Apa itu biaya overhead dan apa saja yang termasuk?

Biaya overhead mudah untuk diabaikan: uang digunakan untuk menjaga agar perusahaan tetap berjalan, namun biaya ini tidak muncul dalam perkiraan masing-masing proyek atau faktur pelanggan. Hasilnya mungkin membingungkan: setiap proyek tampaknya mempunyai margin, namun hanya ada sedikit uang tunai yang tersisa di rekening.

Artikel ini menawarkan sistem sederhana untuk menghitung biaya overhead: identifikasi apa saja yang tercakup di dalamnya, sepakati aturan dalam tim, catat secara konsisten, dan alokasikan ke seluruh proyek.

Fokusnya adalah bisnis berbasis proyek seperti renovasi, konstruksi, finishing, desain, dan rekayasa. Logika yang sama berlaku untuk layanan lain: overhead adalah biaya menjaga operasional perusahaan yang tidak dapat dibebankan langsung ke satu proyek.

Apa yang dimaksud dengan biaya overhead secara sederhana?

Biaya overhead mendukung perusahaan secara keseluruhan dan tidak dapat dibebankan secara wajar pada satu proyek atau layanan. Biaya ini timbul bahkan pada hari-hari ketika tidak ada orang yang bekerja di lokasi tertentu: biaya kantor, manajemen, dan layanan perangkat lunak. Lacak biaya penjualan, pajak, dan pembayaran wajib secara terpisah sesuai tujuannya.

Biaya proyek langsung mencakup pekerja, material, pengiriman, dan subkontraktor. Anda dapat mendokumentasikan dan mengaitkannya dengan lokasi proyek tertentu. Overhead mencakup infrastruktur yang memungkinkan perusahaan memulai dan mengelola proyek.

Pertimbangkan sebuah perusahaan dengan dua proyek. Proyek pertama memiliki uang muka yang besar, sedangkan proyek kedua memiliki uang muka yang kecil. Jika Anda membebankan sewa kantor kepada proyek yang dananya sedang tersedia di rekening, proyek tersebut akan terlihat tidak menguntungkan sementara proyek lainnya terlihat sangat menguntungkan. Keputusan kemudian akan bergantung pada suatu kebetulan dan bukan pada keekonomian proyek.

Apa yang dianggap sebagai overhead?

Komposisi overhead bergantung pada model bisnis Anda, namun ada beberapa kategori yang umum:

• Kantor dan manajemen: sewa, komunikasi, internet, peralatan kantor, dan gaji administrator, staf akuntansi, manajer, dan staf hukum.
• Layanan dan perangkat lunak: CRM, telepon, penyimpanan file, pelacak tugas, langganan perangkat lunak, dan alat akuntansi (aplikasi 101 sering kali termasuk dalam grup ini).
• Penjualan dan pemasaran: periklanan, situs web, produksi konten, komisi platform pemasaran, dan gaji staf penjualan. Ini lebih dekat dengan biaya penjualan dan paling baik dilacak dalam kategori terpisah.
• Biaya layanan bisnis bersama: biaya perbankan dan biaya lain yang tidak berhubungan langsung dengan satu proyek. Lacak pajak dan iuran secara terpisah sesuai sifat dan aturan yang berlaku; biaya pemrosesan pembayaran mungkin terkait dengan penjualan tertentu.
• Pengembangan: pelatihan, sertifikasi, dan pengembangan standar dan prosedur. Memindahkan uang ke dana cadangan bukanlah suatu pengeluaran.

Sebagian biaya dapat masuk ke lebih dari satu kategori, bergantung pada situasinya. Alat yang digunakan di beberapa lokasi mungkin diperlakukan sebagai overhead, atau biaya sewa atau penyusutannya dapat dibebankan ke proyek jika Anda dapat melakukannya dengan andal. Kuncinya adalah menyepakati suatu aturan dan menerapkannya secara konsisten. Jika aturan terus berubah, angka-angka tersebut kehilangan maknanya.

Mengapa mengabaikan biaya overhead menciptakan ilusi keuntungan?

Untuk perhitungan manajemen, pertama-tama kurangi biaya langsung suatu proyek dari pendapatannya untuk melihat seberapa besar kontribusinya terhadap biaya bersama. Kemudian alokasikan biaya overhead untuk periode tersebut dan perhitungkan secara terpisah biaya penjualan dan pajak untuk memperkirakan hasil akhirnya. Jika Anda memasukkan overhead yang dialokasikan ke dalam biaya penuh proyek, jangan kurangi lagi. Tanpa overhead, setiap proyek mungkin terlihat menguntungkan meskipun perusahaan secara keseluruhan sedang kesulitan.

Beginilah akumulasi biaya tersembunyi: biaya kantor luput dari pencatatan proyek, pembayaran kecil tersebar ke seluruh kartu, langganan dilupakan, dan logistik dilacak secara terpisah. Tanpa akuntansi manajemen, jumlah ini sulit untuk dilihat secara keseluruhan.

Tes singkatnya: lihat pembayaran bulanan berulang perusahaan dan tanyakan berapa banyak proyek aktif yang diperlukan untuk menutupinya. Jika Anda tidak bisa menjawab, periksalah struktur biaya bersama dan beban kerja tim.

Bagaimana cara melacak biaya overhead?

Tugasnya sederhana: kumpulkan biaya perusahaan di satu tempat, tetapkan biaya tersebut ke dalam kategori yang jelas, dan tentukan siapa yang mencatatnya dan kapan. Bisnis proyek seringkali memisahkan biaya proyek dari biaya perusahaan. Pisahkan juga biaya penjualan dari biaya overhead, sehingga Anda dapat melihat biaya untuk memperoleh penjualan dan biaya manajemen.

Sebuah proses yang berhasil bahkan untuk tim kecil:

1. Mulailah dengan daftar singkat kategori: Kantor, Administrasi, Jasa, Transportasi Perusahaan, dan Pengembangan. Lacak biaya penjualan dan pajak secara terpisah. Perluas daftarnya seiring pertumbuhan bisnis. Artikel tentang kategori pengeluaran dalam konstruksi dan renovasi memberikan titik awal.
2. Tetapkan aturan untuk biaya yang klasifikasinya bergantung pada situasi seperti peralatan, komunikasi, kendaraan, dan perjalanan. Pastikan tim mengetahui bahwa jenis pengeluaran yang sama selalu masuk ke dalam kategori yang sama.
3. Kumpulkan dokumen sumber segera: kuitansi, faktur, dan berita acara penyelesaian pekerjaan. Jika dokumen datang terlambat, analisis dan pengambilan keputusan juga akan tertunda. Prinsip yang sama berlaku untuk biaya langsung: dokumen, kategori pengeluaran, dan alamat proyek membuat biaya tersebut dapat dilacak.
4. Tutup pembukuan bulanan: jumlahkan overhead, lalu bandingkan dengan bulan sebelumnya, dan catat apa yang meningkat dan mengapa. Pencatatan yang teratur dan terkini penting dalam akuntansi manajemen.

Bagaimana Anda mengalokasikan overhead ke proyek dan menghitung biaya penuh?

Dalam akuntansi manajemen, biaya penuh suatu layanan atau proyek dapat mencakup biaya langsung ditambah bagian overhead yang wajar. Menilai biaya penjualan dan pajak secara terpisah. Metode sederhana yang dijelaskan dalam artikel tentang biaya adalah dengan membagi biaya tetap bulanan dengan volume pekerjaan sebenarnya yang diselesaikan pada bulan itu. Untuk pekerjaan renovasi, luas (m²) sering kali menjadi dasar yang berguna.

Cara praktis untuk memulai tanpa metodologi yang panjang:

1. Tambahkan biaya overhead bulanan, seperti biaya kantor, perangkat lunak, dan manajemen. Lacak pajak dan biaya penjualan secara terpisah.
2. Pilih dasar yang benar-benar dapat Anda ukur setiap bulan, seperti m², jam kerja, atau pendapatan.
3. Hitung tarif overhead, misalnya overhead per m² atau per jam.
4. Untuk setiap proyek, kalikan dasar alokasinya dengan tarif. Tambahkan bagian overhead tersebut ke biaya langsung untuk menghitung biaya penuh.
5. Bandingkan biaya penuh dengan harga saat ini dan identifikasi proyek yang harganya mendekati biaya penuhnya.

Model ini hanya merupakan perkiraan, namun untuk pertama kalinya menunjukkan berapa biaya operasional perusahaan untuk setiap unit pekerjaan. Anda dapat menyempurnakan dasar dan tarifnya nanti dan menambahkan analisis hasil yang direncanakan versus hasil aktual.

Kesalahan umum dan pemeriksaan cepat

Kesulitan menghitung biaya overhead lebih sering berkaitan dengan disiplin dan konsistensi aturan daripada aritmatika. Masalah umum meliputi:

• Kategori campuran: biaya perusahaan dibebankan ke proyek untuk membuat angkanya terlihat rapi, dan laporan proyek menjadi tidak dapat diandalkan untuk mengambil keputusan.
• Terlalu banyak kategori: 60 kategori pengeluaran yang tidak digunakan secara konsisten oleh siapa pun. Delapan hingga dua belas kategori dengan aturan bersama seringkali lebih berguna daripada detail sempurna di atas kertas.
• Pencatatan biaya terlambat: bukti pembayaran baru terkumpul sebulan kemudian, pengeluaran terlewatkan, dan akuntansi manajemen menjadi sejarah dan bukan alat untuk mengambil keputusan saat ini.
• Tidak ada penutupan bulanan: uang telah dibelanjakan, tetapi tidak ada yang menarik kesimpulan, sehingga bulan berikutnya mengulangi bulan terakhir.

Pemeriksaan cepat: seiring bertambahnya volume pekerjaan, bandingkan overhead per unit basis pilihan Anda (1 m² atau satu jam) dari waktu ke waktu. Peningkatan ini mungkin mencerminkan biaya bersama yang lebih tinggi, pemanfaatan yang lebih rendah, atau perubahan komposisi pekerjaan; periksa penyebabnya sebelum menarik kesimpulan.

Bagaimana cara menyederhanakan pelacakan di aplikasi 101?

Spreadsheet bisa menjadi sulit untuk dikelola bila ada lebih dari dua atau tiga proyek. Versi berbeda, tidak ada yang tahu file mana yang terbaru, dan kategori menjadi tidak konsisten. Oleh karena itu, banyak tim beralih ke sistem yang menetapkan biaya ke kategori yang tepat ketika biaya tersebut dicatat dan mengumpulkannya untuk dianalisis.

Di aplikasi 101, biaya proyek umumnya dicatat menurut proyek dan kategori pengeluaran, sedangkan biaya perusahaan dicatat secara terpisah (di PRO+, Dana Perusahaan dapat mendukung pendekatan ini). Ini membantu Anda melihat hasil finansial untuk masing-masing proyek dan bisnis secara keseluruhan.

Untuk menyiapkan kategori pengeluaran dan berhenti memperdebatkan tempat pembayaran, lihat artikel blog berikut: kategori pengeluaran (dalam bahasa Rusia) dan mengalokasikan pengeluaran berdasarkan kategori (dalam bahasa Rusia).

Akuntansi manajemen kemudian menambahkan laporan rutin, analisis, dan kontrol atas struktur biaya. Baca juga pengantar akuntansi manajemen (dalam bahasa Rusia), dan artikel lain tentang melacak pendapatan dan pengeluaran bisnis (dalam bahasa Rusia).

Pada akhirnya, pengelolaan overhead melibatkan tiga tindakan: menjumlahkan biaya, mengklasifikasikannya secara konsisten, dan mengalokasikannya ke proyek dengan menggunakan dasar yang dipilih. Setelah Anda melakukannya, harga dan kapasitas tim menjadi lebih mudah untuk dinilai.