გენერალური დირექტორის სამუშაო აღწერილობა

ვინ არის გენერალური დირექტორი?

გენერალური დირექტორი აწყობს კომპანიის მიმდინარე საქმიანობას და უზრუნველყოფს მესაკუთრეთა და მმართველი ორგანოების გადაწყვეტილებების შესრულებას. ეს თანამდებობა სხვადასხვა ქვეყანაში გვხვდება, თუმცა მისი სამართლებრივი სტატუსი, დანიშვნის წესი და უფლებამოსილების ფარგლები განისაზღვრება ადგილობრივი სამართლით, სადამფუძნებლო დოკუმენტებითა და ხელმძღვანელთან დადებული ხელშეკრულებით.

მართვის პრაქტიკაში დირექტორი სტრატეგიულ მიზნებს ყოველდღიურ საქმიანობას უკავშირებს: ანაწილებს რესურსებს, ნიშნავს პასუხისმგებელ პირებს, განიხილავს გადახრებს და მესაკუთრეებისთვის ანგარიშგებას ამზადებს. ფუნქციების ზუსტი შემადგენლობა დამოკიდებულია ბიზნესის მასშტაბსა და როლების განაწილებაზე დირექტორთა საბჭოს, მესაკუთრეებსა და მიმართულებების ხელმძღვანელებს შორის.

სამუშაო აღწერილობა მართვის სისტემას გასაგებ ამოცანებად, მაჩვენებლებად, უფლებამოსილებებად და ანგარიშგების წესად გარდაქმნის. ის უნდა შეესაბამებოდეს წესდებას, მმართველი ორგანოების გადაწყვეტილებებს, ხელმძღვანელთან დადებულ შრომით ან სამოქალაქო ხელშეკრულებას და მოქმედ კანონმდებლობას.

რა შედის გენერალური დირექტორის მოვალეობებში?

ჯერ განსაზღვრეთ შედეგები, რომლებსაც კომპანია დირექტორისგან ელის, შემდეგ კი აღწერეთ რეგულარული მოქმედებები და საკონტროლო წერტილები. ზოგადი ჩამონათვალი გამოსადეგი საფუძველია, თუმცა ის ბიზნესის სტრუქტურას უნდა მოერგოს.

• დამტკიცებული მიზნების, სტრატეგიისა და გეგმების შესრულების ორგანიზება;
• რესურსებისა და პასუხისმგებლობის განაწილება მიმართულებების ხელმძღვანელებს შორის;
• ბიუჯეტის, გადახდების კალენდრის, დებიტორული დავალიანებისა და გეგმა-ფაქტის გადახრების კონტროლი;
• გარიგებების მომზადების, შეთანხმებისა და შესრულების წესის ჩამოყალიბება;
• ორგანიზაციული სტრუქტურის, რეგლამენტებისა და მმართველობითი ანგარიშგების შენარჩუნება;
• ხელმძღვანელთა გუნდის ჩამოყალიბება და მისი შედეგების შეფასება;
• სავალდებულო მოთხოვნებისა და შიდა პოლიტიკების დაცვაზე პასუხისმგებელი პროცესის მოწყობა;
• ცვლილებების მართვა: აღრიცხვის სისტემების, CRM-ის, მომსახურებისა და კონტროლის სტანდარტების დანერგვა;
• აქტივების დაცვა შესყიდვების, მარაგების, გადახდებისა და უფლებამოსილებების კონტროლით;
• მესაკუთრეებისა და დირექტორთა საბჭოსთვის სანდო ინფორმაციის მომზადება გადაწყვეტილებების მისაღებად.

თუ კომპანიაში ოპერაციული დირექტორი მუშაობს, როლებს შორის ზღვარი წერილობით განსაზღვრეთ. მაგალითად, გენერალური დირექტორი პასუხს აგებს მართვის მთლიან სისტემასა და კომპანიის შედეგზე, ხოლო ოპერაციული დირექტორი შეთანხმებულ საოპერაციო პროცესს უძღვება. როლების გასამიჯნად გამოგადგებათ მასალა პროექტის მართვის ორგანიზაციული სტრუქტურის შესახებ.

ფორმულირება „ამტკიცებს სტრატეგიას“ მხოლოდ მაშინ გამოიყენეთ, როდესაც ეს უფლებამოსილება ნამდვილად დირექტორს აქვს გადაცემული. სხვა შემთხვევაში უფრო ზუსტია: „ამზადებს წინადადებებს და ორგანიზებას უწევს უფლებამოსილი ორგანოს მიერ დამტკიცებული სტრატეგიის შესრულებას“.

რომელი უფლებამოსილებები უნდა განისაზღვროს?

უფლებამოსილებები დირექტორს მოვალეობების შესრულების საშუალებას უნდა აძლევდეს და იმ გადაწყვეტილებებსაც ითვალისწინებდეს, რომლებიც მესაკუთრეებმა საკუთარ კომპეტენციაში დატოვეს. მოქმედებების თითოეული ჯგუფისთვის მიუთითეთ ზღვარი, შეთანხმების წესი და უფლებამოსილების დამადასტურებელი დოკუმენტი.

• დოკუმენტების ხელმოწერა და გარიგებების დადება წესდების, კორპორაციული თანხმობებისა და შიდა ლიმიტების ფარგლებში;
• ბრძანებების გამოცემა და შიდა დოკუმენტების დამტკიცება საკუთარი კომპეტენციის ფარგლებში;
• საკადრო გადაწყვეტილებების მიღება კანონისა და დამტკიცებული სტრუქტურის ფარგლებში;
• განყოფილებებიდან ინფორმაციის მოთხოვნა და მმართველობითი ანგარიშგების ფორმატის განსაზღვრა;
• ფულადი სახსრების განკარგვა დადგენილი ლიმიტების, ბიუჯეტისა და გადახდების კალენდრის მიხედვით;
• კომპანიის წარმოდგენა კონტრაგენტებთან და სახელმწიფო ორგანოებთან პირადად ან წარმომადგენლების მეშვეობით.

შეამოწმეთ, თანხვედრაშია თუ არა სამუშაო აღწერილობა, წესდება, მინდობილობები, საბანკო უფლებამოსილებები და გარიგებების შეთანხმების მატრიცა. ამ დოკუმენტებს შორის შეუსაბამობა პროცესებს აყოვნებს და სადავო გადაწყვეტილებების რისკს ზრდის.

რაზე აგებს პასუხს გენერალური დირექტორი?

კომპანიის შიგნით პასუხისმგებლობა მოსახერხებელია სამ დონედ გაიყოს: შეთანხმებული შედეგების მიღწევა, პროცედურების დაცვა და მმართველობითი გადაწყვეტილებების ხარისხი. თითოეული დონისთვის განსაზღვრეთ მაჩვენებლები, ანგარიშგების პერიოდი და გადახრების განხილვის წესი.

სამართლებრივი პასუხისმგებლობა დამოკიდებულია ქვეყანაზე, კომპანიის ფორმაზე, გადაწყვეტილების გარემოებებსა და მოქმედ სამართალზე. სამუშაო აღწერილობაში მოვალეობების ჩამონათვალი თავისთავად არ განსაზღვრავს მოთხოვნის საფუძველს ან ოდენობას. ჩვეულებრივ ფასდება ხელმძღვანელის უფლებამოსილება, მისი ქმედებები, მიზეზობრივი კავშირი, ზიანი და კონკრეტული საქმის სხვა გარემოებები.

შრომის უსაფრთხოების სფეროში ხელმძღვანელობამ უნდა განსაზღვროს პოლიტიკა, დანიშნოს პასუხისმგებელი პირები, გამოყოს რესურსები და აკონტროლოს შედეგი. ILO-OSH საერთაშორისო მართვის მოდელს იძლევა; ბრიტანეთის HSE-ისა და აშშ-ის OSHA-ს მასალები ხელმძღვანელობის პრაქტიკულ მოქმედებებს აღწერს. ეს კონკრეტული ქვეყნების სახელმძღვანელოებია, ხოლო საქართველოში სავალდებულო მოვალეობები, პირადი პასუხისმგებლობა და პროცედურები ადგილობრივი კანონმდებლობით უნდა შემოწმდეს.

შიდა დოკუმენტებში შეგიძლიათ ცალკე განსაზღვროთ ინტერესთა კონფლიქტთან, კომერციულ საიდუმლოებასთან, პერსონალურ მონაცემებთან, ფინანსურ ანგარიშგებასა და საგადახდო დისციპლინასთან მუშაობის წესი. ფორმულირებები რეალურ პროცესებსა და უფლებამოსილებებს უნდა შეესაბამებოდეს.

რომელი პრობლემები უშლის ხელს მართვას?

დირექტორი ერთდროულად იღებს გადაუდებელ გადაწყვეტილებებს და ქმნის სისტემას, რომელიც შედეგს მოგვიანებით მოიტანს. თუ წესები და მაჩვენებლები არსადაა აღწერილი, დროის დიდი ნაწილი ხელით შეთანხმებას ხმარდება.

• ფულს მხოლოდ ანგარიშებზე არსებული ნაშთით აფასებენ და ფულადი დეფიციტი ძალიან გვიან ხდება შესამჩნევი;
• როლები იკვეთება, ამოცანები განყოფილებებს შორის გადადის და ვადები იწევს;
• ხელმძღვანელი წვრილ მოქმედებებსაც თავად ათანხმებს და პროცესის ვიწრო ადგილად იქცევა;
• პროექტების რაოდენობა ანგარიშგებისა და კონტროლის სისტემაზე სწრაფად იზრდება;
• ფუნქციების ხელმძღვანელები შემსრულებლებად რჩებიან და დამოუკიდებელ გადაწყვეტილებებს იშვიათად იღებენ.

თითოეული პრობლემა გაზომვად სიგნალს დაუკავშირეთ: შეთანხმების ვადას, ფულადი ნაკადის პროგნოზის სიზუსტეს, ვადაგადაცილებული ამოცანების წილს ან იმ გადაწყვეტილებების რაოდენობას, რომლებიც გენერალურ დირექტორთან ესკალირდება.

როგორ ჩამოვაყალიბოთ მოთხოვნები კანდიდატისადმი?

მოთხოვნები კომპანიის მომავალი წლის ამოცანებიდან გამომდინარე ჩამოაყალიბეთ. თუ პრიორიტეტი გაყიდვებს უკავშირდება, ეძებეთ ხელმძღვანელი, რომელსაც კომერციული სისტემის შექმნის დადასტურებული გამოცდილება აქვს. თუ ბიზნესს ვადები და ხარისხი აფერხებს, უფრო მნიშვნელოვანია საოპერაციო მართვის გამოცდილება.

• კომპანიის, ბიზნეს ერთეულის ან მიმართულების მართვის გამოცდილება პასუხისმგებლობის შესადარებელი მასშტაბით;
• მმართველობითი ანგარიშგების წაკითხვისა და ბიუჯეტთან, მარჟასა და ფულად ნაკადთან მუშაობის უნარი;
• ხელმძღვანელთა გუნდის შექმნისა და უფლებამოსილებების განაწილების გამოცდილება;
• პროცესების აღწერის, ამოცანების დასმისა და შესრულების კონტროლის უნარი;
• სახელშეკრულებო და კომერციული რისკების იმ დონეზე ცოდნა, რომელიც მმართველობით გადაწყვეტილებებს სჭირდება;
• მთავარ კლიენტებთან, პარტნიორებთან, ბანკებსა და კონტრაქტორებთან მოლაპარაკების გამოცდილება;
• CRM-თან, აღრიცხვის სისტემებსა და მონაცემებთან მუშაობის უნარი.

განათლება, დარგობრივი ნებართვები და გამოცდილების ხანგრძლივობა სავალდებულოდ მხოლოდ საქმიანი მიზეზის ან მოქმედი სამართლის მოთხოვნის არსებობისას მიუთითეთ. სამშენებლო კომპანიაში ასევე მკაფიოდ გამიჯნეთ გენერალური დირექტორისა და ტექნიკური დირექტორის მოვალეობები.

რომელი თვისებებია მნიშვნელოვანი?

პიროვნული თვისებები დაკვირვებადი ქცევით აღწერეთ. ასე მათი განხილვა გასაუბრებაზე და შეფასება ხელმძღვანელის მუშაობის დაწყების შემდეგ უფრო მარტივია.

• სისტემური აზროვნება: ერთმანეთთან აკავშირებს მიზნებს, მაჩვენებლებს, პროცესებსა და პასუხისმგებლობას.
• სიმშვიდე კონფლიქტში: ინარჩუნებს განხილვის საგანს და საუბარი გადაწყვეტილებამდე მიჰყავს.
• მონაცემებისადმი მომთხოვნელობა: ჰიპოთეზებს ციფრებით ამოწმებს და ფაქტს შეფასებისგან განასხვავებს.
• მკაფიო კომუნიკაცია: ნათლად აყალიბებს შედეგს, ვადას, შეზღუდვებსა და მიღების კრიტერიუმს.
• მმართველობითი სიმწიფე: შეთანხმებულ ფარგლებში გადაწყვეტილებებს სხვებს ანდობს და შეცდომებს პრობლემების დამალვის გარეშე განიხილავს.

თითოეულ თვისებას დაუმატეთ თქვენთვის მნიშვნელოვანი ქცევის ორი ან სამი მაგალითი. ეს კანდიდატის მხოლოდ ზოგადი შთაბეჭდილებით არჩევის რისკს ამცირებს.

როგორ დავნერგოთ სამუშაო აღწერილობა?

1. აღწერეთ კონტექსტი. მიუთითეთ, ვინ ნიშნავს დირექტორს, ვის წინაშეა ის ანგარიშვალდებული და რომელი გადაწყვეტილებები მოითხოვს კორპორაციულ თანხმობას.
2. განსაზღვრეთ შედეგები. შეარჩიეთ 5–10 მაჩვენებელი, შეფასების პერიოდი და მონაცემთა წყარო.
3. დაადგინეთ მართვის რიტმი. ჩამოთვალეთ ანგარიშები, შეხვედრები და რეგულარული გადაწყვეტილებები.
4. გამიჯნეთ როლები. შეათანხმეთ დირექტორისა და ფუნქციური ხელმძღვანელების პასუხისმგებლობის სფეროები.
5. შეადარეთ დოკუმენტები. სამუშაო აღწერილობა შეამოწმეთ წესდებასთან, ხელშეკრულებასთან, მინდობილობებსა და შიდა აქტებთან.
6. დაამტკიცეთ და გააცანით. დოკუმენტი გააფორმეთ იმ წესით, რომელსაც მოქმედი სამართალი და კომპანიის დოკუმენტები უშვებს.

თუ სამუშაო აღწერილობა ხელმძღვანელის შრომით ან მომსახურების პირობებს ცვლის, დამტკიცებისა და გაცნობის პროცედურა ადგილობრივი შრომითი და კორპორაციული სამართლის მიხედვით შეამოწმეთ. მხოლოდ შიდა ბრძანება ყველა შემთხვევაში საკმარისად არ უნდა ჩაითვალოს.

სამუშაო აღწერილობა გადახედეთ სტრუქტურის, უფლებამოსილებების, მაჩვენებლების სისტემის ან სახელშეკრულებო პირობების შეცვლისას. გადახედვის თარიღი და პასუხისმგებელი პირი დოკუმენტის აქტუალურობის შენარჩუნებას უწყობს ხელს.

როგორ მოვაწყოთ კონტროლი?

დირექტორს პროექტების, ფულის, ვალდებულებებისა და გადახრების ერთიანი სურათი სჭირდება. სამუშაო აღწერილობაში მიუთითეთ, რომელ სისტემაში ინახება მონაცემები, ვინ განაახლებს მათ და როდის მზადდება ანგარიში.

პროექტულ ბიზნესში შეგიძლიათ დაიწყოთ 101-ში პროექტის ბიუჯეტის მართვით და მობილურ მოწყობილობებზე მმართველობითი აღრიცხვის ნახვით. შემდეგ განსაზღვრეთ მაჩვენებლების მინიმალური ნაკრები: შემოსავლის, ხარჯებისა და ფულადი სახსრების გეგმა-ფაქტი, ვადაგადაცილებული ვალდებულებები, მთავარი ეტაპების სტატუსი და დასრულების პროგნოზი. საკონტროლო პანელის შესადგენად გამოგადგებათ მცირე ბიზნესის ფინანსური მაჩვენებლები.

დაიწყეთ მოკლე აუდიტით: შეადარეთ სამუშაო აღწერილობა, დირექტორის ფაქტობრივი გადაწყვეტილებები და მიმდინარე ანგარიშგება. განსხვავებები გაჩვენებთ, რომელი უფლებამოსილებები, პროცესები და მაჩვენებლები საჭიროებს პირველ რიგში დაზუსტებას.