Содержание:
Как выглядит создание отчетов в большинстве строительных компаний?
Эта картина известна каждому собственнику строительного бизнеса: данные о финансовых операциях трудно собрать, тяжело систематизировать и еще сложнее проанализировать. Как правило, создание ответов ложится на плечи руководителя, который вынужден собрать со всех контрагентов информацию о выполненных работах, потребовать чеки за покупки стройматериалов и свести данные в Excel-таблице.
Большинство строителей ведет учет кое-как или вообще не ведет. Почему так происходит?
- сбор данных из различных источников (проектной документации, журналов учета работ, бухгалтерии, закупок и других отделов) занимает слишком много времени;
- ручное заполнение таблиц и документов увеличивает вероятность ошибок;
- необходимость подготовки отчетов в разных форматах для различных ведомств и заказчиков вообще удручает.
Такая система приводит к потере времени, неэффективной работе сотрудников и возможным несоответствиям в данных. Автоматизация отчетности позволяет минимизировать эти проблемы и значительно ускорить процессы.
Зачем бизнесу нужны отчеты?
Бизнесом нужно управлять не только на основе личных ощущений и опыта, но и с помощью цифр. Отчеты — это не просто формальность, а необходимость для тех, кто планирует строить не только дома, но и бизнес.
Несколько причин, из-за которых отчётность играет важную роль:
- Финансовый контроль помогает отслеживать расходы, бюджет и предотвращать перерасход средств.
- Контроль сроков фиксирует ход выполнения работ и выявляет задержки.
Отчёты о проверке качества позволяют вовремя исправлять дефекты
В Приложении 101 сохраняются все ежедневные отчеты о ходе выполнения работ. Только представьте, руководители проектов могут удаленно проверять прогресс ремонта, а у заказчика останутся фотографии скрытых работ.
- Документы по технике безопасности помогают минимизировать риски аварий и несчастных случаев.
- Отчёты, которые были приняты заказчиком, например, в Приложении 101, могут служить доказательством выполнения обязательств перед заказчиком и контролирующими органами.
- Данные из отчётов помогают руководству принимать обоснованные решения по оптимизации процессов.
Отчеты, которые нужны строительному бизнесу
Обсудим основные отчеты, которые позволяют бизнесу эффективно управлять работой сотрудников, следить за качеством работ, оценивать рентабельность и принимать важные решения.
Отчет о ходе работ (строительных или ремонтных)
Отчёт о ходе работ — это документ, который фиксирует текущее состояние строительного или ремонтного проекта. Такие отчеты могут создаваться ежедневно или по мере проведения работ. Они нужны, чтобы оценивать прогресс, выявлять проблемы на ранних этапах и контролировать соблюдение сроков и бюджета.
Кто-то отправляет отчеты в виде десятка фотографий с объекта в мессенджерах, кто-то подключает заказчика к фотопотоку, а кто-то, по старинке, просто приглашает заказчика на объект для проведения приемки после каждого этапа работ.
Что включает в себя отчет о ходе работ?
- дата и объект строительства;
- запланированные и выполненные работы;
- процент выполнения;
- выявленные проблемы и предложения по их устранению;
- фотоотчёт или видео.
Приложение 101 меняет привычное представление о ежедневных отчетах. Теперь вы можете поэтапно отчитываться о выполненных работах и получать подтверждение о приемке со стороны заказчика в несколько кликов. Как это работает?
- Мастер создает событие «Отчет» в приложении, выбирает из прайс-листа позиции с подходящими работами и прикрепляет фото или видео.
- Руководитель проекта проверяет отчет и отправляет на следующий этап.
- Заказчик принимает отчет, если не остается каких-либо вопросов.
Отчёт о движении денежных средств (ДДС)
ДДС показывает, сколько денег поступило и сколько было потрачено за определённый период, что помогает контролировать ликвидность бизнеса. Это документ из бухгалтерской отчетности компаний среднего и крупного бизнеса, однако он также помогает руководителям компаний вести управленческий учет.
Что включает в себя ДДС?
- поступления средств (авансы, оплата заказчиков);
- расходы (материалы, зарплаты, аренда техники);
- остаток денежных средств.
ДДС позволяет понять, генерирует ли бизнес реальный денежный поток или зависит от заемных средств. Иногда бывает, что у бизнеса огромные обороты (то есть через него проходит много денежных средств), на счетах лежат какие-то баснословные суммы, а, на деле, прибыль стремится к нулю. ДДС показывает реальную картину, не позволяя обмануться большими суммами поступлений.
Отчёт о прибылях и убытках (ОПУ)
ОПУ помогает понять, сколько прибыли имеет компания за определенный период. Он показывает разницу между доходами и расходами, чтобы руководитель мог оценить эффективность своих действий.
Что включает ОПУ?
- выручка (сколько заработано);
- себестоимость (материалы, зарплаты, аренда);
- операционные расходы (офис, реклама, налоги);
- чистая прибыль.
В отличие от ДДС отчет о прибылях и убытках показывает, какую прибыль получила компания, рентабелен ли бизнес и сколько средств можно вывести, чтобы не уйти в минус!
Приложение 101 автоматически учитывает все расходы и доходы, позволяя строителям наблюдать за чистой прибылью.
Балансовый отчёт по проекту (ремонт или строительство)
Данный отчет позволяет зафиксировать все траты по проекту, сгруппировав их по статьям расходов. Он составляется после завершения ремонта или строительства. Балансовый отчет необходим компании, чтобы понимать реальные цифры, с которыми они сейчас работают.
Что включает в себя балансовый отчет по проекту?
- зачисления (количество и сумма поступлений на счет проекта от заказчика или других лиц);
- работы, сгруппированные по статьям расходов;
- материалы, закупленные в ходе реализации проекта.
Балансовый отчет позволяет руководителям компаний видеть, сколько в реальности тратится на реализацию интерьеров, чтобы ориентировать на эти цифры новых заказчиков.
В Приложении 101 балансовый отчет создается автоматически исходя из данных, которые есть в отчетах о потраченных средствах, выполненных работах и авансах.
Где брать данные для создания отчетов в строительной сфере?
Главная сложность при работе с отчетами — это не их создание. Для этого, в крайнем случае, всегда можно нанять ассистентов или помощников взять на аутсорсе. Основная проблема — это сбор данных. Давайте разберемся, почему так происходит:
1. Нет нормальной внутренней отчетности
Очень часто строители просто не могут нормально собрать данные от подрядчиков и не знают, сколько средств сейчас в подотчете и есть ли еще деньги на продолжение работ на объекте заказчика.
2. Нет удобной системы для передачи данных
Почему так сложно добиться от подрядчиков информации о выполненных работах или чеков о покупках? Они считают, что могут просто выполнить работу и ждать оплаты. Руководитель не требует у них ведения отчетности определенным образом (не привязывают небходимость отчитаться к выплатам).
3. Использование устаревших систем
Если вы до сих пор «сводите цифры» в Excel по ночам, собирая все чеки и отчеты из мессенджеров, то вы тратите огромное количество времени на «пустую» работу. Так мы называем заполнение таблиц, проверку цифр и их сведение. Даже если вы нанимаете для этих задач ассистента, вы не избавляете себя от главной головной боли — неточностей и ошибок.
Приложение 101 меняет взгляд на ведение отчетности. Для отслеживания важных показателей бизнеса, создания балансового отчета или предварительного расчета больше не нужно вести громоздкие таблицы в Excel. В приложении все данные собираются автоматически из отчетов контрагентов о выполненных работах или потраченных средствах.
Что вы получите?
- удобную систему, которую позволяет контрагентам получать выплаты только после отчета;
- аналитику, которую автоматически обновляется после изменения событий в приложении;
- автоматическое создание отчетов по проекту;
- удобное сканирование чеков по QR-коду (быстрое подгруждение данных из ФНС).
С Приложением 101 вы сможете забыть о старых методах ведения отчетности, взять в работу больше проектов и масштабировать бизнес без страха «утонуть в бумажках».
