- Зачем проектному бизнесу управленческий учет?
- Что такое управленческий учет простыми словами?
- Из чего состоит управленческий учет в проектном бизнесе?
- Как выстроить управленческий учет в Приложении 101?
- Какие результаты вы получите через 2–4 недели?
- Типичные ошибки при внедрении управленческого учета
- Ответы на частые вопросы про прибыльность и маржинальность
- Как начать? Бесплатная консультация по управленческому учету
Зачем проектному бизнесу управленческий учет?
Проектный бизнес — это вечное лавирование между горящими задачами. Сегодня вы запускаете новый объект или проект, через неделю закрываете старый, подрядчики то выходят на связь, то пропадают, деньги двигаются по разным счетам и картам. В какой‑то момент вы перестаете точно видеть, какие проекты зарабатывают, а какие только создают оборот.
Управленческий учет возвращает контроль. Это способ регулярно получать цифры по каждому проекту, команде и направлению работ, чтобы принимать решения на основе фактов. Не важно, где вы работаете — в строительстве, отделке, дизайне, маркетинге, услугам по «под ключ» проектам в B2B. Если есть проекты с началом и концом, управленческий учет применим.
Хорошая новость в том, что организовать такой учет сегодня можно без CFO и сложных ERP. Достаточно понятной структуры проектов и инструмента, который встроится в ежедневную работу команды. Эту задачу как раз решает Приложение 101, созданное вокруг логики управленческого учета для проектного бизнеса.
Что такое управленческий учет простыми словами?
Управленческий учет — это система регулярных отчетов для владельца и руководителей. Она отвечает на несколько простых вопросов: сколько вы заработали на каждом проекте, какая маржинальность по видам работ, куда «утекают» деньги и что можно изменить уже в этом месяце.
Если говорить совсем приземлённо, управленческий учет — это когда каждый рубль, прошедший через компанию, привязан к конкретному объекту, событию или услуге. И каждый этот рубль занимает свое место в нужных отчетах с актуальными данными, которые постоянно обновляются.
Обычно в управленческий учет входят:
— отчет по проектам и объектам;
— отчет по видам работ или услуг;
— контроль поступлений и фактических расходов;
— учет подотчетных средств;
— показатели прибыльности: маржинальная и чистая прибыль, рентабельность проектов.
Именно эти блоки важны предпринимателю, который хочет держать руку на пульсе: какие проекты тянут компанию вверх, а какие тянут вниз.
Из чего состоит управленческий учет в проектном бизнесе
Чтобы управленческий учет работал, его нужно собрать вокруг нескольких ключевых сущностей. Для проектного бизнеса они почти всегда одинаковые.
1. Проекты и объекты. Каждый договор, объект, мероприятие или контракт — отдельный проект. По нему собираются доходы, расходы, авансы, долги и результат. Такой подход подробно описан в статье «Как организовать управленческий учет в строительной компании?» и подходит для любого проектного бизнеса.
2. Доходы и обязательства перед заказчиком. Это сметы, коммерческие предложения, акты, поступившие платежи и ещё не закрытые работы. Важно видеть не только деньги, которые уже пришли на счет, но и те, что заложены в подписанных документах.
3. Фактические расходы. Закупки материалов, работы подрядчиков, логистика, аренда техники, зарплата по конкретным объектам. Плюс общие расходы компании: аренда офиса, маркетинг, бухгалтерия. Подход к детализации расходов подробно разобран в материале «Как правильно вести учет расходов в строительстве?».
4. Подотчетные средства. Деньги, выданные мастерам, прорабам, закупщикам и руководителям проектов. Если их вести «на словах» или только в чате, управленческий учет разваливается. Как выстроить этот блок, разобрано в статье «Как вести учет подотчетных средств в строительстве или ремонтах?».
5. Показатели прибыльности. Здесь появляются маржинальная прибыль, маржинальность, рентабельность проектов, чистая прибыль компании. Хороший пример разборов — материал «Маржинальная прибыль — это важный показатель для бизнеса или не стоит с ним заморачиваться?».
Когда все эти элементы связаны между собой, управленческий учет превращается в приборную панель бизнеса, где видно, чем дышит каждый проект и компания в целом.
Как выстроить управленческий учет в Приложении 101?
Приложение 101 изначально спроектировано как инструмент управленческого учета для представителей проектного бизнеса. В нём уже есть всё необходимое: проекты, сметы, акты, расходы, подотчет, рентабельность и отчеты по компании.
Пошаговая настройка управленческого учета обычно укладывается в один рабочий день и не требует сложной подготовки.
Шаг 1. Создайте компанию и заведите проекты. В роли проекта может выступать объект ремонта, дом, коммерческая площадь, дизайн‑проект, маркетинговая кампания, авторский надзор. Для каждого проекта в Приложении 101 появляется собственный баланс, доходы, расходы и итоговая прибыль.
Шаг 2. Настройте прайс‑лист или шаблоны смет. Это позволит быстро выпускать коммерческие предложения и сметы по единой структуре. Приложение 101 умеет подтягивать позиции из прайса и считать все автоматически, что убирает ошибки формул и экономит время на расчётах.
Шаг 3. Свяжите доходы с проектами. Сметы и акты фиксируются в приложении, привязываются к конкретным объектам и заказчикам. Поступающие платежи учитываются так, чтобы было видно, по каким актам заказчик уже заплатил, а по каким ещё нет. Этот подход подробно описан в статье «Финансовый учет доходов и расходов организации».
Шаг 4. Настройте учет фактических расходов и подотчетных средств. Мастера и прорабы сканируют чеки по QR‑коду прямо с телефона, прикрепляют фото к событиям, распределяют траты по проектам. Деньги, выданные под отчет, отражаются в балансе контрагента, а списания проходят только после подтверждения трат. В результате вы видите, кому сколько выдали, кто отчитался и какие расходы легли на каждый объект.
Шаг 5. Включите аналитику PRO+ по компании. Тариф PRO+ открывает фонд компании, аналитику по руководителям проектов, видам работ и рентабельности. Вы видите, какие направления бизнеса тянут прибыль, а какие съедают ресурсы.
Если хочется глубже разобраться с возможностями PRO+, посмотрите сравнение инструментов «Топ‑5 приложений для управленческого учета» либо материал «Управленческий учет в Приложении 101: как перестать терять деньги бизнеса?».
Шаг 6. Научите команду фиксировать факты в приложении, а не в чатах. Как только мастера, закупщики и руководители проектов начинают вносить данные по ходу работы, управленческий учет перестаёт быть «отчетом раз в месяц» и превращается в живой инструмент. Руководителю остаётся смотреть на отчеты и принимать решения.
Весь этот процесс можно пройти самостоятельно или вместе с экспертом 101 на бесплатной онлайн‑консультации.
Какие результаты вы получите уже через 2–4 недели?
Через 2–4 недели работы в Приложении 101 предприниматель получает:
— Понимание прибыльности каждого проекта. В отчете по объекту становится ясно, какие проекты принесли деньги, какие сработали в ноль или вообще ушли в минус. Это знание уже многое дает!
— Реальную маржинальность по видам работ. Отделка, инженерка, дизайн, комплектация, авторский надзор, управление проектом — по каждому направлению можно увидеть маржинальную прибыль и сделать выводы: что развивать, а от чего отказаться.
— Нагрузку и результативность руководителей проектов. В 101 видно, сколько зарабатывает каждый руководитель проектов или прораб, на каких объектах он работает и какие результаты приносит.
— Баланс фонда компании и общих расходов. PRO+ позволяет учитывать аренду офиса, маркетинг, административный персонал в фонде компании и видеть, какой вклад каждый проект вносит в покрытие этих затрат.
Один из типичных сценариев: компания вела 6–8 объектов, владелец постоянно был в чатах и вручную подсчитывал прибыль по каждому. После внедрения управленческого учета в Приложении 101 он стал смотреть отчеты раз в неделю, увидел два хронически убыточных типа проектов и через месяц отказался от них. В результате освободилось время команды, общий денежный поток по компании вырос, а нервное напряжение заметно снизилось.
Типичные ошибки при внедрении управленческого учета
Ошибки в управленческом учете повторяются в проектном бизнесе из компании в компанию. Если знать их заранее, можно сэкономить много сил и денег.
Ошибка 1. Вести всё в одной общей «каше». Когда доходы и расходы по всем клиентам свалены в один файл или счет, понять, какие проекты тянут бизнес вниз, практически невозможно. Управленческий учет строится на разрезе по объектам и проектам.
Ошибка 2. Сосредоточиться на планах и забыть про факт. Подробное планирование без фиксации реальных расходов мало помогает. В 101 план удобно вести через сметы и бюджеты, но сила управленческого учета раскрывается, когда команда регулярно вносит чеки, акты и события по мере выполнения работ.
Ошибка 3. Делегировать учет только бухгалтеру. Бухгалтер отвечает за формальные проводки и налоги, а управленческий учет живёт в ежедневной работе мастеров, снабженцев и руководителей проектов. Если данные вносит один человек задним числом, цифры всегда будут запаздывать и искажаться. Важно встроить 101 в повседневную рутину всей команды.
Ошибка 4. Смешивать личные и корпоративные расходы. Это особенно больно для ИП, которые привыкли платить за личные цели из того же счета, куда приходят авансы. В результате управленческий учет показывает прибыль, которая «испарилась» в личных тратах. На эту тему есть подробный разбор в статьях «Что такое выручка и когда деньги считаются заработанными?» и «Как рассчитать чистую прибыль в строительной компании?».
Ошибка 5. Пытаться сразу охватить все показатели. Иногда руководитель хочет за один день настроить десятки дашбордов, коэффициентов и сложных формул. Гораздо разумнее запустить базу: прибыль по проектам, маржинальность по видам работ, фонд компании и подотчетные средства. Остальные срезы постепенно добавляются по мере роста бизнеса.
Если вы уже столкнулись с одной из этих ошибок, исправить ситуацию вполне реально. В разработке решений помогут готовые материалы блога 101 и персональная консультация эксперта по Приложению 101.
Ответы на частые вопросы про прибыльность и маржинальность
Как понять, выгоден ли конкретный проект?
В Приложении 101 у каждого проекта есть свой баланс: доходы, расходы, авансы и задолженности. Достаточно открыть карточку объекта и посмотреть итоговую прибыль и рентабельность. Если хотите глубже разобраться в логике расчёта, загляните в статью «Как рассчитать чистую прибыль в строительной компании?».
Что такое маржинальная прибыль и маржинальность, и зачем они проектному бизнесу?
Маржинальная прибыль — это доходы по проекту минус переменные расходы, связанные с выполнением этих работ. Маржинальность показывает эту прибыль в процентах. Именно она отвечает на вопрос, какие проекты и виды работ действительно зарабатывают, а какие только создают оборот. Подробный разбор с примерами есть в материале «Маржинальная прибыль — это важный показатель для бизнеса или не стоит с ним заморачиваться?».
Можно ли видеть маржинальность по видам работ или направлениям?
Да, в тарифе PRO+ выстраивается аналитика по видам работ, направлениям бизнеса и руководителям проектов. Например, можно сравнить маржинальность отделки, инженерки, авторского надзора и комплектации, а также увидеть, какие руководители проектов приносят компании больше всего маржинальной прибыли. Это помогает принимать решения о фокусе, расширении или закрытии направлений.
Сколько времени в день уйдёт на управленческий учет в Приложении 101?
При правильно выстроенном процессе у владельца бизнеса уходит около 10–20 минут в день. Основная часть работы лежит на мастерах, прорабах и снабженцах, которые фиксируют факты в приложении прямо по ходу рабочего дня. Руководителю остаётся периодически просматривать отчёты и реагировать на отклонения.
Как начать? Бесплатная консультация по управленческому учету
В теории можно часами изучать статьи, смотреть видео и экспериментировать с настройками. На практике быстрее всего запустить управленческий учет помогает короткая встреча с теми, кто настроил 101 уже в сотнях компаний.
Для новых и действующих пользователей доступна бесплатная консультация с экспертом Приложения 101. На ней разбирают именно ваш формат бизнеса: какие есть проекты, кто вносит данные, какие показатели вам важнее всего сейчас. Эксперт помогает:
— собрать структуру проектов и ролей в приложении;
— решить, какие расходы относить на объекты, а какие — в фонд компании;
— настроить базовые отчеты по прибыльности и маржинальности;
— показать команде, как работать в приложении без лишних действий.
Записаться на консультацию можно через сайт 101. Если хочется сначала просто посмотреть на приложение изнутри, подойдёт бесплатная презентация Приложения 101, где на живых примерах показывают, как вести управленческий учет и какие отчеты вы будете видеть каждый день.