Почему учет расходов критически важен?
Строительство или ремонт — это отрасль с высокой себестоимостью и, как правило, довольно-таки низкой маржинальностью. Чтобы предоставить заказчику комплексную услугу, строителю требуется: оплатить материалы, пригласить специалистов, арендовать технику, найти склад, организовать доставки, заплатить налоги и проверить качество работ. Это очень много действий, оплату которых нужно включить в ваш прайс (многие этого не понимают и думают, что они продают исключительно поклейку обоев)!
Более того, в строительной сфере очень высока цена риска. Если что-то пойдет не так на первых этапах ремонта или строительства, это может вылиться в миллионные издержки, которые лягут на плечи подрядчика.
Из-за отсутствия управленческого учета или его хаотичного ведения компания теряет контроль над средствами, которые проходят через нее. Это ведет к многочисленным проблемам:
- перерасходу бюджета;
- невозможности прогнозировать будущие затраты (вы не можете оценить стоимость работ на объекте заказчика достаточно точно и оперативно);
- невозможности точно определить прибыль по объектам, а значит — оценить эффективность деятельности компании;
- утрате контроля над подрядчиками, поставщиками и внутренними ресурсами;
- невозможности делать точные сметы.
Как большинство предпринимателей ведет учет и почему это не работает?
Владельцы строительных компаний часто ведут учет вручную — в Excel, в блокноте или «в голове». Расходы фиксируются нерегулярно, чеки теряются, акты подписываются с задержкой, а движение денег по объектам не отслеживается в реальном времени. Информация часто передается устно или по мессенджерам, без подтверждающих документов.
Типичные ошибки, которые совершают предприниматели
Все расходы в одну кучу
Строители часто не делят чеки по объектам, видам работ, поставщикам и периодам. Все сваливается в один ящик или просто лежит на столе у руководителя, и он в конце периода пытается во всем этом разобраться.
Нет документального подтверждения
Распространенная проблема — это «нарисованные» чеки. Прорабы закупают стройматериалы на каких-то базах «по дружбе», подделывают чеки и получают больше денег, чем по факту потратили (тем самым, обманывая заказчика, который верит, что подрядчик закупает качественные материалы).
Лучший способ бороться с этим — перейти на Приложение 101, в котором можно фиксировать расходы по QR-кодам на чеках. Данные будут подгружаться сразу из ФНС — это станет поводом закупать стройматериалы только в официальных магазинах, чтобы не переживать о их качестве.
Задвоение или потеря данных
При передаче информации между бухгалтерией, снабжением и прорабами постоянно что-то теряется, путается или даже задваивается.
Отсутствие аналитики
Невозможно понять, какой объект убыточен, а какой приносит реальную прибыль, где перерасход, а где можно оптимизировать закупки.
Смешение личных и корпоративных расходов
Это особенно критично для ИП, к которым предъявляют меньше требований. Руководитель получает большой аванс, что-то отдает прорабу, а на остаток обновляет себе машину, не понимая, что авансированные средства не являются выручкой, пока не подписаны акты.
Как вести учет расходов правильно?
Современный подход — это автоматизация. Вести учет вручную в строительстве сегодня — значит рисковать всем.
Системный учет расходов включает:
- фиксацию всех трат компании с привязкой к конкретным объектам, видам работ и датам;
- загрузку и хранение первичных документов (чеки, акты, счета-фактуры, договора) в цифровом виде;
- онлайн-контроль бюджета на каждом этапе проекта, включая сравнение планов с фактическими расходами;
- возможность формировать отчеты по каждому объекту и принимать решения на основе данных, а не предположений.
Как Приложение 101 помогает вести учет расходов?
Приложение 101 позволяет вести учет прямо с телефона: не нужно ждать вечера, чтобы дойти до компьютера и заполнить нужные таблички. Мобильность нашего сервиса существенно упрощает рабочую рутину:
Больше не требуется хранить чеки!
Достаточно навести камеру телефона и отсканировать QR-код с чека, чтобы отчитаться о каких-либо тратах на строительные материалы или комплектующие. Фото чека также могут быть расшифрованы нашей системой.
Удаленный контроль
Мастера вносят объемы выполненных работ с фото- или видеоотчетами, руководители проектов подтверждают выполнение, а заказчики — принимают работы.
Учет подотчетных средств
Если кому-то из команды выдаются средства под отчет, это фиксируется в его балансе. За эти деньги контрагент должен будет отчитаться. Теперь вы будете точно знать, на что и куда ушли деньги. Можно отслеживать историю сотрудничества с каждым поставщиком.
Удобная аналитика по каждому проекту
Вы всегда можете посмотреть, где происходит перерасход средств, какие статьи затрат наиболее крупные и как изменяется финансовое состояние объекта в динамике.
Для тех, кто хочет большего, мы создали тариф PRO+. В нем есть уникальные функции, которые позволяют руководителям компаний апгрейднуть свои рабочие процессы: расширенная аналитика, брендирование документов и возможность делать отчисления в фонд компании.
Если вы являетесь пользователем тарифа PRO+, мы предоставим вам доступ в закрытый канал с полезными подкастами, обучениями и вебинарами.
Подробнее о канале можно узнать у нашего ассистента.