Mengubah rincian pembayaran sering terlihat sepele: bank memperbarui rekening, akuntan mengirim data baru, lalu tinggal mengirim surat. Dalam praktiknya, di sinilah muncul pembayaran tertunda, tagihan yang “hilang”, dan sengketa seperti “kami mentransfer ke rincian yang tercantum dalam kontrak”.
Pemberitahuan perubahan rincian membantu mengatasi dua risiko: uang terkirim ke tujuan yang salah dan kesulitan membuktikan bahwa pihak rekanan mengetahui data baru. Dokumennya sederhana; kekuatannya terletak pada ketelitian: apa yang Anda tulis, kepada siapa Anda mengirimkannya, dan bagaimana penerimaan dikonfirmasi.
Artikel ini menggunakan contoh organisasi dan pengusaha perorangan Rusia. INN (nomor identifikasi wajib pajak), KPP (kode alasan pendaftaran pajak), OGRN/OGRNIP (nomor pendaftaran negara untuk organisasi/pengusaha perorangan), BIK (kode identifikasi bank), rekening koresponden, dan dokumen EGRUL (register badan hukum Rusia) merupakan konteks Rusia. Di negara lain, periksa rincian yang dibutuhkan dan prosedur pemberitahuan berdasarkan aturan setempat serta ketentuan kontrak.
Berikut pembahasan kapan pemberitahuan diperlukan, apa yang harus dicantumkan, cara mengirimkannya, serta cara menjaga rincian tetap tertib dalam dokumen dan Aplikasi 101.
Daftar isi:
Kapan pemberitahuan diperlukan dan siapa yang harus diberi tahu?
Pemberitahuan diperlukan setiap kali rincian pembayaran yang digunakan rekanan untuk mentransfer uang berubah: rekening penyelesaian, bank, BIK, atau rekening koresponden. Dalam konstruksi, hal ini terjadi lebih sering dari perkiraan: berganti bank karena tarif, membuka rekening khusus proyek, atau memindahkan pembayaran dari pengusaha perorangan ke badan hukum.
Beri tahu semua pihak yang membayar Anda berdasarkan kontrak atau tagihan: pelanggan, kontraktor utama, mitra, desainer, perusahaan pengelola, penyewa alat, dan siapa pun yang melakukan transfer. Jika Anda bekerja melalui bagian akuntansi pelanggan, kirim pemberitahuan kepada kontak Anda sekaligus alamat umum bagian akuntansi agar surat masuk ke alur kerja yang tepat.
Kasus lain adalah ketika kontraktor atau pemasok Anda mengubah rincian mereka. Minta pemberitahuan dan catat tanggal mulai berlakunya data baru. Ini membantu mengendalikan pembayaran dan mengurangi transfer yang dikembalikan.
Apa yang harus dicantumkan dalam pemberitahuan?
Isinya bergantung pada perubahan yang terjadi. Jika hanya rekening penyelesaian di bank yang sama berubah, surat lebih singkat. Jika bank dan data hukum berubah, pisahkan perubahan per poin dan lampirkan dokumen pendukung, seperti lembar data perusahaan, surat bank, atau lembar entri EGRUL.
Tujuan utamanya adalah agar bagian akuntansi rekanan dapat memasukkan rincian baru ke sistem pencatatan dan membuat perintah pembayaran dengan kolom yang benar tanpa korespondensi tambahan. Sajikan rincian dalam format yang lazim bagi akuntansi.
Jika pekerjaan melibatkan individu, perhatikan data pribadi. Rincian pembayaran, INN, alamat, dan telepon dapat termasuk data pribadi ketika terkait dengan individu yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi, termasuk pengusaha perorangan. Ini mengikuti definisi dalam Pasal 3 Undang-Undang Rusia No. 152-FZ “Tentang Data Pribadi”, 27 Juli 2006 (dalam bahasa Rusia). Berikan informasi hanya kepada peserta yang membutuhkannya untuk pembayaran dan pengelolaan dokumen.
Cantumkan dalam pemberitahuan:
- Penerima: nama rekanan, nomor dan tanggal kontrak, serta proyek jika ada.
- Tanggal berlakunya rincian baru, sebaiknya tanggal kalender yang jelas.
- Rincian baru secara lengkap: penerima dana, INN/KPP untuk badan hukum, OGRN/OGRNIP, rekening penyelesaian, bank, BIK, dan rekening koresponden.
- Penanganan pembayaran dalam perjalanan: langkah jika pembayaran sudah dikirim ke rincian lama.
- Lampiran: lembar data organisasi, surat bank, serta bukti tambahan jika badan hukum berubah.
Untuk pengiriman massal, buat daftar pengiriman: kepada siapa, kapan, melalui cara apa, dan siapa yang mengonfirmasi penerimaan. Ini membantu ketika sebulan kemudian seseorang mengatakan “tidak ada yang masuk”.
Bagaimana menyusun surat?
Pemberitahuan dapat ditulis sebagai surat resmi pada kop surat, jika tersedia. Untuk pengusaha perorangan, dokumen sederhana dengan tanda tangan dan stempel, jika stempel digunakan, sesuai. Surat harus dapat dikaitkan secara jelas dengan hubungan usaha: kontrak, lokasi proyek, dan rekanan.
Hindari ambiguitas. Frasa “mohon gunakan rincian berikut” berfungsi jika disertai tanggal berlaku dan rincian lengkap. Mintalah konfirmasi penerimaan secara langsung, terutama saat mengirim lewat email.
Templat berikut adalah contoh Rusia yang dapat Anda sesuaikan dengan data Anda. Tujuannya memberikan semua informasi yang diperlukan akuntansi dan mencatat tanggal mulai berlaku.
Subjek: Pemberitahuan perubahan rincian bank
Kepada: [Nama rekanan], [Nama lengkap/jabatan penerima]
Kontrak: No. [nomor] tanggal [tanggal]
Kami memberitahukan perubahan rincian bank [nama perusahaan/pengusaha perorangan]. Mulai [tanggal], mohon lakukan pembayaran menggunakan rincian berikut:
Penerima dana: [nama lengkap]
INN/KPP (identifikasi pajak Rusia): [nilai]
Rekening penyelesaian: [nomor]
Bank: [nama]
BIK (kode identifikasi bank Rusia): [nilai]
Rekening koresponden: [nomor]
Untuk pembayaran yang dikirim sebelum [tanggal], mohon gunakan rincian yang berlaku saat tagihan diterbitkan, jika demikian prosedur Anda, atau sepakati secara terpisah dengan bagian akuntansi.
Mohon konfirmasikan penerimaan pemberitahuan ini dengan surat balasan.
Lampiran: [lembar data perusahaan / surat bank / lembar entri EGRUL]
Tanda tangan: [nama lengkap, jabatan, telepon, email]
Bagaimana mengirimkannya agar ada bukti?
Surat kehilangan maknanya jika kemudian Anda tidak dapat mengonfirmasi pengiriman dan penerimaan. Dalam konstruksi hal ini penting: bagian akuntansi pelanggan dapat membayar beberapa hari setelah persetujuan, dan “surat di suatu tempat dalam obrolan” bukan sumber yang andal.
Pilih cara yang meninggalkan jejak: pertukaran dokumen elektronik, surat tercatat, kurir dengan tanda penerimaan, atau email dengan balasan. Jika hubungannya rumit dan nilainya besar, gabungkan cara: email untuk kecepatan dan surat tercatat untuk dokumentasi.
- Siapkan pemberitahuan dan lampiran dalam PDF.
- Kirim melalui saluran yang disepakati: pertukaran dokumen elektronik atau email/pos, sesuai kontrak.
- Minta konfirmasi penerimaan. Untuk email, minta balasan seperti “diterima, sedang diproses” dan simpan bersama pesan asli. Balasan itu saja tidak menjamin hasil sengketa yang mungkin terjadi.
- Simpan bukti: surat keluar, tanda terima, nomor pelacakan, catatan pertukaran dokumen elektronik, dan surat balasan.
- Periksa pembayaran pertama dengan rincian baru: lebih baik menemukan kesalahan pada satu pembayaran daripada serangkaian tagihan.
Dalam konteks Rusia, email dapat digunakan untuk pesan yang memiliki akibat hukum jika undang-undang, kontrak, atau praktik yang berlaku tidak menetapkan prosedur lain dan pengirim serta penerima dapat diidentifikasi secara andal. Pengirim harus membuktikan pengiriman dan penyerahan pesan. Syarat ini dijelaskan dalam paragraf 65 dan 67 Resolusi Plenum Mahkamah Agung Rusia No. 25, 23 Juni 2015 (dalam bahasa Rusia).
Jika Anda menggunakan komunikasi proyek, simpan rincian sebagai dokumen terpisah dalam korespondensi proyek dan perbarui templat tagihan. Tim kemudian tidak akan mengirim versi lama kepada pelanggan karena kebiasaan.
Apa yang perlu diperbarui dalam proses dan Aplikasi 101?
Setelah pemberitahuan dikirim, bagian kedua dimulai: merapikan proses internal. Jika tidak, surat sudah terkirim sementara dokumen terus dibuat dengan rincian lama.
Minimal, perbarui templat tagihan, templat kontrak untuk kontrak baru, lembar data perusahaan, tanda tangan email, rincian dalam CRM, dan lembar kerja yang tersedia bagi manajer. Dalam konstruksi juga ada berita acara dan laporan: rinciannya harus sesuai dengan yang diterima pelanggan.
Di Aplikasi 101, Anda dapat menyimpan rincian sendiri untuk digunakan dalam proyek dan dokumen. Dalam versi web, buka “Profil saya”, lalu “Tentang rekanan” dan tab rincian pembayaran. Akun pemilik Forge Construction yang sudah diverifikasi memiliki tombol tambah rincian; tindakan yang tersedia untuk peran lain dapat berbeda. Tangkapan layar berikut menampilkan antarmuka berbahasa Rusia.
Jika proyek memiliki pelanggan, minta pelanggan mengisi dan memeriksa rincian mereka sendiri sebelum dokumen disiapkan. Bagikan data pribadi dan bank hanya kepada peserta yang membutuhkannya untuk bekerja.
Buka informasi profil Anda dalam versi web 101 dan pilih tab rincian pembayaran. Setiap kumpulan dapat memuat beberapa rincian bank sehingga Anda dapat memilih yang sesuai untuk proyek atau dokumen tertentu, sebagaimana dijelaskan langsung dalam antarmuka.
Dalam formulir tambah rincian, pilih jenis: “Perusahaan”, “Pengusaha perorangan”, “Perorangan”, atau “Pekerja mandiri”. Untuk perusahaan dan pengusaha perorangan tersedia pencarian berdasarkan nama atau INN; untuk bank, berdasarkan nama atau BIK. Periksa nilai akhir sebelum menyimpan.
Untuk individu, formulir menyediakan kolom terpisah bagi data pribadi dan rincian bank. Isi hanya data yang diperlukan dan periksa sebelum menyimpan. Di bawah ini adalah formulir demonstrasi yang belum diisi; email yang ditampilkan adalah fiktif.
Jika Anda ingin mengatur proses agar rincian, tagihan, dan dokumen tetap selaras, lihat demo Aplikasi 101 dan tinjau bagaimana tim mengelola proyek, membuat dokumen, serta menyimpan data kontrak di satu tempat.
Kesalahan umum
Kesalahan No. 1: memberi tahu kontak dan melupakan akuntansi. Kontak menyetujui pekerjaan, akuntan melakukan pembayaran. Pemberitahuan harus sampai kepada pihak yang menyiapkan perintah pembayaran.
Kesalahan No. 2: tidak menyebutkan tanggal mulai berlakunya rincian baru. Tanpa tanggal, rekanan memilih sendiri cara menafsirkan surat: sebagian langsung menerapkannya, sebagian mulai bulan berikutnya. Tanggal menghilangkan pertanyaan.
Kesalahan No. 3: mengubah rincian “secara lisan” dalam aplikasi pesan. Ini membantu kecepatan, tetapi tidak memberikan bukti atau ketertiban. Konfirmasikan dengan surat resmi dan simpan jejak pengiriman.
Kesalahan No. 4: memperbarui rincian di satu tempat dan melupakan dokumen. Akibatnya tagihan berisi satu set data, berita acara set lain, dan laporan proyek set ketiga. Jika dokumen dibuat dalam aplikasi, periksa rincian Anda dan data kontrak terkini sebelum mengekspor PDF.
Kesalahan No. 5: memasukkan rincian pelanggan secara manual “demi kemudahan”. Ini menyangkut data pribadi. Meminta pelanggan mengisi sendiri lebih andal daripada kemudian mencari tahu siapa yang memasukkan data orang lain dan atas dasar apa.
Jika pengaturan dan disiplin pembayaran relevan bagi Anda, baca “Bekerja dengan pembayaran di muka” (dalam bahasa Rusia): artikel itu menjelaskan cara mengatur pembayaran agar kesenjangan arus kas tidak menghentikan konstruksi.
