Daftar isi:
Cara seperti apa yang sebaiknya dihindari saat menyimpan kontak, dan mengapa?
Situasi ini sering terjadi: Anda meminta nomor tukang pemasang papan gipsum yang bagus kepada seorang kenalan, lalu menyimpannya sebagai “tukang gipsum hebat rekomendasi Alex”. Nama seperti itu terasa cukup jelas saat itu, tetapi cepat kehilangan konteksnya.
Hindari menyimpan kontak secara tergesa-gesa hanya dengan kata kunci atau julukan. Berikut contoh entri yang kurang informatif:
- “Bu Lena”
- “Tania desainer Chelyabinsk”
- “Vasya yang punya mobil”
- “Pak Petrov”
- “Alex tukang gipsum”
- “Peter teknisi listrik”
- “Andrew pekerja yang ceroboh”
- “Anna, tetangga dari pintu masuk nomor 5”
- “David mobil BMW”
- “Nina wallpaper”
- “Victor sampah”
Beberapa bulan kemudian, Anda mungkin tidak lagi ingat siapa orang di balik nama yang ditulis terburu-buru itu.
Pertama, label semacam itu tidak memberikan cukup informasi. Kedua, Anda sulit membagikan kontak tersebut kepada rekan kerja dengan beberapa ketukan saja: tidak banyak orang yang akan langsung memahami siapa “Pak Petrov”. Ketiga, entri seperti ini membuat buku kontak berantakan, padahal buku kontak adalah alat kerja yang perlu tertata.
Bagaimana cara menyimpan kontak yang berguna?
Saat memilih “Simpan kontak”, isilah kartu dengan sebanyak mungkin informasi yang relevan tentang orang tersebut.
Nama depan dan nama belakang
Catat nama depan, nama belakang, dan nama tengah jika diperlukan. Bila Anda belum mengetahui nama belakangnya, sisakan tempat untuk menambahkannya nanti. Dengan begitu, Anda dapat menemukan orang yang dimaksud ketika seseorang menyebut nama depan atau nama belakangnya dalam percakapan.
Hubungan dengan Anda
Tuliskan dengan jelas apakah orang tersebut pelanggan atau karyawan perusahaan.
Untuk pelanggan:
- Kolom “Jabatan”: tulis “Pelanggan”.
- Kolom “Perusahaan”: masukkan nama proyek atau kompleks tempat tinggal yang terkait, jika relevan.
- Kolom “Departemen”: catat orang atau sumber yang memperkenalkan pelanggan tersebut.
Untuk karyawan:
- Kolom “Jabatan”: tulis keahliannya, misalnya pemasar, teknisi listrik, atau pemasang ubin.
- Kolom “Perusahaan”: tulis unit atau divisinya.
- Kolom “Departemen”: catat orang atau sumber yang memperkenalkannya.
Kolom tambahan membantu membedakan orang dengan nama yang sama dan mengingat konteks hubungan Anda. Informasi yang muncul saat ada panggilan bergantung pada perangkat dan aplikasi yang digunakan. Anda pun tidak perlu terus bertanya “siapa ini?” sebelum membahas urusan utama.
Tautan situs web dan media sosial
Kartu kontak juga dapat menyimpan tautan ke sumber yang berguna. Anda mungkin tidak ingin mengikuti akun seseorang, tetapi tahu bahwa cara termudah menghubunginya adalah melalui media sosial.
Foto
Jika orang tersebut setuju, tambahkan fotonya ke kartu kontak. Saat melihat foto lawan bicara, cara kita menyapanya berbeda dibanding saat hanya melihat nama dan nama keluarga.
Alamat
Jika Anda memiliki cabang atau pelanggan di zona waktu berbeda, simpan kota atau zona waktunya pada catatan kontak. Ini membantu Anda menghindari panggilan yang terlalu pagi atau terlalu malam.
Catatan
Di kolom inilah Anda dapat mencatat pengamatan pribadi yang penting tentang seseorang, misalnya kualitas pekerjaannya.
Setelah kolom-kolom yang berguna terisi, Anda akan memiliki kartu kontak yang dapat dibagikan dengan persetujuan orang tersebut.
Bagaimana cara membagikan kontak dengan benar?
Aplikasi pesan biasanya memungkinkan Anda mengirim kartu kontak, bukan sekadar nomor telepon. Periksa kolom apa saja yang akan terkirim dan mintalah persetujuan pemilik kontak sebelum membagikan datanya.
Sebagai contoh, tangkapan layar berikut memperlihatkan aplikasi dengan antarmuka berbahasa Rusia:
1. Ketuk ikon lampiran 📎 di sebelah kiri, lalu pilih opsi “Контакт” (“Kontak”) pada tangkapan layar berbahasa Rusia
2. Pilih kontak yang diinginkan dan centang informasi yang ingin Anda bagikan
Misalnya, Anda dapat memilih untuk tidak membagikan alamat atau situs web.
3. Kirim kartu kontak yang dapat disimpan penerima dengan beberapa ketukan, lengkap dengan nama, nomor, dan tautan penting
Bagaimana Anda menyimpan kontak? Bagikan cara Anda di komunitas wirausahawan 101 (berbahasa Rusia).
