كيف تحفظ جهات الاتصال في هاتفك بطريقة صحيحة؟

ما الطرق التي ينبغي تجنبها عند حفظ جهات الاتصال، ولماذا؟

يتكرر هذا الموقف كثيرًا: تطلب من أحد معارفك رقم عامل ماهر في تركيب ألواح الجبس، ثم تحفظه باسم «عامل الجبس الممتاز الذي نصحني به أليكس». قد يبدو الاسم واضحًا في حينه، لكن سياقه يتلاشى مع الوقت.

تجنب حفظ جهات الاتصال على عجل باستخدام كلمات مفتاحية أو ألقاب فقط. إليك أمثلة على أسماء لا تقدم معلومات كافية:

• «السيدة لينا»
• «تانيا، مصممة من تشيليابينسك»
• «فاسيا صاحب السيارة»
• «السيد بتروف»
• «أليكس عامل الجبس»
• «بيتر الكهربائي»
• «أندرو العامل المهمل»
• «آنا جارتنا عند المدخل الخامس»
• «ديفيد صاحب سيارة بي إم دبليو»
• «نينا ورق الجدران»
• «فيكتور النفايات»

بعد بضعة أشهر، قد لا تتذكر من الشخص الذي يختبئ وراء اسم كتبته على عجلة.

أولًا، لا تكشف هذه التسميات معلومات كافية. ثانيًا، يصعب مشاركة جهة الاتصال مع زملائك ببضع نقرات؛ فليس كل شخص سيعرف المقصود باسم «السيد بتروف». ثالثًا، تجعل هذه الأسماء دفتر جهات الاتصال فوضويًا، مع أنه أداة عمل تحتاج إلى تنظيم.

كيف تحفظ بيانات اتصال مفيدة؟

عندما تختار «حفظ جهة الاتصال»، املأ البطاقة بأكبر قدر ممكن من المعلومات ذات الصلة بالشخص.

الاسم الأول واسم العائلة

دوّن الاسم الأول واسم العائلة، والاسم الأوسط عند الحاجة. إذا كنت لا تعرف اسم العائلة، فاترك مكانًا لإضافته لاحقًا. بذلك يسهل العثور على الشخص عندما يذكر أحدهم اسمه الأول أو اسم عائلته في حديث.

طبيعة العلاقة

اكتب بوضوح في بطاقة الاتصال ما إذا كان الشخص عميلًا أم موظفًا في الشركة.

للعملاء:

1. في حقل «المسمى الوظيفي»، اكتب «عميل».
2. في حقل «الشركة»، أضف اسم المشروع أو المجمع السكني المرتبط به، إن كان ذلك مناسبًا.
3. في حقل «القسم»، سجّل الشخص أو المصدر الذي أحال العميل إليك.

للموظفين:

1. في حقل «المسمى الوظيفي»، اكتب التخصص، مثل التسويق أو الأعمال الكهربائية أو تركيب البلاط.
2. في حقل «الشركة»، اكتب الوحدة أو الفريق.
3. في حقل «القسم»، سجّل الشخص أو المصدر الذي عرّفك به.

تساعدك الحقول الإضافية على التمييز بين الأشخاص ذوي الأسماء المتشابهة وتذكر سياق التعامل معهم. وتعتمد التفاصيل التي تظهر عند ورود المكالمة على الجهاز والتطبيق. وهكذا تقل الحاجة إلى التساؤل «من المتصل؟» ويمكنك الانتقال سريعًا إلى موضوع العمل.

روابط الموقع الإلكتروني ووسائل التواصل

بطاقة الاتصال مكان مناسب أيضًا لحفظ روابط مفيدة. ربما لا ترغب في متابعة حساب شخص ما، لكنك تعلم أن أسهل طريقة للتواصل معه هي عبر وسائل التواصل الاجتماعي.

الصورة

أضف صورة الشخص إلى بطاقة الاتصال إذا وافق على ذلك. عندما نرى صورة محدثنا، نخاطبه بطريقة مختلفة عما لو رأينا اسمه واسم عائلته فقط.

العنوان

إذا كانت لديك فروع أو عملاء في مناطق زمنية مختلفة، فاحفظ المدينة أو المنطقة الزمنية في ملاحظات جهة الاتصال. يساعدك ذلك على تجنب الاتصال في وقت مبكر جدًا أو متأخر جدًا.

الملاحظات

يمكنك تدوين ملاحظاتك المهمة عن الشخص في هذا الحقل، مثل ملاحظاتك عن جودة عمله المهنية.

بعد ملء الحقول المفيدة، تصبح لديك بطاقة اتصال يمكنك مشاركتها بموافقة صاحبها.

كيف تشارك جهة اتصال بطريقة صحيحة؟

تتيح تطبيقات المراسلة عادة إرسال بطاقة جهة الاتصال بدلًا من رقم الهاتف وحده. تحقق من الحقول التي ستصل إلى الطرف الآخر واحصل على موافقة صاحب البيانات قبل مشاركتها.

على سبيل المثال، تعرض لقطات الشاشة التالية تطبيقًا بواجهة باللغة الروسية:

١. اضغط على رمز المرفقات 📎 في الجهة اليسرى، ثم اختر «Контакт» («جهة اتصال») كما يظهر في لقطة الشاشة الروسية

٢. اختر جهة الاتصال المطلوبة وحدد المعلومات التي تريد مشاركتها

يمكنك، على سبيل المثال، استبعاد العنوان أو الموقع الإلكتروني.

٣. أرسل بطاقة يستطيع المستلم حفظها ببضع نقرات، مع الاسم والرقم والروابط المهمة

كيف تحفظ جهات الاتصال؟ شارك طريقتك في مجتمع رواد الأعمال 101 (باللغة الروسية).