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¿Qué nombres de contacto conviene evitar y por qué?
Es algo habitual: pide a un conocido el número de un buen instalador de paneles de yeso, lo recibe y lo guarda como «buen instalador que conoce Álex». ¿Le suena?
Evite guardar contactos a toda prisa con unas pocas palabras clave o un apodo. Estos ejemplos aportan muy poca información:
- «Tía Elena»
- «Tania diseñadora de la ciudad»
- «Juan del todoterreno»
- «Don Pedro»
- «Álex instalador de yeso»
- «Pablo electricista»
- «Andrés mal trabajo»
- «Ana del portal 5»
- «David BMW»
- «Nina papel pintado»
- «Víctor basura»
Al cabo de un par de meses, quizá ya no recuerde quién se esconde tras una etiqueta escrita con prisas.
Primero, esas etiquetas dicen muy poco. Segundo, compartir «Don Pedro» con un colega en unos pocos toques le servirá de poco si no añade contexto. Tercero, los nombres vagos desordenan su agenda de contactos, que funciona mejor cuando está organizada.
¿Cómo guardar contactos útiles?
Al pulsar «Guardar contacto», anote toda la información pertinente que conozca sobre la persona.
Nombre y apellidos
Escriba el nombre, los apellidos y el segundo nombre o patronímico si es importante para esa persona. Si desconoce los apellidos, deje un espacio para añadirlos después. Así podrá encontrar el contacto cuando alguien mencione su nombre o sus apellidos en una conversación.
Relación con su empresa
Indique en la ficha si la persona es cliente o empleada.
Para los clientes:
- Cargo: escriba «Cliente».
- Empresa: anote el nombre del complejo residencial o proyecto, cuando corresponda.
- Departamento: anote quién le recomendó o de dónde llegó el cliente.
Para los empleados:
- Cargo: anote su especialidad, por ejemplo, marketing, instalaciones eléctricas o colocación de azulejos.
- Empresa: anote el equipo o la división.
- Departamento: anote quién le recomendó o de dónde llegó.
Los campos adicionales ayudan a distinguir a personas con nombres parecidos y a recordar el contexto de la relación. Su aparición durante una llamada depende del dispositivo y la aplicación. Así no tendrá que preguntarse una y otra vez «¿quién es?» y podrá ir directamente al asunto.
Sitio web y redes sociales
La ficha de contacto también sirve para guardar enlaces a recursos útiles. Puede que no quiera seguir el perfil de alguien, pero sepa que la forma más sencilla de comunicarse con esa persona es por redes sociales.
Foto
Si la persona está de acuerdo, añada su foto a la ficha. Ver su imagen puede influir en la forma en que se relaciona con ella, en comparación con ver únicamente su nombre y apellidos.
Ubicación
Si tiene sucursales o clientes en distintas zonas horarias, guarde la ciudad o la zona horaria en una nota del contacto. Así evitará llamar demasiado temprano o demasiado tarde.
Notas
Use este campo para sus observaciones personales útiles, incluidas sus impresiones sobre las cualidades profesionales de esa persona.
Después de completar los campos útiles, tendrá una ficha que podrá compartir con el consentimiento de la persona.
¿Cómo compartir contactos de forma segura?
Las aplicaciones de mensajería suelen permitir enviar una ficha de contacto en lugar de un número aislado. Compruebe qué campos incluirá el mensaje y obtenga el consentimiento de la persona antes de compartir sus datos.
Por ejemplo, en la aplicación de estas capturas, la interfaz está en ruso:
1. Pulse el clip 📎 de la izquierda y elija «Контакт» («Contacto»).
2. Seleccione el contacto y marque los datos que desea compartir.
Por ejemplo, puede omitir la dirección o el sitio web.
3. Envíe la ficha de contacto. La otra persona podrá guardar en unos pocos toques los datos importantes: enlaces útiles, nombre completo y número de teléfono.
¿Cómo guarda usted sus contactos? Comparta su método en la comunidad de empresarios 101 (en ruso).
