عند اختيار بديل لـ Telegram، ضعوا في اعتباركم مَن تتواصلون معه وأي القرارات ينبغي أن تبقى متاحة بعد شهر. تساعد قائمة الميزات على استبعاد الخيارات غير المناسبة. في المناقشات الشخصية والداخلية، تُعد الخصوصية وإدارة الوصول مهمتين. يحتاج العملاء إلى قناة مألوفة. وللعمل على مشروع إنشائي، يفيد وجود مكان ترتبط فيه الاتفاقات والوثائق والصور بالمشروع.
المحتويات:
حددوا السيناريو أولاً
نادراً ما يكون تطبيق مراسلة واحد مناسباً بالقدر نفسه لجميع المهام. قد يناقش الفريق القضايا الداخلية في قناة مغلقة، وقد يكتب العملاء حيث اعتادوا، بينما تُوثَّق القرارات الخاصة بالمشروع في المشروع نفسه. يساعد هذا الترتيب على فصل المراسلات اليومية عن القرارات المهمة ويقلل الحاجة إلى البحث عنها في الدردشات القديمة.
قبل الاختيار، تحققوا من أربعة أمور: من يجب أن يكون في المحادثة، وما البيانات التي تظهر فيها، وكيف تُلغى صلاحية الموظف الذي غادر، وأين سيبقى سجل القرار. يفيد التشفير مع صلاحيات الوصول والنسخ الاحتياطي وإجراء واضح لتسليم المسؤوليات.
تطبيقات مراسلة تركز على الخصوصية للفريق
تصلح هذه الخدمات عندما تكون حماية محتوى الرسائل والتعامل الأكثر حذراً مع البيانات مهمين للمراسلات الداخلية. اتفقوا أولاً على القناة وقواعد الانضمام ومالك صلاحية الوصول.
- Signal. المراسلات والمكالمات بين مستخدمي Signal محمية بتشفير من طرف إلى طرف. ويتطلب التسجيل رقم هاتف يمكنه تلقي رسالة SMS أو مكالمة للتحقق.
- Session. لا يحتاج إنشاء الحساب إلى رقم هاتف أو بريد إلكتروني. المكالمات الصوتية والمرئية متاحة بوصفها ميزة تجريبية، ولا تتوفر المكالمات الجماعية حتى الآن؛ اختاروا خدمة منفصلة لاجتماعات الفريق.
- Threema. يمكن استخدام الحساب من دون رقم هاتف أو بريد إلكتروني. قبل اعتماده، تحققوا من الخطة السعرية وإدارة الفريق والتوافق مع أجهزتكم.
- Wire. منصة لاتصال فريق آمن بخياري النشر السحابي والمحلي. قبل الاختيار، حددوا متطلبات الإدارة واستضافة البيانات.
قنوات التواصل مع العملاء
تُختار قناة العميل بحسب الجمهور الفعلي. قد تكون WhatsApp وViber وiMessage وغيرها من التطبيقات المألوفة ملائمة للرسائل القصيرة، ومن الأفضل توثيق المهام والموافقات في المشروع.
- WhatsApp. يناسب عندما يستخدمه العملاء بالفعل للرسائل السريعة. حدّدوا مسبقاً من يرد باسم الشركة وكيف يُحفَظ السجل عند تبديل الموظف.
- Viber. يناسب عندما توجد بالفعل دردشات نشطة مع العملاء. اتركوا قناة رئيسية واحدة لكل مشروع إنشائي.
- iMessage. يناسب مجموعة صغيرة تستخدم أجهزة Apple. لفريق مختلط، اختاروا قناة مشتركة.
- MAX. استخدموا الخدمة إذا كان العملاء والفريق قد اتفقوا عليها بالفعل. قبل البدء في استخدامها، تحققوا من القواعد الحالية والأجهزة والوظائف اللازمة للعمل.
لن يؤدي تغيير التطبيق وحده إلى ترتيب الأمور. اشرحوا أولاً أين ينبغي الآن إرسال السؤال، وأين توجد الوثيقة، ومن المسؤول عن الموافقة.
منصات العمل
يساعد Slack وMicrosoft Teams في تقسيم القنوات الداخلية بحسب المشاريع والأدوار والإشعارات. قد يناسب Discord الفرق الموزعة للتواصل الصوتي. ولتوثيق الاتفاقات، اختاروا نظاماً لإدارة سجلات المشروع يستخدمه جميع المشاركين في العملية.
في موقع إنشائي تنشأ المشكلة الأساسية عندما لا توجد معلومات المشروع الإنشائي إلا في المراسلات. عندئذٍ تتفرع الدردشات، وتضيع الملفات بين عمليات إعادة الإرسال، ويضطر الفريق إلى تجميع سجل القرار يدوياً. من الأنسب حفظ الموافقات، ونسخ تقديرات تكلفة الأعمال، ووثائق قبول الأعمال، والصور، والأدوار في المشروع مع سياقها.
كيف تنتقلون من دون فقدان السياق
- قسّموا الرسائل: اتركوا اليومية في تطبيق المراسلة، وانقلوا القرارات والوثائق إلى المشروع.
- عيّنوا قناة رئيسية واحدة لكل مشروع إنشائي، وأوقفوا استخدام المجموعات المكررة في المناقشات الجديدة.
- انقلوا الاتفاقات والوثائق ونقاط المتابعة الحالية إلى نظام إدارة المشروع.
- اضبطوا الأدوار وقواعد إلغاء الوصول، ثم اختبروها على موظف تجريبي.
- أبلغوا العملاء بالترتيب الجديد برسالة قصيرة واحدة واتركوا قناة واضحة للأسئلة العاجلة.
يمكنكم في تطبيق 101 إدارة الأحداث، وحركة الأموال، ووصول الشركاء، ومحاضر قبول الأعمال ضمن سياق المشروع. اتفقوا مع الفريق بصورة منفصلة على تقرير الصور، ثم وثّقوا في المشروع القرار المتخذ بناءً على الصور.
إذا كان الفريق يختار تطبيق مراسلة جديداً، فاطرحوا سؤالاً ثانياً: أي الاتفاقات ينبغي أن تصبح جزءاً من المشروع وأن تُحفَظ منفصلة عن الدردشة؟