Cambiar los datos de pago suele parecer un detalle: el banco actualizó la cuenta, el contable envió la nueva información y solo queda mandar una carta. En la práctica, aquí surgen pagos retenidos, facturas «perdidas» y disputas como «transferimos a los datos que figuraban en el contrato».
Un aviso de cambio de datos ayuda a cubrir dos riesgos: que el dinero vaya al destino equivocado y que después resulte difícil demostrar que la contraparte conocía la nueva información. El documento es sencillo; su valor está en la precisión: qué escribió, a quién lo envió y cómo confirmó la recepción.
Este artículo utiliza ejemplos de organizaciones y empresarios individuales rusos. INN (número de identificación fiscal), KPP (código del motivo de registro fiscal), OGRN/OGRNIP (números de registro estatal de organizaciones/empresarios individuales), BIK (código de identificación bancaria), la cuenta corresponsal y los documentos del EGRUL (registro ruso de personas jurídicas) pertenecen al contexto ruso. En otro país, compruebe los datos exigidos y el procedimiento de notificación conforme a las normas locales y al contrato.
A continuación veremos cuándo se necesita el aviso, qué incluir, cómo enviarlo y cómo mantener los datos ordenados en los documentos y en la Aplicación 101.
Contenido:
¿Cuándo se necesita el aviso y a quién notificar?
El aviso es necesario cada vez que cambian los datos con los que la contraparte transfiere dinero: cuenta de liquidación, banco, BIK o cuenta corresponsal. En la construcción ocurre más de lo que parece: se cambia de banco por las comisiones, se abre una cuenta específica para un proyecto o se trasladan los cobros de un empresario individual a una persona jurídica.
Conviene avisar a todas las personas que le pagan según un contrato o una factura: clientes, contratista general, socios, diseñadores, empresa administradora, arrendatario de maquinaria y cualquier otra persona que haga transferencias. Si trabaja con la contabilidad del cliente, envíe el aviso tanto a su contacto como a la dirección general del departamento contable para que llegue al circuito adecuado.
Otro caso es cuando su contratista o proveedor cambia sus datos. Solicite un aviso y registre la fecha a partir de la cual entra en vigor la nueva información. Esto permite controlar los pagos y reducir las devoluciones.
¿Qué debe incluir el aviso?
El contenido depende de lo que haya cambiado. Si solo se modifica la cuenta de liquidación en el mismo banco, la carta será más breve. Si cambian el banco y los datos jurídicos, conviene enumerar los cambios por separado y adjuntar documentos justificativos: ficha de la empresa, carta del banco o hoja de inscripción del EGRUL.
El objetivo principal es que la contabilidad de la contraparte pueda introducir los nuevos datos en su sistema y preparar una orden de pago con los campos correctos sin intercambiar más mensajes. Por eso conviene presentar la información en el formato habitual de contabilidad.
Si trabaja con personas físicas, tenga en cuenta los datos personales. Los datos de pago, el INN, la dirección y el teléfono pueden ser datos personales cuando están vinculados a una persona física identificada o identificable, incluido un empresario individual. Así se desprende de la definición del artículo 3 de la Ley rusa n.º 152-FZ «Sobre datos personales», de 27 de julio de 2006 (en ruso). Transmita la información solo a quienes la necesiten para los pagos y la gestión documental.
Incluya en el aviso:
- Destinatario: nombre de la contraparte, número y fecha del contrato y proyecto, si existe.
- Fecha de entrada en vigor de los nuevos datos, preferiblemente una fecha concreta del calendario.
- Nuevos datos completos: beneficiario, INN/KPP para personas jurídicas, OGRN/OGRNIP, cuenta de liquidación, banco, BIK y cuenta corresponsal.
- Qué hacer con los pagos en tránsito: cómo actuar si ya se ha enviado un pago a los datos antiguos.
- Anexos: ficha de la organización, carta del banco y justificantes adicionales si cambia la persona jurídica.
Para un envío masivo, prepare un registro de distribución: destinatario, fecha, medio y persona que confirmó la recepción. Ayuda cuando alguien dice un mes después que «no llegó nada».
¿Cómo redactar la carta?
Puede redactar el aviso como una carta oficial en papel con membrete, si lo tiene. Para un empresario individual sirve un documento sencillo con firma y sello, si utiliza sello. Debe ser posible vincular inequívocamente la carta al contrato, la obra y la contraparte.
Evite las ambigüedades. La frase «rogamos que utilicen los siguientes datos» funciona si incluye la fecha de entrada en vigor y todos los datos. También conviene pedir expresamente confirmación de recepción, sobre todo si envía la carta por correo electrónico.
La plantilla siguiente es un ejemplo ruso que puede adaptar a sus datos. Su finalidad es proporcionar a contabilidad toda la información necesaria y fijar la fecha de entrada en vigor.
Asunto: Aviso de cambio de datos bancarios
Para: [Nombre de la contraparte], [Nombre completo/cargo del destinatario]
Contrato: n.º [número] de [fecha]
Comunicamos el cambio de datos bancarios de [nombre de la empresa/empresario individual]. A partir del [fecha], rogamos realizar los pagos con los siguientes datos:
Beneficiario: [nombre completo]
INN/KPP (identificadores fiscales rusos): [valores]
Cuenta de liquidación: [número]
Banco: [nombre]
BIK (código ruso de identificación bancaria): [valor]
Cuenta corresponsal: [número]
Para los pagos enviados antes del [fecha], rogamos utilizar los datos vigentes cuando se emitió la factura, si así funciona su procedimiento, o acordarlo por separado con contabilidad.
Rogamos confirmar la recepción de este aviso mediante una respuesta.
Anexos: [ficha de la empresa / carta del banco / hoja de inscripción del EGRUL]
Firma: [nombre completo, cargo, teléfono, correo electrónico]
¿Cómo enviarla y conservar pruebas?
La carta pierde su utilidad si después no puede confirmar su envío y recepción. En la construcción es fundamental: la contabilidad del cliente puede realizar el pago varios días después de la aprobación y «un mensaje en algún chat» no es una fuente fiable.
Elija un medio que deje constancia: intercambio electrónico de documentos, correo certificado, mensajería con acuse o correo electrónico con respuesta. Si la relación es complicada y el importe elevado, combine medios: correo electrónico para la rapidez y correo certificado para la constancia.
- Prepare el aviso y los anexos en PDF.
- Envíelos por el canal acordado: intercambio electrónico de documentos o correo electrónico/postal, según el contrato.
- Solicite confirmación de recepción. Para el correo electrónico, pida una respuesta como «recibido, en tramitación» y guárdela junto con el mensaje original. Esa respuesta por sí sola no garantiza el resultado de una posible disputa.
- Conserve las pruebas: carta enviada, justificante, número de seguimiento, registro del intercambio electrónico de documentos y respuesta.
- Compruebe el primer pago con los nuevos datos: es preferible detectar un error en un pago que en una serie de facturas.
En el contexto ruso, el correo electrónico es admisible para una comunicación con efectos jurídicos si la ley, el contrato o la práctica establecida no prevén otro procedimiento y se puede identificar de forma fiable al remitente y al destinatario. El remitente debe probar el envío y la entrega. Estas condiciones se explican en los apartados 65 y 67 de la Resolución n.º 25 del Pleno del Tribunal Supremo de Rusia, de 23 de junio de 2015 (en ruso).
Si utiliza un canal de comunicación del proyecto, conserve los datos en un documento separado dentro de la correspondencia y actualice las plantillas de facturas. Así el equipo evitará enviar al cliente la versión antigua por costumbre.
¿Qué actualizar en los procesos y en la Aplicación 101?
Tras enviar los avisos empieza la segunda parte: ordenar los procesos internos. De lo contrario, las cartas saldrán mientras los documentos siguen generándose con los datos antiguos.
Como mínimo, actualice la plantilla de factura, la de contrato para nuevos contratos, la ficha de la empresa, las firmas de correo electrónico, los datos del CRM y las hojas de cálculo accesibles a los responsables. En la construcción también hay actas y informes: sus datos deben coincidir con los que reciben los clientes.
En la Aplicación 101 puede guardar sus propios datos para utilizarlos en proyectos y documentos. En la versión web, abra «Mi perfil», después «Sobre la contraparte» y la pestaña de datos de pago. La cuenta verificada del propietario de Forge Construction dispone del botón para añadir datos; otras funciones de usuario pueden tener acciones distintas. Las capturas siguientes muestran la interfaz en ruso.
Si hay un cliente en el proyecto, pídale que rellene y compruebe sus propios datos antes de preparar los documentos. Comparta información personal y bancaria solo con quienes la necesiten para trabajar.
Abra la información de su perfil en la versión web de 101 y seleccione la pestaña de datos de pago. Cada conjunto puede contener varios datos bancarios, entre los que podrá elegir los adecuados para un proyecto o documento concreto, tal como indica la interfaz.
En el formulario para añadir datos, elija el tipo: «Empresa», «Empresario individual», «Persona física» o «Trabajador por cuenta propia». Para empresas y empresarios individuales hay búsqueda por nombre o INN; para bancos, por nombre o BIK. Compruebe los valores finales antes de guardar.
Para una persona física, el formulario muestra campos separados para datos personales y bancarios. Rellene solo la información necesaria y compruébela antes de guardar. A continuación se muestra un formulario de demostración sin rellenar; el correo electrónico indicado es ficticio.
Si desea configurar un proceso que mantenga coherentes los datos, las facturas y los documentos, resulta útil ver una demostración de la Aplicación 101 y revisar cómo el equipo gestiona proyectos, crea documentos y guarda la información contractual en un solo lugar.
Errores frecuentes
Error n.º 1: avisar al contacto y olvidarse de contabilidad. El contacto aprueba los trabajos; el contable realiza el pago. El aviso debe llegar a quienes preparan las órdenes de pago.
Error n.º 2: no indicar la fecha de entrada en vigor. Sin ella, la contraparte decide cómo interpretar la carta: unos aplicarán el cambio inmediatamente y otros el mes siguiente. La fecha elimina dudas.
Error n.º 3: cambiar los datos «de palabra» en un servicio de mensajería. Puede servir para ganar rapidez, pero no para aportar pruebas y orden. Confírmelo con una carta oficial y conserve constancia del envío.
Error n.º 4: actualizar los datos en un lugar y olvidar los documentos. La factura tiene unos datos, el acta otros y el informe del proyecto unos terceros. Si genera documentos en la aplicación, compruebe sus datos actuales y los del contrato antes de exportar el PDF.
Error n.º 5: introducir manualmente los datos del cliente «por comodidad». Esto afecta a datos personales. Es más fiable pedir al cliente que los rellene que investigar después quién introdujo datos ajenos y con qué fundamento.
Si le interesan la organización y la disciplina de pagos, consulte «Trabajar con pagos anticipados» (en ruso): explica cómo organizar los cobros para que la construcción no se detenga por falta de liquidez.
