Как составить график движения рабочей силы в строительстве или ремонтах?

Зачем нужен график движения рабочей силы?

Эффективное управление рабочими на стройке — важная часть строительства или ремонта. Если не спланировать работу людей, могут случиться задержки, нехватка специалистов и лишние расходы. Чтобы этого избежать, в крупных компаниях, где параллельно ведется много проектов, составляется график движения рабочей силы.

Он помогает координировать работу всех участников строительного процесса, обеспечивать своевременное выполнение задач и снижать риски простоев. В этой статье разберем, зачем нужен график движения рабочей силы, как его составить и какие инструменты помогут в этом.

График помогает правильно распределить рабочих и организовать процесс строительства:

• обеспечить работникам посильную нагрузку без длительных пауз или работы без выходных;
• избежать простоев и задержек, связанных с нехваткой людей, ведь планирование помогает заранее договориться с мастерами о выходе на объект;
• контролировать расходы на зарплаты и снизить перерасход бюджета (работая с мастерами «вдолгую», можно предлагать им сотрудничество по более выгодной цене, чем «шабашная»);
• оптимизировать доставку материалов и техники, чтобы избежать задержек;
• соблюдать сроки выполнения работ и сдачи объекта в эксплуатацию.

Почему строительные компании работают без графика?

Многие бизнесы продолжают существовать без каких-либо инструментов по цифровизации процессов, внутреннего контроля и предотвращения «пожаров» (все занимаются исключительно их тушением). Бывает, что это происходит из-за неправильного выстраивания работы с руководителями проектов или прорабами.

Чаще всего компания держится на мотивации и компетенциях прорабов: они следят за сроками, рабочими, поставками стройматериалов и их закупкой. Приказ «сверху» вести какие-то графики для них звучит как шум — они правят своим личным хаосом из вечных звонков, нецензурной брани, которая заменяет четкую постановку задач, и различных работ на стройплощадке.

Если это похоже на ваш стиль ведения бизнеса, то мы хотим предостеречь вас: пока руководители проектов правят балом и ни от чего не зависят, они не ощущают привязки к вашей компании. Так создается текучка кадров. И, уходя, прорабы могут забрать большинство своих мастеров или даже клиентов.

Как графики могут предотвратить это? С помощью качественных графиков вы сможете отслеживать прогресс работ на том или ином объекте и, что самое главное, снять с прораба часть его функций, включив его в работу компании. Четкие шаблоны для графиков помогут ему быстрее распределить рабочих по этапам работ, сделав его работу более прозрачной.

Пример графика движения рабочей силы

График можно оформить в виде таблицы, в которой указываются различные данные. Кто-то разделяет задачи исключительно по этапам и датам, кто-то составляет таблицы исходя из занятости различных специалистов. Более современные инструменты позволяют совместить различные параметры.

В качестве примера мы приведем обычную таблицу, которую может составить каждый в любом из редакторов. Это исходная таблица по этапам одного проекта. Для оценки потребности в рабочих по периодам учитывайте рабочие дни, смены и пересечения этапов; числа в примере условные. Но если вы планируете масштабироваться, то одних таблиц вам совсем скоро будет мало.

Пример графика движения рабочей силы в виде таблицы:

Как правильно составить график движения рабочей силы?

Таблица, которую мы привели выше, выглядит, конечно, слишком просто, наивно и общо. Для более детального и функционального графика вам потребуется куда больше данных:

1. Информация о проекте

Где-то демонтаж займет очень много времени (старый фонд или переделка каких-то работ, которые были выполнены давно), а где-то застройщик реально постарался и стяжку менять не придется.

2. Количество мастеров, которое потребуется

Рассчитайте, сколько специалистов и каких профессий понадобится на каждом этапе. Это поможет заранее найти рабочих, договориться с ними (подписать договор) и не переживать о том, что в последний момент все сорвется.

3. Календарный план

Распределите рабочих по этапам, учитывая даты начала и окончания работ, а также возможные пересечения. Например, некоторые работы могут идти параллельно — пока длится демонтаж, дизайнер может вносить правки в проект.

4. Поставки стройматериалов

Чтобы работы не встали и все сотрудники, которых вы расставили по графику, могли выйти на объект, требуется вовремя совершать закупки материалов.

Помимо этого график нужно постоянно обновлять! Учитывайте возможные задержки, перепады в загрузке рабочих и изменяйте план при необходимости. А также следите за реальным ходом работ и корректируйте график, если возникают изменения в сроках или доступности рабочих.

Где составить график движения рабочей силы?

Рассмотрим несколько сервисов для планирования:

1. Специализированные программы для строительства

Primavera P6

Мощный инструмент для планирования строительных проектов, в котором можно учитывать движение рабочей силы.

1С: Управление строительной организацией

Российская программа, включающая модули для кадрового планирования.

2. Универсальные таблицы и планировщики

Excel / Google Sheets

Если нужен простой график, его можно сделать в таблицах с формулами для расчёта потребности в рабочих.

Notion

Удобный сервис для планирования, который позволяет не только создавать расписания, но и работать с ними в команде.

Yonote

Аналог Notion, который очень похож интерфейсом на своего «вдохновителя».

3. Онлайн-сервисы и CRM-системы

Bitrix24, AmoCRM

В Битрикс24 можно настроить посменные рабочие графики. В amoCRM можно назначать задачи ответственным и задавать сроки; для планирования смен нужно отдельно проверить подходящий способ настройки или интеграцию.

PlanRadar

Позволяет назначать задачи сотрудникам или группам и контролировать сроки их выполнения.

Как создать график движения рабочей силы в Notion?

Notion — это удобный сервис для планирования, который позволяет не только создавать расписания, но и работать с ними в команде. В нем можно:

• создавать таблицы и календари для наглядного планирования;
• добавлять задачи, делегировать их сотрудникам и отслеживать выполнение;
• видеть назначенные сотрудникам задачи по датам; для оценки загрузки дополнительно учитывать численность, трудоёмкость и доступное рабочее время;
• легко редактировать график в режиме онлайн и вносить изменения.

В Notion можно создать календарный план работ в представлении Timeline. Диаграмма Ганта показывает сроки и последовательность задач. Для графика движения рабочей силы дополнительно укажите численность по этапам и суммируйте потребность в рабочих по дням или неделям с учётом пересечений. Итог можно представить таблицей или гистограммой; назначение ответственного само по себе не задаёт численность бригады.

Краткий алгоритм по созданию графика в Notion:

Ниже сохранены исходные учебные снимки английского интерфейса Notion с русскими названиями проекта и задач. Они показывают принцип настройки; вид элементов может отличаться в текущей версии. Актуальные инструкции: шкала времени и подзадачи и зависимости (на английском языке).

1. Создайте базу данных и добавьте представление Timeline (шкала времени). Укажите свойство с датами начала и окончания работ.

2. Добавьте этапы работ и распределите их по датам

3. К каждому этапу можно назначить ответственных

4. Включите Dependencies (зависимости) в настройках базы данных и свяжите предшествующие и последующие задачи. Выберите режим сдвига дат: при пересечении, с сохранением интервала или без автоматического сдвига.

5. Скажите ответственным за каждый этап, чтобы они разбили его на подзадачи (для этого нужно разрешить создание подзадач в этой таблице)

Хорошо составленный график поможет избежать проблем при ремонте, улучшить организацию работ и ускорить их выполнение. Использование инструментов, например, Notion, делает этот процесс еще проще, позволяя управлять рабочими ресурсами в реальном времени и оперативно реагировать на изменения в проекте.

Хотите подробнее разобраться в том, как работать с графиком движения рабочей силы в Notion или любом другом планировщике? Переходите в закрытый канал PRO+, в котором мы выложили для всех подписчиков обучение по управлению проектами в Notion. Если вы давно хотели разобраться в диаграмме Ганта, сделать рабочий график управления проектами и узнать много нового о планировщиках задач, ждем вас в закрытом чате.

Как попасть в закрытый канал для пользователей Приложения 101? Нужно оформить подписку на тариф PRO+. Удобнее всего сделать это через чат-бот Техподдержки, затем в меню найти раздел «Закрытый канал». Если у вас оформлена подписка, то вы автоматически получите ссылку для доступа в канал.