Как составить график движения рабочей силы в строительстве или ремонтах?

Зачем нужен график движения рабочей силы?

Эффективное управление рабочими на стройке — важная часть строительства или ремонта. Если не спланировать работу людей, могут случиться задержки, нехватка специалистов и лишние расходы. Чтобы этого избежать, в крупных компаниях, где параллельно ведется много проектов, составляется график движения рабочей силы.

Он помогает координировать работу всех участников строительного процесса, обеспечивать своевременное выполнение задач и снижать риски простоев. В этой статье разберем, зачем нужен график движения рабочей силы, как его составить и какие инструменты помогут в этом.

График помогает правильно распределить рабочих и организовать процесс строительства:

• обеспечить работникам посильную нагрузку без длительных пауз или работы без выходных;
• избежать простоев и задержек, связанных с нехваткой людей, ведь планирование помогает заранее договориться с мастерами о выходе на объект;
• контролировать расходы на зарплаты и снизить перерасход бюджета (работая с мастерами «вдолгую», можно предлагать им сотрудничество по более выгодной цене, чем «шабашная»);
• оптимизировать доставку материалов и техники, чтобы избежать задержек;
• соблюдать сроки выполнения работ и сдачи объекта в эксплуатацию.

Почему строительные компании работают без графика?

Многие бизнесы продолжают существовать без каких-либо инструментов по цифровизации процессов, внутреннего контроля и предотвращения «пожаров» (все занимаются исключительно их тушением). Бывает, что это происходит из-за неправильного выстраивания работы с руководителями проектов или прорабами.

Чаще всего компания держится на мотивации и компетенциях прорабов: они следят за сроками, рабочими, поставками стройматериалов и их закупкой. Приказ «сверху» вести какие-то графики для них звучат как шум — они правят своим личным хаосом из вечных звонков, нецензурной брани, которая заменяет четкую постановку задач, и различных работ на стройплощадке.

Если это похоже на ваш стиль ведения бизнеса, то мы хотим предостеречь вас: пока руководители проектов правят балом и ни от чего не зависят, они не ощущают привязки к вашей компании. Так создается текучка кадров. И, уходя, прорабы могут забрать большинство своих мастеров или даже клиентов.

Как графики могут предотвратить это? С помощью качественных графиков вы сможете отслеживать прогресс работ на том или ином объекте и, что самое главное, снять с прораба часть его функций, включив его в работу компании. Четкие шаблоны для графиков помогут ему быстрее распределить рабочих по этапам работ, сделав его работу более прозрачной.

Пример графика движения рабочей силы

График можно оформить в виде таблицы, в которой указываются различные данные. Кто-то разделяет задачи исключительно по этапам и датам, кто-то составляет таблицы исходя из занятости различных специалистов. Более современные инструменты позволяют совместить различные параметры.

В качестве примера мы приведем обычную таблицу, который может составить каждый в любом из радакторов. Этого будет достаточно, если у вас в работе один проект. Но если вы планируете масштабироваться, то одних таблиц вам совсем скоро будет мало.

Пример графика движения рабочей силы в виде таблицы:

Как правильно составить график движения рабочей силы?

Таблица, которую мы привели выше, выглядит, конечно, слишком просто, наивно и общо. Для более детального и функционального графика вам потребуется куда больше данных:

1. Информация о проекте

Где-то демонтаж займет очень много времени (старый фонд или переделка каких-то работ, которые были выполнены давно), а где-то застройщик реально постарался и стяжку менять не придется. Последнее хотя и редкость, но все же встречается.

2. Количество мастеров, которое потребуется

Рассчитайте, сколько специалистов и каких профессий понадобится на каждом этапе. Это поможет заранее найти рабочих, договориться с ними (подписать договор) и не переживать о том, что в последний момент все сорвется.

3. Календарный план

Распределите рабочих по этапам, учитывая даты начала и окончания работ, а также возможные пересечения. Например, некоторые работы могут идти параллельно — пока длится демонтаж, дизайнер может вносить правки в проект.

4. Поставки стройматериалов

Чтобы работы не встали и все сотрудники, которых вы расставили по графику, могли выйти на объект, требуется вовремя совершать закупки материалов.

Помимо этого график нужно постоянно обновлять! Учитывайте возможные задержки, перепады в загрузке рабочих и изменяйте план при необходимости. А также следите за реальным ходом работ и корректируйте график, если возникают изменения в сроках или доступности рабочих.

Где составить график движения рабочей силы?

Обсудим главные сервисы, которые чаще всего используют компании:

1. Специализированные программы для строительства

Primavera P6

Мощный инструмент для планирования строительных проектов, в котором можно учитывать движение рабочей силы.

1С: Управление строительной организацией

Российская программа, включающая модули для кадрового планирования.

2. Универсальные таблицы и планировщики

Excel / Google Sheets

Если нужен простой график, его можно сделать в таблицах с формулами для расчёта потребности в рабочих.

Notion

Удобный сервис для планирования, который позволяет не только создавать расписания, но и работать с ними в команде.

Yonote

Аналог Notion, который очень поход интерфейсом на своего «вдохновителя».

3. Онлайн-сервисы и CRM-системы

Bitrix24, AmoCRM

Можно использовать для планирования рабочих смен и координации подрядчиков.

PlanRadar

Помогает отслеживать занятость сотрудников и сроки выполнения задач.

Как создать график движения рабочей силы в Notion?

Notion — это удобный сервис для планирования, который позволяет не только создавать расписания, но и работать с ними в команде. В нем можно:

• создавать таблицы и календари для наглядного планирования;
• добавлять задачи, делегировать их сотрудникам и отслеживать выполнение;
• видеть загруженность персонала на разных этапах ремонта;
• легко редактировать график в режиме онлайн и вносить изменения.

В Notion очень удобно создать диаграмму Ганта. Это отличный способ визуального планирования и отслеживания графика движения рабочей силы на строительной площадке. Она позволяет наглядно отразить, какие рабочие ресурсы задействованы на каких этапах проекта, в какие сроки и в каком объёме.

Краткий алгоритм по созданию графика в Notion:

1. Создайте новую страницу и выберите Timeline View

2. Добавьте этапы работ и распределите их по датам

3. К каждому этапу можно назначить ответственных

4. Свяжите задачи, чтобы после выполнения одной начинали выполнять другую (для этого нужно ухватиться за оранжевый кружочек справа от задачи)

5. Скажите ответственным за каждый этап, чтобы они разбили его на подзадачи (для этого нужно разрешить создание подзадач в этой таблице)

Хорошо составленный график поможет избежать проблем при ремонте, улучшить организацию работ и ускорить их выполнение. Использование инструментов, например, Notion, делает этот процесс еще проще, позволяя управлять рабочими ресурсами в реальном времени и оперативно реагировать на изменения в проекте.

Хотите подробнее разобраться в том, как работать с графиком движения рабочей силы в Notion или любом другом планировщике? Переходите в закрытый канал PRO+, в котором мы выложили для всех подписчиков обучение по управлению проектами в Notion. Если вы давно хотели разобраться в диаграмме Ганта, сделать рабочий график управления проектами и узнать много нового о планировщиках задач, ждем вас в закрытом чате.

Как попасть в закрытый канал для пользователей Приложения 101? Нужно оформить подписку на тариф PRO+. Удобнее всего сделать это через чат-бот Техподдержки, затем в меню найти раздел «Закрытый канал». Если у вас оформлена подписка, то вы автоматически получите ссылку для доступа в канал.

Следите за аналитикой бизнеса с подпиской PRO+

PRO+ позволит удобно делать отчисления в резервный фонд, следить за важными показателями и брендировать документы

Перейти на PRO+