ზედნადები ხარჯები ადვილია შეუმჩნეველი: ფული იხარჯება კომპანიის მუშაობის შესანარჩუნებლად, მაგრამ ეს ხარჯები არ ჩანს ინდივიდუალური პროექტის შეფასებაში ან კლიენტის ქვითარში. შედეგი შეიძლება დამაბნეველი იყოს: როგორც ჩანს, თითოეულ პროექტს თითქოს მოგების მარჟა აქვს, მაგრამ ცოტა თავისუფალი ნაღდი ფული რჩება ანგარიშზე.
ეს სტატია გთავაზობთ მარტივ გზას ზედნადები ხარჯების გამოსათვლელად: განსაზღვრეთ მათი შემადგენლობა, გუნდთან შეათანხმეთ წესები, რეგულარულად აღრიცხეთ და პროექტებზე გაანაწილეთ.
ყურადღება გამახვილებულია პროექტზე დაფუძნებულ ბიზნესებზე, როგორიცაა რემონტი, მშენებლობა, დასრულება, დიზაინი და ინჟინერია. იგივე ლოგიკა ვრცელდება სხვა სერვისებზეც: ზედნადები არის კომპანიის საქმიანობის უზრუნველყოფის ხარჯი, რომელიც პროექტების შესრულების გარეშეც წარმოიქმნება.
შინაარსი:
- რა არის ზედნადები ხარჯები მარტივი სიტყვებით?
- რა ითვლება ზედნადად?
- რატომ ქმნის ზედნადები ხარჯების იგნორირება მოგების ილუზიას?
- როგორ უნდა აკონტროლოთ ზედნადები ხარჯები?
- როგორ ანაწილებთ ზედნადებს პროექტებზე და გამოთვლით სრულ თვითღირებულებას?
- ხშირი შეცდომები და სწრაფი შემოწმება
- როგორ შეგიძლიათ გაამარტივოთ თვალყურის დევნება 101 აპლიკაციაში?
რა არის ზედნადები ხარჯები მარტივი სიტყვებით?
ზედნადები ხარჯები მხარს უჭერს კომპანიას, როგორც მთლიანს და არ შეიძლება გონივრულად მიეკუთვნოს ერთ პროექტს ან მომსახურებას. ისინი წარმოიქმნება იმ დღეებშიც კი, როდესაც არავინ მუშაობს კონკრეტულ სამშენებლო ობიექტზე: ოფისის ხარჯები, მენეჯმენტი და პროგრამული მომსახურება. აკონტროლეთ გაყიდვის ხარჯები, გადასახადები და სავალდებულო გადახდები მათი მიზნის მიხედვით.
პროექტის პირდაპირი ხარჯები მოიცავს მუშებს, მასალებს, მიწოდებას და ქვეკონტრაქტორებს. მათი დოკუმენტურად დადასტურება და კონკრეტულ ობიექტთან დაკავშირება შესაძლებელია. ზედნადები მოიცავს ინფრასტრუქტურას, რომელიც საშუალებას აძლევს კომპანიას დაიწყოს და მართოს პროექტები.
განვიხილოთ კომპანია ორი პროექტით. ერთს აქვს დიდი წინასწარი გადახდა; მეორეს აქვს პატარა. თუ ოფისის ქირას იმ პროექტის ხარჯად აღრიცხავთ, რომლის თანხაც იმ მომენტში ანგარიშზეა, ეს პროექტი გამოჩნდება წამგებიანი, ხოლო მეორე გამოიყურება განსაკუთრებით მომგებიანი. შემდეგ გადაწყვეტილებები დამთხვევაზე იქნება დამოკიდებული და არა პროექტის ეკონომიკაზე.
რა ითვლება ზედნადად?
ზედნადების შემადგენლობა დამოკიდებულია თქვენს ბიზნეს მოდელზე, მაგრამ გავრცელებულია რამდენიმე კატეგორია:
- ოფისი და მენეჯმენტი: ქირა, კომუნიკაციები, ინტერნეტი, საოფისე ტექნიკა და ხელფასები ადმინისტრატორების, ბუღალტერიის, მენეჯერებისა და იურიდიული პერსონალისთვის.
- სერვისები და პროგრამული უზრუნველყოფა: CRM, ტელეფონი, ფაილების შენახვა, დავალების ტრეკერები, პროგრამული უზრუნველყოფის ხელმოწერები და სააღრიცხვო ინსტრუმენტები (101 აპლიკაცია ხშირად ამ ჯგუფში შედის).
- გაყიდვები და მარკეტინგი: რეკლამა, ვებგვერდი, კონტენტის წარმოება, პლატფორმების საკომისიოები და გაყიდვების თანამშრომლების ანაზღაურება. ეს ხარჯები კომერციულ ხარჯებს ეკუთვნის და მათი აღრიცხვა ცალკე კატეგორიაში უმჯობესია.
- საერთო ბიზნეს მომსახურების საფასური: საბანკო მომსახურების საფასური და სხვა ხარჯები, რომლებიც პირდაპირ არ უკავშირდება ერთ პროექტს. აკონტროლეთ გადასახადები და შენატანები ცალ-ცალკე მათი ბუნებისა და მოქმედი წესების მიხედვით; გადახდის დამუშავების საკომისიო შეიძლება ეხებოდეს კონკრეტულ გაყიდვას.
- განვითარება: ტრენინგი, სერტიფიცირება და სტანდარტებისა და პროცედურების შემუშავება. სარეზერვო ფონდში ფულის გადატანა თავისთავად ხარჯი არ არის.
ზოგიერთი ხარჯის კლასიფიკაცია დამოკიდებულია გარემოებებზე. რამდენიმე ობიექტზე გამოყენებული ხელსაწყო შეიძლება განიხილებოდეს როგორც ზედნადები, ან მისი გაქირავების ღირებულება ან ამორტიზაცია შეიძლება მიენიჭოს პროექტებს, როდესაც ამის გაკეთება შეგიძლიათ საიმედოდ. მთავარია წესზე შეთანხმება და მისი თანმიმდევრული გამოყენება. თუ წესი მუდმივად იცვლება, მაჩვენებლები კარგავს მნიშვნელობას.
რატომ ქმნის ზედნადები ხარჯების იგნორირება მოგების ილუზიას?
მენეჯმენტის გაანგარიშებისთვის, პირველ რიგში, გამოაკელით პროექტის პირდაპირი ხარჯები მის შემოსავალს, რათა ნახოთ, რა წვლილი შეაქვს მას საერთო ხარჯებში. შემდეგ გამოყავით ზედნადები პერიოდისთვის და ცალკე აღრიცხეთ გაყიდვის ხარჯები და გადასახადები საბოლოო შედეგის შესაფასებლად. თუ თქვენ ჩართავთ გამოყოფილ ზედნადებს პროექტის სრულ თვითღირებულებაში, აღარ გამოაკლოთ იგი. ზედნადების გარეშე, თითოეული პროექტი შეიძლება მომგებიანი ჩანდეს მაშინაც კი, როდესაც კომპანიის საერთო ფინანსური მდგომარეობა რთულია.
ასე გროვდება ფარული ხარჯები: საოფისე ხარჯები პროექტების აღრიცხვის მიღმა რჩება, მცირე გადახდები ნაწილდება ბარათებზე, პროგრამული სერვისების გამოწერები ავიწყდებათ და ლოჯისტიკას ცალკე აკონტროლებენ. მენეჯმენტის აღრიცხვის გარეშე, ამ თანხების ერთად დანახვა რთულია.
სწრაფი ტესტი: გადახედეთ კომპანიის განმეორებად ყოველთვიურ გადასახადებს და გამოთვალეთ, რამდენი აქტიური პროექტია საჭირო მათ დასაფარად. თუ ვერ პასუხობთ, შეამოწმეთ საერთო ხარჯების სტრუქტურა და გუნდის დატვირთვა.
როგორ უნდა აკონტროლოთ ზედნადები ხარჯები?
ამოცანა მარტივია: შეაგროვეთ კომპანიის ხარჯები ერთ ადგილას, მიაკუთვნეთ ისინი მკაფიო კატეგორიებს და დაადგინეთ, ვინ და როდის აღრიცხავს მათ. საპროექტო ბიზნესები ხშირად განასხვავებენ პროექტის ხარჯებს კომპანიის ხარჯებისგან. გაყიდვის ხარჯები ზედნადებისგან განცალკევებით აღრიცხეთ, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ ნახოთ გაყიდვების უზრუნველყოფის ღირებულება და მენეჯმენტის ღირებულება.
პროცესი, რომელიც მუშაობს თუნდაც მცირე გუნდისთვის:
- დაიწყეთ კატეგორიების მოკლე სიით: ოფისი, ადმინისტრაცია, სერვისები, კომპანიის ტრანსპორტი და განვითარება. აკონტროლეთ გაყიდვის ხარჯები და გადასახადები ცალკე. გააფართოვეთ სია, როგორც ბიზნესი იზრდება. სტატია მშენებლობისა და რემონტის ხარჯების კატეგორიების შესახებ საწყის წერტილს იძლევა.
- დააწესეთ წესები სასაზღვრო ხარჯებისთვის, როგორიცაა ხელსაწყოები, კომუნიკაციები, მანქანები და მოგზაურობა. დარწმუნდით, რომ გუნდმა იცის, რომ ერთი და იგივე სახის ხარჯები ყოველთვის ერთსა და იმავე კატეგორიაში შედის.
- დაუყონებლივ შეაგროვეთ საწყისი დოკუმენტები: ქვითრები, ინვოისები და შესრულებული სამუშაოების აქტები. თუ დოკუმენტები დაგვიანებულია, ანალიზი და გადაწყვეტილებებიც დაგვიანდება. იგივე პრინციპი ვრცელდება პირდაპირ ხარჯებზე: დოკუმენტი, ხარჯების კატეგორია და პროექტის მისამართი მათ მიკვლევადს ხდის.
- დახურეთ თვე: შეაჯამეთ ზედნადები ხარჯები და შეადარეთ ისინი წინა თვეს და აღნიშნეთ, რა გაიზარდა და რატომ. მენეჯმენტის აღრიცხვაში მნიშვნელოვანია რეგულარული, განახლებული ჩანაწერები.
როგორ ანაწილებთ ზედნადებს პროექტებზე და გამოთვლით სრულ თვითღირებულებას?
მენეჯმენტის აღრიცხვაში, მომსახურების ან პროექტის სრული თვითღირებულება შეიძლება შეიცავდეს პირდაპირ ხარჯებს და ზედნადების დასაბუთებულ წილს. ცალკე შეაფასეთ გაყიდვის ხარჯები და გადასახადები. ხარჯების შესახებ სხვა სტატიაში აღწერილი მარტივი მეთოდია ყოველთვიური ფიქსირებული ხარჯების გაყოფა ამ თვეში დასრულებული სამუშაოს რეალურ მოცულობაზე. სარემონტო სამუშაოებისთვის ფართობი (მ²) ხშირად სასარგებლო საფუძველია.
| განაწილების საფუძველი | როცა მოერგება |
|---|---|
| შესრულებული სამუშაოების მ² | რემონტი, დასრულება და მსგავსი პროექტები, სადაც ფართობი კარგად ასახავს სამუშაო დატვირთვას |
| საათები ან კაცდღეები | სხვადასხვა სირთულის პროექტები, სადაც გუნდური დრო უფრო მნიშვნელოვანია ვიდრე ფართობი |
| შემოსავალი | პროექტები ძალიან განსხვავებული ფასებით, მაგრამ მსგავსი გაყიდვების და მართვის პროცესებით |
| პროექტების რაოდენობა | მსგავსი სამუშაოების მცირე პორტფელი, როდესაც გჭირდებათ სწრაფი შეფასება |
დაწყების პრაქტიკული გზა გრძელი მეთოდოლოგიის გარეშე:
- დაამატეთ ყოველთვიური ზედნადები, როგორიცაა ოფისის, პროგრამული უზრუნველყოფის და მართვის ხარჯები. აკონტროლეთ გადასახადები და გაყიდვის ხარჯები ცალკე.
- შეარჩიეთ საფუძველი, რომლის გაზომვაც შეგიძლიათ ყოველთვიურად, როგორიცაა m², საათი ან შემოსავალი.
- გამოთვალეთ ზედნადების განაკვეთი, როგორიცაა ზედნადები მ² ან საათში.
- თითოეული პროექტისთვის, გაამრავლეთ მისი განაწილების საფუძველი განაკვეთზე. დაამატეთ ეს ზედნადები წილი პირდაპირ ხარჯებს სრული თვითღირებულების გამოსათვლელად.
- შეადარეთ სრული თვითღირებულება მიმდინარე ფასებთან და დაადგინეთ პროექტები, სადაც ფასი ახლოსაა თვითღირებულებასთან.
ეს მოდელი მიახლოებითია, მაგრამ აჩვენებს, კომპანიის საქმიანობის უზრუნველყოფა რამდენი ჯდება სამუშაოს ერთეულზე. თქვენ შეგიძლიათ მოგვიანებით დახვეწოთ საფუძვლები და განაკვეთები და დაამატოთ დაგეგმილი და რეალური შედეგების ანალიზი.
ხშირი შეცდომები და სწრაფი შემოწმება
ზედნადები ხარჯების აღრიცხვის სირთულე ხშირად უფრო დისციპლინასა და თანმიმდევრულ წესებს უკავშირდება, ვიდრე არითმეტიკას. საერთო პრობლემები მოიცავს:
- კატეგორიების შერევა: კომპანიის ხარჯები ენიჭება პროექტებს, რათა ფიგურები გამოიყურებოდეს მოწესრიგებული, ხოლო პროექტის ანგარიშები არასანდო ხდება გადაწყვეტილების მისაღებად.
- ძალიან ბევრი კატეგორია: ხარჯების 60 კატეგორია, რომელსაც მუდმივად არავინ იყენებს. რვა-თორმეტი კატეგორია საერთო წესებით ხშირად უფრო სასარგებლოა, ვიდრე სრულყოფილი დეტალები ქაღალდზე.
- ხარჯების დაგვიანებით აღრიცხვა: ქვითრები გამოჩნდება ერთი თვის შემდეგ, ხარჯები გამოტოვებულია და მენეჯმენტის აღრიცხვა ხდება ისტორიაში, ვიდრე იარაღად მიმდინარე გადაწყვეტილებების მისაღებად.
- ყოველთვიური დახურვა არ არის: ფული დაიხარჯა, მაგრამ არავინ აკეთებს დასკვნებს, ამიტომ მომდევნო თვე იმეორებს ბოლო.
სწრაფი შემოწმება: სამუშაოს მოცულობის ზრდასთან ერთად, შეადარეთ ზედნადები თქვენს მიერ არჩეული ბაზის ერთეულზე (1 მ² ან ერთი საათი) დროთა განმავლობაში. ზრდა შეიძლება ასახავდეს უფრო მაღალ საერთო ხარჯებს, დაბალ გამოყენებას ან პროექტების შემადგენლობის ცვლილებას; დასკვნის გაკეთებამდე შეამოწმეთ მიზეზი.
როგორ შეგიძლიათ გაამარტივოთ თვალყურის დევნება 101 აპლიკაციაში?
ელექტრონული ცხრილების მართვა შეიძლება გართულდეს, როდესაც პროექტების რაოდენობა ორ-სამს აჭარბებს. ვერსიები განსხვავდება, არავინ იცის, რომელი ფაილია აქტუალური და კატეგორიები არათანმიმდევრულია. ამიტომ ბევრი გუნდი გადადის სისტემაზე, რომელიც ანიჭებს ხარჯებს სწორ კატეგორიას, როდესაც ისინი აღირიცხება და აერთიანებს მათ ანალიზისთვის.
101 აპლიკაციაში, პროექტის დანახარჯები ზოგადად აღირიცხება პროექტებისა და ხარჯების კატეგორიების მიხედვით, ხოლო კომპანიის ხარჯები ცალკე აღირიცხება (PRO+-ში კომპანიის ფონდს შეუძლია მხარი დაუჭიროს ამ მიდგომას). ეს გეხმარებათ ნახოთ ფინანსური შედეგი ცალკეული პროექტებისთვის და მთლიანად ბიზნესისთვის.
ხარჯების კატეგორიების დასადგენად და თითოეული გადახდის სწორად მისაკუთვნებლად, იხილეთ ბლოგის ეს სტატიები: ხარჯების კატეგორიები (რუსულად) და ხარჯების განაწილება კატეგორიების მიხედვით (რუსულად).
მენეჯმენტის აღრიცხვა შემდეგ ამატებს რეგულარულ ანგარიშებს, ანალიზს და კონტროლს ხარჯების სტრუქტურაზე. ცალკე შეგიძლიათ წაიკითხოთ მენეჯმენტის აღრიცხვის შესავალი (რუსულად) და ბიზნესის შემოსავლებისა და ხარჯების აღრიცხვის შესახებ სტატია (რუსულად).
საბოლოო ჯამში, ზედნადების მენეჯმენტი მოიცავს სამ მოქმედებას: ხარჯების შეგროვებას, მათი თანმიმდევრულად კლასიფიცირებასა და არჩეული საფუძვლით პროექტებზე განაწილებას. როგორც კი ამას გააკეთებთ, ფასებისა და გუნდის დატვირთვის შეფასება უფრო ადვილი ხდება.
