Los gastos generales son fáciles de pasar por alto: el dinero se destina a mantener la empresa en funcionamiento, pero esos gastos no aparecen en el presupuesto de una obra ni en el recibo del cliente. El resultado puede parecer extraño: cada proyecto muestra margen, pero queda poco dinero disponible en la cuenta.
Este artículo propone un sistema sencillo para incorporar los gastos generales a las cifras: identificar qué incluyen, acordar reglas dentro del equipo, registrarlos y distribuirlos entre proyectos.
Nos centramos en negocios basados en proyectos, como reformas, construcción, acabados, diseño e ingeniería. En otros servicios se aplica la misma lógica: los gastos generales son el coste de mantener la empresa entre los proyectos y alrededor de ellos.
Contenido:
- ¿Qué son los gastos generales en términos sencillos?
- ¿Qué se incluye en los gastos generales?
- ¿Por qué ignorarlos crea una falsa impresión de beneficio?
- ¿Cómo llevar el control de los gastos generales?
- ¿Cómo distribuirlos entre proyectos y calcular el coste total?
- Errores habituales y comprobaciones rápidas
- ¿Cómo simplificar el control en la aplicación 101?
¿Qué son los gastos generales en términos sencillos?
Los gastos generales sostienen el funcionamiento de toda la empresa y no pueden atribuirse razonablemente a un único proyecto o servicio. Existen incluso cuando nadie trabaja en una obra concreta: oficina, dirección y servicios digitales. Registre por separado los gastos comerciales, impuestos y pagos obligatorios según su naturaleza.
Los costes directos de un proyecto incluyen mano de obra, materiales, entregas y subcontratistas. Pueden documentarse y vincularse con una obra específica. Los gastos generales corresponden a la infraestructura que permite iniciar y gestionar proyectos.
Piense en una empresa con dos obras. Una recibe un anticipo grande y la otra uno pequeño. Si carga el alquiler de la oficina a la obra cuyo dinero esté en la cuenta, esa obra parecerá deficitaria y la otra, extraordinariamente rentable. Las decisiones dependerán de una casualidad y no de la economía real de cada proyecto.
¿Qué se incluye en los gastos generales?
La composición depende del modelo de negocio, pero algunas categorías son habituales:
- Oficina y dirección: alquiler, comunicaciones, internet, equipos de oficina y salarios del personal administrativo, contable, directivo y jurídico.
- Servicios y programas: CRM, telefonía, almacenamiento de archivos, gestores de tareas, suscripciones de software y herramientas de registro contable (la aplicación 101 suele incluirse aquí).
- Ventas y marketing: publicidad, sitio web, producción de contenidos, comisiones de plataformas y remuneración del equipo comercial. Se parecen más a gastos comerciales y es útil llevarlos en una categoría separada.
- Pagos compartidos de funcionamiento: servicios bancarios y otros gastos que no corresponden directamente a un proyecto. Registre impuestos y cotizaciones por separado según su naturaleza y las normas aplicables; las comisiones de cobro pueden corresponder a una venta concreta.
- Desarrollo: formación, certificación y elaboración de estándares y procedimientos. Transferir dinero a un fondo de reserva no constituye por sí mismo un gasto.
Algunos costes están en el límite. Una herramienta utilizada en varias obras puede registrarse como gasto general, o asignarse su alquiler o depreciación a los proyectos cuando sea posible hacerlo de forma fiable. Lo importante es acordar una regla y aplicarla de manera constante. Si cambia continuamente, las cifras pierden utilidad.
¿Por qué ignorar los gastos generales crea una falsa impresión de beneficio?
Para un cálculo de gestión, reste primero los costes directos de los ingresos del proyecto: obtendrá su contribución a cubrir gastos compartidos. Después distribuya los gastos generales del período y considere por separado los gastos comerciales y los impuestos para estimar el resultado final. Si ya incluye la parte de gastos generales en el coste total del proyecto, no la reste otra vez. Sin ese cálculo, cada obra puede parecer rentable aunque el conjunto de la empresa tenga dificultades.
Así se acumulan gastos ocultos: los costes de oficina se diluyen entre proyectos, los pagos pequeños se reparten entre tarjetas, las suscripciones se olvidan y la logística queda aparte. Sin contabilidad de gestión, es difícil reunir todos esos importes en una imagen completa.
Una prueba rápida: revise los pagos mensuales recurrentes de la empresa y pregúntese cuántos proyectos activos hacen falta para cubrirlos. Si no puede responder, examine la estructura de gastos compartidos y la carga de trabajo del equipo.
¿Cómo llevar el control de los gastos generales?
La tarea es sencilla: reunir los gastos de la empresa en un solo lugar, clasificarlos en categorías claras y definir quién los registra y cuándo. En los negocios por proyectos suele distinguirse entre gastos del proyecto y gastos de la empresa. Conviene separar también los gastos comerciales de los generales para conocer el coste de vender y el de administrar.
Un proceso que funciona incluso en un equipo pequeño:
- Empiece con una lista corta de categorías: «Oficina», «Administración», «Servicios», «Transporte de la empresa» y «Desarrollo». Registre aparte los gastos comerciales y los impuestos. Amplíe la lista cuando crezca el negocio. El artículo sobre categorías de gastos en construcción y reformas ofrece un punto de partida.
- Establezca una regla para costes dudosos como herramientas, comunicaciones, vehículos y viajes. Todo el equipo debe saber que un mismo tipo de gasto siempre se registra en la misma categoría.
- Reúna enseguida los justificantes: recibos, facturas y actas de entrega. Si llegan tarde, también se retrasan el análisis y las decisiones. El mismo principio sirve para los costes directos: documento, categoría y dirección del proyecto permiten seguir cada gasto.
- Cierre cada mes: sume los gastos generales, compárelos con el mes anterior y anote qué aumentó y por qué. La regularidad y los datos actualizados son esenciales para la gestión.
¿Cómo distribuir los gastos generales entre proyectos y calcular el coste total?
En un cálculo de gestión, el coste total de un servicio o proyecto puede incluir los costes directos más una parte justificada de los gastos generales. Evalúe aparte los gastos comerciales y los impuestos. Un método sencillo descrito en el artículo sobre costes consiste en dividir los gastos fijos mensuales entre el volumen real de trabajo realizado ese mes. En las reformas, la superficie (m²) suele ser una base útil.
| Base de distribución | Cuándo conviene |
|---|---|
| m² de trabajo realizado | Reformas, acabados y obras similares en las que la superficie refleja bien la carga de trabajo |
| Horas o jornadas por persona | Proyectos de distinta complejidad en los que importa más el tiempo del equipo que la superficie |
| Ingresos | Proyectos con precios muy distintos pero procesos de venta y gestión similares |
| Número de proyectos | Cartera pequeña de trabajos parecidos cuando se necesita una estimación rápida |
Una forma práctica de empezar sin diseñar una metodología compleja:
- Sume los gastos generales del mes, por ejemplo, oficina, servicios y dirección. Registre aparte impuestos y gastos comerciales.
- Elija una base que pueda medir cada mes, como m², horas o ingresos.
- Calcule una tasa de gastos generales, por ejemplo, por m² o por hora.
- En cada proyecto multiplique la base elegida por esa tasa. Añada la parte resultante a los costes directos para calcular el coste total.
- Compare el coste total con los precios actuales e identifique los proyectos cuyo precio está cerca del coste.
Es un modelo aproximado, pero permite ver cuánto cuesta mantener la empresa en funcionamiento por unidad de trabajo. Después podrá ajustar la base y las tasas y añadir análisis de lo previsto frente a lo real.
Errores habituales y comprobaciones rápidas
La dificultad suele estar menos en las cuentas que en la disciplina y la coherencia de las reglas. Entre los errores habituales están:
- Mezclar categorías: se cargan gastos de la empresa a las obras para que las cifras «cuadren», y los informes por proyecto dejan de servir para tomar decisiones.
- Demasiadas categorías: 60 artículos de gasto que nadie utiliza de forma uniforme. Ocho o doce categorías con reglas comunes suelen ser más útiles que un detalle perfecto sobre el papel.
- Registrar tarde: los recibos aparecen un mes después, se pierden gastos y la contabilidad de gestión se convierte en historia en lugar de ayudar a decidir hoy.
- No cerrar el mes: se ha gastado dinero, pero no se extraen conclusiones y el mes siguiente repite el anterior.
Comprobación rápida: a medida que aumenta el volumen de trabajo, compare los gastos generales por unidad de la base elegida (1 m² o una hora) entre períodos. Si suben, puede deberse a mayores costes compartidos, menor ocupación o un cambio en el tipo de trabajos; investigue la causa antes de concluir.
¿Cómo simplificar el control en la aplicación 101?
Las hojas de cálculo pueden resultar difíciles de gestionar cuando hay más de dos o tres proyectos. Las versiones divergen, nadie sabe cuál es la última y las categorías dejan de ser uniformes. Por eso muchos equipos usan un sistema que clasifica los gastos al registrarlos y los reúne para analizarlos.
En la aplicación 101, los gastos de proyecto suelen registrarse por obra y categoría, mientras que los de la empresa tienen una zona separada (en PRO+, el Fondo de la empresa puede ayudar a organizarla). Esto permite ver el resultado financiero de cada proyecto y del negocio en conjunto.
Para configurar categorías y dejar de discutir dónde registrar cada pago, consulte estos artículos del blog: categorías de gastos (en ruso) y distribución de gastos por categoría (en ruso).
La contabilidad de gestión añade después informes periódicos, análisis y control de la estructura de costes. Hay una introducción a la contabilidad de gestión (en ruso), y otro artículo sobre el registro de ingresos y gastos de la empresa (en ruso).
En resumen, gestionar los gastos generales requiere tres acciones: sumarlos, clasificarlos de forma coherente y distribuirlos entre proyectos con una base elegida. Así resulta más fácil evaluar los precios y la capacidad del equipo.
