Почему таблица учета не спасает бизнес
Во многих строительных и проектных компаниях главный управленческий инструмент выглядит одинаково: огромная таблица учета в Excel или Google Sheets. Колонки «объект», «контрагент», «статья расходов», «дата», «сумма», формулы, сводные — кажется, что если эту конструкцию довести до идеала, учет заработает сам.
На практике таблица живет по-другому. Прорабы и мастера считают её «бумагой для офиса», чеки лежат в бардачке машины, авансы выдаются из кассы или с карты, а записи появляются в таблице раз в неделю или раз в месяц. Руководитель открывает файл и видит цифры, которые уже устарели к моменту просмотра. В статьях 101 мы не раз разбирали, к чему приводит такой подход к учету расходов в строительстве.
Excel и тетрадь подходят для самых первых шагов, однако по мере роста количества объектов и подрядчиков отчеты в них превращаются в запутанный набор вкладок. Финансовые решения начинают опираться на догадки и переписки в мессенджерах, а не на прозрачные данные по каждому объекту.
Поэтому отправная точка разговора про таблицу учета одна: сам по себе файл с формулами стоит денег только тогда, когда в него попадают живые события из бизнеса — чеки, акты, авансы, выплаты, закупки, выполненные работы.
Роль финансового директора без иллюзий
Многие основатели надеются решить финансовый хаос наймом финансиста или целой аутсорс-компании. Кажется логичным: есть грамотный человек, он «наведет порядок в цифрах» и начнет выдавать отчеты.
В реальности без нормальной агрегации данных финансист большую часть времени вынужден выбивать информацию у людей на объектах. Раз в месяц он обзванивает мастеров, собирает чеки из мессенджеров, сводит платежи по банку с наличными, пытается понять, какой расход к какому объекту относился. На полноценный анализ остается несколько часов перед сдачей отчета.
Финансовый директор приносит компании пользу, когда у него под рукой уже есть структурированные события: кто, когда, по какому объекту, на какую сумму что оплатил, какой доход пришел от заказчика, какой остаток по подотчету у каждого человека. Тогда он строит модели, считает маржинальность, планирует кассовые разрывы. Именно это описывают материалы 101 про финансовый учет доходов и расходов строительной компании.
Если же живых данных нет, финансовый директор превращается в дорогого оператора по ручному сбору цифр, и компания платит за то, что по сути можно автоматизировать.
Что такое агрегация данных в компании
Агрегация данных — это процесс, в котором каждое реальное событие в бизнесе превращается в одну понятную запись. Не важен формат: таблица, специализированное приложение или база. Важно, чтобы одно действие на объекте сразу попадало в общую картину.
В строительной или проектной компании базовая единица такой агрегации — событие по объекту: закупка материалов, выдача подотчетных средств, выполнение этапа работ, поступление денег от заказчика. В инструментах вроде Приложения 101 каждое такое событие фиксируется с привязкой к объекту, статье расходов или доходов и контрагенту.
Хороший агрегатор данных делает три вещи одновременно:
- забирает цифры прямо «с поля» — с телефона мастера, прораба, снабженца;
- сразу связывает каждую сумму с объектом, статьей и человеком;
- обновляет аналитику и таблицы в тот же момент, когда внесена запись.
Только в такой конфигурации управленческий учет перестает быть абстракцией и превращается в ежедневную практику. Подробно об этом мы писали в материале про управленческий учет в проектном бизнесе.
Как выглядит живая таблица учета
Представим таблицу учета, которая действительно работает в реальном времени. В ней не десятки разношерстных вкладок, а одна базовая структура, куда складываются все события компании. У каждой строки есть обязательный набор полей.
Минимальный набор полей в живой таблице учета:
- дата события;
- тип события (доход, расход, перемещение, аванс, возврат);
- объект или проект;
- контрагент (сотрудник, подрядчик, поставщик, заказчик);
- статья доходов или расходов;
- сумма и валюта;
- способ оплаты (наличные, карта, банк);
- комментарий или ссылка на первичный документ.
Дальше поверх этой «сырой» таблицы можно строить любые отчеты: прибыль по объектам, динамика кассы, фонд компании, эффективность подрядчиков, окупаемость рекламных каналов. В тарифе PRO+ в Приложении 101 такие отчеты собираются автоматически на основе внесенных событий и показывают аналитику по расходам, прибыли, маржинальности и Фонду компании.
Ключевой момент: человек на объекте вносит только свое событие, а сводные таблицы и диаграммы обновляются сами. Руководителю и финансисту не приходится собирать цифры вручную каждый месяц — их задача перейти к анализу.
Связка «таблица + приложение + финансист»
Таблица учета, приложение для агрегации и финансовый директор выполняют разные роли.
Приложение или другой цифровой инструмент отвечает за сбор первичных данных: кто что купил, кто получил аванс, какой объем работ закрыт, какие акты подписаны заказчиком. В Приложении 101 этот поток данных формирует прозрачную картину по каждому объекту и по подотчетным средствам.
Таблица учета — это уже надстройка над этим потоком. Через неё удобно структурировать информацию под задачи собственника: видеть прибыль по объектам, контролировать, где авансы еще нужно отработать, а где можно забирать прибыль, планировать загрузку бригад и инвестиции. В статьях 101 про учет расходов в строительстве подробно разобрано, как системный учет снижает риск кассовых разрывов.
Финансовый директор в такой конфигурации перестает быть «главным по табличке». Его зона ответственности — интерпретация данных, сценарное планирование, поиск точек роста, настройка бюджетов, контроль выполнения финансовых планов. Факты о движении денег он видит в цифрах, которые поступают ежедневно, а не по крупицам к концу месяца.
С чего начать переход к нормальному учету
Никакая таблица учета не заработает, пока у команды нет простого способа заносить фактические события в общую систему. Поэтому внедрение нормального учета лучше всего начинать с понятного плана.
Шаг 1. Определите, какие события вы хотите видеть в своей таблице. Минимум: все расходы по объектам, все доходы от заказчиков, все движения подотчетных средств, все внутренние расходы компании (аренда, реклама, зарплаты администрации). Для каждой группы пропишите обязательные поля: объект, контрагент, статья, сумма, дата.
Шаг 2. Выберите инструмент агрегации, который команда реально будет использовать каждый день. Это может быть Приложение 101, где мастера и прорабы отчитываются по событиям прямо со смартфона: сканируют чеки, фиксируют объемы работ, отмечают, с какого объекта взяли деньги. Такой формат удобен для ИП и небольших компаний, где важно видеть движение денег по каждому объекту без сложных программ.
Шаг 3. Подключите финансиста уже к живым данным. Когда приложение или база собирают все события, специалист по финансам настраивает таблицу учета и отчеты под ваши задачи: прибыль по объектам, фонд компании, прогноз кассы, рентабельность направлений. В материалах 101 про приложения для управленческого учета мы подробно разбираем, какие задачи можно закрыть таким подходом.
В итоге таблица учета превращается в полезный интерфейс к данным, а не в сложный артефакт, который пугает команду. Финансист работает с актуальными цифрами, а не с догадками и просьбами «скинь мне все чеки за месяц».
Как часто обновлять таблицу учета?
Оптимальная частота — каждый рабочий день. Сами события попадают в систему в момент совершения (через приложение или форму), а сводная таблица и отчеты пересчитываются автоматически. Тогда к концу недели вы видите почти бухгалтерский уровень точности, но в формате управленческого учета.
Нужен ли финансовый директор, если есть хорошее приложение?
Приложение закрывает задачу сбора и первичной структуризации данных. Финансовый директор нужен, когда вы хотите строить бюджеты, управлять кассовыми разрывами, планировать рост и инвестиции. Чем лучше настроена агрегация, тем дешевле и эффективнее работа финансиста.
Что делать, если команда не хочет заполнять события?
Важно, чтобы люди на объектах видели личную пользу: понятный учет подотчетных средств, прозрачные расчеты, отсутствие «потерянных» выплат. Помогают простые регламенты, разбор парочек реальных кейсов и обучение формата «как сэкономить себе время, используя приложение».
Как понять, что система учета заработала?
Есть два простых признака. Во-первых, вы можете за 2–3 минуты ответить, сколько на сегодня денег по каждому объекту и где у вас перерасход. Во-вторых, финансовые отчеты начали использоваться для решений: вы меняете цены, условия с подрядчиками или порядок авансирования, опираясь на цифры, а не на ощущения.