المحتويات:
مزايا استخدام Excel
يحظى Excel بشعبية بفضل تعدد استخداماته ومرونته. يمكنكم من خلاله:
- إنشاء جداول لتسجيل جميع المصروفات؛
- استخدام الصيغ لحساب الإجماليات تلقائيًا؛
- إنشاء رسوم بيانية ومخططات لعرض المصروفات بصريًا.
إذا كنتم في بداية العمل وتديرون 1–2 مشروع، فقد يكفي جدول واحد. مع زيادة عدد مواقع العمل وحجم الفريق وحجم الأعمال، ينبغي تقييم العبء الواقع على التسجيل والتحقق من البيانات. مثلًا، قد يكون وجود أكثر من 10 موظفين وحجم أعمال من سبعة أرقام سببًا لمراجعة العملية. هذه مؤشرات توضيحية فقط؛ لا توجد عتبة عامة للانتقال من Excel إلى أداة أخرى.
عيوب استخدام Excel
قد تكون العيوب التالية مكلفة:
العامل البشري
من السهل ارتكاب خطأ عند إدخال البيانات أو إجراء الحسابات في Excel. قد يؤدي رقم واحد غير صحيح إلى إجماليات خاطئة وخسائر مالية.
صعوبة إدارة البيانات
مع ازدياد حجم البيانات، تصبح الجداول صعبة الإدارة. يصعب العثور على المعلومات المطلوبة، ويزداد خطر فقدان البيانات أو تشويهها.
إعداد الأتمتة
يدعم Excel الأتمتة. مثلًا، تتيح Office Scripts (وثائق باللغة الإنجليزية) إعادة تنفيذ الإجراءات المسجّلة وربطها بـ Power Automate. تحتاج هذه العمليات إلى الإعداد والصيانة عند استخدامها لتتبع المصروفات. ويعتمد توفر الأدوات على إصدار Excel وشروط الاشتراك.
تخيّلوا أنكم تتتبعون المصروفات في Excel، وأن ثلاثة من موظفيكم يملكون صلاحية تعديل الجدول.
من يتحمل المسؤولية إذا كانت بيانات جدول Excel غير صحيحة؟
لننظر في حالة افتراضية تخص أنطون، وهو عامل في مجال البناء كان يتتبع مصروفات مشروعه في Excel.
كان أنطون يعمل على بناء منزل خارج المدينة. أنشأ جدولًا في Excel لتسجيل جميع كميات الأعمال والمواد المستهلكة. وكان يُدخل يوميًا بيانات شراء الأسمنت وتوصيل الطوب وأجور العمال وغيرها.
بعد بضعة أسابيع، لاحظ أنطون أن مبلغ الدفعة المقدمة يوشك على النفاد، وبدأ بإعداد تقرير للعميل عن الأموال المصروفة. لم يتطابق مجموع الإيصالات مع بيانات الجدول. وعند التحقق، اكتشف خطأ في إحدى الخلايا التي تحدد كمية الأسمنت المطلوبة: أُدخلت 100 كغ بدلًا من 1000 كغ. لذلك ظن المدير أن المال ما زال متوفرًا وأنه لا حاجة بعد إلى طلب تحويل آخر من العميل.
أدى الخطأ إلى خلاف مع العميل. كان العميل يخطط لإرسال الدفعة المقدمة التالية بعد شهر، لكن المال أصبح مطلوبًا فورًا. تسبب ذلك في استيائه وأضر بسمعة الشركة.
ما الذي يمكن أن يحل محل Excel؟
لتنظيم التسجيل، يمكنكم متابعة الأموال في تطبيق 101. النظام منظّم بحيث يتلقى كل مشارك أموالًا مع التزام بتقديم حساب عن استخدامها، ويكون مسؤولًا عن هذه الأموال وحدها. إذا أنفق الموظف مالًا، فعليه تسجيل المصروف وإثباته بالمستندات. يساعد هذا الأسلوب على ربط المصروفات بالمشارك المسؤول، لكنه لا يلغي الأخطاء تلقائيًا: يجب التحقق من البيانات والمستندات الداعمة.
الشخص الذي أنفق المال هو من يجب أن يقدّم تقريرًا عن استخدامه. عند تدريب شركائكم على تسجيل الأموال وتحديد المسؤوليات، وضّحوا أن الأموال المسلّمة إليهم مخصصة للمصروفات المتفق عليها وأن استخدامها يستلزم تقديم تقرير.
