Содержание:
Плюсы ведения учета финансов в Excel
До сих пор многие строители начинают любой ремонт с привычного ритуала, позаимствованного у прошлых поколений — с составления длинной сметы в Excel-таблицах. Как это происходит и почему такой подход к делу устарел? Руководитель проекта/прораб проводит собственный аудит, расспрашивает заказчика о его пожеланиях и достает из своих закромов шаблон (или вовсе переделывает таблицу с прошлого проекта), в который вносит цифры по предстоящему ремонту.
Почему-то всем кажется, что заказчику нужна детализированная смета, поэтому важно удивить его подробными таблицами с перечислением всего на свете. С этим утверждением можно поспорить (мы вот считаем, что смета под ключ — это лишь способ ухаживания за заказчиком, подходящий не для всех, а во многих случаях бывает даже опасным!).
Обсудим преимущества использования Excel для составления смет и ведения внутреннего учета компании:
- он довольно гибкий и подходит для разных процессов (можно и списки подходящих материалов сохранять, и сметы составлять);
- он прост в использовании, если речь идет о базовых функциях, таких как ввод данных, несложные вычисления и форматирование;
- вы уже наверняка умеете им пользоваться в той или иной степени (или думаете, что умеете);
- Excel даёт много свободы в анализе данных и построении графиков;
- есть множество обучений по Excel, кажется, что найти что-то подходящее не составит труда!
Однако среди этих всех плюсов затесался главный минус — приходится нанимать специального человека для ведения всех этих бесконечных таблиц. Это делается, чтобы хоть немного ускорить процесс, уменьшить количество ошибок и снять с себя выматывающую рутину.
А найм другого человека не исключает и часто даже увеличивает процент ошибок, которые допускают пользователи Excel.
Как Excel тормозит развитие строителей?
Excel часто загоняет строителей в рамки локального максимума — им кажется, что они уже ого-какие, ведут 2 проекта параллельно и не сошли с ума даже (только глаз дергается и телефон от звонков не успевает остыть). Однако это ли ваша конечная цель?
Если вы уверены, что уже достигли всего и лучше уже не нужно, то вас можно поздравить — вы достигли локального максимума. Это не значит, что все вершины уже взяты, это значит лишь то, что другие вершины вы просто не можете рассмотреть. Поэтому вам и кажется, что все отлично и о большем не стоит даже мечтать.
Часто работа с Excel дарит ощущение, что «все так делают», «быстрее и не нужно» и «главное — что бесплатно». Однако пока вы миритесь с его недостатками, вы теряете время и клиентов. Как это происходит?
1. Excel — это долго и дорого
Если вы не можете сориентировать потенциального заказчика по смете или примерной сумме предстоящего ремонта прямо во время встречи, то вы рискуете столкнуться с «эффектом лифта». Пока вы доедете до дома или офиса, сядете за таблицы, составите смету и отправите ее клиенту, пройдет много времени.
Так теряется ваша репутация — от вас ждали скорости и клиентоориентированности, а вы сбежали от точного ответа на личной встрече. Плюс вы занимаетесь сметой всю ночь, утро и даже день, а могли бы сделать что-то полезное для развития (себя и компании).
Пользуясь Excel, вы думаете, что вы обрели бесплатный инструмент, на деле вы ежедневно пользуетесь очень дорогой программой (просто посчитайте стоимость часа своей работы!). Из-за «пожирателя времени» в виде Excel вы часто находитесь в состоянии крутящейся в колесе белки — вы не успеваете сделать и 50% задач на день, чувствуете усталость с самого утра и при этом постоянно «живете» на работе. Семья уже не помнит, как вы выглядите, а от развода вас отделяет лишь то, что вам тяжело найти время на поход в суд...
2. Это сложно
Ваша «зона комфорта» — это рабочий стол, заваленный миллиардом файлов с названиями «отчет 23.05», «отчет 23.05 копия», «отчет 23.05 последний». Какой из них реально последний?
Пользователи Excel, которые привыкли работать с ним говорят, что таблицы уже «родные». Однако задумайтесь, так ли это комфортно или вы просто привыкли к ежедневному сизифовому труду — внесению всех обновлений, подсчету, поиску формул, постоянной проверке?
Отказаться от Excel — как бросить курить. Курение тебя не убивает прямо сейчас, оно даже доставляет удовольствие, но, по сути, это яд, который ускорят твое прибытие к финалу жизни. Также, как никотин действует на наш организм, сметы в Excel медленно убивают ваш бизнес. 3. Это рискованно
В любой момент может слететь формула, и вы рискуете почувствовать себя героем старого мема! Excel вообще не предостерегает вас от ошибок! Из-за человеческого фактора даже самые правильно подобранные функции могут не скопироваться, что приводит к неточным расчетам в смете. И выясняется это всегда именно тогда, когда заказчик уже все подписал и оплатил...
Однажды у меня была история со слетевшей формулой, из-за которой я потерял 300 тысяч рублей. Мне пришлось звонить заказчику и извиняться за то, что допустил ошибку и просить эти 300 тысяч. 4. Это никому не нужно
Заказчик мало что может понять в большой таблице, ему сложно оценить правильность ваших планов — насколько четко выстроены этапы, нет ли пропущенных или неверно рассчитанных работ. То есть смета в Excel дает лишь мнимую ясность. Заказчик понимает, как далеки могут быть ваши теоретические построения от реального хаоса строительной площадки.
Стоит учитывать, что не для каждого типа работ можно прописать четкую смету до начала ремонта. С электромонтажными работами, шумоизоляцией и даже напольным покрытием трудно что-то рассчитать сходу! Делать для таких проектов длинную смету, которая не нужно ни вам, ни заказчику — это фатальная ошибка.
5. Excel не для мобильных устройств
Мобильная версия Excel мало кого может замотивировать на продуктивную работу и своевременную отправку отчетов. Внести туда что-то с телефона может быть очень сложно!
Мы создавали Приложение 101 с пониманием специфики работы строительных компаний. Мы знаем, что строители редко сидят перед компьютером и им удобно отчитываться о проведенных работах с телефона. Поэтому в Приложении 101 подходящий для этого интерфейс: есть прайс-лист и сканер QR-кодов.
Пользователи Excel несут постоянные потери — временные, финансовые и эмоциональные — но даже не задумываются об этом! Если вы узнаете себя в этом табличке, значит определенно пора что-то менять:
| ФИНАНСЫ | ВРЕМЯ | ЭМОЦИИ |
|---|---|---|
| Ошибки учета | Время на «разматывание клубка» (была совершена ошибка — нужно понять почему и исправить) | Отсутствие чувства контроля над ситуацией (потеря качества жизни и стабильного психологического состояния) |
| Нет возможности сформировать качественную аналитику — нет нормального планирования финансов | Вечное ожидание данных от коллег | Неуверенность в себе из-за нехватки денег, которая мешает поднять прайс |
| Работа по заниженному прайсу, потому что не получается прокачать сервис | Постоянные звонки, переписки, ожидания ответов — все это ради заполнения столбиков в Excel | Вечное ощущение нависающих над тобой «невыполненных задач» — нет качественного времени с семьей, друзьями и банального отдыха |
Как составить смету без Excel?
«А есть ли жизнь без Excel?» — это актуальный вопрос. Да, и еще какая! Excel можно оставить для более понятных задач — например, составить список материалов на согласование заказчику.
Смета же может выглядеть иначе, это не всегда должна быть Excel-табличка! Сравните эти 2 документа с точки зрения понятности для заказчика. Второй вариант, в которой заказчик получает сводный расчет, составленный из нескольких предварительных расчетов мастеров, выглядит куда информативнее.
Плюс сделать смету в Приложении 101 куда проще и быстрее:
- Каждый из мастеров составляет в Приложении 101 предварительный расчет (название такое, именно потому что этот расчет не является окончательным ввиду невозможности составления четкой сметы) на свои работы (демонтаж, гипсокартонные работы, штукатурные работы).
- Руководитель проекта соединяет их в сводный предварительный расчет.
- Заказчик получает подробную смету, составленную на основе данных от узких специалистов, которые оценили объем работ на его объекте и назвали свои цены на них.
Чем заменить смету из Excel?
Это миф, что заказчику нужна от вас длинная смета. На самом деле, большинство потенциальных клиентов просто хотят увидеть вашу честность, прозрачный подход к делу и профессионализм. Предоставьте клиенту сервис вместо огромной таблички:
1. Вовремя сдавайте отчеты
Чтобы понять, как обычно происходит составление сметы в Excel, попробуйте решить следующую задачку: "Мастер может сделать отчет за компьютером только в понедельник, а бригадир — проверить его только в пятницу. Если руководитель сможет принять отчет только в четверг, когда будет готов этот документ?».
По итогу пока подготовили один отчет, уже как несколько дней назад должен был быть готов следующий. Так и задерживается авансирование проекта, строители строят за свои деньги или дергают с других проектов, и по итогу попадают в кассовый разрыв.
Эту схему можно упросить с помощью Приложения 101 — соединить всех участников в одном виртуальном пространстве, позволив им работать прямо с телефона без привязки к компьютеру и определенному времени. Это ускорит создание отчетов в разы!
2. Подтверждайте свои траты
Сравните вымученную (иначе не сказать) таблицу с закупками и быстрое добавление чека по QR-коду. Когда вы сканируете код с чека в Приложении 101, туда автоматически подгружается список покупок! Больше не нужно искать чеки по разным чатам или хранить их в карманах, чтобы отчитаться перед заказчиком. У чеков есть нехорошее свойство теряться.
3. Отправляйте заказчику фото- и видеоотчеты
Если вы все еще отправляете клиентам фото с объектов в мессенджерах, то мы изобрели более удобный способ. Приложение 101 Photo позволяет рассортировать все документы по объектам, датам и этапам работ. Больше не нужно искать фото по разным компьютерам, телефонам рабочих и в вашей галерее, чтобы поделиться с заказчиком — он сам в любой удобный момент сможет открыть их со своего телефона!
Вы можете, конечно, отправлять +100500 фото в 2:30 ночи, чтобы заказчик вам отвечал: «Алексей, вы в своем уме? На время смотрели? И как вообще в этом скопе можно что-то понять?». А можете хранить все фото с объекта в удобном приложении или в общем альбоме iCloud, который можно найти по ссылке в Приложении 101.
4. Предложите подключить видеонаблюдение
Прямо в Приложении 101 на экране с информацией по объекту заказчик сможете нажать на «Видеонаблюдение» и автоматически перейти в приложение 101 Vision. Предложив установить на объекте камеры, вы покажете свою готовность работать честно без какого-то обмана или попыток что-то скрыть.
5. Уделите заказчику время
Когда вам не требуется проводить за таблицами десятки часов, вы сможете более рационально распоряжаться своим временем: проводить заказчику экскурсии по объектам, отвечать ему в чате чаще и более развернуто, посетить его объект и более детально ответить на его вопросы. Это покажет ваш профессиональный подход!
6. Предложите ему посмотреть на балансовый отчет с похожего объекта
Если к вам пришел заказчик с запросом на дизайнерский ремонт в новостройке, то в Приложении 101 вы наверняка найдете похожий реализованный объект, если вы давно проводите через него все свои работы. За считанные секунды вы сможете сформировать балансовый отчет, показать его заказчику и сориентировать его по примерной стоимости.
Приложение 101 — это сервис для финансового учета, которым пользуются уже десятки тысяч строителей, дизайнеров и прорабов. Приложение позволяет забыть об огромных таблицах, привязанности к компьютеру и сложных формулах. Вот что о нем говорят пользователи:
Посмотрите все отзывы и сделайте правильный выбор. По ссылке мы разместили множество реальных сообщений от наших пользователей. Жизнь наших пользователей разделилась на до и после, убедитесь в этом!
Сравнение Excel и 101 для строителей
Мы сравнили наше приложение с главным «конкурентом» по основным критериям, которые важны для представителей бизнеса в строительной сфере:
Мобильность
В Excel не удобно работать через мобильное приложение: все очень мелкое, сложно выделить что-то или скопировать часть информации из ячейки и т. д. Программа создана для работы за ПК. Приложение 101 всегда под рукой, оно создано для смартфона, поэтому у вас будет доступ к актуальным данным в онлайн-режиме.
Создание отчетов
Встроенной опции создания отчета в Таблицах нет, все нужно делать вручную + тратить время на перепроверку. Приложение 101 автоматически генерирует визуально понятные PDF-документы, которые можно отправить заказчику. В отчетах 101 легко разберется даже человек далекий от стройки.
Сохранение чеков
Данные с чеков в Excel приходит вносить вручную. Заказчики часто не верят этой информации, потому приходит хранить кипу чеков у себя и демонстрировать их на отчете. В 101 вы можете просто отсканировать QR-код чека и данные из ФНС автоматически подтянутся в приложение.
Распределение прибыли
Excel предлагает распределять прибыль с помощью применения формул. Их нужно переносить из файла в файл, это превращает подсчет зарплат в невероятно долгое дело, сопровождаемое ошибками и недовольством партнеров. В Приложении 101 есть уникальная функция, которая позволяет забыть о вечных спорах: в распределение долей прибыли и наценки по любой статье расходов вы можете добавить дизайнера, руководителя проектов, партнера или даже всю компанию (чтобы копить деньги в фонде на расходы, не имеющие прямого отношения к проекту и создавать подушку безопасности). Вы установите нужный процент для каждого контрагента, и его доля прибыли будет автоматически отображаться в его балансе при подписании отчета руководителем.
Восстановление данных
Если вы (или кто-то, у кого есть доступ) удалите файл Excel, то у вас удалятся все данные. То есть придется все переделывать и тратить время на восстановление утраченной информации — просматривать все переписки, искать потерянные чеки, снова рыться в фотогалерее, перечитывать почту и т. д. В 101 есть ограничения прав в зависимости от разных категорий пользователей. Контрагенты не смогут случайно удалить важную информацию.
Интерфейс и функции
Нет возможности знать все функции Excel. Повышается вероятность допустить ошибку + легко растеряться в массиве информации. Даже если наняли помощников, вы все равно не можете быть уверены в их внимательности, точности и обеспечить себе 100% защиту от фатальных ошибок (человеческий фактор). В Приложении 101 интуитивно понятный интерфейс, который помогает пользователю быстро и эффективно решить задачу. Что важно: интерфейс создавался не просто разработчиками со стороны, а настоящими строителями, которые понимают, что действительно важно в этой сфере. Это не кнопки ради кнопок, это кнопки ради прибыли, свободного времени и упрощения рутины!
Автоматизация и защита от ошибок
В Excel всю автоматизацию нужно настраивать вручную: писать формулы, продумывать логику. Приложение 101 создано для того, чтобы вы просто и удобно вносили свои данные и каждый из участников получал то, что ему нужно: руководитель — аналитику, руководитель проектов — отчеты от мастеров, мастера — возможность быстро отчитаться с помощью готового прайс-листа и сканирования чека по QR-коду, заказчик — отчеты о потраченных средствах и актуальный баланс проекта.
Связь между разными таблицами (проектами)
В Excel она практически отсутствует. Конечно, вы можете ссылаться на различные таблицы или как-то связать данные, однако это требует особых навыков. В Приложении 101 каждый занимает свою роль — заказчик, руководитель, мастер и отвечает за свою часть работы. Это позволит вам эффективнее аккумулировать реальные данные о процессе работы на разных объектах для аналитики, которая позволит в будущем составлять более точные сметы.
Командная работа
Excel нельзя расшерить, такая функция есть только в Google-Таблицах, однако в этом случае слишком велик риск, что кто-то случайно удалит важную информацию (и вы не узнаете, кто это был). Приложение 101 позволяет совместно работать над проектом и отслеживать действия команды.
Главное отличие Excel и Приложения 101 — это фокусирование. Excel создан для работы с данными, ему все равно на ваши задачи. А Приложение 101 сфокусировано на человеке и его потребностях. Вы будете не обезличенным пользователем, а дирижером, грамотно управляющим отлаженными процессами.
Главная суть нашего сравнения не в том, что «вы не сделаете хорошую смету в Excel». Вы сделаете ее, возможно, даже лучше, чем в приложении. Вопрос следующий:
- Сколько усилий/времени/денег вы на это затратите?
- Что даст вам эта конкретная смета? (так ли она нужна заказчику или ему достаточно знать примерные цифры?)
Если количество затраченных усилий не равно повышению заработка или стратегическим улучшениям, то насколько для вас важна эта работа? Это те самые 20%, которые приносят вам результат, или те самые 80%, которые вы тянете за собой?
Что изменится, если вы внедрите Приложение 101 для учета финансов на стройке?
Пока ваши конкуренты тратят часы напролет на заполнение таблиц, вы будете получать готовые отчеты о потраченных средствах для заказчика за 10 минут! Как это возможно?
В Приложении 101 фиксируются все зачисления на счет и их траты — на работы и материалы. Через детализацию баланса и руководитель проекта, и заказчик могут узнать, на что именно были потрачены деньги.
С помощью распределения ролей каждый маляр, плиточник или гипсокартонщик в вашей команде может отчитаться о выполнении работ с помощью простых команд в приложении, а вы просто соедините их в один документ. При этом, расходы будут отображены не просто в виде списка, а по статьям и с итоговыми суммами.
Если вы еще ни разу не пользовались Приложением 101, то запишитесь на бесплатную презентацию, чтобы понять, как именно ваша компания может быстрее и эффективнее внедрить приложение. На встрече эксперт ознакомит вас с основными функциями 101 и подскажет, какие из них необходимы вашему бизнесу прямо сейчас. На встрече вы получите доверительный код.
Если вы хотите узнать больше о ведении бизнеса в строительной сфере, то подписывайтесь на наш канал в Telegram. Также вступайте в чат передовиков строительного бизнеса. В нем можно задать вопросы разработчикам приложения и получить доступ к опыту сотен успешных строительных компаний. В чате все открыты и готовы помочь, нет токсичности и спама. Другого такого строительного сообщества вы больше не найдете!
