Что такое финансовый учет?
Финансовый учёт — это системное отражение всех денежных потоков компании: сколько поступило от заказчиков, сколько потрачено на материалы, зарплаты, аренду технику и налоги. Если сказать проще, это инструмент, который позволяет руководителю видеть реальную картину бизнеса, а не ориентироваться на догадки.
Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», каждая организация обязана вести учёт. Да, есть исключения для тех, кто работает «по упрощёнке» или как ИП, но будем честны, объективные цифры и понимание реальности нужно любому бизнесу.
В строительстве или ремонтах финансовый учёт особенно актуален, ведь проекты редко идут по изначальной смете. Это сфера, где нужно уметь адаптироваться к переменам: заказчик может изменить планировку, материал — подорожать, сроки — сдвинуться. Если всё вести «в голове» или в блокноте, то быстро накапливаются ошибки: какие-то подотчетные средства не учтены, аванс заказчика принят за прибыль, а расходы по объекту размываются.
Зачем нужно вести финансовый учет доходов и расходов в организации?
Главная цель финансового учёта — контроль над собственным бизнесом и путь к предсказуемости (да, это звучит как утопия, но все же глупо полагаться исключительно на интуицию). Ведя учет, руководитель понимает, откуда приходят деньги и куда они уходят. Если учёта нет, часто возникает ситуация: заказов много, работа кипит, но в кассе денег нет, потому что расходы «съели» всё поступление (так можно описать ситуацию кассового разрыва).
Финансовый учёт помогает увидеть проблемы и не упустить возможности:
Доходность объектов. Это особенно важно в проектном бизнесе, каким и является строительство или ремонты, когда каждый из проектов чем-то отличается от других. Возможно, взглянув на графики и цифры (или даже просто расписав в блокноте доходы и расходы), вы увидите, что проекты, в которые вы вкладываетесь всей душой и телом, не приносят нужных доходов.
Утечка прибыли. Объективные данные позволяют увидеть: какой объект приносит прибыль, а какой убыточен; где компания теряет деньги — на завышенной закупке материалов или на задержках оплаты заказчика; какие расходы можно оптимизировать. Как отмечается в методических материалах Минфина РФ, учёт — это не только требование законодательства, но и инструмент управления бизнесом.
Рассмотрим реальный пример. Компания ведёт сразу три объекта: ремонт квартиры, строительство дома и реконструкцию офиса. На одном объекте заказчик вовремя перечисляет авансы, на другом — постоянно задерживает оплату, а на третьем потребовались дополнительные расходы на материалы. Если финансовый учёт не ведётся раздельно (по проектам), то средства от «прибыльного» объекта начинают покрывать убытки другого, и в итоге компания оказывается в кассовом разрыве.
Основные отчеты, которые нужно для финансового учета
Согласно классическим учебникам по бухгалтерии (например, «Финансовый учёт» под ред. В.Ф. Палия, МГУ), система учёта строится вокруг отчёта о финансовых результатах, баланса и отчёта о движении денежных средств. Это классика, которая никогда не выйдет из моды. Стоит прислушаться к данным советам и внедрить в свой бизнес 3 отчета:
Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) показывает, сколько компания зарабатывает и тратит за определённый период. Он помогает понять, прибыльна ли деятельность в целом, какие направления приносят доход, а какие — только забирают ресурсы. Для строительных фирм это особенно важно: один объект может быть рентабельным, а другой работать «в минус», и без отчёта вы этого не заметите.
Отчёт о движении денежных средств (ДДС) фиксирует все приходы и расходы денег. Даже прибыльная по документам компания может испытывать кассовые разрывы — когда деньги «бумажно» есть, но на счетах пусто. ДДС позволяет прогнозировать эти ситуации и заранее управлять потоками, чтобы вовремя платить подрядчикам, рабочим и поставщикам.
Баланс — определенное состояние бизнеса на конкретную дату: что у компании есть (активы) и что она должна (обязательства). Благодаря балансу видно, насколько устойчиво предприятие, можно ли брать новые заказы или нужно сначала закрыть долги. Для собственника это главный инструмент стратегического контроля.
Средства для ведения финучета
Сегодня существует несколько вариантов. Самый простой — тетрадь или Excel-таблицы. Они подходят для старта, но со временем превращают ваши отчеты в хаос, особенно если у вас несколько объектов и разные бригады. Более сложный вариант — бухгалтерские программы вроде 1С, которые отлично справляются с задачами, но требуют отдельного специалиста и часто оказываются слишком громоздкими для малого строительного бизнеса.
Третий вариант — специализированные сервисы и приложения для строителей, которые совмещают простоту Excel и удобство автоматизации. Они позволяют вести учёт прямо на объекте, фиксировать расходы «с телефона» и сразу формировать отчёты для заказчиков и инвесторов.
Например, Приложение 101 значительно сокращает время на формирование важных отчетов и позволяет в режиме реального времени следить за прогрессом работ на различных объектах. Приложение создано для строителей, однако оно подойдет под любой проектный бизнес, в котором есть необходимость следить за подотчетными средствами, оценивать маржинальность услуг и создавать акты для заказчика.
Как автоматизировать сбор данных для ведения финансового учета?
Автоматизация — ключ к тому, чтобы финансовый учёт не превращался в рутину. Главная проблема руководителя компании в том, что после рабочего дня у него нет времени разбираться в таблицах. Решений у этой проблымы несколько:
- Вносить данные с задержкой и ошибками
- Нанять специального человека для ведения табличек
- Внедрить в работу компании Приложение 101
Мы считаем, что третий вариант закрывает потребности большинства строительных или отделочных компаний. Он позволяет встроить учет в рабочий процесс, разделить финансовую ответственность и всегда иметь актуальные данные под рукой. В Приложении 101 можно легко отчитываться о выполненных работах, подтверждать правильность их выполнения, чтобы мастер мог быстрее получить расчет, следить за прогрессом на каждом объекте и легко сканировать чеки, чтобы прозрачно вести учет закупок.
Таким образом, финансовый учёт превращается из формальности в инструмент управления. Вместо того, чтобы бесконечно зависать в чатах и вызванивать мастеров можно перестроить рабочий процесс и своевременно получать отчеты. Как это сделать? Узнайте на бесплатной консультации для новых пользователей Приложения 101. Это лучший старт для тех, кто запутался, устал жить «день сурка» и хочет что-то изменить. Консультация не займет много времени, наши опытные менеджеры легко подберут для вас удобное время.
Хотите подробнее узнать о том, что такое Приложение 101, как оно меняет ведение строительного бизнеса и к каким результатам приводит? Переходите в чат, где мы собрали реальные отзывы наших пользователей. Без цензуры и правок.