Зачем киностудии управленческий учёт в Приложении 101
Киностудия или продакшн живёт в разъездах: съёмочные дни, экспедиции, работа на локациях, срочные закупки реквизита и техники. Деньги проходят через десятки рук — актёров, операторов, линейных продюсеров, администраторов, сервисов аренды, постпродакшн-студий. Без понятной системы учёта быстро теряется ощущение, где бюджет фильма, а где личные расходы команды.
В Приложении 101 каждая съёмка, фильм, сезон или рекламный ролик становятся отдельным проектом с полным финансовым учётом. Система уже используется в медиа, кино и продакшн-бизнесе, где под каждый проект создают свою карточку и фиксируют поступления от заказчика, расходы на аренду техники, гонорары, площадки и монтаж в одном месте идея управленческого учёта — видеть реальную экономику студии, а не только отчёт для заказчика. Внешний отчёт показывает, на что потратили его деньги, внутренний учёт отвечает на вопрос, сколько заработала сама студия и как распределить эту прибыль между продюсерами, инвесторами и партнёрами . Приложение 101 как раз агрегирует движение денег от всех участников в одном интерфейсе.
В результате киностудия получает простой рабочий инструмент: вместо хаотичных таблиц и переписок — единая система, где видно, сколько стоит каждый съёмочный день, кто должен отчитаться и где находится прибыль.
Как устроить учёт киностудии через проекты?
Базовая единица в Приложении 101 — проект. Для киностудии это может быть отдельный фильм, сезон сериала, рекламная кампания, клип или крупный контент-пакет под платформу. Такой подход уже применяют продакшн-компании: под каждый фильм или ролик создают свой проект и ведут по нему все поступления и траты проекта вы задаёте статьи расходов под логику кино: «Кастинг и актёры», «Операторы и съёмочная группа», «Локации и площадки», «Аренда техники», «Транспорт», «Питание», «Постпродакшн», «Маркетинг и дистрибуция», «Административные расходы». В дальнейшем аналитика покажет, какие статьи съедают большую часть бюджета и где спрятана маржа в проекте фиксируются поступления: авансы и финальные оплаты от телеканала, бренда, платформы или кинокомиссии. Так вы видите, сколько денег уже пришло по проекту и сколько ещё должны заплатить партнёры.
Каждое движение денег — это событие в проекте: отчёт о расходах, поступление, перевод, выплата гонорара. Для каждого события в Приложении 101 сохраняются суммы, статьи расходов, контрагенты, комментарии и документы В итоге по одному экрану видно баланс проекта и текущий результат по фильму.
Когда киношный проект превращается в привычную финансовую схему «доходы − расходы = прибыль», управленческие решения становятся проще: вы видите, какие форматы окупаются, а какие работают на имидж и требуют осторожного планирования.
Как вести учёт актёров, операторов и всей команды?
В Приложении 101 каждый человек или компания, связаные с проектом, — это контрагент. Для киностудии это актёры, режиссёры, операторы, линейные продюсеры, художники по костюмам, кастинг-директора, студии света и звука, транспорт, кейтеринг, постпродакшн и инвесторы.
У каждого контрагента есть свой баланс подотчёта: видно, сколько денег вы выдали под закупки или расходы, на какую сумму человек уже отчитался и есть ли долг или сдача Этот механизм идеально подходит под авансы актёрам и съёмочной группе, а также под расходы линейного продюсера и администратора на площадке.
Например, оператор получает 80 000 ₽ на аренду оптики и оплату ассистентов. В Приложении 101 вы создаёте событие «Перевод под отчёт» на этого контрагента. Дальше оператор по ходу дня фиксирует траты: сканирует чеки за аренду, добавляет расходы на транспорт, прикладывает фото договоров. Система автоматически списывает эти суммы с его баланса и связывает их с нужным проектом учитываются отдельными событиями с понятной статьёй расходов. В любой момент видно, сколько уже выплачено актёру или оператору, а сколько ещё заложено в смете. При споре достаточно открыть историю по человеку и проекту — все платежи, отчёты и документы лежат в одном месте.
Такой подход превращает разрозненные денежные потоки через десятки участников в прозрачную и управляемую систему, где ответственность каждого видна в один клик.
Отчёты прямо с площадки: как работает учёт «в полях»?
Съёмки редко проходят в офисе. Команда разъезжается по локациям, закупает реквизит по пути, арендует технику вечером и платит наличными за срочные услуги. Приложение 101 изначально сделано под такой формат: учёт ведётся прямо с телефона, без ожидания возвращения к компьютеру участник проекта устанавливает приложение на смартфон и получает свой доступ. Когда продакшн-менеджер покупает реквизит, он просто сканирует QR-код на чеке или фотографирует его — система распознаёт покупки, подтягивает сумму и позволяет разнести её по нужным статьям и проектам Аналогично администратор фиксирует оплату такси, водитель — топливо, художник — материалы для декораций.
К каждому событию можно добавить комментарий, фото со съёмки, ссылку на договор или счет. Для киностудии это очень удобно: в одном отчёте виден не только чек, но и конкретная смена или сцена, под которую делалась трата. Руководитель или продюсер отслеживают расходы в режиме реального времени, даже находясь в другом городе.
В итоге площадка перестаёт быть «чёрной дырой» для бюджета. Все выездные траты сразу попадают в управленческий учёт, а вечером уже не нужно собирать чеки по карманам и восстанавливать историю трат по памяти.
Как разделить проекты для заказчика и инвестора?
У киностудии часто два адресата отчётности: заказчик (бренд, платформа, телеканал) и инвестор или совладелец проекта. Первому важны подтверждённые расходы и прозрачный бюджет, второму — прибыль и возврат вложений. В Приложении 101 это удобно разделяется за счёт структуры проектов и Фонда компании вариант — один проект, но продуманная структура статей расходов и аналитики. Доходы от заказчика фиксируются как поступления по проекту, а статьи расходов группируются так, чтобы отдельно видеть затраты, проходящие по договору с заказчиком, и затраты, покрываемые инвестором или студией. В аналитике можно оценить маржу по разным группам статей и показать заказчику только ту часть отчёта, которая ему положена вариант — два проекта под один фильм. Один проект отражает картину для заказчика: туда попадают его оплаты, подтверждённые расходы и отчёты, которые вы выгружаете в PDF и отправляете напрямую из приложения Второй проект работает как инвестиционная модель: в нём учитываются вложения инвесторов, возвраты, роялти, продажи прав и распределение прибыли.
При тарифе PRO+ к этому добавляется Фонд компании. Через него можно аккуратно переводить часть прибыли с коммерческих проектов на развитие студии, покрывать перерасход по сложным фильмам и фиксировать, какие суммы принадлежат партнёрам, а какие остаются в студийном фонде схема даёт киностудии гибкость: вы отдельно показываете экономику проекта заказчику, сохраняете прозрачность для инвесторов и при этом контролируете общую финансовую картину компании.
Прибыль, гонорары и доли продюсеров
Как только по проекту в Приложении 101 заведены доходы и расходы, система автоматически считает результат: прибыль или убыток, рентабельность и наценку. В продакшн-сфере это особенно важно — один фильм может быть убыточным, другие ролики перекрывают минус, и без точного учёта легко ошибиться в ощущениях расширенной подписке PRO+ можно настраивать автоматическое распределение прибыли между участниками проекта: продюсерами, инвесторами, студией, ключевыми креативщиками Например, вы задаёте доли: 30% инвестору, 40% продюсерскому центру, 30% киностудии. После закрытия проекта 101 покажет, какие суммы приходятся на каждую сторону.
Гонорары исполнителей и партнёров фиксируются отдельными событиями с понятными статьями расходов. В результате видно, какие проекты приносят студии живую прибыль после всех комиссий, а какие работают в ноль из-за завышенных гонораров или долгой разработки.
Это превращает разговор о долях и премиях из споров «на глаз» в расчёт по цифрам: у всех участников одна опора — данные из управленческого учёта в приложении.
Что показывает аналитика по киностудии?
Когда через Приложение 101 проходит несколько фильмов, клипов и рекламных кампаний, становится важна не только прибыль по каждому проекту, но и общая картина по студии. Для этого в тарифе PRO+ есть расширенная аналитика: таблицы и графики, которые автоматически обновляются при каждом новом событии аналитике можно увидеть, какие типы проектов приносят наибольшую прибыль: рекламные ролики, музыкальные клипы, branded content или полнометражные фильмы. Отдельно анализируются статьи расходов: сколько в среднем уходит на актёров, локации, технику, постпродакшн. Чем детальнее вы настроили статьи расходов, тем точнее выводы выдаёт система блок — баланс Фонда компании и движение денег между проектами. Это помогает студии планировать кассовые разрывы между сменами, откладывать часть дохода в резерв и решать, во что инвестировать следующими шагами.
В итоге 101 даёт киностудии не только учёт по отдельным фильмам, но и полноценный финансовый радар: видно, где вы реально зарабатываете, а какие форматы требуют пересборки экономики.
Как запустить учёт киностудии в 101 по шагам?
Шаг 1. Опишите текущие и ближайшие проекты. Для начала достаточно списка фильмов, клипов, рекламных кампаний и приблизительных бюджетов. Определите, какие из них хотите завести в приложение в первую очередь: обычно это новые проекты и самые проблемные по контролю затрат.
Шаг 2. Составьте перечень контрагентов: ключевые актёры, операторы, режиссёры, подрядчики по свету и звуку, аренда техники, транспорт, кейтеринг, постпродакшн, инвесторы. По каждому человеку или компании решите, выдаёте ли вы им подотчётные средства или оплачиваете работы по факту.
Шаг 3. Настройте статьи расходов под кино. Возьмите типовой набор из строительных кейсов в 101 и адаптируйте под продакшн: вместо «Черновые материалы» используйте «Реквизит», вместо «Прораб» — «Линейный продюсер» и так далее. Подробные инструкции по созданию проекта, статей и прайс-листа есть в базе знаний и разделе «Пошаговая инструкция» на сайте 101 4. Заведите первые проекты и добавьте участников. Создайте по одному проекту на ключевые съёмки, внесите основные параметры и подключите тех, кто будет тратить деньги и отчитываться. Ориентируйтесь на простую схему: один проект — один фильм или кампания с понятной командой и бюджетом.
Шаг 5. Обучите команду базовым действиям. Покажите, как сканировать чек, выбрать проект и статью расходов, добавить комментарий и фото. Для этого можно использовать материалы из блога и документации, а также записаться на бесплатную онлайн-презентацию Приложения 101: на ней эксперты разберут ваш реальный кейс и подскажут удобную схему учёта 6. Доведите до привычки отчёты с площадки. В течение первых двух недель попросите всех участников фиксировать расходы только через приложение, а вечером сверяйте данные с фактическими оплатами. Уже после пары съёмочных смен вы увидите, как собирается полная финансовая картина по проекту.
Так вы запускаете управленческий учёт без сложных внедрений: за счёт мобильного приложения, готовых сценариев из базы знаний и живой поддержки команда быстро привыкает работать через 101.
Почему Приложение 101 удобно продакшн-студиям
В медиа, кино и продакшн-сфере у 101 уже есть чётко описанный сценарий использования: под каждую съёмку, фильм, ролик или кампанию создаётся отдельный проект, где учитываются поступления от заказчика, расходы на аренду техники, зарплаты, площадки, монтаж и реквизит, а участники отчитываются прямо в приложении Для киностудии это естественное продолжение привычной проектной логики.
Мобильный формат учёта позволяет вести проекты там, где вы реально работаете, — на площадке, в поездках, на ночных сменах. Чеки больше не теряются, отчёты собираются не по итогам недели, а в момент операции За счёт этого студия быстрее замечает перерасход, может вовремя переговорить с заказчиком или инвестором и сохранить маржу.
Наконец, 101 даёт киностудии то, чего не хватает при работе только через бухгалтерию или Excel: прозрачный управленческий учёт по каждому проекту и по компании в целом, автоматический расчёт прибыли и долей, понятные отчёты для заказчиков и инвесторов, аналитика по видам проектов и статьям расходов собрать всё в одну формулу, для продакшн-студии Приложение 101 — это один экран, на котором видно, сколько денег пришло по фильму, куда они ушли, кто должен отчитаться и какая прибыль остаётся студии и её партнёрам.
Как лучше организовать роли в приложении для киностудии?
Обычно продюсер или владелец студии выступает партнёром в 101, а режиссёры, актёры, операторы, подрядчики по постпродакшну и аренде техники оформляются как контрагенты. Это позволяет видеть их подотчётные балансы, историю оплат и вклад в прибыль по каждому проекту.
Что делать, если часть расходов идёт через кинокомиссию или сервисную компанию?
Такие организации удобно вести отдельными контрагентами с собственными статьями расходов и отчётами. Тогда вы видите, какую долю бюджета съедают услуги кинокомиссии или сервисной компании, и можете сравнивать разные схемы работы по фактической экономике проектов.
Можно ли совмещать Приложение 101 и бухгалтерский учёт киностудии?
Да, 101 закрывает управленческий учёт и контроль денег «по проектам», а бухгалтерия продолжает работать с налогами, зарплатами и юридическими требованиями. Движения, проведённые в 101, служат удобной основой для бухгалтерских проводок и снижают риск ошибок.
Как мотивировать актёров и операторов фиксировать расходы в приложении?
Лучше сразу показать пользу для них: прозрачный контроль подотчётных сумм, отсутствие споров по возвратам и быстрые выплаты гонораров, потому что у продюсера есть полный набор подтверждённых расходов. После пары съёмочных дней команда обычно принимает новый порядок как стандарт.