المحتويات:
ما دور الرئيس التنفيذي؟
ينظّم الرئيس التنفيذي الإدارة اليومية للشركة ويحوّل قرارات المالكين وهيئات الحوكمة إلى عمل قابل للتنفيذ. يُستخدم هذا المسمى في بلدان كثيرة، لكن المركز القانوني وطريقة التعيين ونطاق الصلاحيات تعتمد على القانون الواجب التطبيق ووثائق تأسيس الجهة وعقد المسؤول التنفيذي.
في الممارسة الإدارية، يربط الرئيس التنفيذي الأهداف الاستراتيجية بالعمل اليومي. يوزّع الموارد، ويعيّن المسؤولين عن النتائج، ويراجع الانحرافات، ويرفع التقارير إلى مجلس الإدارة أو المالكين. ويتغير التقسيم الدقيق للمهام بحسب حجم الشركة والمسؤوليات التي يحتفظ بها المجلس أو المساهمون أو مديرو الوظائف.
يحوّل الوصف الوظيفي نموذج الإدارة إلى نتائج ومهام وحدود قرار وقواعد واضحة للمساءلة. لذلك يجب أن ينسجم مع قرارات المالكين أو مجلس الإدارة، ووثائق الشركة، والتفويضات، وعقد المسؤول التنفيذي، والقانون الواجب التطبيق. وتساعد مبادئ مجموعة العشرين ومنظمة التعاون والتنمية في الميدان الاقتصادي لحوكمة الشركات على الفصل بين توجيه المجلس ورقابته وبين تنفيذ الإدارة، مع مراعاة اختلاف هياكل الحوكمة بين الأنظمة القانونية.
ما المهام التي يتضمنها الوصف الوظيفي؟
ابدؤوا بالنتائج التي تتوقعها الشركة، ثم صفوا العمل المتكرر ونقاط المراجعة. تصلح القائمة العامة كأساس، لكن كل بند يجب أن يتوافق مع هيكل الشركة والتفويض الفعلي للرئيس التنفيذي.
- تنظيم تنفيذ الأهداف والاستراتيجية والخطط المعتمدة؛
- توزيع الموارد والمساءلة بين مديري الوظائف؛
- مراجعة الميزانية وتوقعات التدفقات النقدية والذمم المدينة وانحرافات الخطة عن التنفيذ؛
- إنشاء مسار واضح لإعداد العمليات والموافقة عليها وتنفيذها؛
- تطوير الهيكل التنظيمي وسياسات الإدارة ونظام التقارير؛
- بناء فريق القيادة وتقييم نتائجه؛
- تنظيم الامتثال للمتطلبات الملزمة والسياسات الداخلية؛
- قيادة التغيير، بما يشمل أنظمة المحاسبة وإدارة علاقات العملاء ومعايير الخدمة والرقابة؛
- حماية أصول الشركة من خلال ضوابط المشتريات والمخزون والمدفوعات والصلاحيات؛
- تزويد المالكين ومجلس الإدارة بمعلومات موثوقة لاتخاذ القرارات.
إذا كان في الشركة مدير للعمليات، فحددوا الحد الفاصل بين الدورين: يتحمل الرئيس التنفيذي مسؤولية نظام الإدارة العام ونتائج الشركة، بينما يدير مدير العمليات النطاق التشغيلي أو الإنتاجي المتفق عليه.
ينبغي توضيح الحد الفاصل بين الحوكمة والإدارة. فقد يعتمد المجلس الاستراتيجية ويراقب الإدارة، بينما يعد الرئيس التنفيذي المقترحات وينظم التنفيذ. وإذا كان للرئيس التنفيذي حق اعتماد خطة مباشرة، فيجب أن يظهر هذا الحق في وثيقة الحوكمة أو في تفويض صحيح.
في الشركات القائمة على المشاريع، ضعوا دور الرئيس التنفيذي داخل الهيكل التنظيمي للمشروع. يساعد ذلك على منع الفجوات بين قيادة الشركة ومديري المشاريع والوظائف التخصصية.
ما الصلاحيات وحدود القرار التي يجب تحديدها؟
يجب أن تكفي الصلاحيات لتحقيق النتائج المتفق عليها وأن تحترم القرارات المحجوزة للمالكين أو المجلس. ولكل مجموعة من القرارات، حددوا الحد المالي أو التشغيلي، ومسار الموافقة، والوثيقة التي تمنح الصلاحية.
- توقيع المستندات وإبرام المعاملات ضمن وثائق الشركة والموافقات المؤسسية والحدود الداخلية؛
- إصدار التعليمات الإدارية واعتماد السياسات الداخلية ضمن نطاق التفويض؛
- اتخاذ قرارات التوظيف وفق القانون الواجب التطبيق والهيكل المعتمد؛
- طلب المعلومات من الفرق وتحديد نماذج التقارير الإدارية ومواعيدها؛
- اعتماد المدفوعات ضمن الميزانية وتقويم الدفع والقواعد المصرفية؛
- تمثيل الشركة أمام الأطراف والجهات العامة شخصياً أو من خلال ممثلين مفوضين.
قارنوا الوصف الوظيفي بوثائق الشركة وقرارات المالكين أو المجلس والتوكيلات والتفويضات المصرفية ومصفوفة اعتماد المعاملات. تؤخر التناقضات القرارات وتجعل إثبات صاحب الصلاحية أكثر صعوبة.
عمّ يُساءل الرئيس التنفيذي؟
يمكن تقسيم المساءلة الداخلية إلى ثلاثة مستويات: النتائج المتفق عليها، والالتزام بالعمليات، وجودة القرارات. ويحتاج كل مستوى إلى مؤشرات وفترة مراجعة ومصدر موثوق للبيانات وطريقة لمعالجة الانحرافات.
تعتمد المسؤولية القانونية على الدولة ونوع الجهة والوضع التعاقدي للمسؤول التنفيذي ووقائع القرار. ولا تُنشئ قائمة المهام وحدها مسؤولية قانونية أو تضمن وسيلة انتصاف محددة. فقد ينظر القانون الواجب التطبيق في الصلاحية والسلوك والعناية وتعارض المصالح والسببية والضرر والدفوع المتاحة وتقدير القرار التجاري.
يمكن للوثائق الداخلية أن تنظّم تعارض المصالح والمعلومات السرية والبيانات الشخصية والتقارير المالية وانضباط المدفوعات وتصعيد المشكلات. ينظم الرئيس التنفيذي النظام ويضمن تحديد المسؤولين وتوفير الموارد والمعلومات اللازمة لهم.
السلامة جزء من هذا النظام. تعرض إرشادات منظمة العمل الدولية لنظم إدارة السلامة والصحة المهنية دورة تشمل السياسة والتنظيم والتخطيط والتقييم والتحسين. أما الواجبات الملزمة فتحددها القوانين الوطنية والمحلية.
ما المشكلات التي تعوق الإدارة؟
يعالج الرئيس التنفيذي قرارات عاجلة ويبني في الوقت نفسه نظاماً يحقق نتائج خلال الأشهر التالية. وعندما تكون المسؤوليات والحدود والمؤشرات غامضة، تستهلك الموافقات الروتينية وقت القيادة.
- تُبنى قرارات السيولة على رصيد الحساب فقط، فتظهر فجوة النقد بعد فوات وقت المعالجة؛
- تتداخل المسؤوليات وتنتقل المهام بين الفرق من دون مسؤول واضح؛
- تُرفع القرارات الصغيرة إلى الرئيس التنفيذي فيتحول إلى نقطة اختناق؛
- تنمو محفظة المشاريع أسرع من نظام التقارير والرقابة؛
- يبقى مديرو الوظائف منشغلين بالتنفيذ التخصصي ويتجنبون قرارات الإدارة.
اربطوا كل مشكلة بإشارة قابلة للقياس: مدة الموافقة، ودقة توقع السيولة، والالتزامات المتأخرة، وانحراف الهامش، وعدد القرارات المرفوعة إلى الرئيس التنفيذي. يحوّل ذلك الانطباع العام إلى مسألة يستطيع فريق القيادة تحليلها.
كيف تُصاغ متطلبات المرشح؟
استخرجوا المتطلبات من أهداف الشركة خلال السنة المقبلة. فإذا كانت الأولوية إنشاء نظام مبيعات قابل للتكرار، ابحثوا عن خبرة تجارية قيادية ذات صلة. وإذا كانت المشكلة في المواعيد والجودة، فقد تكون الخبرة التشغيلية القوية أهم.
- خبرة في قيادة شركة أو وحدة أعمال أو وظيفة ذات مستوى مماثل من المسؤولية؛
- القدرة على قراءة التقارير الإدارية والعمل مع الميزانية والهامش والتدفقات النقدية؛
- خبرة في بناء فريق قيادة وتفويض الصلاحيات؛
- مهارة تصميم العمليات وتحديد النتائج ومراجعة التنفيذ؛
- معرفة كافية بالعقود والمخاطر التجارية لاتخاذ قرارات مستنيرة؛
- خبرة في التفاوض مع العملاء الرئيسيين والشركاء والبنوك والمقاولين؛
- القدرة على استخدام نظام إدارة علاقات العملاء وأنظمة المحاسبة والبيانات التشغيلية.
اجعلوا المؤهل أو الترخيص أو عدد سنوات الخبرة شرطاً إلزامياً عندما توجد حاجة تجارية واضحة أو قاعدة قانونية واجبة التطبيق. وفي شركات البناء والتجديد، افصلوا دور الرئيس التنفيذي عن مهام المدير الفني.
ما الصفات المهمة للرئيس التنفيذي؟
صفوا الصفات من خلال سلوك يمكن مناقشته في المقابلة وملاحظته بعد التعيين.
- التفكير المنظومي: يربط الأهداف والمؤشرات والعمليات والمساءلة.
- الثبات عند الخلاف: يحافظ على موضوع النقاش ويوجهه نحو قرار.
- الاعتماد على الأدلة: يختبر الفرضيات بالبيانات ويفصل الوقائع عن التقديرات.
- وضوح التواصل: يحدد النتيجة والموعد والقيود ومعيار القبول.
- النضج الإداري: يفوض القرارات ضمن حدود متفق عليها ويراجع الأخطاء بشفافية.
أضيفوا مثالين أو ثلاثة على السلوك المطلوب لكل صفة. تقلل الأمثلة المحددة خطر اختيار المرشح بناءً على انطباع عام.
كيف يُطبّق الوصف الوظيفي؟
- صفوا السياق. حددوا من يعيّن الرئيس التنفيذي، وخط التقارير والتبعية، والقرارات التي تحتاج إلى موافقة المالكين أو المجلس.
- حددوا النتائج. اختاروا من خمسة إلى عشرة مؤشرات، وفترة المراجعة، ومصدر كل رقم.
- ضعوا إيقاع الإدارة. اذكروا التقارير والاجتماعات والقرارات المتكررة.
- افصلوا الأدوار. اتفقوا على حدود مسؤولية الرئيس التنفيذي وبداية مسؤولية كل مدير وظيفي.
- وحّدوا الوثائق. طابقوا الوصف مع وثائق الشركة وعقد المسؤول التنفيذي والتفويضات والسياسات الداخلية.
- اعتمدوا الوثيقة وبلّغوها. اتبعوا الإجراء الذي يفرضه القانون الواجب التطبيق ووثائق الشركة، وسجلوا تسليم النسخة المعتمدة إلى المسؤول التنفيذي.
إذا غيّر التحديث شروط العقد أو الوضع الوظيفي أو جوهر الدور، فاطلبوا مشورة محلية قبل الاعتماد على موافقة داخلية وحدها. وراجعوا الوصف عند تغير الهيكل أو حدود القرار أو مؤشرات الأداء أو عقد المسؤول التنفيذي.
كيف تُنظّم الرقابة التنفيذية؟
يحتاج الرئيس التنفيذي إلى صورة موثوقة وموحدة للمشاريع والسيولة والالتزامات والاستثناءات. وينبغي أن يحدد الوصف الوظيفي نظام السجل، والمسؤول عن تحديث كل مجموعة بيانات، وموعد التقرير.
في الشركات القائمة على المشاريع، يمكن استخدام 101 لإدارة ميزانية المشروع ومراجعة المحاسبة الإدارية عبر الأجهزة المحمولة. وبعد ذلك تابعوا الإيرادات والتكاليف والنقد والذمم المدينة والالتزامات المتأخرة وحالة المراحل وتوقعات الإنجاز. ويساعد دليل المؤشرات المالية للأعمال على تكوين لوحة متابعة تنفيذية مختصرة.
نفذوا مراجعة قصيرة تقارن بين الدور المكتوب والقرارات التي يتخذها الرئيس التنفيذي فعلياً والتقارير المتاحة. تكشف الفروق الصلاحيات والعمليات والمؤشرات التي تحتاج إلى توضيح أولاً.