთნაირია: უზარმაზარი აღრიცხვის ცხრილი Excel-ში ან Google Sheets-ში. სვეტები „ობიექტი“, „კონტრაგენტი“, „ხარჯის მუხლი“, „თარიღი“, „თანხა“, ფორმულები და შემაჯამებელი ცხრილები ქმნის შთაბეჭდილებას, თითქოს მათი სრულყოფა აღრიცხვას თავისთავად აამუშავებს.

პრაქტიკაში ცხრილი სხვაგვარად მუშაობს. სამუშაოთა ხელმძღვანელები და ოსტატები მას „ოფისის ქაღალდად“ მიიჩნევენ, ჩეკები მანქანის სათავსოში რჩება, ავანსები სალაროდან ან ბარათიდან გაიცემა, ჩანაწერები კი ცხრილში კვირაში ან თვეში ერთხელ ჩნდება. ხელმძღვანელი ფაილს ხსნის და უკვე მოძველებულ ციფრებს ხედავს. 101-ის სტატიებში არაერთხელ განგვიხილავს, რა შედეგი მოაქვს მშენებლობაში ხარჯების ასეთ აღრიცხვას.

Excel და რვეული პირველ ნაბიჯებზე გამოდგება, თუმცა ობიექტებისა და კონტრაქტორების რაოდენობის ზრდასთან ერთად ანგარიშები ერთმანეთში არეულ ჩანართებად იქცევა. ფინანსური გადაწყვეტილებები თითოეული ობიექტის გამჭვირვალე მონაცემების ნაცვლად ვარაუდებსა და მესენჯერის მიმოწერებს ეფუძნება.

ამიტომ აღრიცხვის ცხრილზე საუბრის საწყისი აზრი ასეთია: ფორმულებიანი ფაილი ღირებულია მხოლოდ მაშინ, როცა მასში ბიზნესის მიმდინარე მოვლენები — ჩეკები, აქტები, ავანსები, გადახდები, შესყიდვები და შესრულებული სამუშაოები — დროულად ხვდება.

ფინანსური დირექტორის როლი ილუზიების გარეშე

ბევრი დამფუძნებელი ფინანსური ქაოსის მოგვარებას ფინანსისტის ან მთლიანი აუთსორსინგის კომპანიის დაქირავებით ცდილობს. ლოგიკურად ჩანს: მცოდნე ადამიანი ციფრებს მოაწესრიგებს და ანგარიშებს მოამზადებს.

სინამდვილეში მონაცემების სათანადო გაერთიანების გარეშე ფინანსისტი დროის უმეტეს ნაწილს ობიექტებზე მყოფი ადამიანებისგან ინფორმაციის გამოთხოვაში ხარჯავს. თვეში ერთხელ ოსტატებს ურეკავს, მესენჯერებიდან ჩეკებს აგროვებს, საბანკო გადახდებს ნაღდ ფულს ადარებს და ცდილობს დაადგინოს, რომელი ხარჯი რომელ ობიექტს ეკუთვნოდა. სრულფასოვანი ანალიზისთვის ანგარიშის ჩაბარებამდე რამდენიმე საათი რჩება.

ფინანსური დირექტორი კომპანიას მაშინ ეხმარება, როცა ხელთ უკვე სტრუქტურირებული მოვლენები აქვს: ვინ, როდის, რომელი ობიექტისთვის და რამდენი გადაიხადა, რა შემოსავალი მოვიდა დამკვეთისგან, რამდენია თითოეული ადამიანის საანგარიშო ავანსის ნაშთი. ამის შემდეგ ის მოდელებს აგებს, მარჟიანობას ითვლის და ფულადი ნაკადის დეფიციტს გეგმავს. სწორედ ამას აღწერს 101-ის სამშენებლო კომპანიის შემოსავლებისა და ხარჯების აღრიცხვის შესახებ რუსულენოვანი მასალა.

თუ მიმდინარე მონაცემები არ არსებობს, ფინანსური დირექტორი ციფრების ხელით შეგროვების ძვირ ოპერატორად იქცევა, კომპანია კი იხდის სამუშაოში, რომლის ავტომატიზებაც შესაძლებელია.

რა არის მონაცემთა აგრეგაცია კომპანიაში

თავდაპირველად ბიზნესის თითოეული რეალური მოვლენა ცალკე ჩანაწერად ფიქსირდება. მონაცემთა აგრეგაცია ასეთ ჩანაწერებს ობიექტის, მუხლის, პერიოდის ან სხვა ნიშნის მიხედვით აერთიანებს და შემაჯამებელ მაჩვენებლებს ქმნის. საწყისი ჩანაწერი შეიძლება იყოს ცხრილში, სპეციალიზებულ აპში ან ბაზაში. მნიშვნელოვანია, რომ ობიექტზე მომხდარი მოქმედება სისტემაში დროულად ხვდებოდეს და შეჯამებაში აისახებოდეს.

სამშენებლო ან საპროექტო კომპანიაში ასეთი ჩანაწერები ობიექტთან დაკავშირებულ მოვლენებს აღწერს: მასალების შესყიდვას, საანგარიშო თანხის გაცემას, სამუშაო ეტაპის დასრულებას ან დამკვეთისგან თანხის მიღებას. 101-ის აპის მსგავს ხელსაწყოებში თითოეული მოვლენა ობიექტს, შემოსავლის ან ხარჯის მუხლსა და კონტრაგენტს უკავშირდება.

კარგი მონაცემთა აგრეგატორი ერთდროულად სამ საქმეს აკეთებს:

• ციფრებს უშუალოდ „მოედნიდან“ — ოსტატის, სამუშაოთა ხელმძღვანელისა და მომმარაგებლის ტელეფონიდან იღებს;
• თითოეულ თანხას ობიექტს, მუხლსა და ადამიანს მაშინვე უკავშირებს;
• ჩანაწერის შეტანისთანავე ანალიტიკასა და ცხრილებს ანახლებს.

მხოლოდ ასეთი მოწყობისას მმართველობითი აღრიცხვა აბსტრაქციიდან ყოველდღიურ პრაქტიკად იქცევა. ამის შესახებ ვწერდით საპროექტო ბიზნესის მმართველობითი აღრიცხვის შესახებ რუსულენოვან სტატიაში.

როგორ გამოიყურება ცოცხალი აღრიცხვის ცხრილი

წარმოიდგინეთ აღრიცხვის ცხრილი, რომელიც ნამდვილად რეალურ დროში მუშაობს. მასში ათობით სხვადასხვა ჩანართის ნაცვლად ერთი საბაზო სტრუქტურაა, სადაც კომპანიის ყველა მოვლენა იყრის თავს. თითოეულ სტრიქონს ველების სავალდებულო ნაკრები აქვს.

ცოცხალი აღრიცხვის ცხრილის ველების მინიმალური ნაკრები:

• მოვლენის თარიღი;
• მოვლენის ტიპი (შემოსავალი, ხარჯი, გადატანა, ავანსი, დაბრუნება);
• ობიექტი ან პროექტი;
• კონტრაგენტი (თანამშრომელი, კონტრაქტორი, მომწოდებელი, დამკვეთი);
• შემოსავლის ან ხარჯის მუხლი;
• თანხა და ვალუტა;
• გადახდის გზა (ნაღდი, ბარათი, ბანკი);
• კომენტარი ან პირველადი დოკუმენტის ბმული.

შემდეგ ამ „ნედლი“ ცხრილის საფუძველზე ნებისმიერი ანგარიში შეიძლება შედგეს: მოგება ობიექტების მიხედვით, სალაროს დინამიკა, კომპანიის ფონდი, კონტრაქტორების ეფექტიანობა, სარეკლამო არხების უკუგება. 101-ის აპის PRO+ ტარიფში ასეთი ანგარიშები შეტანილი მოვლენების საფუძველზე ავტომატურად ყალიბდება და ხარჯების, მოგების, მარჟიანობისა და კომპანიის ფონდის ანალიტიკას აჩვენებს.

მთავარი ის არის, რომ ობიექტზე მყოფი ადამიანი მხოლოდ საკუთარ მოვლენას შეაქვს, შემაჯამებელი ცხრილები და დიაგრამები კი თავისთავად ახლდება. ხელმძღვანელსა და ფინანსისტს ყოველთვიურად ციფრების ხელით შეკრება აღარ უწევთ; მათი საქმე ანალიზზე გადასვლაა.

კავშირი: ცხრილი + აპი + ფინანსისტი

აღრიცხვის ცხრილს, აგრეგაციის აპსა და ფინანსურ დირექტორს სხვადასხვა როლი აქვს.

აპი ან სხვა ციფრული ხელსაწყო პირველად მონაცემებს აგროვებს: ვინ რა იყიდა, ვინ მიიღო ავანსი, რა მოცულობის სამუშაო შესრულდა და რომელ აქტებს მოაწერა ხელი დამკვეთმა. 101-ის აპში მონაცემთა ეს ნაკადი თითოეული ობიექტისა და საანგარიშო თანხების გამჭვირვალე სურათს აყალიბებს.

აღრიცხვის ცხრილი ამ ნაკადის ზედა ფენაა. მისი დახმარებით მფლობელისთვის მნიშვნელოვანი ინფორმაცია ლაგდება: ობიექტების მიხედვით მოგება, ჯერ კიდევ დასახური ავანსები, გასატანი მოგება, ბრიგადების დატვირთვა და ინვესტიციები. 101-ის მშენებლობაში ხარჯების აღრიცხვის შესახებ რუსულენოვან სტატიაში განმარტებულია, როგორ ამცირებს სისტემური აღრიცხვა ფულადი ნაკადის დეფიციტის რისკს.

ასეთ მოწყობაში ფინანსური დირექტორი „ცხრილის მთავარი პასუხისმგებელი“ აღარ არის. მისი ამოცანაა მონაცემების განმარტება, სცენარების დაგეგმვა, ზრდის შესაძლებლობების ძიება, ბიუჯეტების გამართვა და ფინანსური გეგმების შესრულების კონტროლი. ფულის მოძრაობას ყოველდღიურად მოსული ციფრებით ხედავს და არა თვის ბოლოს შეგროვებული ფრაგმენტებით.

საიდან დავიწყოთ მოწესრიგებული აღრიცხვა

გუნდს საერთო სისტემაში რეალური მოვლენების შეტანის მარტივი გზა თუ არ აქვს, აღრიცხვის ცხრილი ვერ იმუშავებს. ამიტომ მოწესრიგებული აღრიცხვის დანერგვა გასაგები გეგმით უნდა დაიწყოს.

ნაბიჯი 1. განსაზღვრეთ, რომელი მოვლენების ნახვა გსურთ ცხრილში. მინიმუმ: ყველა ობიექტის ხარჯი, დამკვეთებისგან ყველა შემოსავალი, საანგარიშო თანხების ყველა მოძრაობა და კომპანიის შიდა ხარჯები (ქირა, რეკლამა, ადმინისტრაციის ხელფასები). თითოეული ჯგუფისთვის ჩაწერეთ აუცილებელი ველები: ობიექტი, კონტრაგენტი, მუხლი, თანხა, თარიღი.

ნაბიჯი 2. აირჩიეთ აგრეგაციის ხელსაწყო, რომელსაც გუნდი ყოველდღე გამოიყენებს. მაგალითად, 101-ის აპში ოსტატები და სამუშაოთა ხელმძღვანელები მოვლენების შესახებ პირდაპირ სმარტფონიდან ანგარიშობენ: ჩეკებს სკანირებენ, შესრულებულ სამუშაოთა მოცულობას აფიქსირებენ და მიუთითებენ, რომელი ობიექტიდან აიღეს ფული. ასეთი ფორმატი ხელსაყრელია მეწარმეებისა და მცირე კომპანიებისთვის, რომლებსაც თითოეული ობიექტის ფულადი მოძრაობის დანახვა რთული პროგრამების გარეშე სურთ.

ნაბიჯი 3. ფინანსისტი უკვე მიმდინარე მონაცემებს დაუკავშირეთ. როცა აპი ან ბაზა ყველა მოვლენას აგროვებს, ფინანსური სპეციალისტი ცხრილსა და ანგარიშებს თქვენს ამოცანებზე არგებს: მოგება ობიექტების მიხედვით, კომპანიის ფონდი, სალაროს პროგნოზი, მიმართულებების მომგებიანობა. 101-ის მმართველობითი აღრიცხვის აპების შესახებ რუსულენოვან მასალაში ასეთი მიდგომით გადასაჭრელი ამოცანები დეტალურადაა განხილული.

შედეგად აღრიცხვის ცხრილი გუნდს რომ აშინებს, ისეთი რთული ფაილის ნაცვლად მონაცემების სასარგებლო ინტერფეისად იქცევა. ფინანსისტი აქტუალურ ციფრებზე მუშაობს და არა ვარაუდებსა და თხოვნებზე — „თვის ყველა ჩეკი გამომიგზავნეთ“.

რამდენად ხშირად უნდა განახლდეს აღრიცხვის ცხრილი?

ოპტიმალური სიხშირე ყოველი სამუშაო დღეა. მოვლენები სისტემაში მოხდენისთანავე ხვდება აპით ან ფორმით, შემაჯამებელი ცხრილი და ანგარიშები კი ავტომატურად გადაითვლება. ამგვარად კვირის ბოლოს მმართველობითი აღრიცხვის ფორმით ბუღალტრულთან მიახლოებული სიზუსტის მონაცემებს ხედავთ.

საჭიროა ფინანსური დირექტორი, თუ კარგი აპი გაქვთ?

აპი მონაცემების შეგროვებისა და საწყისი სტრუქტურირების ამოცანას ასრულებს. ფინანსური დირექტორი საჭიროა, როცა გსურთ ბიუჯეტების აგება, ფულადი ნაკადის დეფიციტის მართვა, ზრდისა და ინვესტიციების დაგეგმვა. აგრეგაცია რაც უკეთაა აწყობილი, ფინანსისტის შრომა მით იაფი და ეფექტიანია.

რა ვქნათ, თუ გუნდს მოვლენების შეტანა არ სურს?

მნიშვნელოვანია, რომ ობიექტზე მყოფმა ადამიანებმა პირადი სარგებელი დაინახონ: გასაგები საანგარიშო თანხები, გამჭვირვალე ანგარიშსწორება და ნაკლები „დაკარგული“ გადახდა. ეხმარება მარტივი წესები, რამდენიმე რეალური შემთხვევის განხილვა და სწავლება თემაზე „როგორ დაზოგოთ დრო აპის გამოყენებით“.

როგორ გავიგოთ, რომ აღრიცხვის სისტემა ამუშავდა?

ორი მარტივი ნიშანია. პირველი: 2–3 წუთში შეგიძლიათ უპასუხოთ, დღეს თითოეულ ობიექტზე რამდენი ფულია და სად გაქვთ ზედმეტი ხარჯი. მეორე: ფინანსური ანგარიშები გადაწყვეტილებებისთვის გამოიყენება — ფასებს, კონტრაქტორებთან პირობებს ან ავანსების გაცემის წესს ციფრებზე დაყრდნობით ცვლით და არა შეგრძნებებით.