निर्माण व्यवसाय में आय और खर्च का हिसाब कैसे रखें

यहाँ वित्तीय लेखांकन से क्या मतलब है?

इस लेख में वित्तीय लेखांकन का अर्थ कंपनी की आय, खर्च, नकदी की आवाजाही, परिसंपत्तियों और देनदारियों का डेटा जुटाना और उसका विश्लेषण करना है। यह डेटा प्रबंधक को व्यवसाय की स्थिति समझने और परियोजनाओं पर निर्णय लेने में मदद करता है। ग्राहक से पैसा मिलना अपने आप में लाभ नहीं है: काम से जुड़े खर्च और देनदारियाँ भी गिननी पड़ती हैं।

रूस में अनिवार्य बहीखाता संघीय कानून संख्या 402-FZ (रूसी भाषा में) से नियंत्रित होता है। कंपनियाँ तय नियमों के अनुसार इसे रखती हैं; व्यक्तिगत उद्यमियों को कानून की धारा 6 की शर्तें पूरी होने पर बहीखाता रखने से छूट मिल सकती है। कर लेखांकन और आंतरिक प्रबंधन रिपोर्टों के उद्देश्य अलग हैं। 101 ऐप परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए डेटा दर्ज करने में मदद करता है, लेकिन अनिवार्य बहीखाते या कर लेखांकन की जगह नहीं लेता। दूसरे देशों के नियम अलग हैं।

निर्माण या मरम्मत कंपनी के लिए प्राप्तियों और खर्चों को किसी खास कार्यस्थल से जोड़ना विशेष रूप से ज़रूरी है। अनुमान बदलता है: ग्राहक काम का दायरा स्पष्ट करता है, सामग्री महँगी होती है और समयसीमा खिसकती है। यदि जानकारी केवल संदेशों में रहती है, तो प्रबंधक के लिए अग्रिम रकम, कर्मचारियों को खर्च के लिए अग्रिम दी गई राशि और हर परियोजना की लागत का मिलान करना कठिन हो जाता है।

हर परियोजना की आय और खर्च अलग क्यों दर्ज करें?

अलग रिकॉर्ड रखने से कार्यस्थलों की आय और खर्च की तुलना, बजट से अंतर की पहचान और भुगतान की योजना बनाने में मदद मिलती है। इससे लाभ की गारंटी नहीं मिलती, लेकिन यह तय करने का आधार मिलता है कि खरीद पर फिर विचार करना है, अतिरिक्त काम पर सहमति लेनी है या भुगतान का कार्यक्रम बदलना है।

एक सवाल यह है कि उससे जुड़े खर्च गिनने के बाद कौन सी परियोजना परिणाम देती है। नीचे के चित्र में «एनालिटिक्स» अनुभाग परियोजनाओं का कुल लाभ दिखाता है। यह इंटरफ़ेस का उदाहरण है, किसी खास कंपनी के परिणाम का प्रमाण नहीं।

दूसरा सवाल यह है कि आने वाले भुगतानों के लिए पर्याप्त नकदी होगी या नहीं। «संभावित नकदी कमी वाली परियोजनाएँ» स्क्रीन परीक्षण डेटा पर जोखिम दिखाती है। यह सिद्ध नहीं करती कि कमी निश्चित रूप से होगी या टीम के निर्णय और कार्रवाई के बिना ऐप उसे रोक देगा।

काल्पनिक उदाहरण: एक कंपनी फ्लैट की मरम्मत, घर का निर्माण और दफ़्तर का पुनर्निर्माण कर रही है। एक काम का ग्राहक समय पर भुगतान करता है, दूसरे का ग्राहक देर करता है और तीसरे में अतिरिक्त सामग्री चाहिए। यदि डेटा परियोजना के अनुसार अलग न हो, तो खाते की कुल शेष राशि यह नहीं बताती कि किस काम की कौन सी देनदारी चुकानी है।

प्रबंधक को किन रिपोर्टों की ज़रूरत है?

आंतरिक प्रबंधन के लिए तीन जुड़े हुए दृष्टिकोण उपयोगी हैं: किसी अवधि का परिणाम, नकदी की आवाजाही और किसी तारीख पर परिसंपत्तियों व देनदारियों की स्थिति। इनके आंतरिक प्रारूप और सामग्री को अनिवार्य वित्तीय विवरण नहीं बताना चाहिए; अनिवार्य विवरणों पर अलग नियम लागू होते हैं।

लाभ और हानि विवरण

आंतरिक लाभ और हानि विवरण किसी अवधि की आय की तुलना उससे जुड़े खर्चों से करता है। डेटा पर्याप्त पूरा हो, तो इसे पूरी कंपनी और अलग-अलग परियोजनाओं के लिए रखा जा सकता है। बिक्री से आय, मिली हुई नकदी और लाभ अलग माप हैं। 101 के चित्र में बिक्री, खर्च और लाभ अलग दिखते हैं; यह स्क्रीन अनिवार्य लाभ और हानि विवरण का प्रारूप नहीं है।

नकदी प्रवाह विवरण

नकदी प्रवाह विवरण अवधियों के अनुसार वास्तव में मिली और चुकाई गई रकम दिखाता है। इन राशियों की आगामी भुगतानों से तुलना करने पर संभावित नकदी की कमी (रूसी भाषा का लेख) पहचानने में मदद मिलती है। गणना के अनुसार लाभदायक परियोजना में भी किसी दिन पैसे कम पड़ सकते हैं, यदि ग्राहक का भुगतान ठेकेदार को भुगतान करने की तारीख के बाद आए।

बैलेंस शीट

बैलेंस शीट किसी तय तारीख पर परिसंपत्तियाँ और देनदारियाँ दिखाती है। आंतरिक प्रबंधन के लिए प्रबंधक को यह जानना उपयोगी है कि कंपनी के पास कितनी नकदी और दूसरे संसाधन हैं और किन भुगतानों का वादा किया जा चुका है। ग्राहक द्वारा रिपोर्ट की पुष्टि का ग्राफ़ अपने आप बैलेंस शीट नहीं दिखाता, इसलिए यहाँ उसका उपयोग नहीं किया गया है।

हिसाब रखने के लिए कौन से साधन चुनें?

शुरुआत में छोटी टीम आय और खर्च की समान श्रेणियों, तारीखों, परियोजनाओं और जिम्मेदार लोगों वाली स्प्रेडशीट इस्तेमाल कर सकती है। कामों की संख्या बढ़ने पर रिकॉर्ड नियमित रूप से दर्ज करना और दस्तावेज़ों से उनका समर्थन करना ज़रूरी है। लेखांकन सॉफ़्टवेयर का अलग मूल्यांकन करें: परियोजनाओं का आंतरिक हिसाब बहीखाते और कर संबंधी आवश्यकताओं की जगह नहीं लेता।

101 में परियोजना की प्रविष्टियों को जोड़ा जा सकता है और सहेजे गए आँकड़ों का विश्लेषण किया जा सकता है। नीचे ऐप की स्क्रीन हैं: कंप्यूटर पर बना कोलाज «परियोजनाएँ» अनुभाग, एक कार्यस्थल का कार्ड और खर्च की श्रेणियाँ दिखाता है; मोबाइल चित्र «परियोजनाएँ» अनुभाग में लाभ का संकेतक दिखाता है। ये इंटरफ़ेस के उदाहरण हैं, «एनालिटिक्स» अनुभाग के चित्र नहीं।

डेटा जुटाने की व्यवस्था कैसे करें?

पहले तय करें कि परियोजना किसे मानेंगे, आय और खर्च की कौन सी श्रेणियाँ चाहिए और हर लेन-देन कौन दर्ज करेगा। फिर डेटा दर्ज करने की समयसीमा और हर सप्ताह मिलान की व्यवस्था तय करें। यदि रसीद या भुगतान किसी काम से जुड़ा नहीं है, तो परियोजना का परिणाम निकालने से पहले उसका उद्देश्य स्पष्ट करें।

1. हर कार्यस्थल के लिए नियोजित प्राप्तियाँ और भुगतान लिखें।
2. वास्तविक लेन-देन दर्ज करें और प्रमाण देने वाले दस्तावेज़ जोड़ें।
3. योजना और वास्तविक स्थिति की तुलना करें, देनदारियाँ जाँचें और नकदी का अनुमान अपडेट करें।

101 में सामग्री खरीद के लिए आप रसीद का QR कोड स्कैन कर सकते हैं (रूसी भाषा की सहायता), वस्तुएँ जाँच सकते हैं और रिपोर्ट को परियोजना से जोड़ सकते हैं। QR कोड न हो, तो वस्तुएँ हाथ से दर्ज करें और रसीद या डिलीवरी नोट की तस्वीर जोड़ें। पूरा हुआ काम अलग रिपोर्ट में (रूसी भाषा की सहायता) दर्ज किया जाता है; सहेजने के बाद लेन-देन की स्वीकृति की स्थिति जाँचें।

यह प्रक्रिया स्प्रेडशीट या उपयुक्त प्रणाली में अपनाई जा सकती है। यदि आप देखना चाहते हैं कि 101 में परियोजना के लेन-देन का हिसाब और एनालिटिक्स कैसे काम करते हैं, तो ऐप का प्रदर्शन बुक करें।

दूसरी टीमों का अनुभव आप 101 उपयोगकर्ताओं की समीक्षाओं वाले चैनल में (रूसी भाषा में) पढ़ सकते हैं।