Ustama xarajatlarni e'tiborsiz qoldirish oson: pul kompaniyaning ishlashini ta'minlash uchun ketadi, lekin bu xarajatlar individual loyihaning smetasida yoki mijozning kvitantsiyasida ko'rinmaydi. Natija hayratlanarli bo'lishi mumkin: har bir loyihaning marjasi borga o'xshaydi, ammo hisobda ozgina bo'sh pul qoladi.
Ushbu maqola ustama xarajatlarni raqamlarga kiritish uchun oddiy tizimni taklif qiladi: u nimani o'z ichiga olganini aniqlang, jamoa ichidagi qoidalarni kelishib oling, uni izchil yozib oling va uni loyihalar bo'yicha taqsimlang.
Asosiy e'tibor ta'mirlash, qurilish, pardozlash, dizayn va muhandislik kabi loyihalarga asoslangan korxonalardir. Xuddi shu mantiq boshqa xizmatlar uchun ham qo'llaniladi: ustama xarajatlar kompaniyaning loyihalar o'rtasida va atrofida faoliyat yuritishini saqlash xarajatlaridir.
Mundarija:
- Oddiy qilib aytganda, ustama xarajatlar nima?
- Ustama xarajatlar nima hisoblanadi?
- Nima uchun ustama xarajatlarga e'tibor bermaslik foyda haqidagi noto‘g‘ri tasavvurni yaratadi?
- Ustama xarajatlarni qanday kuzatish kerak?
- Loyihalarga ustama xarajatlarni qanday taqsimlash va to'liq xarajatlarni hisoblash mumkin?
- Umumiy xatolar va tezkor tekshiruvlar
- 101 ilovasida kuzatuvni qanday soddalashtirish mumkin?
Oddiy qilib aytganda, ustama xarajatlar nima?
Ustama xarajatlar butun kompaniyani qo'llab-quvvatlaydi va ularni odatda bitta loyiha yoki xizmatga asosli ravishda bog‘lab bo‘lmaydi. Ular muayyan obyektda hech kim ishlamayotgan kunlarda ham paydo bo'ladi: ofis xarajatlari, boshqaruv va dasturiy ta'minot xizmatlari. Sotish xarajatlari, soliqlar va majburiy to'lovlarni maqsadlariga ko'ra alohida kuzatib boring.
To'g'ridan-to'g'ri loyiha xarajatlariga ishchilar, materiallar, etkazib berish va subpudratchilar kiradi. Siz ularni hujjatlashtirishingiz va muayyan obyektga bog‘lashingiz mumkin. Umumiy xarajatlar kompaniyaga loyihalarni boshlash va boshqarish imkonini beruvchi infratuzilmani qamrab oladi.
Ikkita loyihaga ega kompaniyani ko'rib chiqing. Birida katta avans to'lovi bor; ikkinchisida kichkinasi bor. Agar ofis ijarasini hisobdagi pul qaysi loyihadan kelgan bo‘lsa, o‘sha loyiha xarajati sifatida qayd etsangiz, bu loyiha foydasiz ko'rinadi, ikkinchisi esa juda foydali ko'rinadi. Keyin qarorlar loyiha iqtisodiyotiga emas, balki tasodifga bog'liq bo'ladi.
Ustama xarajatlar nima hisoblanadi?
Ustama xarajatlarning tarkibi biznes modelingizga bog'liq, biroq bir nechta toifalar keng tarqalgan:
- Ofis va boshqaruv: ijara, aloqa, internet, orgtexnika va ma'murlar, buxgalteriya xodimlari, menejerlar va yuridik xodimlar uchun ish haqi.
- Xizmatlar va dasturiy ta'minot: CRM, telefoniya, fayllarni saqlash, vazifalarni kuzatuvchilar, dasturiy ta'minot obunalari va buxgalteriya vositalari (101 ilovasi ko'pincha ushbu guruhga kiradi).
- Savdo va marketing: reklama, veb-sayt, kontent ishlab chiqarish, platformalar komissiyalari va savdo xodimlarining ish haqi. Bu sotish xarajatlariga yaqinroq va ularni alohida toifada hisobga olish maqsadga muvofiq.
- Umumiy biznes xizmatlari uchun to'lovlar: bank to'lovlari va bitta loyihaga bevosita bog'liq bo'lmagan boshqa xarajatlar. Soliqlar va badallarni ularning tabiati va amaldagi qoidalariga muvofiq alohida kuzatib boring; to'lovlarni qabul qilish komissiyalari ma'lum bir savdo bilan bog'liq bo'lishi mumkin.
- Rivojlanish: o'qitish, sertifikatlash va standartlar va tartiblarni ishlab chiqish. Zaxira fondiga pul o'tkazishning o'zi xarajat emas.
Ba’zi xarajatlarni qaysi toifaga kiritish vaziyatga bog‘liq. Bir nechta obyektlarda ishlatiladigan asbob ustama xarajatlar sifatida ko'rib chiqilishi mumkin yoki uni ijaraga olish yoki amortizatsiya qilish, agar siz buni ishonchli tarzda amalga oshirishingiz mumkin bo'lsa, loyihalarga tayinlanishi mumkin. Asosiysi, qoida bo'yicha kelishib olish va uni izchil qo'llash. Agar qoida o'zgarib tursa, raqamlar o'z ma'nosini yo'qotadi.
Nima uchun ustama xarajatlarga e'tibor bermaslik foyda haqidagi noto‘g‘ri tasavvurni yaratadi?
Boshqaruv hisobida natijani aniqlash uchun, avvalo, loyihaning umumiy xarajatlarga qancha hissa qo'shishini ko'rish uchun uning daromadidan to'g'ridan-to'g'ri xarajatlarni olib tashlang. Keyin yakuniy natijani baholash uchun davr uchun ustama xarajatlarni taqsimlang va sotish xarajatlari va soliqlarni alohida hisobga oling. Agar siz loyihaning to'liq tannarxiga ajratilgan ustama xarajatlarni qo'shsangiz, uni qaytadan ayirmang. Ustama xarajatlarsiz, har bir loyiha kompaniyaning umumiy moliyaviy holati qiyinlashganida ham foydali ko'rinishi mumkin.
Yashirin xarajatlar shu tarzda to'planadi: ofis xarajatlari loyihalar o'rtasida yo'qoladi, kichik to'lovlar kartalar bo'ylab tarqaladi, obunalar unutiladi va logistika alohida kuzatiladi. Boshqaruv hisobisiz bu miqdorlarni birgalikda ko'rish qiyin.
Tezkor test: kompaniyaning takroriy oylik toʻlovlarini koʻrib chiqing va ularni qoplash uchun qancha faol loyiha kerakligini soʻrang. Agar javob bera olmasangiz, umumiy xarajatlar tarkibini va jamoaning ish yukini ko'rib chiqing.
Ustama xarajatlarni qanday kuzatish kerak?
Vazifa juda oddiy: kompaniya xarajatlarini bir joyda yig'ing, ularni aniq toifalarga ajrating va ularni kim va qachon qayd etishini belgilang. Loyiha korxonalari ko'pincha loyiha xarajatlarini kompaniya xarajatlaridan ajratib turadi. Sotish xarajatlarini umumiy xarajatlardan alohida saqlang, shunda siz sotish va boshqaruv xarajatlarini ko'rishingiz mumkin.
Hatto kichik jamoa uchun ham ishlaydigan jarayon:
- Kategoriyalarning qisqa ro'yxatidan boshlang: Ofis, Ma'muriyat, Xizmatlar, Kompaniya transporti va Rivojlanish. Sotish xarajatlari va soliqlarni alohida kuzatib boring. Biznes o'sishi bilan ro'yxatni kengaytiring. Qurilish va ta'mirlashdagi xarajatlar toifalari haqidagi maqola boshlang'ich nuqtani beradi.
- Asboblar, aloqa vositalari, transport vositalari va sayohat kabi chegara xarajatlari uchun qoida belgilang. Jamoa bir xil turdagi xarajatlar har doim bir xil toifaga kirishini bilishiga ishonch hosil qiling.
- Darhol dastlabki hujjatlarni to'plang: kvitansiyalar, hisob-fakturalar va yakuniy sertifikatlar. Hujjatlar kechikib kelsa, tahlil va qarorlar ham ortda qoladi. Xuddi shu printsip to'g'ridan-to'g'ri xarajatlarga nisbatan qo'llaniladi: hujjat, xarajatlar toifasi va loyiha manzili ularni kuzatib borish imkonini beradi.
- Oyni yakunlang: ustama xarajatlarni jamlang va ularni oldingi oy bilan solishtiring va nima va nima uchun o'sganiga e'tibor bering. Doimiy, yangilangan yozuvlar boshqaruv hisobi uchun muhim ahamiyatga ega.
Loyihalarga ustama xarajatlarni qanday taqsimlash va to'liq xarajatlarni hisoblash mumkin?
Boshqaruv hisobida xizmat yoki loyihaning to'liq tannarxi to'g'ridan-to'g'ri xarajatlarni va ustama xarajatlarning asosli ulushini o'z ichiga olishi mumkin. Sotish xarajatlari va soliqlarni alohida baholang. Xarajatlar haqidagi maqolada tasvirlangan oddiy usul oylik qat'iy xarajatlarni o'sha oyda bajarilgan ishlarning haqiqiy hajmiga bo'lishdir. Ta'mirlash ishlari uchun maydon (m²) ko'pincha foydali asosdir.
| Ajratish asosi | Qachon mos keladi |
|---|---|
| m² tugallangan ish | Hudud ish yukini yaxshi aks ettiradigan ta'mirlash, pardozlash va shunga o'xshash loyihalar |
| Soatlar yoki kishi-kunlar | Har xil murakkablikdagi loyihalar, bu erda jamoa vaqti hududdan ko'ra muhimroqdir |
| Daromad | Narxlari har xil, lekin sotish va boshqarish jarayonlari o'xshash loyihalar |
| Loyihalar soni | Tez taxmin qilish kerak bo'lganda shunga o'xshash ishlarning kichik portfeli |
Uzoq metodologiyasiz boshlashning amaliy usuli:
- Ofis, dasturiy ta'minot va boshqaruv xarajatlari kabi oylik ustama xarajatlarni qo'shing. Soliqlar va sotish xarajatlarini alohida kuzatib boring.
- m², soat yoki daromad kabi har oyda oʻlchashingiz mumkin boʻlgan asosni tanlang.
- Ustama xarajatlar stavkasini hisoblang, masalan, m² yoki soat uchun.
- Har bir loyiha uchun uning taqsimot asosini stavkaga ko'paytiring. To'liq xarajatlarni hisoblash uchun to'g'ridan-to'g'ri xarajatlarga qo'shing.
- To'liq xarajatni joriy narxlar bilan solishtiring va narxi tannarxga yaqin bo'lgan loyihalarni aniqlang.
Ushbu model faqat taxminiy, ammo u birinchi marta ish birligi uchun kompaniyaning ishlashini ta'minlash uchun qancha xarajatlarni ko'rsatadi. Keyinchalik asos va stavkalarni aniqlashtirishingiz va rejalashtirilgan va haqiqiy natijalar tahlilini qo'shishingiz mumkin.
Umumiy xatolar va tezkor tekshiruvlar
Ustama xarajatlarni hisobga olishdagi qiyinchilik odatda arifmetikadan ko‘ra intizom va izchil qoidalarga bog‘liq. Umumiy muammolarga quyidagilar kiradi:
- Kategoriyalarni aralashtirish: raqamlar tartibli ko'rinishi uchun kompaniya xarajatlari loyihalarga taqsimlanadi va loyiha hisobotlari qarorlar uchun ishonchsiz bo'lib qoladi.
- Juda ko'p toifalar: hech kim doimiy foydalanmaydigan 60 ta xarajat toifasi. Umumiy qoidalarga ega sakkiz-o'n ikki toifalar odatda qog'ozdagi mukammal tafsilotlardan ko'ra foydaliroqdir.
- Xarajatlarni kech qayd etish: cheklar bir oydan keyin paydo bo‘ladi, xarajatlar o'tkazib yuboriladi va boshqaruv hisobi joriy qarorlar uchun vosita emas, balki tarixga aylanadi.
- Oylik yopilish yo'q: pul sarflandi, lekin hech kim xulosa chiqarmaydi, shuning uchun keyingi oy oxirgisini takrorlaydi.
Tez tekshirish: ish hajmi oshgani sayin, vaqt o'tishi bilan siz tanlagan asos birligi (1 m² yoki bir soat) uchun ustama xarajatlarni solishtiring. O'sish umumiy xarajatlarning oshishi, foydalanishning pastligi yoki ishlarning o'zgarishini aks ettirishi mumkin; xulosa chiqarishdan oldin sababni tekshiring.
101 ilovasida kuzatuvni qanday soddalashtirish mumkin?
Ikki yoki uchtadan ortiq loyiha mavjud bo'lganda elektron jadvallarni boshqarish qiyin bo'lishi mumkin. Versiyalar farqlanadi, hech kim qaysi fayl joriy ekanligini bilmaydi va toifalar nomuvofiq bo'lib qoladi. Shuning uchun ko'plab jamoalar xarajatlar qayd etilganda ularni to'g'ri toifaga belgilaydigan va tahlil qilish uchun birlashtiradigan tizimga o'tadi.
101 ilovasida loyiha xarajatlari odatda loyihalar va xarajatlar toifalari bo‘yicha qayd etiladi, kompaniya xarajatlari alohida hisob sohasiga ega (PRO+ da Kompaniya jamg‘armasi bu yondashuvni qo‘llab-quvvatlashi mumkin). Bu sizga individual loyihalar va umuman biznes uchun moliyaviy natijalarni ko'rishga yordam beradi.
Xarajatlar toifalarini o'rnatish va to'lov qayerga tegishli ekanligi haqida bahslashishni to'xtatish uchun ushbu blog maqolalariga qarang: xarajatlar toifalari (rus tilida) va toifalar bo'yicha xarajatlarni taqsimlash (rus tilida).
Keyin boshqaruv hisobi muntazam hisobotlar, tahlil va xarajatlar tarkibi ustidan nazoratni qo‘shadi. Bu haqda boshqaruv hisobi haqidagi alohida maqolada (rus tilida), shuningdek, biznes daromadlari va xarajatlarini hisobga olish haqidagi maqolada (rus tilida) o‘qishingiz mumkin.
Oxir oqibat, ustama xarajatlarni boshqarish uchta harakatni o'z ichiga oladi: xarajatlarni jamlash, ularni izchil ravishda tasniflash va tanlangan asosdan foydalangan holda ularni loyihalarga taqsimlash. Buni qilganingizdan so'ng, narx va jamoaning imkoniyatlarini baholash osonroq bo'ladi.
