Накладные расходы легко пропустить: деньги уходят «на жизнь компании», в смете по объекту их нет, в чеке заказчика их не видно. Потом появляется странная картина: по каждому проекту маржа вроде есть, по счету свободных денег почти нет.
Эта статья — про простую систему, которая помогает вернуть накладные расходы в цифры: понять состав, договориться о правилах внутри команды, наладить учет и распределение по проектам.
Фокус — проектный бизнес (ремонт, стройка, отделка, дизайн, инжиниринг). В других услугах логика та же: накладные — это стоимость существования компании между проектами и вокруг проектов.
Что такое накладные расходы простыми словами?
Накладные расходы — это траты, которые поддерживают работу компании целиком и не привязываются честно к одному объекту или одной услуге. Они возникают даже в день, когда на конкретном объекте никто не работает: офис, управленцы, сервисы, налоги, базовый маркетинг.
Внутри проекта есть прямые расходы: мастера, материалы, доставка, субподряд. Это то, что можно показать документами и связать с адресом объекта. Накладные живут рядом, они про «инфраструктуру», которая позволяет запускать и вести проекты.
Ситуация из практики: у тебя два объекта. На одном большой аванс, на втором маленький. Если офисную аренду записывать в расходы того объекта, где деньги лежат на счете, в аналитике получится «убыточный» проект. Второй проект внезапно станет «суперприбыльным». Решения начнут зависеть от случайности, а не от экономики.
Что входит в накладные расходы?
Состав накладных зависит от модели работы, при этом костяк почти у всех похож:
- Офис и управление: аренда, связь, интернет, оргтехника, зарплаты администраторов, бухгалтерии, руководителя, юриста.
- Сервисы и программы: CRM, телефония, хранение файлов, таск-трекеры, подписки на софт и инструменты для учета (сюда же часто попадает Приложение 101).
- Продажи и маркетинг: реклама, сайт, продакшн, комиссии агрегаторов, оплата менеджеров по продажам. По смыслу это близко к коммерческим расходам, их полезно выделять отдельной корзиной.
- Налоги и обязательные платежи: налоги, взносы, банковское обслуживание, эквайринг.
- Развитие и устойчивость: обучение, сертификации, резервный фонд, расходы на стандарты и регламенты.
Есть пограничные траты. Инструмент, который ездит по объектам, можно вести как накладной, можно как проектный расход, если удается закреплять его аренду или амортизацию по объектам. Тут важно одно: договориться о правиле и держать его. Если правило плавает, учет теряет смысл.
Почему без накладных учет дает иллюзию прибыли?
Маржа считается просто: выручка минус себестоимость проекта. Из маржи потом оплачиваются накладные и остается прибыль. Если накладные не учтены, кажется, что каждый объект «кормит» бизнес, при этом общий результат держится на честном слове.
Отсюда растут «скрытые расходы»: офисные траты растворяются между проектами, мелкие платежи разъезжаются по картам, подписки забываются, логистика живет отдельной жизнью. Пока нет управленческого учета, эти суммы сложно заметить и собрать в одну картину.
Быстрый тест: посмотри на стабильные платежи компании за месяц и задай вопрос: сколько проектов должно быть в работе, чтобы эти платежи покрывались автоматически, без авралов? Если ответа нет, накладные расходы управляют бизнесом вместо тебя.
Как вести учет накладных расходов?
Задача учета накладных простая: собрать все расходы компании в одном месте, разнести по понятным статьям, закрепить регулярность и ответственность. В проектном бизнесе это обычно делят на две зоны: расходы проекта и расходы компании. Коммерческие расходы и накладные тоже лучше не смешивать, тогда видно цену продаж и цену управления.
Схема, которая хорошо приживается даже в небольшой команде:
- Заведи короткий список статей для накладных: «Офис», «Администрирование», «Сервисы», «Налоги», «Маркетинг», «Транспорт компании», «Развитие». Дальше расширяй по мере роста. Опора для старта — статья про статьи расходов в стройке и ремонтах.
- Зафиксируй правило, куда попадают пограничные траты (инструмент, связь, машина, командировки). Пусть команда знает: одна и та же трата всегда идет в одну категорию.
- Собирай первичку сразу: чек, счет, акт. Если документы подтягиваются поздно, аналитика начинает опаздывать вместе с решениями. Этот принцип часто всплывает и в теме прямых затрат: документ + статья + адрес проекта дают управляемость.
- Делай закрытие месяца: сведи накладные в одну сумму, сравни с прошлым месяцем, отметь, что выросло и почему. В управленческом учете важна периодичность и актуальность данных.
Как распределять накладные по проектам и считать себестоимость?
Распределение нужно, чтобы получить себестоимость услуги или проекта: прямые затраты плюс доля накладных. В статье про себестоимость есть простой прием: сложить постоянные расходы за месяц и разделить их на фактический объем работ за месяц. В ремонтах удобной базой часто становится площадь (м²).
| База распределения | Когда подходит? |
|---|---|
| м² выполненных работ | Ремонт, отделка, типовые объекты, где площадь хорошо отражает нагрузку |
| часы / человеко-дни | Проекты с разной сложностью, где время команды важнее площади |
| выручка | Когда проекты сильно отличаются по цене, при этом процессы продаж и управления похожи |
| количество проектов | Маленький портфель, похожие по формату заказы, нужен быстрый ориентир |
Практический алгоритм, чтобы начать без долгих методологий:
- Собери накладные за месяц одной суммой (офис, сервисы, управленцы, налоги, маркетинг).
- Выбери базу, которую реально снимать каждый месяц (м², часы, выручка).
- Посчитай ставку накладных: «накладные на 1 м²» или «накладные на 1 час».
- В каждом проекте умножай базу проекта на ставку, получай долю накладных, добавляй к прямым затратам, получай себестоимость.
- Сравни себестоимость с текущими ценами и посмотри, где цена стоит близко к себестоимости.
Эта модель дает грубую оценку. Зато она честная: впервые видно, сколько стоит «держать компанию на ногах» в пересчете на единицу работ. Дальше базу и ставки можно уточнять, подключать аналитику и план/факт.
Типовые ошибки и быстрые проверки
Проблема накладных редко в математике. Она в дисциплине и правилах. Вот что чаще ломает учет:
- Смешивание зон: расходы компании записываются на объекты, чтобы «красиво сошлось», потом отчет по проектам перестает быть опорой для решений.
- Длинный список статей: 60 категорий, в которые никто не попадает одинаково. Лучше 8–12 статей и единые правила, чем «идеальная детализация» на бумаге.
- Учет задним числом: чеки всплывают через месяц, расходы теряются, управленческий учет становится историей, а не инструментом управления «сейчас».
- Нет закрытия месяца: деньги списались, выводов нет, следующий месяц повторяет прошлый.
Быстрая проверка на адекватность: если бизнес растет по объему работ, доля накладных на единицу (на 1 м², на 1 час) со временем должна снижаться при тех же процессах. Если доля растет, значит компания раздувает постоянные расходы быстрее, чем увеличивает полезный объем работ.
Как упростить учет в Приложении 101?
Накладные расходы сложно держать в таблицах, когда проектов становится больше двух-трех. Начинаются правки версий, «у кого последняя», разъезжаются статьи. Поэтому многие команды переходят к системе, где расходы сразу попадают в нужную корзину и собираются в аналитику.
В Приложении 101 логика обычно строится так: проектные расходы ведутся по объектам и статьям, расходы компании выделяются отдельной зоной учета (в PRO+ эту идею удобно поддерживать через Фонд компании). Это помогает видеть финансовый результат отдельно по проектам и по бизнесу в целом.
Чтобы настроить структуру статей и перестать спорить «куда отнести платеж», пригодятся материалы блога: про статьи расходов и про распределение расходов по статьям.
Дальше подключается управленческий слой: регулярные отчеты, аналитика, контроль структуры расходов. Про основу управленческого учета есть отдельный разбор, а про финансовый учет доходов и расходов — здесь: https://101-
Накладные расходы в итоге сводятся к трем действиям: собрать их в одну сумму, разложить по понятным статьям, распределить по проектам выбранной базой. Когда это сделано, прайс и загрузка команды перестают быть игрой в удачу.