Mundarija:
Exceldan foydalanishning afzalliklari
Excel ko‘p vazifaga mosligi va moslashuvchanligi tufayli ommalashgan. Unda quyidagilarni qilishingiz mumkin:
- barcha xarajatlarni hisobga olish uchun jadvallar tuzish;
- yakuniy summalarni avtomatik hisoblash uchun formulalardan foydalanish;
- xarajatlarni ko‘rgazmali aks ettirish uchun grafik va diagrammalar yaratish.
Agar endigina ish boshlayotgan bo‘lsangiz va 1–2 ta loyihani yuritsangiz, bitta jadval yetarli bo‘lishi mumkin. Obyektlar soni, jamoa va aylanma oshgani sari hisob yuritish hamda ma’lumotlarni tekshirishga tushadigan yukni baholash kerak. Masalan, 10 nafardan ortiq xodim va yetti xonali aylanma jarayonni qayta ko‘rib chiqishga sabab bo‘lishi mumkin. Bular shartli mezonlar: Exceldan boshqa vositaga o‘tish uchun hamma holatga mos yagona chegara yo‘q.
Exceldan foydalanishning kamchiliklari
Quyidagi kamchiliklar sizga qimmatga tushishi mumkin:
Inson omili
Excelda ma’lumot kiritishda yoki hisoblashda xato qilish oson. Noto‘g‘ri kiritilgan bitta raqam yakuniy summalarning xato chiqishiga va moliyaviy yo‘qotishlarga olib kelishi mumkin.
Ma’lumotlarni boshqarishdagi qiyinchiliklar
Ma’lumotlar ko‘payganida jadvallarni boshqarish qiyinlashadi. Kerakli ma’lumotni topish murakkablashadi, ma’lumotlarni yo‘qotish yoki buzish xavfi ham ortadi.
Avtomatlashtirishni sozlash
Excel avtomatlashtirishni qo‘llab-quvvatlaydi. Masalan, Office Scripts (ingliz tilidagi hujjatlar) yozib olingan amallarni takrorlash va ularni Power Automate bilan bog‘lash imkonini beradi. Xarajatlar hisobi uchun bunday jarayonlarni sozlash va qo‘llab-quvvatlash kerak. Vositalardan foydalanish imkoniyati Excel versiyasi va obuna shartlariga bog‘liq.
Tasavvur qiling: xarajatlar hisobini Excelda yuritasiz va uch nafar xodimingiz jadvalni tahrirlash huquqiga ega.
Excel jadvalidagi ma’lumotlar noto‘g‘ri bo‘lsa, kim javobgar?
Loyihasi xarajatlarini Excelda hisobga olgan quruvchi Anton bilan bog‘liq xayoliy vaziyatni ko‘rib chiqamiz.
Anton shahar tashqarisidagi uy qurilishida ishlayotgan edi. U barcha ish hajmlari va sarflanadigan materiallarni hisobga olish uchun Excelda jadval tuzdi. Har kuni unga sement xaridi, g‘isht yetkazib berilishi, ishchilar mehnatiga to‘lov va boshqa ma’lumotlarni kiritardi.
Bir necha haftadan so‘ng Anton avans puli tugayotganini payqab, buyurtmachi uchun sarflangan mablag‘lar hisoboti ustida ishlay boshladi. Cheklardagi jami summa jadval ma’lumotlariga mos kelmadi. Tekshiruv davomida u kerakli sement miqdori yozilgan kataklardan birida xato borligini aniqladi: 1000 kg o‘rniga 100 kg kiritilgan edi. Shu sababli rahbar hali pul bor va buyurtmachidan navbatdagi o‘tkazmani so‘rashga hojat yo‘q, deb o‘ylagan.
Bu xato buyurtmachi bilan nizoga sabab bo‘ldi. Buyurtmachi keyingi avansni bir oydan so‘ng yuborishni rejalashtirgan edi, biroq pul hozirning o‘zida kerak bo‘lib qoldi. Bu holat uning noroziligiga sabab bo‘ldi va kompaniya obro‘siga zarar yetkazdi.
Excel o‘rniga nimadan foydalanish mumkin?
Hisobni tashkil qilish uchun mablag‘lar hisobini 101 ilovasida yuritishingiz mumkin. Tizim har bir ishtirokchi hisobini berish sharti bilan mablag‘ olishi va shu mablag‘ uchun javobgar bo‘lishi asosida tuzilgan. Xodim pul sarflasa, xarajatni qayd etishi va hujjatlar bilan tasdiqlashi kerak. Bunday tartib xarajatni mas’ul ishtirokchi bilan bog‘lashga yordam beradi, ammo o‘z-o‘zidan xatolarni bartaraf etmaydi: ma’lumotlar va tasdiqlovchi hujjatlarni tekshirish zarur.
Pulning sarflanishi haqida uni sarflagan odam hisobot berishi kerak. Hamkorlaringizga mablag‘lar hisobini yuritishni o‘rgatib, javobgarlikni belgilayotganingizda, ularga topshirilgan pul kelishilgan xarajatlar uchun mo‘ljallangani va undan foydalanish bo‘yicha hisobot talab etilishini tushuntiring.
