Содержание:
Основные проблемы снабжения в строительстве
Обсудим главные трудности, связанные с закупками стройматериалов, которые мешают компаниям развиваться:
1. «Снабженец на доверии»
Многие компании до сих пор работают по принципу: руководитель проектов звонит снабженцу, «на словах» просит привезти материалы и просто переводит ему деньги. Также по телефонным разговорам фиксируются все доставки материала на объект.
Это очень усложняет учет подотчетных средств. Руководитель компании отдает прорабу проектные деньги на закупку, тот передает их снабженцу. Никто из этой цепочки не фиксирует количество отданных под отчет средств и их освоение. Однажды это выльется в крупное разоблачение или большой кассовый разрыв.
2. Отсутствие системы
Нет общей базы заявок, истории заказов и понимания остатков на счету снабженца — это тоже наша общая беда. В «кармане» снабженца смешиваются деньги с разных проектов и уже даже он сам не может понять, где и какими средствами он расплачивается.
3. Непрозрачные отчеты
Еще одна проблема — это нарисованные чеки, которыми снабженцы и руководители проектов любят отчитываться о закупках. Что может случиться, если сотрудники решат обмануть вас? Они закупят утеплитель на какой-то базе (наверняка, самый дешевый), нарисуют у знакомых чек, где по стоимости Х2, и принесут вам его. Так вы, сами того не подозревая, обманываете клиента!
Как организовать работу отдела снабжения в строительной компании?
В некоторых компаниях функцию снабженца выполняют прорабы или руководители проектов. Также иногда эти задачи берут на себя мастера (например, бригадир закупает все стройматериалы для определенного цикла работ).
Не важно, есть ли в вашей компании отдел снабжения. Так или иначе эти задачи кем-то выполняются. Поэтому важно соблюдать основные правила по организации закупок:
Фиксируйте заявки через цифровые формы
Это помогает не запутаться в закупках для разных проектов, сроках и суммах. Например, в Приложении 101 это можно сделать с помощью события Предварительный расчет. Там вы можете выставить счет на закупку определенного количества материалов.
Создайте базу поставщиков
В Приложении 101 вы можете добавить всех поставщиков, у которых вы приобретаете материалы и комплектующие. Это помогает сохранять история заказов, условия, сроки, цены.
Привяжите закупки к графику строительства
Снабженец должен видеть план-график движения рабочей силы, чтобы закупать материалы вовремя. Подробнее о том, как составить такой график, читайте по ссылке.
Следите за подотчетными средствами
Приложение 101 создает удобную систему, которая позволяет видеть сумму подотчетных средств на счетах сотрудников. Больше никто не может потратить проектные средства без отчета!
Требуйте чеки
Снабженцы должны отчитываться о покупках с помощью чеков. Как это организовано в большинстве компаний? Сотрудник хранит чеки до встречи с руководителем, отсылает их в месенджерах или вообще говорит, что потерял и показывает только сумму перевода на телефоне. Эту проблему решает Приложение 101, в котором есть сканер QR-кодов с чека: по нему данные о покупках автоматически подгружаются из ФНС и позволяют не беспокоиться об обмане.
Как упростить учет закупок с помощью Приложения 101?
Приложение 101 — цифровой инструмент для учета средств, потраченных на работы и материалы. Оно значительно упрощает работу строительной или отделочной компании.
Вам больше не нужно вести огромные таблицы с учетом трат на стройматериалы — писать, что было закуплено столько-то саморезов, столько-то шпаклевки и краски. Теперь все данные о проведенных через приложение закупках будут автоматически отображаться в балансовых отчетах и на экране проекта в приложении.
Основные преимущества Приложения 101 для учета закупок строительных материалов:
1. Отчеты по QR-коду
Больше не нужно носить за собой ворох из чеков, достаточно просто поднести QR-код к камере в приложении или просто загрузить фото чека. По нему список покупок сам отобразится по данным из ФНС.
2. Прозрачный учет подотчетных средств
У каждого снабженца или руководителя проекта отображается актуальный баланс средств в подотчете, который уменьшается с каждым отчетом.
3. Балансовый отчет о закупках
По завершении проекта или какого-либо этапа снабженец, руководитель или заказчик могут детализировать баланс проекта и увидеть, на что были потрачены средства.
Когда я проводил ремонт в своей квартире удаленно, у строителей возникла путаница: они не понимали, где находится тот или иной товар. Чтобы разрешить ситуацию, я заходил в приложение и в статье «транспортные расходы» проводил поиск товаров. По счетам в приложении я обнаружил, что потерявшиеся зеркало, бра и чайник сейчас на складе.