Содержание:
Что такое бюджет в бизнесе?
Бюджет — это количественный план на период или по проекту. В нём вы задаёте ожидаемые доходы, расходы, поступления и выплаты, а также необходимые ресурсы. Плановые суммы отражают ваши допущения и цели; фактический результат может отличаться.
Бюджеты классифицируют по разным признакам: назначению, периоду и способу составления. Например, статичный бюджет рассчитан на выбранный объём деятельности, а гибкий позволяет пересчитать плановые показатели для другого объёма. Эти признаки можно сочетать.
Собственнику важно понять, какой вопрос решает каждый план: сколько компания рассчитывает заработать, хватит ли денег на платежи и какие вложения она может себе позволить.
В этой статье разберём операционный, финансовый, инвестиционный и сводный бюджеты. Это удобный порядок объяснения. Перечисленные бюджеты находятся на разных уровнях: сводный бюджет объединяет частные планы, а план капитальных вложений часто включают в финансовый блок. Состав бюджетов выбирают под задачи компании.
Основные виды бюджетов компании
Для малого и среднего бизнеса полезно различать следующие задачи бюджетирования:
- Операционный бюджет — план продаж и затрат основной деятельности: производства, услуг или выполнения работ.
- Финансовый бюджет — планы денежных потоков, потребности в финансировании и финансового положения на конец периода. Центральную роль в управлении платежами играет бюджет движения денежных средств.
- Инвестиционный бюджет — план вложений в долгосрочные активы и другие выбранные проекты развития. Для каждого проекта важно отдельно определить состав расходов и способ их отражения в учёте.
- Сводный, или генеральный, бюджет — согласованная система частных бюджетов, которая показывает общую картину по компании.
Эти планы связывают решения собственника: какую выручку получить, сколько потратить на выполнение работ, когда потребуются деньги и как профинансировать развитие. Одну и ту же покупку можно увидеть в нескольких планах с разных сторон, поэтому при сведении данных нельзя складывать их итоги без проверки на повторный учёт.
Операционный бюджет: как планировать выручку и расходы
Операционный бюджет описывает основную деятельность. Для строительной бригады это план работ по объектам, для веб-студии — по проектам, для производства — по заказам и партиям продукции. В расчёт включают ожидаемые объёмы, цены и необходимые ресурсы.
Обычно план продаж связывают с затратами на материалы, работу исполнителей и подрядчиков, а также с накладными и административными расходами. Прямые затраты можно отнести к конкретному объекту; косвенные требуют выбранного способа распределения. Это отдельный признак от деления на постоянные и переменные: например, прямая зарплата может зависеть от объёма работ или быть фиксированной.
В Приложении 101 сметы помогают зафиксировать ожидаемые объёмы и суммы по проекту, а отчёты и статьи расходов — учесть выполненные работы и закупки. По статьям можно сопоставлять план и факт выполнения работ. Смета сама по себе не меняет баланс проекта. Порядок её подготовки описан в инструкции по созданию сметы, а классификация затрат — в статье «Распределение расходов по статьям».
Для бюджета компании этих данных недостаточно без выбранного периода, прогноза продаж и расходов вне проектов. При сравнении плана с фактом сохраняйте одинаковые состав работ, статьи, период и способ признания доходов и расходов.
Финансовый бюджет: как управлять деньгами на счетах
Бюджет движения денежных средств показывает ожидаемые поступления и выплаты по датам. Его начинают с остатка денег на начало периода и дополняют платежами заказчиков, выплатами поставщикам и исполнителям, налогами, покупкой активов и операциями финансирования. Так можно оценить конечный остаток и периоды возможного дефицита.
Выручка и получение денег могут приходиться на разные даты. Аналогично, затрата и её оплата могут относиться к разным периодам. Поэтому план прибыли и денежный план согласуют, сохраняя эти различия.
В распространённой структуре финансовый блок включает денежный бюджет, план капитальных вложений и прогнозный баланс. Бюджетный отчёт о прибылях и убытках обычно формируется на основе операционных планов. Вместе эти формы входят в сводный бюджет. Фактические отчёты за прошедший период служат базой для планирования, но сами по себе прогнозом не являются. О назначении форм читайте в статье про ДДС, ОПиУ и управленческий баланс.
Данные о расчётах и подотчётных средствах в 101 помогают уточнить исходное состояние проекта. Будущие сроки поступлений и платежей нужно планировать по договорам и договорённостям. Из наличия фактических событий нельзя автоматически вывести полный денежный прогноз: в него отдельно включают будущие обязательства, начальные остатки и выбранные допущения.
Инвестиционный бюджет: как планировать вложения в развитие
В плане капитальных вложений отражают покупку или замену долгосрочных активов: например, техники, оборудования и компьютеров. Для каждого решения задают сумму, срок оплаты и источник финансирования. Такие покупки могут влиять на денежные потоки сразу, а на прибыль — через амортизацию в течение нескольких периодов.
Рекламную кампанию, обучение сотрудников или запуск направления можно отдельно планировать как инициативы развития. Однако цель «на будущее» сама по себе не превращает затраты в капитальные вложения. Реклама и обучение обычно относятся к расходам по применимым правилам учёта; их нельзя безусловно приравнивать к покупке оборудования.
Собственнику полезно выделять инициативы развития, чтобы видеть их стоимость и сроки. При этом сохраняйте связь с операционным и денежным планами: рекламные расходы не должны исчезать из расчёта прибыли только потому, что вы назвали проект инвестиционным.
Для учёта фактических сумм в 101 используйте подходящие статьи расходов и принятое в компании разделение проектов и внутренних затрат. Само название статьи или проекта не определяет бухгалтерскую классификацию покупки и не заменяет план её финансирования.
Сводный бюджет: общая картина по бизнесу
Сводный бюджет объединяет и согласует операционные планы, денежный бюджет, капитальные вложения и прогнозные финансовые формы. Он помогает проверить, совместимы ли план продаж, доступные ресурсы и сроки финансирования.
Например, план может показывать рост выручки при дефиците денег: работы выполняются раньше, чем заказчики платят. Совместное рассмотрение планов позволяет обсудить авансы, график закупок или финансирование до наступления платежей. Прогноз остаётся зависимым от заложенных сроков и сумм.
Фактическая аналитика по проектам и статьям помогает разбирать отклонения. В материалах 101 описаны таблицы и диаграммы расходов в аналитике PRO+, которые обновляются по внесённым данным. Эти данные служат базой для анализа. Автоматическое создание сводного бюджета приведёнными возможностями не подтверждается. Подробнее об учётных данных и анализе — в статье «Как настроить систему бизнес-аналитики».
Как использовать данные Приложения 101 для бюджетирования?
Для бюджетирования удобно иметь единые исходные данные о проектах, сметах, фактических работах и расходах. В 101 вы можете создавать сметы и распределять суммы по статьям проекта. Затем эти данные используют для сопоставления ожидаемых и выполненных работ.
Начните с общей структуры статей. Смету по проекту и фактический отчёт относите к сопоставимым видам работ. Порядок настройки описан в инструкции по статьям расходов. Для бюджета всей компании дополнительно учитывайте общие расходы и допущения о будущих продажах.
Подотчётный баланс показывает суммы, за расходование которых отвечает участник. Он помогает контролировать выданные средства и расчёты, однако не равен ни прибыли, ни полному бюджету компании. Подробнее — в статье «Учёт подотчётных средств».
Отдельно зафиксируйте плановые даты платежей и поступлений, ответственных и правила обновления прогноза. Сохранённый исходный план нужен для анализа отклонений; новый прогноз отражает изменившиеся ожидания. Выберите для этих планов подходящий инструмент и согласуйте его данные с учётом в 101, не предполагая, что все бюджеты возникнут из отчётов автоматически.
С какого бюджета начать?
Если формализованного бюджетирования пока нет, начните с задач, которые актуальны для вашей компании. Одному бизнесу прежде всего нужен график платежей, другому — сопоставимый план выручки и затрат по проектам.
Шаг 1. Опишите статьи выручки и расходов для плана прибыли, а также поступлений и выплат для денежного плана. Для первого варианта можно выбрать, например, 10–15 укрупнённых статей; это ориентир, не обязательная норма. Разделите поступления заказчиков, закупки материалов, расчёты с подрядчиками, аренду, зарплаты и налоги в соответствии с задачей каждого плана. Для учёта проекта пригодится разбор распределения расходов.
Шаг 2. Составьте операционный бюджет: запланируйте выручку по месяцам и соответствующие затраты. Сметы в 101 дают исходные объёмы и суммы по объектам. Дополните их общими расходами, ожидаемыми заказами и правилами признания выручки, затем сравнивайте с фактом на той же основе.
Шаг 3. Добавьте прогноз ДДС, например на ближайшие два-три месяца, с разбивкой, позволяющей увидеть платежи внутри периода. При нехватке денег обсуждайте возможные авансы, изменение сроков выплат по согласованию с контрагентами или другие источники финансирования. Практические темы разобраны в статьях про подотчёт и про кассовые разрывы.
После освоения этих планов отдельно оцените вложения в развитие и соберите сводный бюджет. Они требуют решений о суммах, сроках и финансировании; наличие прибыли или аналитики не создаёт их автоматически. Регулярно сверяйте фактические результаты с исходным планом и обновляйте прогноз.
Бюджеты и управленческий учёт
Если вы выбираете инструменты, в блоге есть обзор приложений для управленческого учёта, включая 101. При выборе проверяйте, какие функции относятся к учёту факта, какие — к планированию и как вы будете сопоставлять данные. Актуальные возможности конкретного сервиса уточняйте по его документации.
Бюджеты и подотчётные средства
Если сотрудники получают деньги на закупки, срочные выезды и другие расходы, контролируйте выдачу, подтверждённое использование и остаток. Сам перевод денег сотруднику ещё не доказывает расход по выполненному проекту. Прозрачность подотчёта помогает сверить исполнение бюджета; порядок работы в 101 описан в материале о подотчётных средствах.