Daftar isi:
Apa yang dimaksud dengan akuntansi keuangan di sini?
Dalam artikel ini, akuntansi keuangan berarti pengumpulan dan analisis data tentang pendapatan, biaya, pergerakan uang, aset, dan kewajiban perusahaan. Data tersebut membantu pimpinan melihat kondisi usaha dan mengambil keputusan untuk setiap proyek. Pembayaran dari pelanggan belum tentu merupakan laba: biaya dan kewajiban terkait pekerjaan juga harus diperhitungkan.
Di Rusia, pembukuan wajib diatur oleh Undang-Undang Federal No. 402-FZ (dalam bahasa Rusia). Badan usaha harus menjalankannya sesuai ketentuan; pengusaha perseorangan dapat dikecualikan dari kewajiban pembukuan jika memenuhi syarat dalam Pasal 6. Pencatatan pajak dan laporan manajemen internal memiliki tujuan lain. Aplikasi 101 membantu mengelola data proyek, tetapi tidak menggantikan pembukuan wajib ataupun pencatatan pajak. Aturan di negara lain berbeda.
Bagi perusahaan konstruksi atau renovasi, mengaitkan penerimaan dan pengeluaran dengan lokasi kerja tertentu sangat penting. Rencana biaya dapat berubah: pelanggan menyesuaikan pekerjaan, harga material naik, dan jadwal bergeser. Jika informasi hanya tersimpan dalam percakapan, pimpinan lebih sulit mencocokkan uang muka, dana yang dipertanggungjawabkan karyawan, dan biaya tiap proyek.
Mengapa pendapatan dan biaya perlu dicatat per proyek?
Pencatatan terpisah membantu membandingkan pendapatan dan biaya antarlokasi, menemukan selisih dari anggaran, serta merencanakan pembayaran. Cara ini tidak menjamin laba, tetapi memberi dasar untuk memutuskan apakah pembelian perlu ditinjau ulang, pekerjaan tambahan perlu disepakati, atau jadwal pembayaran perlu diubah.
Salah satu pertanyaannya ialah proyek mana yang menghasilkan keuntungan setelah biaya yang berkaitan dengannya diperhitungkan. Pada gambar di bawah, bagian «Analitik» menampilkan total laba menurut proyek. Ini adalah contoh antarmuka, bukan bukti hasil perusahaan tertentu.
Contoh antarmuka 101 berbahasa Rusia: total laba menurut proyek.
Pertanyaan lain ialah apakah kas cukup untuk pembayaran berikutnya. Layar «Proyek dengan potensi kekurangan kas» menandai risiko menggunakan data uji. Layar itu tidak membuktikan bahwa kekurangan kas akan terjadi atau bahwa aplikasi dapat mencegahnya tanpa keputusan dan tindakan tim.
Contoh antarmuka 101 berbahasa Rusia dengan data uji: potensi kekurangan kas menurut proyek.
Contoh hipotetis: sebuah perusahaan merenovasi apartemen, membangun rumah, dan memperbarui kantor. Pelanggan satu proyek membayar tepat waktu, pelanggan proyek lain terlambat, sedangkan proyek ketiga membutuhkan material tambahan. Tanpa pemisahan data per proyek, saldo rekening secara keseluruhan tidak menunjukkan kewajiban apa yang harus dibayar untuk masing-masing pekerjaan.
Laporan apa yang dibutuhkan pimpinan?
Untuk manajemen internal, tiga sudut pandang yang saling berkaitan berguna: hasil selama suatu periode, pergerakan kas, dan posisi aset serta kewajiban pada suatu tanggal. Format dan isi laporan internal ini tidak boleh disamakan dengan laporan keuangan wajib; laporan wajib tunduk pada aturan tersendiri.
Laporan laba rugi
Laporan laba rugi internal membandingkan pendapatan dengan biaya terkait selama suatu periode. Laporan dapat dibuat untuk seluruh perusahaan maupun per proyek jika datanya cukup lengkap. Nilai penjualan, jumlah kas masuk, dan laba adalah ukuran yang berbeda. Gambar 101 menunjukkan indikator penjualan, biaya, dan laba secara terpisah; layar ini bukan format laporan laba rugi wajib.
Contoh antarmuka 101 berbahasa Rusia: penjualan, biaya, dan laba; ini bukan laporan keuangan wajib.
Laporan arus kas
Laporan arus kas menunjukkan penerimaan dan pembayaran aktual menurut periode. Membandingkannya dengan pembayaran yang akan jatuh tempo membantu mengenali potensi kekurangan kas (artikel berbahasa Rusia). Bahkan proyek yang secara perhitungan menguntungkan dapat kekurangan uang pada hari tertentu jika pembayaran pelanggan datang setelah tanggal pembayaran kepada kontraktor.
Contoh antarmuka 101 berbahasa Rusia: arus kas bulanan.
Neraca
Neraca menunjukkan aset dan kewajiban pada tanggal tertentu. Untuk manajemen internal, pimpinan perlu mengetahui berapa uang dan sumber daya lain yang tersedia serta pembayaran apa yang sudah dijanjikan. Grafik persetujuan laporan oleh pelanggan tidak menunjukkan neraca dengan sendirinya, sehingga tidak digunakan di sini.
Alat apa yang dapat digunakan untuk pencatatan?
Pada tahap awal, tim kecil dapat memakai lembar kerja dengan kategori pendapatan dan biaya, tanggal, proyek, serta penanggung jawab yang seragam. Seiring bertambahnya lokasi kerja, catatan perlu dibuat secara rutin dan didukung dokumen. Perangkat lunak pembukuan harus dinilai secara terpisah: pencatatan internal per proyek tidak menggantikan persyaratan pembukuan dan pajak.
Di 101, catatan dapat dihubungkan dengan proyek dan indikator yang tersimpan dapat dianalisis. Di bawah ini ada beberapa layar aplikasi: kolase desktop menampilkan bagian «Proyek», kartu lokasi kerja, dan kategori biaya; tangkapan layar ponsel menampilkan bagian «Proyek» dengan indikator laba. Ini contoh antarmuka, bukan gambar bagian «Analitik».
Contoh antarmuka 101 berbahasa Rusia: kolase desktop menampilkan proyek, kartu lokasi kerja, dan kategori biaya; layar ponsel menampilkan indikator laba di bagian «Proyek».
Bagaimana mengatur pengumpulan data?
Pertama, tentukan apa yang dianggap sebagai proyek, kategori pendapatan dan biaya apa yang diperlukan, serta siapa yang memasukkan setiap transaksi. Kemudian sepakati tenggat pencatatan dan pemeriksaan bersama setiap minggu. Jika bukti pembelian atau pembayaran belum dikaitkan dengan lokasi kerja, pastikan tujuannya sebelum menghitung hasil proyek.
- Catat penerimaan dan pembayaran yang direncanakan untuk setiap lokasi kerja.
- Catat transaksi aktual dan lampirkan dokumen pendukung.
- Bandingkan rencana dengan realisasi, periksa kewajiban, dan perbarui perkiraan kas.
Di 101, untuk pembelian material Anda dapat memindai kode QR pada struk (panduan berbahasa Rusia), memeriksa rinciannya, dan mengaitkan laporan dengan proyek. Jika tidak ada kode QR, rinciannya dimasukkan secara manual dengan melampirkan foto struk atau nota pengiriman. Pekerjaan yang telah selesai dicatat dalam laporan terpisah (panduan berbahasa Rusia); setelah menyimpannya, periksa status persetujuan transaksi.
Prosedur ini dapat dijalankan dalam lembar kerja atau sistem yang sesuai. Jika Anda ingin melihat bagaimana pencatatan transaksi proyek dan analitik bekerja di 101, jadwalkan demonstrasi aplikasi.
Pengalaman tim lain dapat dibaca di kanal ulasan pengguna 101 (berbahasa Rusia).
