المحتويات:
ما المقصود بالمحاسبة المالية هنا؟
نقصد بالمحاسبة المالية في هذا المقال جمع بيانات إيرادات الشركة ومصروفاتها وحركة الأموال وأصولها والتزاماتها وتحليلها. تساعد هذه البيانات المدير على فهم وضع النشاط واتخاذ القرارات بشأن المشاريع. ولا يعني استلام مبلغ من العميل تحقق ربح؛ إذ يجب احتساب المصروفات والالتزامات المرتبطة بالعمل أيضًا.
في روسيا، ينظّم المحاسبة الإلزامية القانون الاتحادي رقم 402-FZ (باللغة الروسية). وتلتزم الشركات بإجرائها وفق القواعد المقررة، بينما قد يُعفى أصحاب الأعمال الفردية من مسك الدفاتر إذا استوفوا شروط المادة 6 من القانون. وللمحاسبة الضريبية والتقارير الإدارية الداخلية أغراض أخرى. يساعد تطبيق 101 على تسجيل بيانات إدارة المشاريع، لكنه لا يحل محل المحاسبة الإلزامية أو الضريبية. وتختلف القواعد في البلدان الأخرى.
من المهم لشركة البناء أو الترميم ربط المقبوضات والمصروفات بموقع العمل المعني. فقد تتغير الميزانية التقديرية عندما يعدّل العميل نطاق الأعمال، أو ترتفع أسعار المواد، أو تتغير المواعيد. وإذا بقيت المعلومات في المراسلات وحدها، صَعُب على المدير مطابقة الدفعات المقدمة والمبالغ المسلّمة للموظفين للصرف وتكاليف كل مشروع.
لماذا تُسجَّل الإيرادات والمصروفات لكل مشروع على حدة؟
يتيح التسجيل المنفصل مقارنة إيرادات مواقع العمل ومصروفاتها، واكتشاف الفروق عن الميزانية التقديرية، وتخطيط المدفوعات. وهو لا يضمن الربح، لكنه يوفّر أساسًا لاتخاذ قرار بشأن مراجعة مشتريات أو الاتفاق على عمل إضافي أو تعديل جدول المدفوعات.
من الأسئلة المهمة: أي مشروع يحقق نتيجة بعد احتساب مصروفاته ذات الصلة؟ تعرض لقطة الشاشة أدناه قسم «التحليلات» الذي يبيّن إجمالي الأرباح بحسب المشاريع. إنها مثال على الواجهة، وليست دليلًا على نتائج شركة بعينها.
مثال من واجهة 101 باللغة الروسية: إجمالي الأرباح بحسب المشاريع.
والسؤال الآخر هو ما إذا كانت الأموال ستكفي للمدفوعات المقبلة. تُظهر شاشة «المشاريع المعرّضة لنقص محتمل في السيولة» خطرًا استنادًا إلى بيانات تجريبية. ولا تثبت أن النقص سيحدث، أو أن التطبيق سيمنعه من دون قرارات الفريق وإجراءاته.
مثال من واجهة 101 باللغة الروسية وببيانات تجريبية: نقص محتمل في السيولة بحسب المشاريع.
مثال افتراضي: تُرمّم شركة شقة، وتبني منزلًا، وتجدّد مكتبًا. يدفع عميل المشروع الأول في موعده، ويتأخر عميل الثاني، بينما يحتاج الثالث إلى مواد إضافية. إن لم تُفصل البيانات بحسب المشاريع، فلن يبيّن الرصيد الإجمالي للحساب الالتزامات الواجب سدادها لكل مشروع.
ما التقارير التي يحتاجها المدير؟
تفيد الإدارة الداخلية ثلاثة منظورات مترابطة: نتيجة فترة معينة، وحركة الأموال، ووضع الأصول والالتزامات في تاريخ محدد. ويجب عدم تقديم أشكال هذه التقارير الداخلية ومحتواها بوصفها قوائم مالية إلزامية؛ فالأخيرة تخضع لقواعد منفصلة.
تقرير الأرباح والخسائر
يقارن تقرير الأرباح والخسائر الداخلي الإيرادات بالمصروفات المتعلقة بها خلال فترة معينة. ويمكن إعداده للشركة وللمشاريع كلٍّ على حدة إذا كانت البيانات مكتملة بما يكفي. فالمبيعات والمبالغ المقبوضة والربح مؤشرات مختلفة. وتعرض لقطة 101 مؤشرات منفصلة للمبيعات والمصروفات والربح؛ ولا تمثل هذه الشاشة نموذجًا لتقرير إلزامي عن الأرباح والخسائر.
مثال من واجهة 101 باللغة الروسية: المبيعات والمصروفات والربح؛ وليس قائمة مالية إلزامية.
تقرير التدفقات النقدية
يُظهر تقرير التدفقات النقدية المقبوضات والمدفوعات الفعلية حسب الفترات. وتساعد مقارنتها بالمدفوعات المقبلة على ملاحظة احتمال حدوث عجز نقدي (مقال باللغة الروسية). وقد يواجه مشروع رابح بحسب الحسابات نقصًا في المال في يوم معين إذا وردت دفعة العميل بعد موعد الدفع للمقاول.
مثال من واجهة 101 باللغة الروسية: التدفق النقدي حسب الأشهر.
الميزانية العمومية
تُظهر الميزانية العمومية الأصول والالتزامات في تاريخ محدد. ولأغراض الإدارة الداخلية، من المفيد أن يعرف المدير مقدار المال والموارد الأخرى المتاحة للشركة والمدفوعات التي التزمت بها بالفعل. ولا يُظهر رسم بياني لاعتماد العميل للتقارير الميزانية العمومية بحد ذاته، ولذلك لم نستخدمه هنا.
ما الأدوات المناسبة لمتابعة الحسابات؟
في البداية، يمكن لفريق صغير استخدام جدول بيانات يضم فئات موحدة للإيرادات والمصروفات والتواريخ والمشاريع والمسؤولين. ومع زيادة عدد مواقع العمل، تزداد أهمية إدخال السجلات بانتظام وإسنادها بالمستندات. ويجب تقييم برامج المحاسبة على حدة؛ فالمتابعة الداخلية بحسب المشاريع لا تغني عن متطلبات المحاسبة والضرائب.
يمكن في 101 ربط السجلات بالمشاريع وتحليل المؤشرات المحفوظة. وتظهر أدناه شاشات من التطبيق: تعرض صورة سطح المكتب قسم «المشاريع» وبطاقة أحد مواقع العمل وفئات المصروفات؛ وتعرض لقطة الهاتف قسم «المشاريع» مع مؤشر الربح. هذه أمثلة على الواجهة وليست صورًا لقسم «التحليلات».
مثال من واجهة 101 باللغة الروسية: تعرض صورة سطح المكتب المشاريع وبطاقة موقع العمل وفئات المصروفات؛ وتعرض لقطة الهاتف مؤشر الربح في قسم «المشاريع».
كيف تُنظَّم عملية جمع البيانات؟
حددوا أولًا ما يُعد مشروعًا، وفئات الإيرادات والمصروفات اللازمة، والشخص الذي يسجل كل عملية. ثم اتفقوا على مواعيد إدخال البيانات والمراجعة الأسبوعية. وإذا لم يرتبط إيصال أو دفعة بموقع عمل، فتحققوا من الغرض منه قبل حساب نتيجة المشروع.
- دوّنوا المقبوضات والمدفوعات المخطط لها لكل موقع عمل.
- سجّلوا العمليات الفعلية وأرفقوا المستندات المؤيدة.
- قارنوا الخطة بالواقع، وراجعوا الالتزامات، وحدّثوا توقعات النقد.
عند شراء المواد في 101، يمكنكم مسح رمز QR الموجود على الإيصال (دليل باللغة الروسية)، ثم مراجعة البنود وربط التقرير بالمشروع. وإذا لم يتوفر رمز QR، فأدخلوا البنود يدويًا وأرفقوا صورة الإيصال أو سند التسليم. وتُسجَّل الأعمال المنجزة في تقرير منفصل (دليل باللغة الروسية)؛ وبعد حفظه تحققوا من حالة اعتماد العملية.
يمكن تطبيق هذا الإجراء في جدول بيانات أو نظام مناسب. وإذا أردتم رؤية كيفية تسجيل عمليات المشاريع وتحليلها في 101، احجزوا عرضًا توضيحيًا للتطبيق.
يمكنكم الاطلاع على تجارب الفرق الأخرى في قناة آراء مستخدمي 101 (باللغة الروسية).
