Зачем руководителю нужны финансовые уроки
У любой строительной или отделочной компании один критерий выживания — деньги. Можно делать идеальные ремонты, выстраивать отношения с заказчиками, собирать сильную бригаду, но если деньги гуляют между счетами без системы, бизнес живёт от аванса до аванса.
В 101 мы много лет разбираем финансы проектных компаний и видим одни и те же сценарии: расходы фиксируются «на глаз», прибыль по объектам считается раз в полгода, оборотка иссякает в самый неподходящий момент. Отсюда кассовые разрывы, конфликты с заказчиками и ощущение, что бизнес работает, а денег почему-то мало.
Хорошая новость: финансовая грамотность владельца и руководителей — это навык. Его можно спокойно выстроить в формате понятных «уроков». В 101 Блоге уже есть серьёзные материалы про финучет, например статья о финансовом учете доходов и расходов в строительной компании и разбор как правильно вести учет расходов. В этом тексте соберём ключевые уроки короче и практичнее, чтобы вы могли начать уже в ближайший месяц.
Дальше пойдём от базового к продвинутому: от разделения личных и корпоративных денег до оборотного капитала и автоматизации учёта.
Урок 1. Разделяйте личные и деньги бизнеса
Самая частая ошибка собственников на ранних этапах — один общий «котёл» для всего. Пришёл аванс, из него тут же уехали деньги на материалы, зарплаты мастерам, личные траты, погашение старых долгов. Формально на счёте движения есть, фактически прибыль по проекту неясна до самого конца.
Опасный момент — тратить аванс как прибыль. В статье про учёт расходов в строительстве мы отдельно разбираем, что аванс считается деньгами заказчика, пока работы не выполнены и акты не подписаны. Машина, купленная на эти средства, превращается в риск: при первой претензии заказчика вам придётся возвращать деньги, которых уже нет.
Что стоит сделать в первую очередь:
1. Открыть отдельный счёт для бизнеса. Пусть туда приходят все авансы и оплаты заказчиков. Личные расходы — с личной карты.
2. Назначить себе фиксированный «оклад» собственника. Раз в месяц вы переводите с бизнес-счёта одну сумму себе как вознаграждение. Всё, что остаётся — ресурс компании, а не кошелёк на свободные покупки.
3. Зафиксировать правило: крупные личные траты только из уже заработанной прибыли. Прибыль считается после закрытия этапа или объекта, когда подписаны акты и понятна фактическая себестоимость.
Когда личные и корпоративные деньги разнесены, следующий шаг — видеть прибыль не только по компании, но и по каждому проекту.
Урок 2. Считайте прибыль по каждому проекту
В проектном бизнесе важно отвечать на простой вопрос: «Какой объект действительно приносит деньги, а какой только крутит оборот?». Для этого нужен управленческий отчёт по каждому проекту: сколько зашло от заказчика, какие траты уже произошли, какая маржа получилась.
В статье о финансовом учете доходов и расходов мы подробно показываем, как строится система: отчёт о движении денег, отчёт о прибыли и убытках, баланс. Эти инструменты собирают воедино то, что в жизни выглядит как разрозненные переводы, чеки и сообщения в мессенджерах.
Для простого старта по каждому объекту достаточно вести три показателя:
- поступления от заказчика по этому объекту;
- все расходы, привязанные к объекту (закупки, оплата работ, аренда техники, налоги по проекту);
- разница между ними — текущая прибыль или перерасход.
Важно не только видеть итог по завершённому объекту, но и отслеживать ситуацию в процессе: сопоставлять плановую смету и фактические траты. Тогда перерасход на материалах или проблемный подрядчик будет заметен не в конце, а на середине пути.
Специализированные системы управленческого учёта вроде Приложения 101 закрывают эту задачу «из коробки»: вы ведёте расходы и поступления прямо по проектам, а приложение считает прибыль автоматически. При желании всё это можно делать в Excel, но тогда возрастает риск ошибок и потери данных.
Урок 3. Держите расходы под контролем каждый день
Даже идеальная смета теряет смысл, если расходы фиксируются выборочно: что-то в таблице, что-то на бумажке, что-то «в голове у прораба». В статье как правильно вести учет расходов в строительстве мы показываем, к чему приводит такой подход: дыры в бюджете, задвоение трат, невозможность объяснить заказчику, почему объект «вышел дороже».
Сильная финансовая дисциплина строится на простом принципе: каждая трата должна быть зафиксирована в день, когда она произошла, с привязкой к объекту и статье расходов. Иначе аналитика искажается и все дальнейшие расчёты строятся на неточных данных.
Минимальный набор правил по расходам:
- любая покупка для объекта проводится через чек или документ с понятной номенклатурой;
- каждый чек прикреплён к конкретному проекту и виду работ;
- подотчётные суммы выдаются не «под настроение», а под конкретную задачу с последующим отчётом;
- руководитель видит остатки по подотчёту по каждому сотруднику.
Вручную это превращается в рутину: собирать чеки, перепечатывать позиции в таблицу, сводить всё в общий отчёт. Эксперты 101 именно поэтому сделали в приложении отдельный блок для расходов: мастер фотографирует чек или сканирует QR-код, выбирает объект и статью, а система сама пополняет аналитику и связывает траты с проектом. На странице Приложения 101 можно увидеть, как это устроено в интерфейсе.
Урок 4. Следите за оборотным капиталом и запасом прочности
Многие руководители ориентируются только на остаток на расчетном счёте. На деле этот показатель мало что говорит о реальном здоровье бизнеса. Важно учитывать, сколько компания должна поставщикам, сколько должны вам заказчики, сколько материалов уже куплено и лежит на складе.
Для этого и нужен оборотный капитал. В статье «Зачем нужно считать оборотный капитал?» мы подробно разбираем, из чего он складывается и как его считать именно строительной компании.
Упрощённо формула выглядит так: текущие активы (деньги на счетах, материалы, дебиторка) минус краткосрочные обязательства (займы, долги перед поставщиками, налоги и зарплаты ближайших месяцев). Получается сумма, которой бизнес реально располагает для работы и запуска новых объектов.
Практический вывод из этого урока:
1. Раз в месяц считайте, хватит ли вашего оборотного капитала, чтобы спокойно оплатить ближайшие обязательства и при этом начать новый объект.
2. Держите финансовый «буфер» хотя бы в размере одного-двух месяцев постоянных расходов компании. Это тот минимум, который помогает пережить просадку по продажам или задержку крупной оплаты без паники.
3. Если запас прочности тает, тормозите новые обязательства и смотрите, где заморожены деньги: в лишних материалах, в долгой дебиторке, в неприбыльных проектах.
В тарифе PRO+ в Приложении 101 есть аналитика по ключевым показателям бизнеса, в том числе по оборотному капиталу и прибыли. Это снимает с руководителя часть ручной работы по расчётам и позволяет принимать решения на основе данных, а не ощущений.
Урок 5. Переводите финансовый учет в цифровой формат
Пока учет держится на таблицах и заметках, у вас всегда есть риск: файл сломался, кто-то что-то не туда вписал, сотрудник уволился и забрал с собой «свою» версию таблицы. При трёх‑четырёх объектах это ещё терпимо, при десяти и больше превращается в хроническую проблему.
Авторская подборка приложений для управленческого учета показывает, насколько рынок уже ушёл от простых таблиц. Есть решения, заточенные под общий бизнес, есть продукт, который учитывает строительную специфику. Приложение 101 создавалось именно под задачи прорабов, подрядчиков и владельцев небольших проектных компаний: учёт денег по объектам, сметы, аналитика, подотчётные средства, работа с заказчиком в одном месте.
Главная ценность автоматизации в том, что данные вводятся «по ходу дела» теми, кто тратит и зарабатывает деньги: мастерами, прорабами, снабжением. А руководитель получает уже готовую картину, а не бесконечную сводку из чатов и голосовых сообщений.
На практике это выглядит так: мастер на объекте сканирует чек, выбирает событие и статью расходов, прораб видит обновлённый баланс по объекту, заказчик может посмотреть отчёт, а вы как собственник смотрите на прибыль и оборотку по всей компании в целом.
Как Приложение 101 помогает закрепить финансовые уроки
Эксперты 101 задумали приложение как центр финансового и управленческого учёта для строителей и отделочников. На главной странице Приложения 101 можно увидеть ключевые модули: учёт прибыли и расходов, аналитика, отчёты, сметы, видеонаблюдение, резервный фонд компании.
Каждый финансовый урок из этой статьи опирается на конкретные функции 101:
- Разделение личных и корпоративных денег. Вы видите баланс по каждому проекту и по фонду компании отдельно, поэтому личные траты легко отделяются от денег бизнеса.
- Прибыль по проектам. Для каждого объекта есть свой денежный поток и отчёт по итогам, что позволяет быстро отсеивать нерентабельные направления.
- Контроль расходов. Чеки сканируются по QR-коду, хранятся в проекте, а система автоматически раскладывает их по статьям.
- Оборотный капитал и аналитика. В тарифе PRO+ доступны расширенные отчёты по ключевым показателям, можно видеть, где деньги крутятся, а где застревают.
В статье про оборотный капитал компании мы показываем, как аналитика PRO+ помогает оценивать запас прочности бизнеса. То же самое касается материалов об учёте расходов и финучёте: кейсы в блоге напрямую связаны с функциональностью приложения.
В результате Приложение 101 работает не только как программа для смет и отчётов. Оно становится практическим тренажёром финансовой дисциплины: сотрудники учатся фиксировать траты правильно, руководитель привыкает смотреть на цифры регулярно, бизнес перестраивается на более прозрачную модель.
С чего начать обучение финансовой дисциплине в компании
Чтобы финансовые уроки не остались теорией, важно перевести их в конкретный план. Не обязательно менять всё за неделю, куда надёжнее двигаться по понятным шагам в течение месяца.
Шаг 1. Назначьте себе и ключевым руководителям один вечер на разбор текущей ситуации. Выпишите на лист: сколько у компании объектов, где ведётся учет денег, какие таблицы и чаты сейчас используются, кто за что отвечает.
Шаг 2. Разделите личные и корпоративные деньги. Если нужно — откройте отдельный счёт или карту для бизнеса. Зафиксируйте правило: авансы и оплаты от заказчиков проходят только через этот канал.
Шаг 3. Выберите один‑два показателя для еженедельного контроля. Например: прибыль по проектам и общий оборотный капитал. Под эти метрики настройте отчёты — в приложении или в таблице, если вы пока остаетесь на ней.
Шаг 4. Внедрите единый способ фиксации расходов. Например, решите, что с завтрашнего дня все чеки и расходы по объектам попадают только в одно место: в Приложение 101 или в резервную систему, с которой вы постепенно будете уходить на цифровой учёт.
Шаг 5. Раз в неделю проводите короткий финансовый разбор. 30–40 минут, где вы смотрите, какие объекты вышли в плюс, где пошёл перерасход, как меняется запас прочности. Это не лекция, а рабочий созвон или встреча, по итогам которой принимаются решения.
Через месяц таких созвонов вы уже увидите, как меняется культура в компании: сотрудники начинают относиться к деньгам внимательнее, а вы перестаёте жить в режиме «пожарного», который реагирует только на самые громкие проблемы.
Командная финансовая дисциплина
Финансовые уроки работают быстрее, когда в них включена вся команда. Поделитесь с прорабами и мастерами материалами из 101 Блога — например, статьями про учет расходов и оборотный капитал. Обсудите, как правила из этих текстов применяются к вашим объектам.
Что ещё изучить про финансы в строительстве
Если хотите углубиться, посмотрите раздел «Бизнес в строительстве» в 101 Блоге: там есть материалы про финучет, маржинальную прибыль, управление проектным бизнесом и типовые ошибки, из‑за которых компании теряют деньги. Это хорошее продолжение после базовых финансовых уроков.
Когда стоит переходить на PRO+
Если у вас уже несколько объектов одновременно и приходилось сталкиваться с кассовыми разрывами, имеет смысл заранее переходить на PRO+. Расширенная аналитика и работа с фондом компании помогают выстраивать стратегию, а не просто тушить последствия кассы «в ноль».
Как встроить финуроки в онбординг сотрудников
Новые прорабы и мастера быстрее принимают правила, когда видят, как они связаны с деньгами. Включите в адаптацию небольшой блок: что такое прибыль по объекту, как вы фиксируете расходы, какую роль играет Приложение 101. Тогда финансовая дисциплина перестанет быть «прихотью собственника» и станет нормой для всей команды.